Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise La politique environnementale La politique environnementale Question 1 La haute direction a-t-elle défini la politique environnementale de l organisation? Comment la haute direction démontre-t-elle que l environnement est une priorité? A-t-elle pris des engagements financiers, matériels et humains pour développer, implanter et réviser la politique environnementale? La politique environnementale Question 2 La politique environnementale est-elle appropriée à la nature, à la dimension et aux impacts environnementaux des activités, des produits et (ou) des services de l entreprise? La politique environnementale touche-t-elle de façon réaliste les impacts environnementaux associés autant aux procédés, aux produits qu aux services de l entreprise? Pour ce faire, a-t-on procédé à une analyse détaillée des activités? La politique traduit-elle clairement les valeurs qu elle désire mettre de l avant? La politique est-elle traduite en objectifs et en cibles réalistes et atteignables dans des délais prévus? Q-1
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise La politique environnementale Question 3 La politique environnementale comporte-t-elle des engagements précis en regard de la prévention de la pollution, de l amélioration continue, du respect de la législation? Est-elle conforme à la réglementation en vigueur? L entreprise doit présenter sans équivoque ses engagements en matière de respect des lois et règlements en vigueur dans ses installations. L entreprise applique-t-elle la notion des «3RVE» (réduction, récupération, recyclage, valorisation, élimination). Y a-t-il des mécanismes permettant de vérifier si l entreprise favorise l amélioration continue de son système de gestion environnementale? L entreprise est-elle proactive? Se fixe-t-elle des normes plus sévères que celles qui sont requises? La politique environnementale Question 4 La politique environnementale procure-t-elle un cadre pour la mise en place et la révision de ses objectifs et de ses cibles? La politique environnementale est-elle suffisamment claire et spécifique pour guider la mise en place des objectifs et des cibles dans tous les secteurs d activités de l entreprise? L environnement est-il intégré aux autres systèmes de gestion de l entreprise? Q-2
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise La politique environnementale Question 5 La politique environnementale est-elle bien documentée et connue des employés? et du public en général? La haute direction s est-elle assurée que la politique environnementale est bien documentée et qu elle est bien intégrée aux diverses activités de communication de l entreprise? Est-elle communiquée de façon satisfaisante aux employés au même titre, par exemple, que la politique portant sur la santé et la sécurité? Est-elle communiquée aux clients, aux fournisseurs, à la communauté locale et au public en général? La planification La planification Question 6 L entreprise a-t-elle établi une procédure pour identifier les aspects environnementaux de ses activités, produits ou services qu elle peut maîtriser, et sur lesquels elle est censée avoir une influence, afin d identifier ceux qui peuvent avoir des impacts significatifs sur l environnement? Pour obtenir la certification ISO 14001, l entreprise doit décrire en détail ses activités, notamment son procédé de fabrication. Cela inclut l analyse des intrants et des extrants comme les matières premières, les produits finis, les rejets, l énergie, etc. L entreprise utilise-t-elle une technique d évaluation pour identifier les impacts sur l environnement? Cette technique tient-elle compte des caractéristiques du milieu récepteur? des dangers qui le menacent? bref, de l impact sur ce milieu? L entreprise a-t-elle établi des priorités dans sa planification des mesures de réduction des impacts? Les impacts sur les humains et sur la nature viennent-ils avant ceux qui occasionnent des pertes de revenus? Q-3
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise La planification Question 7 Est-ce que l entreprise s assure que les aspects liés aux impacts significatifs sur l environnement sont pris en considération pour l établissement de ses objectifs environnementaux? L entreprise a-t-elle mis au point une procédure permettant d évaluer, de décrire, de documenter et de mettre à jour régulièrement les impacts significatifs de ses activités? Cette documentation est-elle clairement intégrée aux objectifs environnementaux de l entreprise? La planification Question 8 L entreprise a-t-elle établi une procédure qui permet d identifier les exigences légales auxquelles elle a souscrit et qui s appliquent aux aspects environnementaux de ses activités, produits ou services? L entreprise a-t-elle identifié les législations fédérale, provinciale et municipale qui s appliquent à ses opérations? Le volet de conformité aux lois, règlements et normes en environnement est-il implanté dans son système de gestion environnementale? Existe-t-il une liste faisant la concordance entre les articles de la réglementation et les activités quotidiennes de l entreprise? En somme, a-t-on établi et classé les exigences légales qui concordent avec les aspects environnementaux de l entreprise? Q-4
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise La planification Question 9 L entreprise a-t-elle établi et documenté des cibles et des objectifs environnementaux pour toutes ses fonctions? Les objectifs et cibles traduisent, de façon concrète, l énoncé de la politique environnementale. Il peut y avoir des objectifs à court terme (réduire les coûts de traitement de l eau, entre autres), à long terme (modifier les étapes du procédé afin de prévenir les rejets de contaminants, entre autres). Les objectifs et les cibles sont-ils mesurables? Autrement dit, existe-t-il des indicateurs qui permettent de mesurer l amélioration de la performance? A-t-on désigné un ou des individus responsables face à un objectif? Les cibles et objectifs environnementaux sont-ils bien documentés et communiqués aux membres du personnel? La planification Question 10 Existe-t-il un programme de gestion environnementale qui permet d atteindre les objectifs et les cibles retenus? Le programme de gestion environnementale est-il intégré au plan stratégique de l entreprise? Le programme désigne-t-il des responsables chargés d atteindre ces objectifs et ces cibles, et ce pour chaque fonction et chaque niveau touché? A-t-on défini les moyens techniques, humains et financiers pour l atteinte des objectifs et cibles, ainsi qu un calendrier de réalisation? Le programme comporte-t-il notamment des directives d exploitation pour actualiser les engagements, un guide d intervention en situation d urgence, un plan de communication, des audits environnementaux et une évaluation de tout nouveau projet? Q-
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise Question 11 L entreprise a-t-elle défini, documenté et communiqué les rôles et les responsabilités pour la mise en œuvre et le maintien de son système de gestion environnementale? Le personnel touché possède-t-il l autorité, la compétence et l expérience nécessaires pour promouvoir et mettre en œuvre les principes véhiculés dans le système de gestion environnementale? Question 12 La direction fournit-elle les ressources indispensables à la mise en œuvre et à la maîtrise du système de gestion environnementale? Ces ressources incluent-elles des personnes ayant des compétences techniques? Les ressources financières (salaire, coût de formation, coût associé à des projets préventifs, frais reliés aux traitements des rejets, montant dépensé pour les communications interne et externe) et matérielles (locaux, équipements) sont-elles suffisantes et appropriées? Q-6
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise Question 13 L entreprise a-t-elle identifié tous les besoins en formation de son personnel? L entreprise a-t-elle analysé les compétences requises en matière d environnement pour l ensemble de son personnel? A-t-on sensibilisé le personnel à l environnement? Connaît-il les impacts et l importance de se conformer à la politique environnementale? A-t-on réalisé un plan de développement des compétences du personnel clé de l entreprise (compétences techniques et spécifiques)? Les séances de formation sont-elles évaluées? Le développement des compétences est-il suffisamment documenté? Question 14 L entreprise a-t-elle établi des procédures pour s assurer que soient efficaces les communications internes et les communications externes relatives aux aspects environnementaux et à son système de gestion environnementale? A-t-on mis au point une procédure de transmission de l information à l interne? On doit communiquer, entre autres, les résultats de surveillance, de mesurage et d audits. Quels sont les moyens utilisés pour la communication à l interne? Bulletins d information? journaux internes? messagerie électronique? dîners conférences? A-t-on mis au point une procédure de transmission de l information à l externe? Existe-t-il une procédure pour répondre aux demandes des parties intéressées? Y a-t-il un responsable des communications avec les médias et le public? Q-7
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise Question 15 L entreprise a-t-elle développé toute la documentation nécessaire, sur support papier ou électronique, pour décrire son système de gestion environnementale? La description de la documentation est-elle appropriée? Peut-on accéder rapidement au contenu de son système, de ses manuels, de ses procédures, de ses instructions de travail, de ses formulaires? La documentation décrit-elle les responsabilités spécifiques aux fonctions de gestion, d exécution et de vérification? Le domaine d application de chaque procédure est-il clairement défini? Les outils de travail sont-ils présents : instructions, formulaires, normes, guides, manuels de formation, directives, etc.? Question 16 L entreprise a-t-elle établi et tenu à jour des procédures pour maîtriser tous les documents que requiert la norme? L entreprise s assure-t-elle qu il y a un contrôle sur la préparation, la révision, l approbation, la modification et la distribution de la documentation? La documentation est-elle lisible, datée, facilement identifiable et tenue à jour de façon ordonnée? Q-8
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise Question 17 L entreprise est-elle en mesure de s assurer que ses activités et ses opérations respectent ses objectifs environnementaux? Il s agit de s assurer que l entreprise maîtrise ses activités dans la perspective de l amélioration de sa performance environnementale. Existe-t-il des procédures permettant de contrôler les aspects environnementaux significatifs associés aux activités de l entreprise? Ces procédures abordent-elles, le cas échéant, les éléments suivants : conception et ingénierie, entreposage des matières premières et des sous-produits, procédé de fabrication, programme de maintenance, transport de marchandises, activité de réhabilitation d un site, etc.? Pour ces éléments, les responsables appliquent-ils les principes suivants : prévention de la pollution, réduction des quantités de déchets, réduction des impacts environnementaux, conformité avec la réglementation, responsabilisation du personnel, amélioration continue? Question 18 L entreprise s assure-t-elle, par des procédures, que ses fournisseurs et sous-traitants poursuivent l objectif de réduire les impacts environnementaux? L entreprise s assure-t-elle que les biens, produits et services qu elle acquiert n entrent pas en contradiction avec sa politique environnementale? Pour ce faire, demande-t-elle à ses fournisseurs et sous-traitants, le cas échéant, leur plan d affaires touchant l élimination des déchets toxiques ou leurs permis, certificats et autorisations reliés à l environnement? En somme, le service de contrôle des acquisitions s enquiert-il des aspects environnementaux des entreprises lui fournissant des intrants? Q-
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise Question 19 L entreprise a-t-elle défini et maintenu des procédures pour identifier les accidents potentiels et les situations d urgence, de façon à être en mesure de réagir pour prévenir et réduire les impacts environnementaux qui peuvent y être associés? A-t-on identifié, par une revue des procédés et des activités, tout danger et scénario d accidents susceptibles de se produire? A-t-on identifié les impacts environnementaux associés à ces situations d urgence (impacts sur la population, le milieu aquatique, l atmosphère, les sols, etc.)? Existe-t-il un plan pour les interventions d urgence et un plan de communication associé à ce plan d urgence? Réalise-t-on un exercice général, une fois par année, pour vérifier l efficacité du système de communication et des procédures d évacuation? Existe-t-il un groupe d intervention qui a reçu une formation appropriée pour intervenir rapidement et efficacement en cas d urgence? Le contrôle et les actions correctives Le contrôle et les actions correctives Question 20 L entreprise a-t-elle établi des procédures documentées pour surveiller et mesurer les caractéristiques de ses opérations et de ses activités qui peuvent avoir un impact significatif sur l environnement? La surveillance et le mesurage consistent notamment à prélever et analyser des échantillons de rejets atmosphériques, liquides et solides. L entreprise a-t-elle effectué une revue des variables mesurables à l intérieur de ses activités (quantité d un produit chimique, efficacité de la conversion d une matière première, température d une réaction spécifique, etc.) et ensuite en identifier les extrants associés (émissions atmosphériques, déchets, effluents, odeurs, etc.)? Les méthodes d échantillonnage et d analyse sont-elles appropriées? A-t-on établi un registre de suivi des données? S assure-t-on de la fiabilité des appareils de mesure? La présentation des données de surveillance et de mesurage est-elle soignée? Q-10
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise Le contrôle et les actions correctives Question 21 L entreprise a-t-elle développé des procédures pour identifier les causes de non-conformités qui caractérisent ses activités et les moyens pour les enrayer? A-t-on nommé des responsables pour la gestion des non-conformités? Ces personnes ont-elles les ressources et l autorité nécessaires pour mettre en place des actions préventives et correctives? A-t-on les outils nécessaires pour identifier les causes de non-conformités? Le contrôle et les actions correctives Question 22 L entreprise a-t-elle établi des procédures d identification, de maintien et de destruction des enregistrements relatifs à l environnement? Pour se faire accréditer ISO 14001, l entreprise doit être en mesure de démontrer aux registraires que son système de gestion environnementale est bien maîtrisé et qu il fonctionne bien. La gestion de la documentation de l entreprise en matière d environnement est-elle bien faite? lisible? facilement identifiable pour permettre de retrouver le produit ou le service touchés? A-t-on l assurance de conserver les preuves écrites du bon fonctionnement du système de gestion environnementale de l entreprise? Q-11
Questionnaire de vérification pour l implantation de la norme ISO 14001 dans une entreprise Le contrôle et les actions correctives Question 23 L entreprise a-t-elle établi un programme pour réaliser périodiquement des audits de son système de gestion environnementale? L audit est en quelque sorte le contrôle des contrôles. Les audits permettent de déceler les secteurs d activités qui devraient être modifiés ou améliorés. A-t-on identifié les activités, les domaines d application et la fréquence des audits internes et externes du système de gestion environnementale? A-t-on identifié le personnel touché dans les audits? et la description de leurs activités? La procédure de l audit est-elle bien arrêtée : initialisation, préparation, exécution et rapport de l audit? A-t-on prévu une procédure de suivi de l audit? La revue de la direction La revue de la direction Question 24 Est-ce que la haute direction de l entreprise passe en revue, à des intervalles qu elle détermine, le système de gestion environnementale pour s assurer qu il est toujours approprié, suffisant et efficace? Une entreprise qui s inscrit dans un processus d amélioration continue en matière d environnement doit décrire le type de revue qu elle entend faire. A-t-on déterminé une fréquence de révision du système de gestion environnementale? A-t-on identifié une procédure pour vérifier le processus d amélioration continue du système de gestion environnementale? Q-12