OPTIMISER LES SYSTEMES D INFORMATION Le recours aux technologies informatiques et numériques pour la gestion quotidienne est devenu indispensable. Les collectivités locales exercent une multitude de métiers, chacun nécessitant des applications particulières. L objectif est de s appuyer sur les nouvelles technologies internet et intranet pour rationaliser et dématérialiser les processus et ainsi simplifier le travail des agents. Disposer d un système d information de qualité est une condition nécessaire pour être performant et assurer le partage des données car c est une question stratégique qui touche à l ensemble de l organisation. Définition Un système d information n est pas seulement un système d équipements informatiques et de télécommunications, mais avant tout, une organisation des ressources destinée à traiter l information, soit pour produire, soit pour piloter. C est un ensemble organisé de ressources (matériel, logiciel, personnel, données, procédures ) permettant d'acquérir, de stocker, de communiquer des informations sous forme de données, textes, images, sons dans des organisations pour répondre aux besoins en information de ses utilisateurs. Selon leur finalité principale, on distingue des systèmes d'information supports d'opérations (traitement de transaction, contrôle de processus industriels, supports d'opérations de bureau et de communication) et des systèmes d'information supports de gestion (aide à la production de rapports, aide à la décision ). Caractéristiques Son objectif est d informer pour mieux piloter et décider. Les systèmes d informations sont des moyens plus simples, plus rapides, plus économiques pour effectuer les tâches administratives. Le système d information n est pas unique ; il est composé d une multitude de systèmes d information dont les principales finalités sont : - diminuer les délais d exécution ; - améliorer la qualité de l information ; - adapter les ressources aux objectifs ; - aider à la décision : mesure et évaluation des actions administratives à l aide de données fiables ; - fiabiliser les procédures ; - anticiper les difficultés et les dysfonctionnements ; - communiquer en interne et en externe. Le traitement de l information est constitué de cinq étapes majeures : 1. La fourniture d informations : obtenir des informations et les intégrer dans le SI de la collectivité ; 2. L intégration des informations : fiabiliser les données entrantes et en organiser l accès ; 3. Le traitement des informations : extraire des données utilisables à partir de données brutes ; 4. Le stockage de l information : garantir l accessibilité des données dans le temps et par les agents. ; 5. L exploitation de l information : en vue de l analyse des politiques publiques menées, du pilotage des orientations, de la production de documents puis de leur communication et de leur archivage.
Conditions de mise en œuvre Quel que soit le nom donné à la direction ou au service, l important est de bien définir ses missions et de lui accorder toute son importance au sein de la collectivité. Dans les faits, on constate qu avec l importance de la collectivité, la direction des systèmes d information est d autant plus souvent rattachée au Directeur Général Adjoint. La direction peut avoir plusieurs dénominations parmi lesquelles il est possible de citer : La Direction des Systèmes d Information et des Nouvelles Technologies Le Service Informatique Multimédia Le Service des Systèmes d Information La Direction Informatique et Télécommunications La Direction Informatique La Direction des Systèmes d Information et des Télécommunications Le Service Informatique et Télécommunications La Direction des Systèmes d Information Les domaines de compétence de la Direction des Systèmes d Information sont divers et elle ne doit pas se limiter à la simple gestion des systèmes informatiques et de télécommunications. Elle doit permettre de contrôler et de faire évoluer les SI dans le cadre de la définition d un schéma directeur. Ainsi, il est possible de lui attribuer les missions suivantes : Informatique de production Intranet, Extranet Télécommunications (réseau haut débit, interconnexion des bâtiments) Dématérialisation des échanges Téléphonie Gestion des référentiels : fichiers communs à plusieurs domaines Systèmes d information géographique Câblage des bâtiments TIC éducation (gestion des équipements des écoles, collèges, lycées) Site Web TIC citoyen (portail citoyen, téléprocédures, formulaire électronique ) Organisation (définition des processus de circulation de l information) Reprographie, photocopieurs Gestion des connaissances
Les étapes de définition des systèmes d information : 1. Analyser le contexte et les besoins : - Recenser l existant, c est à dire faire un inventaire exact du parc des micro-ordinateurs, des imprimantes et des réseaux. Il est possible de procéder par enquête auprès du personnel en conditionnant le raccordement au futur logiciel et au réseau à la réponse au questionnaire afin de garantir un bon taux de réponse ; - Répondre aux questions suivantes : Quel soutien? Sur quels relais s appuyer? Quels objectifs opérationnels? Quelle culture interne? Quelle adhésion susciter? Quelle politique de communication? Quelle formation? 2. Rédiger un dossier de faisabilité contenant : - Une note d argumentation présentant l opportunité de lancer un nouveau système d information ; - Une note de cadrage pour délimiter son périmètre et préciser le contenu de chaque étape ; 3. Rédiger un cahier des charges en concertation avec les services opérationnels et les futurs utilisateurs du logiciel car à travers leur expérience ils connaissent les exigences et permettent de définir les besoins de manière précise ; 4. Confectionner des fiches de spécifications détaillées mais il est souhaitable de ne pas être trop précis non plus car la modification des erreurs peut être longue, onéreuse et préjudiciable au bon fonctionnement de la collectivité pendant cette période ; 5. Planifier le déploiement et la mise en place des futurs systèmes d information en prévoyant une période de réajustement et de formation des agents. Avantages Disposer d un système d information optimisé, c est à dire partagé et dynamique, présente de nombreux avantages : Un outil de pilotage des activités et d amélioration de la communication interne pour: - Optimiser l architecture des SI et mettre en place un système de pilotage ; - Piloter et traiter efficacement les travaux administratifs ; - Accroître la réactivité car le résultat des mesures de performance est mis très rapidement et sous une forme attractive à disposition des utilisateurs ; - Asseoir la performance des services de la collectivité avec l opportunité d opérer une réorganisation interne ou une modification des méthodes de travail ; - Simplifier les procédures internes et externes ; - Améliorer la diffusion de l information au sein de la collectivité en instaurant de nouveaux modes de communication entre les agents par des bases de données accessibles par tous les utilisateurs concernés et en temps réel ; - Dématérialiser les échanges de dossiers et ainsi réduire l utilisation de exemplaires papiers. Un outil d évaluation des politiques publiques pour: - Mesurer plus facilement les actions des politiques publiques en disposant d un outil informatique dont l architecture est adaptée au mode de fonctionnement de l organisation ; - Disposer de données exhaustives pour l analyse et les statistiques. Un outil diffusant une image de modernité envers les citoyens : - Améliorer la communication envers les citoyens et simplifier leur démarche en offrant par exemple : - un guichet administratif en ligne et un accès à des informations pratiques ; - la mise à disposition d un réseau haut débit et l accès au téléchargement de formulaires administratifs en ligne ; - un développement de la démocratie locale avec des forums de discussion, des newletters, les délibérations ; - Diversifier les prestations offertes aux usagers en leur proposant éventuellement de nouveaux services.
Précautions Les principales précautions à prendre concernent la gestion des ressources humaines. Pour assurer la réussite à toutes les étapes du projet, il est nécessaire de : - S assurer de l implication suffisante de la direction générale ; - Recruter du personnel spécialisé en l absence d un statut spécifique pour les agents informaticiens ; - Adapter et former le personnel ; - Rechercher des personnes qualifiées. En amont du projet : - Pour définir les besoins en termes de fonctionnalité, de performance (capacité de stockage, rapidité, sécurité ) et de prix, il est possible d étudier les possibilités avec une société de service dans le cadre d une assistance à maîtrise d ouvrage (AMAO) ; - Faire un inventaire de l existant mais ne pas y accorder trop d importance car le futur logiciel ne doit pas être une nouvelle approche de l organisation antérieure. Il doit, au contraire, être axé sur l avenir et sur les nouveaux besoins ; - Identifier s il n existe pas une application existante qui pourrait être adaptée à la collectivité car il est plus aisé et plus rapide de faire quelques modifications plutôt que de créer une nouvelle application. En cours de projet : - Les compétences techniques de développeurs et de programmeurs peuvent être recherchées au sein d un assistant à maîtrise d œuvre qui interviendra une fois le cahier des charges défini ; - Faire émerger un travail collaboratif en impliquant tous les services pour avoir une vision globale des besoins et garantir une vision cohérente par un coordinateur ; - Pour garantir la sécurité informatique, il est nécessaire d attribuer une habilitation personnelle, de crypter les communications. Les données mises à la disposition des autres acteurs externes ne doivent pas être partagées et les tiers ne doivent pas pouvoir accéder au système d'information ; - Penser à tester sur des directions pilote avant de déployer le nouveau SI. En aval du projet : - Tous les avantages ne seront perceptibles qu une fois la mise en œuvre finalisée ; - Il est nécessaire de mesurer si : - le coût de la mise en œuvre a été maîtrisé ; - les contraintes des nouveaux SI ne sont pas surdimensionnées ; - les objectifs fixés en terme de délais de mise en œuvre ont été tenus ; - les performances techniques ou fonctionnelles attendues sont respectées.
Exemples Sans attendre la mise en œuvre complète de l'applicatif Hélios, un nouveau logiciel de gestion de trésorerie dénommé AGATHE (Application de Gestion Active Trésorerie HElios) a été déployé à partir de 2003. Selon le niveau de prestation choisi, Agathe propose : soit d'historiser et de restituer l'évolution du compte au Trésor sur une période donnée ; soit de communiquer quotidiennement à l ordonnateur les informations nécessaires à une gestion active de la trésorerie c est-à-dire la situation de trésorerie quotidienne de la collectivité, les prévisions de dépenses et de recettes et le plan de trésorerie à six jours, ceci afin d'utiliser au mieux les lignes de trésorerie dans le respect des principes fixés par les textes ; la restitution aux ordonnateurs de l'information sous forme d'un tableau quotidien et de graphiques mensuels et annuels transmissibles par messagerie. Le logiciel comporte un module relatif à la communication des données prévisionnelles. Ce module permet à l'ordonnateur qui gère activement sa trésorerie de recevoir quotidiennement, et par des moyens modernes de transmission, les informations qui lui sont indispensables. Une prochaine évolution du logiciel AGATHE devrait permettre : d'automatiser l'envoi de la situation de trésorerie à l'ordonnateur par messagerie électronique ; d'élaborer des plans de trésorerie infra-annuels ; de réaliser une analyse rétrospective de la trésorerie. Hélios permettra aux ordonnateurs de suivre : la consommation des crédits votés, le traitement des mandats et des titres, l'état de l'actif, les opérations en instance, la situation de la trésorerie. Grâce à une consultation en temps réel et en mode sécurisé, l ordonnateur peut suivre la gestion de sa collectivité et informer ses administrés et fournisseurs. En outre, les consultations des ordonnateurs étant très ciblées, la collectivité n'est pas tenue d'avoir une connexion haut débit. Hélios permet d'enrichir la gamme des prestations de service offertes aux ordonnateurs. Un nouveau support technique, le Protocole d Echanges Standard (PES), est mis en œuvre. Destiné à se substituer progressivement aux protocoles d échanges actuels (INDIGO, OCRE ), le PES unifiera, à travers un format unique, les données échangées pour toutes les catégories de collectivités et d établissements publics locaux entrant dans le périmètre d Hélios. Le nouveau protocole d échanges standard (PES) reposant sur le langage informatique XML a été élaboré avec les représentants des collectivités et des établissements publics locaux. Il répond à deux objectifs : - Etablir la synthèse des interfaces actuelles. Le PES reprend la logique d échanges bidirectionnels : les données ont vocation à circuler de l ordonnateur vers le comptable mais tout autant du comptable vers l ordonnateur. Il permet de tirer partie des standards d interopérabilité sur lesquels s appuie Hélios et notamment de l'usage du langage XML. L architecture retenue dans la description des schémas XML permet en effet de faire évoluer chaque structure indépendamment des autres. Elle repose sur un ensemble de composants définis par domaines fonctionnels et de composants communs tels que l en-tête des messages, les blocs "adresse" et "compte bancaire". - Enrichir la gamme par l intégration de données nouvelles, garantie de l interopérabilité des systèmes. Le PES effectue la synthèse des données véhiculées par les différents protocoles existants en les enrichissant et élargit le périmètre des échanges en couvrant de nouveaux domaines fonctionnels. Cette extension du périmètre des échanges est possible grâce à la création de structures permettant l'alimentation automatique de nouveaux modules mis en œuvre dans Hélios. Le PES n'impose pas de nombreuses données obligatoires nouvelles. Par contre, les nouveaux services s'appuient souvent sur la fourniture de données facultatives supplémentaires. Des accords entre ordonnateurs et comptables pourront spécifier les engagements réciproques pris pour tirer le meilleur parti de la richesse du nouveau protocole. Cette "contractualisation" du contenu des échanges permettra de mettre en place les contrôles automatiques de présence de données indispensables aux nouveaux services attendus. Lorsque l'absence d'informations attendues mettra en péril la cohérence des résultats, les fonctionnalités attendues pourront être débrayées.
Les avantages de la solution technique retenue sont les suivants : une liaison Internet suffira aux ordonnateurs pour accéder à leurs données ; le service offert par le Trésor public n'engendre pas de coût (hors celui de la connexion) ; les fonctions de recherche et de consultation seront très enrichies par rapport à l'existant (Minitel ou accès direct aux applications). Pour autant, Hélios ne créera pas de rupture avec l'existant. Les échanges actuels, enrichis d éventuelles évolutions réglementaires, continueront à être acceptés. A terme, l'adoption du PES permettra aux ordonnateurs de tirer totalement parti des apports d'hélios. Se préparer à l arrivée d Hélios en 10 points S'informer et effectuer quelques contrôles 1. S assurer que la transmission des informations au comptable du Trésor public est faite dans la dernière version des protocoles d échanges en vigueur à ce jour 2. Demander à la trésorerie la date à laquelle les comptes de la collectivité seront suivis dans Hélios pour anticiper les évolutions de protocole puis le passage au PES 3. Se renseigner sur les nouveaux services déjà en place (exemple : Agathe pour la gestion active de trésorerie) 4. S informer sur Internet : Site de l Agence pour le Développement de l Administration Electronique qui publie le langage informatique des schémas du PES www.adae.gouv.fr Une vérification avec le comptable du Trésor public 5. Avoir un accès à Internet 6. S assurer que le protocole actuel dans sa dernière version est complètement opérationnel : la durée de la phase de test ne doit pas être sous-estimée 7. Pour bénéficier de tous les services proposés par Hélios : planifier l évolution du système d information de la collectivité pour le traitement des échanges de données au format PES Quand tout est prêt 8. Les volumes d opérations à traiter dans les semaines précédant la bascule ont été vérifiés avec le comptable du Trésor public Après : Vers les services enrichis 9. Contacter le comptable du Trésor public pour qu il puisse déclarer la collectivité locale dans l annuaire des partenaires de la DGCP 10. A partir de 2006, si la trésorerie utilise déjà Hélios : adopter le PES pour bénéficier de tous les services proposés par Hélios