Projet RenouVaud Rapport d initialisation Classification * Statut ** Nom du projet Abréviation du projet Chef de projet Donneur d ordre Auteur Initiale Coauteurs Interne Approbation RenouVaud RNVD Alexandre Lopes ad interim Jeannette Frey Alexandre Lopes AL, JF GT (VAV, MAV, JCA, ARC) Vérificateurs Approbateurs Jeannette Frey Pour information * Non classé, Interne, Confidentiel ** Préparation, Vérification, Approbation Modifications, contrôles, approbation Version Date Description, remarques Nom ou rôle 1.0 17.04.14 Version initiale AL 1.1 16.05.14 Ajout du chapitre communication, AL modification de l organigramme du projet et du budget 1.2 13.06.14 Complément suite au CD du 19 mai AL 3.1 31.07.14 Version finale envoyée pour information au SERAC et au DFJC JF Définitions, acronymes et abréviations Mot / Abréviation BREV Signification Assemblée des représentants des Bibliothèques membres du REseau Vaudois CIIP Conférence intercantonale de l instruction publique de la suisse romande et du Tessin DFJC Département de la Formation, de la Jeunesse et de la Culture (de l Etat de Vaud) DGEO Direction Générale de l Enseignement Obligatoire (de l Etat de Vaud) DGEP Direction Générale de l Enseignement Post (de l Etat de Vaud) Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne Unithèque - CH-1015 Lausanne
Mot / Abréviation DGES FRBR GEMEVAL RERO RDA SERAC SIGB Signification Direction Générale de l Enseignement Supérieur (de l Etat de Vaud) Functional Requirements for Bibliographic Records http://fr.wikipedia.org/wiki/frbr [vu le 22.9.2013] «GEMeinsame EVALuation eines neuen Bibliothekssystemes». Projet d évaluation commune en vue de l acquisition d un nouveau SIGB mené par IDS, RERO et la BNS durant les années 2010-2013 Réseau Romand (Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale) Resource Description and Access: http://en.wikipedia.org/ Service des Activités Culturelles (de l Etat de Vaud) Système intégré de gestion de bibliothèque (= ILS Integrated Library System) Références Signe distinctif Titre, source 2
Table des matières 1 Généralités... 4 2 But du document... 4 3 Situation initiale... 5 4 Objectifs... 6 5 Scénarios...10 6 Moyens nécessaires...13 7 Planification et organisation...15 7.2 Planning... 15 7.2 Organisation du projet... 17 8 Communication...18 9 Conséquences...20 10 Proposition...21 11 Annexes...21 12 Décisions...21 3
1 Généralités Le rapport «Initialisation» du projet RenouVaud décrit l idée du projet et fournit les éléments permettant de décider si le feu vert peut être donné à la phase «Analyse Préliminaire». Le 14 mars 2014, Mme la Conseillère d Etat Anne-Catherine Lyon a annoncé à la CIIP, organe tutélaire de RERO que le canton de Vaud se dédisait de la convention RERO à fin 2016. En tant que coordinateur local du site vaudois, la BCU Lausanne est en charge de gérer le réseau vaudois. Au 1 er janvier 2017, elle est en charge de le faire hors du RERO. En conséquence, la BCU Lausanne lance le projet RenouVaud afin d étudier et implémenter les outils, services et processus de travail nécessaire à la reprise des fonctionnalités actuellement couvertes pour le Réseau Vaudois par son appartenance à RERO, et éventuellement de compléter ces fonctionnalités par de nouvelles, pour lesquelles le Réseau Vaudois n a pas obtenu de réponse dans RERO ses dernières années. En reprenant les points énoncés dans l actuelle convention RERO et en tenant compte de l évolution du contexte bibliothéconomique de ces dernières années, on peut considérer que le projet RenouVaud devra permettre: 1) d acquérir un nouveau SIGB pour le réseau vaudois 2) de proposer la manière optimale de fonctionner au 21 e siècle en réseau sur un SIGB localisé dans le cloud, du point de vue du pompage des notices bibliographiques 3) de concrétiser le mandat de la BCUL sous la forme d une convention ou dans le règlement de la BCUL 4) de proposer au DFJC de nouvelles structures pour le réseau vaudois 5) de proposer au DFJC un nouveau business model avec des flux d argents simples et transparents pour le réseau vaudois 2 But du document Comme le projet RenouVaud se déroulera sur plusieurs années, impliquera plusieurs dizaines d acteurs à la BCU Lausanne et dans le Réseau Vaudois et peut-être au-delà, et chaque acteur ayant des compétences métiers différents, la direction de la BCU Lausanne a décidé de le mener sous la méthodologie HERMES. La dénomination des phases du projet se fait donc d après cette méthodologie. En conséquence, le présent rapport «Initialisation» résume les résultats et les décisions de la phase d initialisation selon HERMES. 4
3 Situation initiale Depuis l an 2000, le canton de Vaud est partie prenante de la «Convention relative à la gestion et à l administration du réseau des bibliothèques de suisse occidentale» (annexe sous 11.1). Cette convention a été adoptée par la Conférence universitaire de Suisse occidentale le 25 novembre 1999 à Neuchâtel et complétée par les avenants du 9 novembre 2000 (HES-SO), du 17 mars 2003 (Département de l Éducation de la République et canton du Jura) et du 22 mai 2003 (Personnel du réseau). C est cette convention dont le canton de Vaud se dédit pour la fin 2016, le délai de dédite étant de 24 mois pour la fin d une année civile. Les autres parties prenantes sont actuellement: - La Direction de l Instruction publique et des affaires culturelles du canton de Fribourg - Le Département de l Instruction publique de la République et canton de Genève - Le Département de l Instruction publique et des affaires culturelles de la République et canton de Neuchâtel - Le Département de l Instruction publique du canton du Valais - Le Département de l Education de la République et canton du Jura - La Ville de Genève - L Institut suisse de droit comparé - La HES-SO. Le 17 mars 2014, la directrice de la BCUL a répercuté la nouvelle de la dédite de la convention par le canton de Vaud auprès de l ensemble des collaborateurs BCUL ainsi qu aux partenaires membres de la BREV (bibliothèques vaudoises membres de RERO). La BCU Lausanne doit reprendre la gestion du Réseau Vaudois au 1.1.2017, de manière à assurer pour l ensemble des bibliothèques membres du Réseau Vaudois les fonctionnalités mises à disposition au sein de l actuel RERO, mais également de remédier aux retards pris par RERO en matière de gestion de bibliothèque (essentiellement: acquisition d un nouveau SIGB, intégration des ressources électroniques dans le catalogue, gestion des nouveaux processus de travail liés aux ressources électroniques par le nouveau SIGB). 5
4 Objectifs Entre le mois d avril 2014 et le 31.12.2016, la BCU Lausanne gère le projet RenouVaud permettant de reprendre la gestion du réseau vaudois à sa sortie de RERO. Dans ce cadre, la BCU Lausanne - fera l acquisition d un nouveau SIGB - proposera la manière optimale de fonctionner en réseau sur un SIGB localisé dans le cloud, du point de vue du pompage des notices bibliographiques - établira une nouvelle convention avec les membres - proposera au DFJC de nouvelles structures pour le réseau vaudois - proposera au DFJC un nouveau business model avec des flux d argents simples et transparents pour le réseau vaudois Au 1.1.2017, la BCU Lausanne reprendra les fonctions de gestionnaire du réseau vaudois que lui alloue actuellement la Convention intercantonale RERO. Cette fonction inclut en particulier: 1) De mettre à disposition un système intégré de gestion de bibliothèque, afin de permettre aux bibliothèques membres du réseau vaudois de continuer l effort de travail en réseau, en particulier: - de gérer de manière efficiente leur bibliothèque - d effectuer un travail efficient et efficace de saisie de données bibliographiques dans une qualité optimale - de coopérer entre bibliothèques vaudoises pour l achat, le catalogage et la mise en valeur des ressources électroniques - d optimiser le référencement du patrimoine intellectuel sous forme imprimée et électronique - de déposer et conserver le patrimoine intellectuel électronique - de permettre à la BCUL d assurer le Dépôt Légal numérique - d assurer la mise en valeur du patrimoine numérique vaudois - d assurer le prêt et la diffusion des documents - de coopérer avec la bibliothèque nationale suisse - de coopérer avec les autres réseaux bibliographiques suisses et étrangers - de monter des services de Web sémantique sur la base des données élaborées au sein du réseau vaudois Ceci, afin de permettre à l ensemble du public vaudois d avoir accès: - à l information scientifique, technique et culturelle achetée par les bibliothèques du réseau vaudois sur tous les supports - à l information scientifique, technique et culturelle générée par les vaudoises et les vaudois sur tous les supports - à des outils de formation en ligne - à des outils d information en ligne - aux mouvements culturels et artistiques les plus divers - à des outils leur permettant de participer à l élaboration de l information en ligne (crowdsourcing) 2) la BCUL proposera la manière optimale de fonctionner en réseau sur un SIGB localisé dans le cloud, du point de vue du pompage des notices bibliographiques Afin de permettre aux membres du réseau vaudois d optimiser le catalogage des ressources imprimées et électroniques, la BCUL optimisera le pompage des notices bibliographiques - dans le pool de notices à disposition dans le SIGB lui-même - dans les pools de notices globaux tels que OCLC worldcat 6
- par le passage d accords avec de grands fournisseurs de notices comme la LOC, la BNF, etc. - par le passage d accords avec d autres fournisseurs de notices - par la mise au point d outils d import de masse de notices 3) La BCU Lausanne est en charge de proposer, dans un nouveau règlement BCUL ou une nouvelle convention, la structure générale du futur réseau vaudois dont elle devra assurer la coordination. Elle assumera la responsabilité de l organisation et de l exécution de la convention sur le territoire cantonal: - en donnant la possibilité aux bibliothèques sises sur le territoire vaudois de participer activement au sein du réseau vaudois - en mettant à disposition un responsable de la coordination du réseau vaudois et l équipe de spécialistes nécessaires à la maintenance du SIGB, resp. de son bon fonctionnement - en créant un comité de pilotage du réseau et en le réunissant au moins 4 fois par an - en organisant une assemblée générale annuelle des représentants des bibliothèques membres du réseau. 4) La BCU Lausanne veillera au bon fonctionnement du réseau sur l ensemble du territoire cantonal, ainsi qu à l application des décisions du comité de pilotage. Elle s assure notamment que les bibliothèques affiliées respectent l ensemble de leurs droits et de leurs obligations telles qu elles seront énoncées dans la nouvelle convention, notamment: - que les bibliothèques membres participent activement au réseau - que les bibliothèques membres accèdent librement à l ensemble des données contenues dans la base de données commune. - que les bibliothèques membres alimentent effectivement la base de données du réseau vaudois en saisissant les données bibliographiques dans les meilleurs délais - que les bibliothèques membres cataloguent le rétrospectif de leurs collections dans les meilleurs délais - que les bibliothèques membres effectuent une relecture systématique des données qu elles auront introduites - que les bibliothèques membres pourvoient elles-mêmes à leur équipement informatique sur place - que les bibliothèques membres respectent le format bibliographique et les règles de catalogages communs - que les bibliothèques membres respectent la propriété des données telle qu elle aura été décidée, et n en fassent pas d usage commercial - que les bibliothèques membres respectent les engagements financiers qui seront pris. 5) Pour exécuter son mandat, la BCU Lausanne bénéficiera dès le 1.1.2017 de l ensemble des moyens financiers accordés actuellement par le canton de Vaud, le site vaudois et par les partenaires vaudois à la Centrale RERO. Dans le cadre du projet RenouVaud, la BCU Lausanne est en charge - d élaborer un nouveau business model pour le réseau vaudois - de proposer un flux d argent simplifié et transparent (p.ex. par un flux d argent unique du canton vers la BCUL, permettant de rendre l adhésion des bibliothèques au réseau gratuite) - d optimiser l engagement des moyens (maximum la somme mise à disposition actuellement pour RERO par les différents canaux de financement vaudois) - de proposer des indicateurs permettant de juger de la pertinence de l engagement des moyens financiers du DFJC 7
L évolution du contexte bibliothéconomique pose en outre la question du passage à un nouveau format bibliographique basé sur le modèle FRBR, et aux nouvelles règles de catalogage RDA. La BCU Lausanne a toujours assuré pour les bibliothèques vaudoises la gestion d un certain nombre de processus au sein de RERO (bon nombre de formations, participation aux GTs, task forces, etc.). La reprise complète de la gestion du réseau vaudois nécessite cependant d étudier les processus de travail partagé entre la Centrale et la Coordination locale vaudoise, ainsi que de cartographier les processus de travail à créer pour compléter l existant. Le projet RenouVaud n est donc pas seulement un projet informatique, mais comprend trois volets: technologiques, métier, et gestion du réseau. Les objectifs de RenouVaud couvrent donc: 1) l analyse, la planification, l organisation et la réalisation des différents aspects de la sortie de RERO du Réseau Vaudois des bibliothèques. 2) La proposition d une solution technique qui permette de gérer le réseau vaudois des bibliothèques de manière autonome, de préférence sur un nouveau SIGB 3) l analyse, la planification, l organisation et la mise en œuvre d un nouveau format bibliographique basé sur le modèle FRBR 4) L analyse, la planification, l organisation et la mise en œuvre de nouvelles règles de catalogage RDA. 5) La mise en place d une nouvelle structure pour la coordination du réseau vaudois remplaçant l actuelle BREV. La nouvelle structure doit permettre à la BCU Lausanne de gérer le réseau vaudois de manière simple et efficace, et doit être transparente et légère du point de vue de l investissement en temps pour les partenaires du réseau. 6) La proposition d un business model définissant clairement comment sont élaborés les budgets, quels flux financiers sont nécessaires, quels services de base sont financés par quels moyens, et quels services additionnels peuvent être obtenus par les membres, et à quel prix. 7) Un concept de communication pour le nouveau réseau vaudois. La méthodologie HERMES définit le phasage du projet, ainsi que les éléments principaux devant être traités au cours de chaque phase. Un résumé: Phase «Initialisation»: Définir le périmètre de projet Définir la structure de projet Lister les différents scénarios possibles Évaluer les ressources nécessaires à la bonne marche du projet Définir les différents risques Définir des plannings pour les différentes variantes Définir le plan de communication Phase «Analyse préliminaire»: Étudier les différents scénarios Établir un CDC pour le nouveau SIGB en vue d un appel d offres Établir l ensemble des dépenses actuelles pour le réseau vaudois Étudier les impacts et la faisabilité d un passage au format RDA/FRBR Affiner le planning prévisionnel pour les différents scénarios, les structures à mettre en place (y compris les GTs) Affiner le chiffrage de toutes les étapes du projet 8
Phase «Évaluation»: Effectuer l appel d offres pour l acquisition du nouveau SIGB Choisir la solution technique Choisir le format des données et les règles de catalogage Définir les processus de travail à implémenter dans la solution Définir le business model pour le réseau vaudois Définir la structure de la nouvelle coordination vaudoise Définir le concept de formation des collaborateurs Description des processus à mettre en place avec chiffrage des ressources nécessaires pendant la phase de transition puis post-migration Phase «Implémentation»: Installer une instance de test de la nouvelle solution Développer les scripts de migration Effectuer la migration des données en test à plusieurs reprises Effectuer les corrections de masse et les corrections manuelles sur les données Créer les nouvelles structures et les nouveaux workflows à la BCUL et dans le Réseau Vaudois Former les collaborateurs et l intégralité du réseau VD à la nouvelle solution Phase «Introduction»: Migrer le système Mettre en service la solution Vérifier l intégrité des données Effectuer les corrections nécessaires Mettre en œuvre la nouvelle structure de gestion du réseau vaudois Mettre en œuvre le nouveau business model Phase «Finalisation»: Chiffrer le coût total du projet Rédiger le rapport de finalisation 9
5 Scénarios La sortie de RERO exige soit de reprendre la gestion des données vaudoises sur une instance autonome de l actuel SIGB VTLS VIRTUA, soit d envisager à cette occasion le passage sur un nouveau SIGB. La reprise de millions de notices est une opération lourde, en particulier si elle implique le passage à un nouveau format de données et la mise en œuvre de nouvelles règles de catalogage. La sortie de RERO étant prévue pour une date donnée (31.12.2016), différents scénarios peuvent, resp. doivent être envisagés. 1. Statu quo (scénario de repli) Le Réseau Vaudois garde le même SIGB (Virtua), le même format bibliographique (USMARC) et les mêmes règles de catalogage (AACR2). Pas de passage aux nouvelles règles de catalogage RDA n est envisagé dans ce scénario, la BCU Lausanne ne fait qu une extraction des données de RERO, et les bibliothèques membres continuent à travailler sur ce sous-ensemble de données vaudoises. Avantages: Pas de besoins en formation Nous pouvons continuer les migrations et notamment terminer les migrations de toutes les bibliothèques scolaires/mixtes (cible finale estimée à 80, pour le COPIL RERO-DJFC en juillet 2013) Ce scénario permet de continuer d utiliser l outil d aide à la migration (raccrochage) BMT sans nécessiter de devoir l adapter ou de faire un nouveau développement. Moins de perturbations à attendre pour les partenaires vaudois Meilleures chances de continuité de service. Inconvénients: Nous reprenons les défauts de Virtua, en particulier, pas de gestion des ressources électroniques Nous devrons effectuer une seconde migration pour changer de SIGB Nous devrons justifier la décision, répondre à la question «pourquoi faire tout ça pour ça?» Peu ou prou d innovation, pas de possibilités de participer aux développements engendrés en Europe par le passage aux RDA/FRBR L entreprise VTLS, qui produit VIRTUA, vient d être vendue. Il existe un risque majeur que le produit ne soit plus développé plus avant à l avenir. 2. Virtua en tant qu étape vers une solution plus développée Nous gardons VIRTUA lors de la sortie de RERO, pour nous donner plus de temps pour le changement de SIGB et le changement de format et de règles de catalogage. Avantages: 10
Phase de consolidation pour le réseau vaudois et pour le périmètre des migrations futures tout en menant simultanément la démarche de changements vers le nouveau SIGB Risque potentiellement moindre par rapport aux tests, bugs et corrections qui accompagnent tout changement de logiciel. Impact psychologique atténué avec une communication continuelle des changements/développements et donc plus positive à terme => aide à la justification du «pourquoi faire tout ça pour ça?» Migration en bloc sur un périmètre défini de bibliothèques, notamment des bibliothèques scolaires (nombre limite à fixer au départ) mais moins contraignantes pour le planning que pour le scénario 1, ce qui permet d avoir un maximum de bibliothèques à faire migrer en bloc sur le nouvel outil. Inconvénients: Nous reprenons au 1.1.2017 les défauts de Virtua, en particulier, pas de gestion des ressources électroniques Peu ou prou d innovation, pas de possibilités de participer aux développements engendrés en Europe par le passage aux RDA/FRBR dès 2017 La date d aboutissement du projet reste indéterminée; risque de démotivation des partenaires si les moyens viennent à manquer et/ou que le projet dure trop longtemps L entreprise VTLS, qui produit VIRTUA, vient d être vendue. Il existe un risque majeur que le produit ne soit plus développé plus avant à l avenir. 3. Changement de SIGB sans RDA Changement du SIGB uniquement, sans passage aux règles de catalogage RDA, et sans modifier le format des notices vers un modèle FRBR Avantages: Possibilités nouvelles liées au nouveau SIGB, en particulier intégration de la gestion des ressources électroniques Impact psychologique moindre: un seul changement à la fois (seulement le SIGB) Inconvénients: Formation de tout le réseau VD au nouvel outil, même sans les RDA/FRBR Ce scénario limite le nombre de migrations «usuelles» des bibliothèques scolaires et impose un calendrier de fin de ces migrations sur le mode actuel d environ 1 an ou 18 mois avant la mise en production complète du nouveau SIBG o o Que fait-on avec les bibliothèques scolaires qui n auront pas encore migré entre août 2015 (par ex.) et début 2017 (interruption de la dynamique de projet trop longue) => que fait-on des forces de travail engagées: chef de projet RERObibliothèques scolaires et catalogueurs? 11
o Redimensionnement des contributions financières de la DGEO pour les ressources humaines et financières? Perte possible de l outil de migration BMT => nouvelle solution de migration à développer Ce nouveau SIGB ne sera pas dans la formation de base des professionnels romands (AID, HES), moins de facilité dans les recrutements Inertie limitant le passage à RDA dans un second temps. 4. Changement de SIGB et passage aux RDA / FRBR (sans rétroactif) Avantages: Solution moderne, intégrant la gestion des ressources électroniques et les nouveaux formats Introduction de nouvelles possibilités liées au web sémantique pour tous les partenaires qui désirent les utiliser Possibilité de suivre d assez près le planning de la mise en œuvre des projets européens RDA / FRBR (pays anglo-saxons et germanophones, y compris Suisse Allemande) Permet aux bibliothécaires vaudois d être leader dans le savoir-faire concernant les nouveaux formats et règles de catalogage RDA/FRBR Inconvénients: Les autres bibliothèques francophones (sauf le Canada) n ont pour la plupart pas encore franchi le pas (stabilisation de la norme RDA encore incertaine pour les éléments culturels francophones) Si le rétroactif n est pas transformé, les RDA/FRBR ne déploient pas tous leurs avantages Formation lourde de tous les acteurs du réseau vaudois, à la fois sur le nouveau SIGB et sur les nouvelles normes de catalogage Impact psychologique important pour les bibliothécaires (nouvel outil et nouvelles normes en plus d un changement de méthode de travail encore très récent, notamment pour les dernières bibliothèques scolaires qui seront entrées dans le réseau vaudois / dans RERO) 5. Changement de SIGB et passage aux RDA /FRBR (avec rétroactif) Avantages: Solution moderne, intégrant la gestion des ressources électroniques et les nouveaux formats Introduction de nouvelles possibilités liées au web sémantique pour tous les partenaires qui désirent les utiliser Possibilité de suivre d assez près le planning de mise en œuvre des projets européens RDA / FRBR (pays anglo-saxons et germanophones, y compris Suisse Allemande) Tout le catalogue est au format RDA / FRBR et permet une utilisation optimale de toutes les possibilités de mise en valeur liées au web sémantique 12
Inconvénients: Coût probablement élevé de migration de notre catalogue actuel vers le RDA/FRBR, cette opération nécessitant d abord une conversion en masse, mais presque certainement des interventions manuelles, les données nécessaires ne se trouvant pas toutes dans le catalogue ou pas sous une forme normalisée, donc exploitable automatiquement En cas d évolution de la norme RDA, reprise des données déjà converties Formation lourde de tous les acteurs du réseau vaudois, à la fois sur le nouveau SIGB et sur les nouvelles normes de catalogage Impact psychologique important pour les bibliothécaires (nouvel outil et nouvelles normes en plus d un changement de méthode de travail encore très récent, notamment pour les dernières bibliothèques scolaires qui seront entrées dans le réseau vaudois / dans RERO) 6 Moyens nécessaires Pour mener à bien ce projet, il faut ment des ressources supplémentaires, pendant la durée du projet (dès aujourd hui et jusqu au 1 er janvier 2017). Selon le scénario choisi, les processus de travail au sein du réseau se verront également plus ou moins modifiés par rapport à l état actuel. Les coûts identifiés à l heure actuelle concernent les éléments suivants: 1) Chef de projet: Le premier besoin identifié est la nécessité de recruter un chef de projet. Nous allons rechercher un profil senior qui a déjà de l expérience dans la gestion de projets complexes. Il est possible de diminuer les coûts en recrutant un auxiliaire au lieu d utiliser une société de service mais l expérience montre que cela prend du temps, que le statut d auxiliaire n est pas très convaincant (donc peu de candidats) et que les collaborateurs peuvent partir à n importe quel moment. 2) Équipe de projet: Pendant toute la durée du projet, il faut une équipe de projet pour compléter l équipe actuelle de la Coordination vaudoise. Cette équipe de projet peut être montée soit en recrutant de nouveaux collaborateurs à l externe, soit en dégageant les forces à l interne (si le savoir-faire nécessaire existe déjà dans d autres sections de la BCUL), sachant que c est alors ce personnel-là de la BCUL qui devra être remplacé par des 13
externes. Dans les deux cas, des collaborateurs supplémentaires seront nécessaires. Le nombre d ETP supplémentaires dépendra du scénario choisi, mais pour une première approximation, il faudrait 4 personnes à temps plein pendant toute la durée du projet, soit: 3 bibliothécaires 1 informaticien Ces engagements sont légèrement moins urgents que le chef de projet mais seront dans tous les cas nécessaires pour les années 2015 et 2016. En cas de passage aux RDA/FRBR, le nombre d ETP devra être complété pour la définition des normes de catalogages générales ainsi que pour les spécifications pour chacune des collections spéciales (Dépôt Légal, Musicologie, Valdensia, Réserve Précieuse, Manuscrits, Cinéma, ). 3) Dès 2015: frais de licence pour un nouveau SIGB Pour un passage sur un nouveau SIGB au 1.1.2017 faut prévoir des premiers coûts de licence de logiciel ainsi que d hébergement dès 2015, puisqu une version de test devra être déployée bien avant la mise en œuvre pour les partenaires. Il est trop tôt pour pouvoir indiquer des montants. 4) Frais de préparation des données d autres bases de données dans le nouveau SIGB En raison des limitations du SIGB actuel, et hormis les métadonnées des ressources électroniques contenues dans les catalogues PerUNIL et ebooksunil, il existe malheureusement entre temps bien d autres bases de données recensant des fonds documentaires hors de VIRTUA, notamment dans le secteur des Manuscrits. Ces données devront trouver leur place au sein du nouveau SIGB dès 2017. La préparation et la mise aux normes de ces métadonnées sont chiffrées à l équivalent de 2 personnes à 80 % durant la durée du projet. Chiffrage des coûts pour le passage aux FRBR / RDA sur les notices existantes: Le reformatage de la très grande majorité des données doit pouvoir être fait de manière automatique par un prestataire externe spécialisé dans le traitement de données bibliographiques. Des corrections manuelles devront probablement compléter cet effort le modèle FRBR se basant sur le principe du regroupement sous un titre d'«œuvre», information qui n'existe pas actuellement dans les notices RERO, les fonds de musique classique mis à part. Les coûts pour une conversion ne peuvent pas encore être chiffrés à l heure actuelle (nécessité de demander des offres auprès de fournisseurs externes). Ils dépendront grandement de la proportion dans laquelle le travail peut être automatisé. 14
7 Planification et organisation 7.2 Planning Un premier planning pour l ensemble du projet a été présenté lors de la BREV du 3 avril 2014 (voir page ci-après). Les principales échéances pour 2014 sont: Fin avril: demandes budgétaires Fin juillet: lancement de l appel d offres pour un nouveau SIGB Fin juillet: avoir les scénarios / les plannings pour les bibliothèques scolaires en vue de l implémentation dans la timeline du scénario retenu Fin 2014 les éléments suivants doivent être connus: o les informations concernant les normes applicables RDA/FRBR o les chiffrages ET les fonds disponibles o le choix du SIGB Le calendrier détaillé du projet dépendra du scénario retenu, lors des phases d analyse préliminaire et de concept. 15
Choix d'un SIGB Définition CDC Appel d'offres Analyse et choix Analyse des données Déploiement nouvel SIGB en mode test Formation des utilisateurs Par la coordination VD ou fournisseur SIGB Migration des données Données RERO en lecture seule Extinction RERO 1er janvier 2017 Définition d'un format de catalogage RDA FRBR Préparation des données Formation Coord VD (mi 2015) Gel des données RERO début utilisation nouvel SIGB 6 mois de marge On utilise déjà le nouvel SIGB Début 2015 Début 2016 Migration été 2016 16
7.2 Organisation du projet COPIL (Conseil de Direction BCUL) Chef de projet Groupe de projet VAV, MAV, JCA, ARC, AL GT 1 Migration de données GT 2 Catalogage + RDA / FRBR GT 3 Fonctionnement du réseau Bibliothécaire 1 3 UTQ Bibliothécaire 2 2 RIP Bibliothécaire 3 1 Internef Informaticien 1 HEP 2 Coordvd GT 1 Migration de données: Ce groupe de travail sera en charge de faire avancer le projet pendant tout son déroulement. Les membres de ce groupe participeront à toutes les phases du projet: analyse des données, participation à la migration, définition des processus de travail, assurance qualité, tests des solutions, participation aux formations, etc. 17
GT 2 Catalogage + RDA / FRBR: Ce groupe de travail se consacrera à la réflexion sur un changement de norme catalographique. Il étudiera les possibilités concrètes de passer une partie ou la totalité de notre catalogue en format FRBR / RDA. Le groupe de travail devra également proposer des scénarios ainsi que leur coût. Ce groupe sera composé de bibliothécaires déjà en poste, ils travailleront donc sur cette problématique à temps partiel. GT 3 Fonctionnement du réseau: Ce groupe de réflexion composé de membres BCUL et de membres de la BREV devra (re)définir le fonctionnement du réseau vaudois. Intégration des membres de la BREV: Il a été annoncé à la séance BREV du 3 avril dernier que les personnes intéressées à participer au projet pouvaient s annoncer auprès de la coordination vaudoise afin qu ils puissent intégrer l un des groupes de travail. 8 Communication La communication dans ce projet est particulièrement importante étant donné le grand bouleversement qu il va amener et les inquiétudes qu il peut générer. Il faudra tout particulièrement veiller à ce que l information communiquée soit aussi complète en interne pour les collaborateurs BCUL qu à l externe pour les membres du Réseau Vaudois. Pour la communication avec les partenaires du Réseau, les membres de la BREV, deux séances supplémentaires ont été prévues en 2014 (4 séances au lieu de 2) et ce sera également le cas durant toute la durée du projet en 2015 et 2016. Concernant la décision elle-même (celle de quitter RERO), la BCUL et les membres du réseau vaudois ne s expriment pas, étant donné qu il s agit d une décision du DFJC. En cas de questions de journalistes par exemple, nous renvoyons au service de communication du DFJC. Pour autant que la DFJC donne son accord, la direction de la BCUL peut communiquer sur les éléments bibliothécaires du projet. Jusqu à la sortie du canton de Vaud de RERO au 31 décembre 2016, la directrice de la BCUL donnera également des informations sur l avancement du projet RenouVaud aux autres membres de RERO lors des séances du CS RERO. Liste des publics cibles en termes de communication: BREV Bibliothécaires scolaires 18
Établissements scolaires Communes UNIL HEP Gymnase de Provence DGEO DGEP Tribunaux cantonaux Les collaborateurs BCUL Les musées cantonaux Archives Cantonales Archives de la ville (Lausanne) HES-SO (les trois HES «Santé-social» situées sur Vaud) Bibliothèque publique d Yverdon Centre mondial du cyclisme Fondation Fleuret ISDC Autorités de tutelle (SERAC, DFJC) Fondation pour le patrimoine scolaire Les autres cantons Députés Les partenaires du prêt entre bibliothèques RERO et les coordinateurs des autres sites RERO Étant donné la variété des publics à toucher, il paraît raisonnable de centraliser tous les éléments de communication sur une seule plateforme, le site internet de la BCUL. Un onglet «projet RenouVaud» sera créé sur le «home» du site web BCUL (dans la barre de bas de page sous «Bibliothèques»). Ainsi une adresse univoque peut être indiquée en cas de questions. Contenu des communications: Légitimité du projet / point de départ / déclencheur du projet Planning du projet Ce qui ne va pas changer / Continuité des prestations Ce qui va changer Les grandes étapes Où aller pour avoir de l information (http://www.bcu-lausanne.ch/projetrenouvaud/) Comment s impliquer Canaux de communication: Une page sur le site web de la BCUL (http://www.bcu-lausanne.ch/projetrenouvaud/) avec une adresse mail de contact pour poser des questions. Séances (BREV, AA DGEO, jeudi de l info) Mails Courriers officiels FAQ (Questions fréquemment posées) 19
Planning de communication: Mise en place d une page sur notre site web accompagné d une possibilité de contact et d une foire aux questions, dès que possible. Agenda des grandes séances avec les groupes d intérêts afin de planifier les communications o La BREV du 24 juin 2014 o L assemblée annuelle des bibliothèques scolaires du 25 juin 2014 o Plusieurs autres dates seront prévues dans l année Mise à jour régulière de la page web, périodicité mensuelle, avec annonce des prochaines décisions à venir 9 Conséquences La réalisation de ce projet va provoquer des bouleversements conséquents dans la plupart des services de la BCUL, ainsi qu au sein des bibliothèques membres du réseau vaudois. Tous les bibliothécaires devront apprendre à utiliser un nouvel outil, mais aussi probablement de nouvelles normes de catalogage, et appliquer de nouvelles procédures de travail. Le service informatique et la coordination vaudoise vont également être très impactés par cette sortie de RERO puisqu ils devront assumer la plupart des tâches qui étaient traditionnellement déléguées à la centrale RERO. Les conséquences au niveau de l organisation des tâches et des processus des collaborateurs seront détaillées lors d une phase ultérieure, après les décisions sur le scénario retenu, notamment en ce qui concerne le changement de format de catalogage. En cas de non-réalisation: Le projet RenouVaud est hautement prioritaire au vu du fait que les bibliothèques membres du Réseau Vaudois sont tributaires de la mise à disposition d un SIGB pour exécuter leur travail correctement. Il peut y avoir des variantes sur le scénario retenu, mais la BCUL devra proposer dans tous les cas au 1 er janvier 2017 une solution qui permette aux bibliothèques membres du Réseau Vaudois de fonctionner. Il est donc judicieux d avoir une solution de repli dans le cas où le scénario retenu devait être retardé ou abandonné. 20