Comment créer et administrer une campagne? TS Evaluation Auteur(s)/Intervenant(s) : 2012 TalentSoft IDENTIFIER ÉVALUER DÉVELOPPER PLANIFIER www.talentsoft.com
Objectifs Cette formation doit permettre au client d être autonome dans la création et la gestion de ses campagnes.
Ordre du jour Processus de préparation Mise à jour des formulaires Paramétrages de campagne Mise à jour des données Gestion des procédures quotidiennes Recette fonctionnelle Lancement de la nouvelle campagne
Liste des documents disponibles Support de formation FAQ Import Export Guide TS Evaluation FAQ Evaluation Guide TS Search Cahier de recette standard
Processus de préparation Mise à jour des formulaires Paramétrages de campagne Mise à jour des données Gestion des procédures quotidiennes Recette fonctionnelle Lancement de la nouvelle campagne
Processus de préparation Compléter le document de conception Bâtir un rétro planning Mettre à jour les données Préparer la recette Recetter
Présentation du document de conception Le document de conception s articule autour des points suivants: Paramétrages de formulaires Paramétrages de campagne Paramétrages rôles et droits Mise à jour des données Rétroplanning
Rétroplanning standard
Processus de préparation Mise à jour des formulaires Mise à jour des données Gestion des procédures quotidiennes Recette fonctionnelle Lancement de la nouvelle campagne
Paramétrages de Formulaires Rappels: Dupliquer systématiquement les formulaires pour effectuer des modifications Veiller au bon rattachement des PPC du formulaire Ne pas supprimer / modifier de notes : si nécessaire recréer une notation Modifier les ID des champs libres Modifier les ID lors d'un copier-coller Veiller au bon paramétrage des composants objectifs / formations (nature, old/ new) Cf. Guide Modeler
Processus de préparation Mise à jour des formulaires Paramétrages de campagne Mise à jour des données Gestion des procédures quotidiennes Recette fonctionnelle Lancement de la nouvelle campagne
Paramétrages de campagnes Définir les populations concernées : Sur quels critères va-t-on sélectionner la population de campagne? Collaborateurs actifs Critère(s) PPC Critère(s) FEP Rappels sur le requêteur : création de recherche et gestion de listes Cf. Guide TS Search
Population de campagne Utiliser le requêteur pour sélectionner votre critère Ajouter le critère sélectionné
Population de campagne Ajouter l ensemble de la population de la recherche
Paramétrages de campagnes Rappels sur les workflow de validation: Type 1 Type 3
Paramétrages de campagnes Notifications email: Alertes liées au processus d approbation
Modèles de notification mail Administration > Gestion email > Modèle de mail
Correspondance type de mail / étape du workflow Type de formulaire Formulaire soumis Etape du workflow Etape Evaluation Formulaire soumis rejeté Etape Validation N+1 Formulaire validé Etape Validation N+1 Validation rejetée Validation N+2 Formulaire clos Validation N+2 Le type de mail associé à l étape du workflow ne dépend pas du nombre d étapes de validation.
Paramétrages de campagnes Mail à l ouverture du cadenas: TS Evaluation > Types de formulaires L envoi de cet email est paramétrable par type de formulaire.
Processus de préparation Mise à jour des formulaires Paramétrages de campagne Mise à jour des données Gestion des procédures quotidiennes Recette fonctionnelle Lancement de la nouvelle campagne
Mise à jour des données Les données peuvent être mises à jour par import ou par l interface graphique : Entrées/sorties collaborateurs Référentiels: PPC Métiers Compétences Données collaborateurs Rattachements des PPC Rattachements aux emplois Organisation
Imports / exports Les imports permettent de créer ou modifier massivement les données de l application TalentSoft. Points d attention: Les fichiers d imports doivent d être complétés en respectant un formalisme particulier (format CSV, ordre des colonnes, ID ) Certaines colonnes ou valeurs sont obligatoires Les imports doivent respecter un ordre de chargement : les référentiels doivent être importés avant les rattachements. L ouverture par Excel puis la sauvegarde au format.csv génère par défaut la perte des «0» si ces derniers sont en début de valeur. Il faut utiliser la fonctionnalité Format de cellule > Personnalisé, pour conserver le format de la cellule. Les imports se font en ajout et mise à jour : si une donnée ne figure pas dans l import elle ne sera pas supprimée pour autant Cf. FAQ Import
Données collaborateurs : entrée-sortie Afin de mettre à jour la base de données collaborateurs, il faut : Créer les comptes des collaborateurs entrants Renseigner la date de sortie des collaborateurs partis Ces actions sont réalisables par l interface graphique ou par import. Comment choisir entre import et modification manuelle? C est le nombre de modifications à effectuer qui permettra de décider la manière de mettre à jour les données ( 10 ).
Données collaborateurs : entrée-sortie (par interface graphique) Administration > Employés Créer un nouvel individu Compléter les champs Valider
Données collaborateurs : entrée-sortie Ajouter une date de sortie Désactiver le compte
Fichier d import collaborateur Administration > Export : exporter le fichier collaborateurs
Fichier d import collaborateur Compléter les valeurs obligatoires et la date d entrée société pour les nouveaux collaborateurs (une ligne par collaborateur) Saisir les dates de sortie des collaborateurs sortis Colonnes et valeurs obligatoires Une fois le fichier complété, il faut l enregistrer en format csv (point virgule) puis l importer (Administration > Imports). On ne supprime pas de collaborateurs, on les désactive.
Import Administration > Imports 1. Sélectionner le type d import 2. Sélectionner la culture d import 4. Importer 3. Sélectionner le fichier d import
Journaux Voir le journal des logs :
Compte-rendu d import Lignes valides Lignes ignorés Lignes en erreur Si résultat en erreur
Enregistrer le CR d import Afin de faciliter la lecture des logs d import, il est possible de convertir le CR d import en fichier Excel :
Enregistrer le CR d import Enregistrer sous > fichier XML Ouvrir avec > Excel Ouvrir > en classeur en lecture seule Enregistrer sous > le nom que vous souhaitez
Cas pratique Comprendre la logique des fichiers d import (Sur votre base de qual qualclient.talent-soft.com) : Exporter le fichier collaborateur Ajouter une ligne pour créer un nouveau collaborateur Ajouter une date de fin à un collaborateur existant Enregistrer le fichier en format CSV Importer le fichier
Les référentiels : Propriété clés Afin de mettre à jour les référentiels de propriétés clés, il faut : Le fichier PPC par ID Mettre à jour les PPC Ces actions sont réalisables par l interface graphique ou par import.
Les référentiels : Propriété clés (par interface graphique) Administration > propriétés clés : ajouter ou modifier une valeur de PPC 2. Cliquer sur «créer une valeur de PPC» 1. Sélectionner la valeur de PPC 3. Cliquer sur «modifier une valeur de PPC»
Les référentiels : Propriété clés (par interface graphique) Au sein de la fenêtre modale : compléter ou modifier le libellé Vérifier la valeur parente On ne supprime pas de valeur de PPC déjà utilisée, on la désactive. Si un référentiel de PPC doit être totalement modifié, il faudra privilégier la désactivation de celui-ci puis la création d une nouvelle PPC.
Import de propriété clés Mise à jour de l arborescence des PPC : Fichier Propriétés clés par ID Chaque nœud est identifié par son ID Chaque nœud doit être positionné sous son nœud père Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3
Mise à jour du référentiel compétences Afin de mettre à jour les référentiels compétences, il faut : Mettre à jour les arborescences métier Mettre à jour les rattachements des compétences Mettre à jour les rattachements des collaborateurs aux métiers Ces actions sont réalisables par l interface graphique ou par import.
Les référentiels : Métier (par interface graphique) Planification > référentiel emploi > ajouter un emploi. En standard, on parle de FEP : Famille Emploi - Poste On rattachera un emploi à un métier par un simple glisser déposer Ajouter un emploi au niveau 3 de la FEP Consulter le détail de la fiche emploi
Les référentiels : Métier (par interface graphique) Saisir le nom du nouvel emploi Dans le détail de la fiche emploi : compléter la description Ajouter des compétences On ne supprime pas une fiche emploi déjà utilisée, on la désactive.
Référentiels : compétences (par interface graphique) Les compétences sont des items rattachées à des fiches de postes. Administration > référentiel emploi > détail de la fiche emploi Supprimer la dimension Editer les compétences : ajout ou suppression
Référentiels : compétences (par interface graphique) Rechercher la compétence souhaitée Sélectionner la compétence à ajouter Cliquer sur Aperçu pour identifier les compétences sélectionnées Enregistrer
Référentiel compétences (par interface graphique) Désélectionner l item à retirer de la fiche emploi dans l aperçu puis enregistrer
Cas pratique Créer une fiche emploi et y associer des compétences : Créer un poste Cliquer sur détail Ajouter une dimension Ajouter des items Enregistrer
Import du référentiel GPEC Référentiel emplois Référentiel générique (Type d items) Dimensions par ID (Dimensions) Items par ID (Items) Référentiels Métier par ID (Référentiel emplois) Référentiels Compétences par ID (Référentiel emplois/compétences)
Données collaborateurs : rattachement des PPC Afin de mettre à jour les rattachements de PPC, il faut : Fichier Propriétés clés des individus par ID Ajouter les nouveaux rattachements Clôturer les anciens rattachements Ces actions sont réalisables par l interface graphique ou par import. Pour permettre cette action, le référentiel de PPC doit impérativement être à jour.
Données collaborateurs : rattachements des PPC Administration > Employés > Propriété clés > Ajouter
Données collaborateurs : rattachements des PPC Modifier si nécessaire la date de début du nouveau rattachement Clôturer le rattachement précédent (date de fin IDF < à date de début Bretagne) Double cliquer
Import PPC des individus par ID Ajouter une ligne par rattachement en précisant l ID du nœud et sa date de début:
Cas pratique Créer un collaborateur, lui associer des PPC et un emploi (Sur votre base de qual qualclient.talent-soft.com ): Employé > choisir une action > Nouvel individu > compléter les champs puis valider Propriétés clés > ajouter les rattachements de ce collaborateur Emploi > lui ajouter un emploi
Organisations Mise à jour de l organisation de référence par import pour par interface graphique (Fiche Employé > Informations Organisationnelles) Attention : pour les formulaires toujours ouverts de la campagne précédente, le nom du hiérarchique sera modifié.
Processus de préparation Mise à jour des formulaires Paramétrages de campagne Mise à jour des données Gestion des procédures quotidiennes Recette fonctionnelle Lancement de la nouvelle campagne
Mise à jour des procédures de nuit Les différentes procédures de nuit qui s appuient sur l organisation hiérarchique doivent être mise à jour. Ces demandes peuvent être effectuées via un ticket dans TS Support. Procédures standards: Procédure automatique de recalcul des listes d'habilitations sur la base de l organisation Hiérarchique (et suppression des anciennes listes) Procédure automatique de clôture des rattachements de propriétés clés : cette procédure met une date de fin à un ancien rattachement de PPC lorsqu un nouveau a été ajouté. Procédures de réconciliation des formulaires sur la base de l organisation hiérarchique Mise à jour du rôle en fonction de l organisation donner le rôle «évaluateur» pour tous les collaborateurs ayant un n-1 et le rôle «collaborateur» à l ensemble de la population
Mise à jour des procédures de nuit Exemple de ticket TS Support: Bonjour, Afin de préparer la prochaine campagne intitulée «Campagne d EA 2013», pourriezvous mettre à jour les procédures suivantes : Procédure de réconciliation des formulaires EA 2013 cadres et EA 2013 Non Cadres sur la base de l organisation «Hiérarchique 2013». Procédure automatique de clôture des rattachements OLD de PPC et rattachements OLD emplois Procédure de mise à jour du rôle évaluateur pour tous les collaborateurs ayant un n-1 et le rôle «collaborateur» à l ensemble de la population Mise à jour des liste d habilitations sur la base de l organisation «Hiérarchique 2013» Merci.
Rappels sur les objectifs Campagne N-1 Campagne N CLOTURE
Procédure de clôture des objectifs / besoins de formation Définition des règles de récupération des objectifs / souhaits de formations : Souhaitez-vous récupérer les objectifs fixés lors du dernier entretien? Si oui, en fonction de quel état du précédent formulaire doit-on récupérer les objectifs qui ont été fixés? En standard, nous ne récupérons que les objectifs fixés dans les formulaires validés de la campagne précédente. Doit-on récupérer les objectifs qui étaient «à évaluer» et qui n ont pas été clôturés dans la précédente campagne? Souhaitez-vous récupérer les besoins de formation émis lors du dernier entretien? Si oui, en fonction de quel état du précédent formulaire doit-on récupérer les souhaits qui ont été émis? Doit-on récupérer les besoins de formation qui étaient déjà «à évaluer» dans la précédente campagne?
Procédure de clôture des objectifs / besoins de formation À partir des règles définies précédemment, si des objectifs ou des besoins de formation sont à clôturer, une demande doit être effectuée via TS Support. Exemple de ticket : Bonjour, J'aurai besoin d'appliquer la procédure suivante (dead line: 23 novembre semaine 47) : - Dans la future campagne EA 2013, reprendre tous les objectifs fixés (news) des formulaires EA 2012 validés ou en cours de la campagne EA 2012 (campagne et/ ou hors campagne) - Dans la future campagne EA 2013, fermer les objectifs à évaluer (old) des formulaires EA 2012 validés, en cours et à effectuer de la campagne EA 2012 Merci d'avance
Evaluation des formations réalisées Dans le cadre d une campagne annuelle d évaluation, il est courant que les managers passent en revue les formations réalisées par leurs collaborateurs. Pour cela, le composant «suivi d inscription» permet : De filtrer et afficher l historique des inscriptions selon différents critères (source, période) D évaluer les formations réalisées (ces formations sont un sous ensemble des inscriptions) Les notes attribuées s afficheront dans l onglet Formations réalisées du détail des inscriptions.
Import de formations réalisées Un nouveau fichier d import est disponible Besoins de formation individuels qui permet entre autre d importer des formations réalisées dans le composant formation OLD.
Mise à jour des emails Administration > Modifier des modèles : 3. Valider 1. Sélectionner le modèle de mail à modifier 2. Modifier le corps du mail
Processus de préparation Mise à jour des formulaires Paramétrages de campagne Mise à jour des données Gestion des procédures quotidiennes Recette fonctionnelle Lancement de la nouvelle campagne
Préparation de la recette Pré requis : Avoir finalisé les formulaires Avoir constitué une recherche permettant de déterminer la population de campagne Avoir mis à jour les données Copier la base de production sur la base de test ainsi que la modification des mots de passe et des emails (demande à effectuer via un ticket d exploitation sur TS Support). Point d attention : pour des raisons de sécurité un mot de passe sécurisé doit être demandé. Dans le cas contraire un mot de passe aléatoire sera communiqué.
Recette Constituer un jeu de test : Sélectionner un jeu d acteurs du workflow (collaborateur, évaluateur, validateur N+1, validateur N+2). Attention, la base doit être anonymisée. Dans TS Identification / Profil collaborateur : choisir le collaborateur testé et extraire son formulaire de la précédente campagne.
Recette Jouer le scenario de test en se positionnant en tant que chaque acteur du workflow : Valider la restriction des saisies Valider la remontée des objectifs (s appuyer sur le formulaire de l année précédente via TS identification) Vérifier la bonne réception des notifications par mails Tester les accès utilisateurs En tant qu administrateur RH : Vérifier la population de campagne : Evaluation > Campagne > Evalués > click to Excel de la liste des évalués S assurer que les évalués ont bien tous un évaluateur
Cas pratique Sur votre base de qual qualclient.talent-soft.com : Sélectionner votre population de campagne par le requêteur Créer votre campagne Vérifier la remontée des objectifs Tester les accès utilisateurs Valider les restrictions de saisie et/ou champs obligatoires
Processus de préparation Mise à jour des formulaires Paramétrages de campagne Mise à jour des données Gestion des procédures quotidiennes Recette fonctionnelle Lancement de la nouvelle campagne
Lancement de la nouvelle campagne Une fois la date de début dépassée, la campagne s ouvre automatiquement. Bonne campagne!