MODE D EMPLOI Envoi des télédéclarations au Portail SOMMAIRE 1- Télédéclaration manuelle : Exemple avec Outlook Express 2 A - Charger le programme : 2 B Préparer le message d envoi : 3 C - Insérer en pièce jointe le fichier EDI : 5 D - Envoyer le fichier : 6 2 Traitement sur le portail : 7 3 - Recevoir un message : 8 A L Avis de Dépôt Signé (ADS) : 10 B l Avis de Conformité Syntaxique (ACS) : 11 C L Avis de Retour Signé (ARS) : 13 4 Archivage : 15 jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 1 -
L envoi des télédéclarations au Portail est une opération d une très grande simplicité : elle consiste à envoyer au portail jedeclare.com un message avec pièce attachée (dite aussi pièce jointe), contenant le fichier de déclaration en format EDI. Le déclarant doit avoir préalablement configuré son outil de messagerie avec les options de sécurité (voir guides de configuration). Cette opération est soit manuelle, soit entièrement automatique. Le processus offert dépend avant tout du logiciel, qui équipe le cabinet. Mais, même si le logiciel dispose d un mode automatique, il est toujours possible de travailler manuellement, à condition bien entendu de connaître le répertoire, dans lequel sont stockés les fichiers EDI (voir le guide-utilisateur du logiciel ou la hotline de l éditeur). En mode semiautomatique ou automatique, les logiciels envoient les déclarations au fur et à mesure, c est-à-dire une déclaration par transmission, ou stockent les télédéclarations, pour les transmettre en un seul «lot» ou «message». C est bien sûr la solution idéale pour un travail productif. L objet de ce guide est de décrire la procédure «manuelle» d envoi d un fichier EDI via un logiciel de messagerie standard. 1- Télédéclaration manuelle : Exemple avec Outlook Express A - Charger le programme : Commande : Démarrer/Programme/Outlook Express ou cliquer sur l icône d Outlook Express dans la barre des tâches jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 2 -
Outlook Express Programmes Démarrer Si la liaison fonctionne par modem et qu elle n est pas encore lancée, établir la connexion. B Préparer le message d envoi : Cliquez sur Créer un message. Cliquer sur le bouton «Créer un message» Dans la zone «émetteur», si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie, sélectionnez le compte comportant votre identifiant portail (de la forme xxxx@jedeclare.com voir guide de configuration). jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 3 -
Dans la zone «destinataire» saisissez : Pour la télédéclaration d une liasse fiscale (téléprocédure EDI-TDFC) : Pour la télédéclaration de TVA (téléprocédure EDI-TVA) : Pour la télédéclaration de cotisations sociales (téléprocédure DUCS-EDI) : Pour la télédéclaration de données sociales (téléprocédure TDS) edi-tdfc@jedeclare.com edi-tva@jedeclare.com ducs@jedeclare.com tds@jedeclare.com ou sélectionnez la dans le répertoire. Dans la zone «objet», remplissez en détail le champ pour identifier le message ou la télédéclaration (Nom du dossier, date, collaborateur, période fiscale, type de téléprocédure ). Cette zone est reprise par le portail comme nom de l avis de dépôt signé, sous la forme : «ADS Message n ****** texte de la zone Objet». Dans le corps du message, reprenez les éléments d identification de la zone «objet». Indiquer l adresse de destination des télédéclarations, ou sélectionner dans le répertoire Saisir dans le champs Objet un texte permettant d identifier la télédéclaration La saisie d un texte dans le corps du message est facultative et ne sera pas traitée par le portail. Téléprocédure : Pour télédéclarer, le compte doit être ouvert sur le portail pour la téléprocédure correspondante. (voir mode d emploi : Inscription et : Comptes secondaires et Gestion des Comptes) Téléprocédure : Un envoi ne concerne qu un type de téléprocédure. On ne peut mélanger dans une pièce jointe des fichiers EDI de téléprocédures différentes. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 4 -
C - Insérer en pièce jointe le fichier EDI : Menu «insertion / pièce jointe» ou «joindre» Dans la barre de menu, choisissez : Insertion/pièce jointe Naviguer dans l arborescence des répertoires Sélectionner le fichier en cliquant sur son nom Cliquer sur le bouton pour joindre Parcourez l arborescence, ouvrez le répertoire adéquat, puis sélectionnez le fichier EDI en cliquant sur son nom (le nom est affiché en «surbrillance») : le nom du fichier EDI s affiche dans le champ Nom. Cliquez sur le bouton Joindre. Technique : il ne peut y avoir qu une seule pièce jointe par message elle ne peut être qu un fichier EDI (pas de fichier compressé). jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 5 -
D - Envoyer le fichier : Cliquer sur le bouton pour envoyer Cliquez sur Envoyer. Cliquer sur «Connexion» Cliquez sur le bouton «Connexion». jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 6 -
Demande d authentification Saisir votre mot de passe Cliquer sur OK Authentification : Saisissez votre mot de passe et cliquez sur OK Transmission effectuée Le dossier «Boîte d envoi» passe en caractère gras pendant l envoi, puis repasse en caractère normal à la fin de l opération. Dans la fenêtre de suivi, la jauge de progression se remplit et le statut de l opération passe à l état «Terminé». L envoi de la télédéclaration est effectué! 2 Traitement sur le portail : Horodatage : Lors de la réception de la télédéclaration, le portail donne à cette dernière une date et une heure certaines, en «horodatant» l enregistrement à partir d une horloge atomique hébergée par un tiers et qui alimente automatiquement le portail. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 7 -
Avis de dépôt signé (ADS) : Il retourne immédiatement un Avis de Dépôt Signé dans la boîte aux lettres du déposant, qui est l accusé de réception de la télédéclaration par le portail. Cet avis de dépôt signé comporte dans son texte l horodatage et en pièce jointe le message déposé par vos soins (vous pouvez par précaution vérifier que les déclarations de la pièce jointe renvoyée sont identiques aux déclarations de la pièce jointe du message initial). Contrôle syntaxique : Le portail transfère la télédéclaration au module EDI, qui procède à son contrôle syntaxique. Il peut ainsi être amené à rejeter immédiatement l une des déclarations contenues dans la pièce jointe. En cas d erreur, le portail génère un compte-rendu de traitement négatif qui sera renvoyé dans la boîte aux lettres du déposant, accompagné d un fichier avec l extension PMG au format EDIFACT. Dans le cas positif, un Accusé de Conformité Syntaxique (ACS) est adressé dans la boîte aux lettres du déposant. Routage vers le destinataire Les télédéclarations, ayant passé positivement le contrôle précédent, sont expédiées vers le destinataire final. Compte-rendu du destinataire Le destinataire renvoi un compte rendu de traitement que le portail transfère dans la boîte aux lettres du déposant sous la forme d un Avis de Retour Signé (ARS) accompagné d un fichier avec l extension PMG au format EDIFACT En conclusion, lors des opérations de télédéclaration trois types de messages sont adressés par le portail dans la boîte aux lettres du déposant : l ADS, l ACS et l ARS. 3 - Recevoir un message : Cliquer sur le bouton «Envoyer/Recevoir» Cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 8 -
Cliquer sur «Connexion» Authentification : Vérifiez votre identifiant et saisissez votre mot de passe. Cliquez sur «OK». Les messages reçus sont transférés et accessibles. Cliquez sur Boîte de réception. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 9 -
A L Avis de Dépôt Signé (ADS) : Cliquer sur le message ADS pour l afficher Sélectionnez le message «ADS» ou «Avis de dépôt signé», qui est le premier accusé de réception du portail. Cet ADS confirme que le message a été bien reçu et pris en compte par jedeclare.com. Juridique : L avis de dépôt est un message important, que le déposant doit conserver : il pourra être utilisé en cas de litige, comme élément de preuve. Technique : L avis de dépôt est «signé» numériquement, attestant ainsi au déclarant, qu il a bien été émis par le portail jedeclare.com. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 10 -
. EDI-TDFC. EDI-TVA. DUCS. TDS Suivant la téléprocédure concernée. Horodatage du portail Signature électronique du portail Pièce jointe retournée Numéro attribué par le portail à votre envoi : il servira lors du suivi sur le site www.jedeclare.com Cet accusé de réception indique la date et l heure d émission (prélevées sur le PC déclarant) du message, confirme la date et l heure enregistrées par le portail (horodatage par une horloge atomique détenue par un tiers certificateur) et délivre un numéro d enregistrement sur le portail. Il contient en pièce jointe le message émis (y compris le fichier EDI télétransmis) et garantit que la télédéclaration n a été ni altérée, ni modifiée depuis son émission. Il annonce le deuxième message, qui sera envoyé par le portail, l Accusé de Conformité Syntaxique (ACS). Technique : L Avis de dépôt signé (ADS) est la première étape (ou première coche) visualisée dans la signalétique du portail (voir mode d emploi : suivi des télédéclarations) B l Avis de Conformité Syntaxique (ACS) : Cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir. Authentification : Vérifiez votre identifiant et saisissez votre mot de passe. Cliquez sur «OK». Les messages reçus sont transférés et accessibles. Cliquez sur Boîte de réception. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 11 -
Cliquer sur le message ACS pour l afficher Sélectionnez en cliquant le message «ACS» ou «Avis de conformité syntaxique», qui est le deuxième message envoyé par le portail dans la boîte aux lettres du déposant. Comptes-rendus portail en EDI Numéro attribué par le portail à votre envoi : il servira lors du suivi sur le site www.jedeclare.com Horodatage du portail Résultat du contrôle syntaxique Signature électronique du portail Cet ACS confirme, que la pièce jointe est bien un fichier EDI et que les données sont au format défini dans le cahier des charges de la téléprocédure correspondante. Il ne garantit pas la validité des informations transmises par le télédéclarant vers les destinataires. Il est identifié par un numéro d enregistrement, qui est celui qui est déjà attribué par le portail à l avis de dépôt signé. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 12 -
Juridique : L avis de conformité syntaxique (ACS) est un message important, que le déposant doit conserver : il pourra être utilisé en cas de litige, comme élément de preuve. Selon les conditions générales d adhésion, la responsabilité d acheminement des télédéclarations vers les destinataires est dès cet instant transférée au portail. Technique : L avis de conformité syntaxique (ACS) est «signé» numériquement, attestant ainsi au déclarant, qu il a bien été émis par le portail jedeclare.com. Il comporte également les comptes rendus en pièce(s) jointe(s) (extension : PMG) au format EDI. Ceci afin de permettre au logiciel de l utilisateur (s il en possède la fonctionnalité) de lire et d intégrer les comptes rendus. L Accusé de Conformité Syntaxique indique la date et l heure enregistrées par le portail (horodatage par un tiers indépendant du portail), mentionne le nombre de déclarations reçues et traitées, les télédéclarations rejetées par le portail car non conformes, les télédéclarations conformes, qui seront routées après cette étape vers les destinataires. Il présente un compte-rendu par télédéclaration envoyée confirmé en pièce jointe (dont le nombre varie selon la quantité de télédéclarations contenues dans l envoi initial). L ACS demande à l utilisateur de prendre connaissance du détail des télédéclarations dans le Suivi du portail (sur le site Web : www.jedeclare.com / rubrique espace privé). Technique : L Avis de Conformité Syntaxique (ACS) est la deuxième étape (ou deuxième coche) visualisée dans la signalétique du portail (voir mode d emploi : Suivi des télédéclarations) C L Avis de Retour Signé (ARS) : Cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir. Authentification : Vérifiez votre identifiant et saisissez votre mot de passe. Cliquez sur «OK». Les messages reçus sont transférés et accessibles. Cliquez sur Boîte de réception. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 13 -
Cliquer sur les messages ARS pour les afficher Sélectionnez en cliquant le message «ARS» ou «Avis de Retour Signé», qui est le troisième message envoyé par le portail dans la boîte aux lettres du déposant. Compte-rendu destinataire en format EDI Numéro attribué par le portail à votre envoi : il servira lors du suivi sur le site www.jedeclare.com Signature électronique du portail L ARS confirme l acceptation ou le rejet par le destinataire final de la télédeclaration. Il contient une pièce jointe (extension : PMG) qui correspond au compte-rendu du destinataire au format EDI. Comme l Avis de contrôle syntaxique (ACS), il est identifié par le numéro d enregistrement déjà attribué par le portail à l avis de dépôt signé. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 14 -
Juridique : L Avis de Retour Signé (ARS) est un message important, que le déposant doit conserver : il pourra être utilisé en cas de litige, comme élément de preuve. Technique : L Avis de Retour Signé (ARS) comporte un ou plusieurs comptes-rendus en pièce jointe (extension : PMG) au format EDI. Ceci afin de permettre au logiciel de l utilisateur (s il en possède la fonctionnalité) de lire et d intégrer les comptes rendus. Plusieurs Avis de retour signé peuvent être envoyés dans la boite de l utilisateur pour un même dépôt. En effet, cela varie en fonction du nombre de télédéclarations contenues dans le message (envoi) initial et du nombre de destinataires (DGI ou Organisme de Gestion Agréé). Attention : si le destinataire (autre que DGI) n assure pas la fonctionnalité d envoi de compte rendu, il n y aura pas d ARS associé à l envoi de déclarations vers ce destinataire. L ARS demande à l utilisateur de prendre connaissance du détail des télédéclarations dans le Suivi du portail (sur le site Web : www.jedeclare.com). Technique : L Avis de Retour Signé (ARS) est la quatrième étape (ou quatrième coche) visualisée dans la signalétique du portail (voir mode d emploi : suivi des télédéclarations) 4 Archivage : Le portail jedeclare.com assure un archivage de tous les messages, sur le serveur lui-même pendant dixhuit mois, chez un tiers-archiveur sur une période de dix ans. Pour des raisons de sécurité, il est cependant fortement recommandé de procéder à un archivage «local» de tous les messages sur le poste-client, en cliquant sur «Enregistrer sous» et en organisant les fichiers (extension : EML) selon les besoins du cabinet en répertoires et sous-répertoires. Par rapport à l archivage Outlook, cette méthode permet de transférer, trier, retrouver et sauvegarder la base complète des messages. jedeclare.com : envoi des télédéclarations - 15 -