FUSHIA METIER PERISCOLAIRE ET EXTRA SCOLAIRE Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 Ce guide va permettre de traiter toutes les données pour la mise en place de la nouvelle année scolaire. Tél. : 05 61 00 19 30 Fax : 05 61 00 22 21 s i s t e c @ s i s t e c. f r w w w. s i s t e c. f r Technoparc Bât.1-1110 L Occitane B P 8 7 1 9 0 3 1 6 7 1 L A B E G E C é d e x SARL au capital de 20000 RCS Toulouse B 404 207 474
SOMMAIRE 1. PERISCOLAIRE...3 1.1. Création de la nouvelle année scolaire 2014/2015...3 1.2. Traitement des données...7 1.2.1. Création des demandes d inscriptions...7 1.2.2. Récupération des profils et informations de l année précédente...10 1.2.3. Modification du nom des classes...11 1.2.4. Affectation dans les classes...12 1.3.1 Inscription à l accueil et saisi du profil...13 1.2.5. Modification d une inscription scolaire...15 1.2.6. Suppression d une inscription...18 2. EXTRASCOLAIRE...21 2.1. Création de la nouvelle année scolaire 2014/2015...21 2.2. Traitement des données...25 2.2.1. Récupération des inscriptions, profils et informations...25 2.2.2. Inscription à l accueil et saisi du profil...26 2.2.3. Ajouter, modifier et supprimer une inscription...28 3. CARTE SCOLAIRE...30 Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 2/30
1. PERISCOLAIRE 1.1. Création de la nouvelle année scolaire 2014/2015 Cliquer sur Le scolaire et l accueil périscolaire Cliquer sur Configuration Cliquer sur l onglet L année scolaire Cliquer sur Initialisation des années Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 3/30
Sélectionner dans la liste Ou nouvelle disponible à ce jour «2014» (Si elle n apparait pas, faire au minimum la mise à jour de FUSHIA en 2.50L). Cocher Périscolaire Sur la ligne Le calendrier Scolaire, cliquer sur Initialiser ATTENTION : Pour le changement du rythme scolaire, cocher cette case (1) pour permettre à FUSHIA d afficher le calendrier pour les mercredis matin. Cocher votre zone (A, B ou C), cliquer sur Initialiser et oui. Info : Pour ouvrir ou fermer un jour exceptionnel dans le calendrier pour tout le PERISCOLAIRE, sélectionner le jour dans le calendrier et cliquer sur Journée ou Fermé Cocher les activités que vous proposez et valider. Cliquer sur Fermer Sur la ligne Les Capacités d accueil des centres, cliquer sur Initialiser Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 4/30
Modifier les informations et cliquer sur Fermer Sur la ligne Les accueils proposés, cliquer sur Initialiser Modifier les informations et cliquer sur Fermer ATTENTION : Pour l ajout d un nouvel accueil (ex : TAP, Soir, ) contacter directement SISTEC. Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 5/30
Sur La répartition des écoles dans les centres périscolaires, cliquer sur Initialiser Modifier les informations et cliquer sur Fermer, Fermer, Fermer et Retour Info : A partir de maintenant la nouvelle année 2014-2015 est disponible pour le PERISCOLAIRE Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 6/30
1.2. Traitement des données 1.2.1. Création des demandes d inscriptions Une fois les paramètres de bases définis, les enfants vont êtres récupérés et augmentés de niveau automatiquement, sauf pour les CM2. Demandes (Ecole, Niveau + 1) Inscriptions (Classe, Informations, radiations) Cliquer sur Le scolaire et l accueil périscolaire Sélectionner l année scolaire 2014/2015 Cliquer sur Configuration Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 7/30
Sur Préparation des demandes à partir des inscriptions de l année précédente, cliquer sur Préparer Cliquer sur Préparer Cliquer sur Créer les demandes Cliquer sur Oui pour confirmer Cliquer sur Fermer Sur Inscriptions aux écoles, cliquer sur Inscrire Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 8/30
Sélectionner une Ecole Renseigner la date d'inscription 01/09/2014 Cliquer sur Inscrire Cliquer sur Oui pour confirmer Cliquer encore une fois sur Oui Une fois le traitement terminé, cliquer sur Oui Renouveler l'opération autant de fois que vous avez d'école et cliquer sur Fermer Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 9/30
1.2.2. Récupération des profils et informations de l année précédente Cette fonctionnalité est possible lorsqu un enfant scolarisé est automatiquement inscrit à l accueil (Matin, Midi ou Soir) Sur Récupération des inscriptions, cliquer sur les lunettes. Sélectionner la Structure (Matin, Midi ou Soir) Sélectionner l Accueil Sélectionner l école ou la classe Cliquer sur les enfants que vous souhaitez récupérer Pour récupérer toutes les inscriptions cliquer sur TOUS Cliquer sur les fréquentations (profils) ou sur les informations (PAI, SANS POISSON, ) Cliquer sur Inscrire et enfin sur Oui Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 10/30
1.2.3. Modification du nom des classes Sur Les classes : intitulé et capacité, cliquer sur les lunettes. Sélectionner l école Sélectionner la classe Modifier l intitulé Cliquer sur une autre classe ou un appuyer sur la touche ENTREE pour valider votre saisie Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 11/30
1.2.4. Affectation dans les classes Sur Affectation dans les classes, cliquer sur les Répartir. Double cliquer sur une école Sélectionner l école Sélectionner la classe d affectation Dans la partie Liste des élèves non affectés sélectionner un élève Info : la touche Shift ou Ctrl permet de sélectionner plusieurs enfants Cliquer sur le bouton pour l'affecter à une classe Une fois les affectations terminées cliquer sur Fermer Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 12/30
1.3 CAS PARTICULIERS 1.3.1 Inscription à l accueil et saisi du profil Cliquer sur Le scolaire et l accueil périscolaire Sélectionner l année scolaire 2014-2015 Sur Les enfants et les parents, cliquer sur les lunettes. Saisir le nom de l enfant Cliquer sur Lister Double cliquer sur l enfant concerné Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 13/30
Cliquer sur l onglet Périscolaire Cliquer sur les inscriptions 2014 Cliquer sur Fréquentations Pour inscrire l enfant à un accueil : Dans l enfant n est pas inscrit à, sélectionner un accueil Cliquer sur le bouton pour l inscrire (Faire l inverse pour le désinscrire) Pour ajouter un profil : Dans l enfant est inscrit à, sélectionner un accueil Saisir le profil et cliquer sur Modifier Info : Si la date de fin n est pas renseignée, l enfant aura une prévision pour toute l année scolaire Pour ajouter une information : Dans l enfant est inscrit à, sélectionner un accueil Choisir dans la liste déroulante l information ou la saisir si elle n existe pas Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 14/30
1.2.5. Modification d une inscription scolaire Si par exemple un enfant redouble il faut : 1-Supprimer l inscription 2-Modifier la demande 3-Générer l inscription à partir de la demande Cliquer sur Le scolaire et l accueil périscolaire Sélectionner l année scolaire 2014-2015 Sur Les enfants et les parents, cliquer sur les lunettes. Saisir le nom de l enfant Cliquer sur Lister Double cliquer sur l enfant concerné Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 15/30
Cliquer sur l onglet Périscolaire Double cliquer sur l inscription 2014 Cliquer sur Supprimer Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 16/30
Double cliquer sur la demande Modifier la demande (Niveau, école) Cliquer sur Enregistrer Cliquer sur Inscrire Cliquer sur Rentrée scolaire Sélectionner une classe dans la liste déroulante Cliquer sur Inscrire Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 17/30
1.2.6. Suppression d une inscription Si par exemple un enfant n est plus scolarisé. Cliquer sur Le scolaire et l accueil périscolaire Sélectionner l année scolaire 2014-2015 Sur Les enfants et les parents, cliquer sur les lunettes. Saisir le nom de l enfant Cliquer sur Lister Double cliquer sur l enfant concerné Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 18/30
Cliquer sur l onglet Périscolaire Double cliquer sur l inscription 2014 Cliquer sur Supprimer Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 19/30
Double cliquer sur la demande Cliquer sur supprimer Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 20/30
2. EXTRASCOLAIRE 2.1. Création de la nouvelle année scolaire 2014/2015 Cliquer sur Accueil de loisirs Extrascolaire Cliquer sur Configuration Sur Initialisation des années, cliquer sur les lunettes Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 21/30
Sélectionner dans la liste Ou nouvelle disponible à ce jour «2014» (Si elle n apparait pas, faire au minimum la mise à jour de FUSHIA en 2.50L). Cocher Extrascolaire Sur la ligne Le calendrier Scolaire, cliquer sur Initialiser Si vous proposez des mercredis, cocher la case Vous proposez des activités extrascolaires les mercredis Cocher votre zone (A, B ou C), cliquer sur Initialiser et valider. Cocher les activités que vous proposez et valider. Cliquer sur Fermer ATTENTION : Vous avez la possibilité de passer à une seule inscription. Pour cette mise en place, cliquer sur Fermer, stopper la procédure et contacter SISTEC. Sinon, si vous ne voulez pas changer votre mode fonctionnement, laisser les sélections telles quelles, cliquer sur Préparer puis Fermer Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 22/30
Sur la ligne Les Capacités d accueil des centres, cliquer sur Initialiser Modifier les informations et cliquer sur Fermer Sur Les accueils proposés, cliquer sur Initialiser Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 23/30
ATTENTION : Pour l ajout d un nouvel accueil contacter directement SISTEC Modifier les informations et cliquer sur Fermer, Fermer, Fermer, Retour Info : A partir de maintenant la nouvelle année 2014-2015 est disponible pour l EXTRASCOLAIRE. Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 24/30
2.2. Traitement des données 2.2.1. Récupération des inscriptions, profils et informations Cliquer sur Le scolaire et l accueil Extrascolaire Sélectionner l année scolaire 2014/2015 Cliquer sur Configuration Cliquer sur l onglet Sorties/Séjours Sur Récupération des inscriptions de l année précédente, cliquer sur les lunettes Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 25/30
Sélectionner la structure Cliquer sur de 2012 vers 2013 Dans la partie Année 2012-2013, sélectionner l activité et le groupe Dans la partie Année 2013-2014, sélectionner l activité, le groupe et le niveau Info : Par défaut les profils et les informations sont récupérés, penser à décocher les cases si besoin Cliquer sur Inscrire et Confirmer 2.2.2. Inscription à l accueil et saisi du profil Cliquer sur Le scolaire et l accueil Extrascolaire Sélectionner l année scolaire 2014-2015 Sur Les enfants et les parents, cliquer sur les lunettes. Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 26/30
Saisir le nom de l enfant Cliquer sur Lister Double cliquer sur l enfant concerné Cliquer sur l onglet Extrascolaire Sélectionner l inscription 2014 Cliquer sur Fréquentation Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 27/30
Pour inscrire l enfant à un accueil : Dans l enfant n est pas inscrit à, sélectionner un accueil Cliquer sur le bouton pour l inscrire (Faire l inverse pour le désinscrire) Pour ajouter un profil : Dans l enfant est inscrit à, sélectionner un accueil Saisir le profil et cliquer sur Modifier Info : Si la date de fin n est pas renseignée, l enfant aura une prévision pour toute l année scolaire Pour ajouter une information : Dans l enfant est inscrit à, sélectionner un accueil Choisir dans la liste déroulante l information ou la saisir si elle n existe pas 2.2.3. Ajouter, modifier et supprimer une inscription Cliquer sur Le scolaire et l accueil Extrascolaire Sélectionner l année scolaire 2014-2015 Sur Les enfants et les parents, cliquer sur les lunettes. Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 28/30
Saisir le nom de l enfant Cliquer sur Lister Double cliquer sur l enfant concerné Cliquer sur l onglet Extrascolaire Pour ajouter une inscription : Saisir l année, l activité, l ALSH et le Niveau Info : Le groupe n est pas obligatoire Cliquer sur Inscrire Pour modifier une inscription : Sélectionner l inscription dans la liste Modifier les informations Cliquer sur Modifier Pour supprimer une inscription : Sélectionner l inscription dans la liste Cliquer sur Supprimer Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 29/30
3. CARTE SCOLAIRE ATTENTION : Suivre cette procédure uniquement si vous avez le module CARTE SCOLAIRE pour la gestion des dérogations Cliquer sur Autres activités 1. Dans l onglet «Inscriptions Scolaires», cliquez sur «Carte» 2. Cliquez sur la carte scolaire que vous souhaitez recopier puis cliquez sur «RECOPIER» 3. Modifiez la désignation «année 2013-2014» par «année 2014-2015» 4. Renseignez la période de validité 01/09/2014 au 03/07/2014 5. Décochez la case simulation puis cliquez sur «VALIDER» 6. Cliquer sur votre nouvelle carte scolaire 7. Cochez la case «Approuvé» pour confirmer cette carte ou cliquer sur «Affectation» pour modifier la carte scolaire puis sur «Valider» pour enregistrer vos modifications 8. Dans l onglet «Configuration», cliquez sur «Donnée Générales» puis sur «Configuration Générale» et modifiez l année en cours puis cliquez sur «Valider» 9. Pour modifier ou ajouter des voies dans l onglet «Configuration», cliquez sur «Données Générales» puis sur «Configuration Générale» puis sur «Voie». Sélectionnez votre ville puis o pour ajouter une voie renseignez le nom de la voie puis cliquez sur «ajouter» o pour modifier cliquez sur une voie puis faite la modification puis cliquez sur Modifier Guide pour la rentrée scolaire 2014-2015 30/30