TD3 : ÉCHANGER ET COMMUNIQUER A DISTANCE

UNIVERSITE DE PAU ET DES PAYS DE L ADOUR B6 Objectifs : TD3 : ÉCHANGER ET COMMUNIQUER A DISTANCE L objectif de ce TD est de vous familiariser avec la communication via Internet. Les points abordés seront donc les suivants : Utiliser le portail de l UPPA Le courrier électronique (en-têtes, taille et format des fichiers, organisation des dossiers, filtrage) es listes de diffusion (s inscrire, se désabonner) les forums de discussion (modéré, non modéré) le dialogue en temps réel 1 Généralités L'échange et la communication peuvent se faire de différentes manières : asynchrone : en différé (mails, forums, listes de diffusions...) synchrone : en directe (chat, messagerie instantanée...) Ces différents outils vont vous être présentés ici. Il faut savoir que pour chacun de ces outils il existe une nétiquette (module A2). La Nétiquette ou éthique du réseau : c'est l'ensemble des règles de bonne conduite à observer sur Internet afin de respecter les autres et d'être respecté. Tous les outils présentés ici sont disponible sur le portail de l'université, appelé aussi ENT pour Espace Numérique de Travail. Le portail de l'uppa est disponible à l'adresse : http://portail.univpau.fr. De nombreux services sont accessibles : Webmail, agenda, cours (WebCampus), listes de diffusion, annuaires, emplois du temps, résultats d'examens... Beaucoup de choses se feront via ce portail, il faut donc savoir s'en servir dès aujourd'hui!! Page 1 / 13

2 Le Webmail 2.1 Définitions Les logiciels de messagerie sont parfois appelés clients de messagerie ou bien mailers (qui est le terme anglais). Le courrier électronique ou E-mail (Electronic-Mail) ou encore Courriel (La Délégation générale à la langue française recommande désormais le terme courriel) est le service de l'internet le plus utilisé actuellement dans le monde. Le Webmail vous permet de réaliser toutes les opérations de base du courrier électronique (lecture, envoi, traitement des pièces jointes, classement, carnet d'adresses, etc.) au sein d'une page Web, mais les messages ne sont pas stockés sur l'ordinateur qui sert à la consultation, ils restent sur le serveur de Webmail. Figure 1 : Webmail 1. Écrire un nouveau message 2. Boite de réception 3. Retourner au sommaire de la messagerie et de l'agenda 4. Options de la messagerie 5. Rechercher un mail 6. Vos dossiers Page 2 / 13

2.2 Emails/Courriels Les emails sont très utilisés de nos jours, il est donc important de savoir s'en servir. Exercice 1 1. Identité : votre email 2. A: Destinataire(s) 3. Cc (Copie carbone ou copie conforme) : envoie une copie aux destinataire(s) spécifié(s). En général envoyé à titre informatif. Les destinataires en Cc ne sont pas censés répondre. 4. Cci (Copie carbone ou conforme invisible) : idem que Cc, sauf que les adresses emails renseignés ici sont masqués aux autres. Utile si certaines personnes ne souhaitent pas que leurs mails soient communiqués à n'importe qui. 5. Objet : titre du mail, à renseigner à chaque fois. 6. Texte : ici le contenu du mail. 1. Envoyez un courrier dont le sujet contient «[passeport-test]» à votre binôme, ainsi qu à vous-même. Vous ne souhaitez pas apparaître dans la liste des destinataires, dans quel champs mettez vous votre email? 2. Déconnectez-vous en cliquant sur l icône de déconnexion (Cf. figure 2) Figure 2. Déconnexion du portail de l UPPA Page 3 / 13

3. Vérifiez que l autre membre du binôme a reçu le courrier. Pour cela connectez-vous au portail avec l autre compte du binôme. Attention le serveur mail peut mettre du temps à acheminer le mail, continuez si c est trop long. 2.3 Filtrage Pour éviter que votre messagerie devienne trop anarchique, il est possible de l'organiser et d'utiliser des règles de filtrage. Exercice 2 1. Créez tout d abord un dossier "Passeport". Pour cela: En bas à droite: "Nouveau dossier" \ Créer un dossier: saisir le nom "Passeport" \ Ok. 2. Créez maintenant un filtre de message: a) A gauche : Filtres. b) Cliquer sur Nouvelle règle. c) Nommer la règle «FiltrePasseport» (Cf. figure 3) 2. Figure 3. Création d un filtre d) Ensuite vous pouvez voir un formulaire dont la première partie concerne la règle de restriction (afin de sélectionner seulement certains types de messages). Cette partie commence avec la phrase «Pour les messages entrants qui correspondent». Puis une deuxième partie concerne l action à mener pour les messages sélectionnés dans la première partie. Elle commence avec la phrase «Faire ceci». Pour créer notre règle nous mettrons dans la première partie : Sélectionnez le champ «Sujet» et créer la règle de restriction suivante : Sujet-contient-[passeport-test] (bien saisir les [ et ]) Page 4 / 13

3. Faire un test. Et dans la deuxième partie : Sélectionnez l action «Placer dans le dossier» ("Deliver to folder") et créez l action suivante : Placer dans le dossier PASSEPORT ("Select target folder") Une fois la règle terminée il faut l enregistrer et vérifier sur la page qui s affiche si elle est bien activée. a) S'envoyer un email avec "[passeport-test] ceci est un test de filtrage" comme sujet b) Revenir dans sa boîte de réception Cliquer sur "Récupérer le courrier" pour rafraîchir le contenu de la boite de réception Cliquer sur "Informations", puis sur "Bureau". cela va déclencher l'exécution du filtre. Un message vous informe de l application du filtre Vérifier que le message est bien dans le dossier Passeport Remarques On peut faire des filtres sur d'autres critères : adresse de l'expéditeur ou du destinataire Prenez l'habitude d'organiser votre courrier à l'aide de filtres pour ranger les messages des différentes sources dans des boîtes distinctes... 2.4 Netiquette concernant les courriels (module A2) Une partie de la netiquette est consacrée au courrier électronique. En voici 2 extraits importants : "Respectez les droits d'auteur de ce que vous reproduisez. " (Extrait de la Nétiquette) "Sachez utiliser les minuscules et les majuscules. LES MAJUSCULES DONNENT L'IMPRESSION QUE VOUS CRIEZ." (Extrait de la Nétiquette) 2.5 Protocoles Il faut savoir qu'il existe plusieurs protocoles pour les mails. L'envoie et la réception de mails se font par des protocoles différents. Pour l'envoie : SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Pour la réception : POP3 (Post Office Protocol Version 3) ou IMAP (Internet Message Access Protocol). Le meilleur étant l'imap car il permet une synchronisation complète d'une messagerie présente sur un ordinateur avec le serveur. Page 5 / 13

2.6 Contacts Une fonctionnalité particulièrement utile d'une messagerie est le carnet d'adresse. Le carnet d'adresse permet de stocker les adresses mails de tous vos contacts. 2.7 L annuaire Vous aurez peut-être un jour besoin de l adresse mail ou du téléphone d un enseignant ou d un collègue étudiant. Dans ce cas, il faudra savoir se servir de l annuaire. L annuaire se trouve sous l onglet «Services». Deux sous-onglets se présentent alors: «Annuaire des personnels» et «Annuaire des étudiants». Exercice 3 1. Allez sur l annuaire des étudiants et trouvez l adresse e-mail de votre binôme. Copier cet email. 2. Repartir sur le "Bureau" 3. Cliquer sur "Carnet d'adresses" 4. Cliquer sur "Nouveau contact" en haut 5. Sélectionner "Carnet d'adresse de votre_nom" 6. Mettez le nom de votre binôme (onglet "Petite annonce personnelle") et son email (onglet "Communications") Voilà vous avez ajouté votre 1 er contact! Exercice 4 1. Repartir à la messagerie et créer un nouveau mail 2. Saisir le début du nom de votre correspondant (une lettre suffit). Attendre. Les correspondants de votre carnet d'adresse vont s'afficher. 3. Ajoutez-vous dans la liste des destinataires en copie 4. Valider en cliquant sur «Ok» Page 6 / 13

5. Ajouter une pièce jointe en cliquant sur «Parcourir» en bas du mail 6. Choisissez un fichier que vous voulez (une image par exemple) et une fois le fichier ouvert cliquez sur le bouton «Ouvrir» pour valider l'ajout. 7. Envoyer le mail 8. Vérifier que vous avez bien reçu le mail avec la pièce jointe. 3 WebCampus Sur le portail, une section nommée «Mes Cours (WebCampus)» permet d'accéder à certains cours (seulement ceux ajoutés par les enseignants) et à de nombreux outils pour chacun. Vous pouvez vous inscrire à ceux qui sont ouverts. Pour d'autres vous serez inscrits par les enseignants. Chaque cours a la possibilité d'activer ou pas un certains nombre d'outils. Page 7 / 13

1. Agenda : permet de voir des dates importantes associées au cours. 2. Liens : liens utiles par rapport au cours. 3. Forums : forums utilisables pour ce cours. 4. Test : liste des tests accessibles du cours (QCM). 5. Travaux : ici vous pouvez déposer des fichiers qui seront partagés avec tout le monde. 6. Documents : ensemble de documents rattachés aux cours (les sujets de TD seront disponibles ici). 7. Annonces : annonces importantes par rapport au cours. 8. Partage de documents : vous pouvez ici envoyer des documents aux responsables du cours. 9. Discuter : un chat pour discuter directement avec les personnes connectées dessus. Il y a d'autres outils qui peuvent être activées ou qui le seront peut être par la suite (réunions virtuelles,...). Exercice 5 Vous allez vous inscrire au cours Passeport-Informatique (2010-2011) : 1. Se connecter au portail. Aller a l onglet «Bureau» 2. Cliquer sur «WebCampus - Accueil Mes cours» en bas à droite 3. Une fois sur la page d'accueil de WebCampus, cliquer sur l'onglet "Accueil", puis, à droite, dans "Utilisateurs", cliquer sur "Inscriptions" 4. Cliquer sur «S'inscrire aux espaces de cours».. Page 8 / 13

5. En bas de la page, dans:, saisir «Passeport». 6. Chercher le module Passeport -Informatique (2010-2011), et cliquer sur le petit icône de «s'inscrire» 7. Cliquer de nouveau sur l'onglet sur «Mes espaces de cours» en haut pour revenir à la page d'accueil. 8. Entrer sur le cours Passeport-Informatique 9. Dans la rubrique "Documents", récupérer les versions électroniques des sujets des TD 1 et 2 et enregistrez-les sur votre arborescence dans votre lecteur T:\ aux endroits appropriés. 4 Les Forums 4.1 Définitions Un forum est un service permettant discussions et échanges sur un thème donné : chaque utilisateur peut lire à tout moment les interventions de tous les autres et apporter sa propre contribution sous forme d'articles. Note : Par extension, on désigne également par ce terme les systèmes de discussion télématiques, qui offrent généralement un service de téléchargement (connus en anglais sous le nom de BBS, Bulletin Board System). (Journal Officiel du 1 septembre 2000 "Vocabulaire de l'internet") On parle d'asynchrone car une fois qu'un membre poste un message, si un membre est déjà sur le forum il doit rafraîchir la page pour le voir, sans oublier que les discussions peuvent s'étaler sur le temps. Il y a plusieurs types de forums : Usenet ou newsgroup, forum fonctionnant via le protocole NTTP, auquel il faut s'abonner via un client de news (certaines messageries permettent cette possibilité). Ce sont des forums publics (pas d'inscription nécessaire). les «forums web» disponibles donc via n'importe quel navigateur comme ceux proposés sur WebCampus. Ce sont en général des forums privés, nécessitant une inscription. 4.2 Comparatifs différents types de forums Avantages d'usenet : les messages sont téléchargés sur l'ordinateur, donc il est possible de trier les messages, de ne garder que ceux voulus... tout est public modération faible (voire inexistante?) Page 9 / 13

Avantages des forums web : Accès de n'importe où Possibilité de faire des forums privés Plus de convivialité (avatars pour les membres, possibilités de mettre des images/vidéos...) Les forums Web ont aujourd'hui beaucoup plus de succès. Figure 4 : Forums disponibles sur le WebCampus 4.3 Netiquette (module A2) Avant de poster un message sur un newsgroup, il est préférable de lire la charte du forum. La charte du forum est un document qui fixe les règles du bon usage sur le forum ; c'est un peu la nétiquette du forum dont souvent elle reprend des éléments. Si le forum ne possède de charte, il existe en général une FAQ (Foire Aux Questions) qui répond aux principales questions que se posent les utilisateurs qui fréquentent le forum pour la première fois. En l'absence d'un tel document, vous pouvez adopter les principes suivants sur un forum de discussion : S'exprimer dans un langage correct et clair Avant de poser une question, chercher sur le forum si la réponse ne s'y trouve pas déjà Ne pas prendre part aux polémiques et ne pas répondre aux provocations A la rédaction d'un message, ne pas mentionner votre adresse électronique car vous pourriez après être victime de spam. Page 10 / 13

Exercice 6 1. Aller sur le cours Passeport-Informatique du WebCampus 2. Aller sur le forum Test 3. Répondre au sujet «Hello!» 4. Tester les différentes possibilités qui vous sont proposées (texte, images, liens...). 5 Le Dialogue en temps réel : chat 5.1 Définitions Un «chat» (clavardage ou babillage) est une «discussion textuelle» (par écrit). On réserve les systèmes de communication mis en place au sein d'un site web, par opposition au terme de «messagerie instantanée». On utilise parfois webchat ou shoutbox, pour préciser que la communication se fait sur une page Web (comme Yahoo! Groupes). Ce moyen est minoritaire. Il utilise le Web, une technologie non conçue pour le chat. Une messagerie instantanée ou pager est une communication proche de la communication téléphonique dont le canal est écrit plutôt qu'oral. Elle requiert l'emploi d'un client qui se connecte à un serveur. Comme messageries instantanées on peut citer Windows Live Messenger (MSN), Yahoo! Messenger, Google Talk. Aujourd'hui ils proposent généralement beaucoup plus de fonctions qu'une simple messagerie : webcam, discussions audio, jeux en ligne, envoie de fichiers, dossiers partagés... 5.2 Sur l'ent Sur WebCampus est disponible un chat. Il est assez basique. Vous ne pouvez pas discuter en privé avec quelqu'un. Par contre cela peut s'avérer très pratique pour communiquer à distance! Exercice 7 1. Repartir sur le cours Passeport-Informatique 2. Se connecter au Chat 3. Dialoguer pendant quelques minutes pour l'essayer 6 Listes de diffusion 6.1 Définitions Il existe deux types de listes de diffusion : La liste de diffusion (en anglais mailing-list) est un des services les plus couramment utilisés sur Internet, permettant à un expéditeur d'envoyer un message à un ou plusieurs destinataires. Page 11 / 13

6.2 Principe La lettre d'information ou newsletter ou infolettre : listes de diffusion qui ne permettent pas d'interactions avec les membres de la liste. La liste sert uniquement à envoyer des informations (revue de presse, journal, etc.). Toutes les opérations de la liste (abonnement, désabonnement, diffusion à la liste) sont réalisées par un robot logiciel qu'on appelle gestionnaire de liste. Cet automate est un programme qui fonctionne en permanence sur une machine. Il reçoit les messages adressés aux listes qu'il gère et les retransmet aux abonnés de la liste. Les listes peuvent parfois être modérées. Alors tout message échangé doit d'abord être validé par un modérateur pour pouvoir être transmis à la liste. 6.3 Avantages/Inconvénients L'avantage de la liste de diffusion par rapport aux forums de discussion est que l'information arrive automatiquement dans la boîte aux lettres de l'utilisateur qui n'a ainsi pas à aller la chercher. En revanche, l'inconvénient est que l'on peut vite être submergé par une abondance de courriels si certains membres de la liste sont bavards. 6.4 Netiquette (module A2) Elle est identique à celle des courriels : Respecter le thème de la liste. L'objet des messages doit impérativement exister et être succinct mais clair. Ne pas encombrer la liste avec des fichiers joints ou en répondant à tous, alors que la réponse ne concerne qu'une personne. Être concis : lorsque vous répondez à quelqu'un, éviter de recopier le message original dans votre réponse. Ne pas oublier de vérifier que vous interprétez correctement les messages que vous recevez avant de vous enflammer. D'abord répondre à l'auteur du message si un message vous choque. Bannir les injures, critiques personnelles. S'identifier : signez vos messages Ne pas envoyer de messages publicitaires à la liste Ne pas envoyer sur la liste des informations confidentielles, personnelles. Ne pas se contenter d'être un spectateur passif 6.5 Législation (module A2) Une liste de diffusion est considérée comme privée si chaque message diffusé émane de l'un des membres pour n'être lu que par les autres membres. Par contre, si les messages sont archivés sur un Page 12 / 13

serveur, accessible aux non-inscrits sur la liste en question, alors la liste doit être considérée comme étant publique... Si elle est publique, tout message peut donner lieu à des poursuites pour diffamation ou atteinte au droit d'auteur. Si la liste est privée, les messages relèvent de plusieurs textes : droit au respect, au secret des correspondances émises, entre autres,... 6.6 Sur l'ent Un grand nombre de listes de diffusions existent sur le portail. Pour voir celles auxquelles vous êtes abonnés, cliquez sur l'onglet "Informations", puis consultez «Les listes de diffusion». Exemple la liste pour l'ensemble des étudiants de l'université est : l-etudiants@univ-pau.fr Si vous cliquez sur le nom d'une liste, vous allez arriver sur le service de gestion des listes de diffusion (https://listes.univ-pau.fr), enfin sur la page d'information de la liste sur laquelle vous avez cliqué. Exercice 8 1. Aller sur le serveur de liste de diffusion, en cliquant sur l onglet «Informations» et puis «listes de diffusion». 2. Chercher la liste "passeport-test": onglet "Liste des listes" \ S'aider du navigateur lui-même (Menu \ Edition \ rechercher sur la page "passeport") afin de trouver la liste voulue plus vite 3. Cliquer sur la liste 4. S'abonner à la liste (à gauche: "Abonnement") 5. Envoyer un mail sur la liste (à gauche: "Poster") 6. Vérifier que vous l avez bien reçu (il devrait être filtré dans le dossier crée dans l exercice 2) 7. Se désinscrire de la liste (à gauche: "Désabonnement") Page 13 / 13