PLAN OPÉRATIONNEL DU DÉPARTEMENT GESTION ADMINISTRATIVE ET BUDGÉTAIRE

PLAN OPÉRATIONNEL DU DÉPARTEMENT GESTION ADMINISTRATIVE ET BUDGÉTAIRE

TABLE DES MATIÈRES 1. Vision... 2 2. Missions... 4 3. Organigramme... 5 4. Analyse SWOT... 6 5. Pan opérationnel... 9 5.1 ARBRE DES OBJECTIFS... 9 5.2 INDICATEURS... 15 5.3 PLANNING GLOBAL... 19 1

1. Vision En vue de faire de l ETNIC le centre d excellence TIC du Ministère et des Organismes d intérêt public de la Communauté française et un service public exemplaire, le département Gestion administrative et budgétaire veut contribuer : à inscrire l Entreprise dans le respect des règles de bonne gouvernance et à apporter des garanties sur la qualité de ses méthodes de gestion ainsi que sur la loyauté et l honnêteté avec lesquelles ses collaborateurs œuvrent à la réalisation de sa mission de service public ; à soutenir la qualité des prestations de l Entreprise et la sécurité juridique des opérations menées, permettant de garantir l apport d une réelle plus-value à ses partenaires ; à générer la confiance par une assurance raisonnable que les opérations de l Entreprise sont effectuées dans un nécessaire équilibre entre les valeurs de légalité, d intégrité et de transparence et les valeurs plus modernes d efficacité et d efficience ; à faire de l Entreprise une entreprise publique à visage humain, moderne et attractive, en plaçant la gestion des Ressources humaines au cœur même de son raisonnement stratégique et en la reconnaissant au même titre que les autres composantes de son développement ; à doter l Entreprise d une organisation interne performante, respectueuse des compétences de chacun et soucieuse du développement de son potentiel humain. 2

LEXIQUE AG = Administrateur général de l ETNIC CAF = Cadre d auto-évaluation de la Fonction publique CDP = Chef de projet CoCoBa = Comité de concertation de base CSC = Cahier spécial des charges DGA = Directeur général adjoint de l ETNIC ERP = Enterprise Resource Planning, aussi appelé Progiciel de gestion intégrée (PGI) GPRH = Gestion prévisionnelle des Ressources humaines GRH = Service de gestion des Ressources humaines MAP = Marchés publics MCF : Ministère de la Communauté française OO X-Y = Un objectif opérationnel découlant de l objectif stratégique OS-X OS X = Un objectif stratégique PO = Plan opérationnel NB.: L emploi des noms masculins pour les différents titres et fonctions est épicène 3

2. Missions L Entreprise publique a pour mission de gérer l ensemble des fonctions liées à l informatique pour la Communauté française et pour les organismes d intérêt public qui en dépendent. Missions du département Gestion administrative et budgétaire Le département est chargé de : Gérer les budgets et la comptabilité de l Entreprise ; Apporter tout le support nécessaire aux organes de contrôle (Cour des Comptes, Commissaires du Gouvernement), au Bureau et au Conseil d administration de l ETNIC ; Assurer, en collaboration avec le secrétariat social de l Entreprise (le Ministère de la Communauté française en l occurrence), la gestion des ressources humaines de l ETNIC ; Assurer la sécurité juridique des activités de l ETNIC, notamment dans le domaine des marchés publics et des conventions, via le service juridique qui dépend du département ; Gérer, en collaboration avec les services techniques, les cycles d achats et de vente de l Entreprise et élaborer une charte éthique relative aux relations avec les fournisseurs ; Assurer la logistique de l entreprise ainsi que le support administratif aux autres départements de l ETNIC. De façon synthétique, le département est spécifiquement chargé de gérer les ressources sur lesquelles s appuie l ETNIC pour la réalisation de ses missions : 1. les ressources matérielles, orientées d une part vers l Entreprise et, d autre part vers ses partenaires pour soutenir leur logistique et leur fonctionnement ; 2. les ressources humaines, considérées comme une composante essentielle du développement de l Entreprise et de la qualité des services rendus à ses partenaires ; 3. les ressources financières, constituées essentiellement de fonds publics mis à disposition de l Entreprise. 4

3. Organigramme 5

4. Analyse SWOT 6

ATOUTS FAIBLESSES Qualité, fiabilité et disponibilité des données et services fournis Communication Clarté des rôles Travaux d'audit déjà réalisés (audits interne et externes) Image de professionnalisme Processus identifiés Rôle de contrôle du département maîtrisé Logique support intégré Bonne connaissance générale de la réglementation applicable Pas de formalisation du système de contrôle interne Outils de gestion obsolètes et non intégrés Manque de formalisation et d'informatisation Objectifs communs peu ou pas explicités Manque de transparence des décisions Rôle de conseil peu intégré dans la pratique quotidienne des collaborateurs peu expérimentés : craintes d'innover Méconnaissance de l importance du rôle de chacun dans le contrôle interne (séparation de fonctions ) Délais Volonté d'anticipation Tensions générées par contraintes de délais et impératifs de qualité Esprit d'équipe Fonctionnement dynamique des équipes Qualités: loyauté, honnêteté et sens du service public Pas de culture de gestion de projets au département Gestion administrative et budgétaire Rythmes et cycles d'organisation différents entre départements Personnel Bonne expertise générale du personnel en place Forte rotation du personnel et risque de perte d'expertise Pilotage Réactivité du département vu sa taille limitée Fragilité du département vu sa taille limitée 7

OPPORTUNITES MENACES Qualité, fiabilité et disponibilité des données et services fournis Engagement d'un qualiticien et développement d'une politique de qualité Développement d'applications pour les bénéficiaires de l'etnic, transposables ou adaptables au département Logique de résultats opposée aux contraintes réglementaires Manque d intégration des besoins informatiques internes au département dans les priorités des autres départements Impératifs de continuité du service public et d'urgence pouvant impliquer le by pass des procédures mises en place Situation et relations avec les bénéficiaires Incompréhensions liées aux métiers et langages différents des départements techniques et administratifs Communication Clarté des rôles Faible considération ressentie pour le département de gestion administrative Respect de la réglementation considéré comme contrainte, voire obstacle à la bonne réalisation des projets Délais Délais réglementaires liés à la publicité des MAP Esprit d'équipe Personnel Pilotage Appui du responsable procédures Bonne coordination via le Comité de Direction Démarche CAF programmée Contrat de gestion Plans opérationnels Tableau de bord prospectif en cours d'élaboration Manque de reconnaissance du département Gestion administrative et budgétaire comme "client" des autres départements Contributions du département Gestion administrative et budgétaire à l'objectif commun mal identifiées Taille de l'etnic pour mener à bien des actions de stabilisation du personnel Manque d'attractivité de l'entreprise pour stabiliser et/ou recruter le personnel 8

5. Pan opérationnel 5.1 ARBRE DES OBJECTIFS 9

OS 1 : Faire du département Gestion administrative et budgétaire un centre d excellence en matière de gestion des ressources de l ETNIC Axe 1 ETNIC : Pilotage diagnostique et prospectif dans une perspective d amélioration continue OS 1 : Doter l ETNIC des indicateurs les plus pertinents OO 1 : Stabiliser et professionnaliser le département pour rencontrer ses missions OS 2 : Promouvoir une politique de qualité de services OO 2 : Harmoniser et optimiser les processus de gestion pour augmenter notre efficience OO 3 : Développer la qualité et la fiabilité des données fournies par le département OS 3 : Soutenir l audit interne dans une perspective d amélioration continue OO 4 : Améliorer le pilotage du département Axe 2 ETNIC : Impulser une dynamique globale au fonctionnement de l ETNIC OS 4 : Promouvoir une vision systémique de la gestion des ressources humaines a travers une approche systémique OS 5 : Promouvoir la simplification administrative et la gouvernance électronique Axe 3 ETNIC : Articuler le développement de l entreprise sur les objectifs stratégiques des services de la CF OS 6 : Articuler le développement de l ETNIC sur celui du MCF. Renforcer les processus transversaux de pilotage OS 7 : Organiser les relations avec les bénéficiaires et les partenaires de l ETNIC Axe 4 ETNIC : Garantir la sécurité et la maîtrise des technologies OS 8 : Promouvoir une politique de sécurité efficace OS 9 : Assurer la maîtrise des technologies et une veille technologique OS 10 : Garantir la continuité, stabilité et évolution dans la sortir «GIEI» 10

OS 2 : Faire du département Gestion administrative et budgétaire un véritable partenaire des services fonctionnels et un contributeur net à la qualité des services Axe 1 ETNIC: Pilotage diagnostique et prospectif dans une perspective d amélioration continue OS 1 : Doter l ETNIC des indicateurs les plus pertinents OO1 : Fournir un appui aux services fonctionnels de l ETNIC pour contribuer à augmenter leur efficience OS 2 : Promouvoir une politique de qualité de services OO2 : Développer le rôle de conseil du département et valoriser son expertise OS 3 : Soutenir l audit interne dans une perspective d amélioration continue OO3 : Contribuer au pilotage de l Entreprise Axe 2 ETNIC : Impulser une dynamique globale au fonctionnement de l ETNIC OS 4 : Promouvoir une vision systémique de la gestion des ressources humaines a travers une approche systémique OS 5 : Promouvoir la simplification administrative et la gouvernance électronique Axe 3 ETNIC : Articuler le développement de l entreprise sur les objectifs stratégiques des services de la CF OS 6 : Articuler le développement de l ETNIC sur celui du MCF OS 7 : Organiser les relations avec les bénéficiaires et les partenaires de l ETNIC Axe 4 ETNIC: Garantir la sécurité et la maîtrise des technologies OS 8 : Promouvoir une politique de sécurité efficace OS 9 : Assurer la maîtrise des technologies et une veille technologique OS 10 : Garantir la continuité, stabilité et évolution dans la sortir «GIEI» 11

OS3 : Promouvoir une politique volontariste de GRH au sein de l ETNIC Axe 1 ETNIC : Pilotage diagnostique et prospectif dans une perspective d amélioration continue OS 1 : Doter l ETNIC des indicateurs les plus pertinents OO 1 : Développer une approche prévisionnelle de gestion des compétences OS 2 : Promouvoir une politique de qualité de services OO 2 : Valoriser le personnel de l entreprise OO 3 : Renforcer la sécurité et le bienêtre au travail OS 3 : Soutenir l audit interne dans une perspective d amélioration continue Axe 2 ETNIC : Impulser une dynamique globale au fonctionnement de l ETNIC OS 4 : Promouvoir une vision systémique de la gestion des ressources humaines a travers une approche systémique OS 5 : Promouvoir la simplification administrative et la gouvernance électronique Axe 3 ETNIC : Articuler le développement de l entreprise sur les objectifs stratégiques des services de la CF OS 6 : Articuler le développement de l ETNIC sur celui du MCF OS 7 : Organiser les relations avec les bénéficiaires et les partenaires de l ETNIC Axe 4 ETNIC : Garantir la sécurité et la maîtrise des technologies OS 8 : Promouvoir une politique de sécurité efficace OS 9 : Assurer la maîtrise des technologies et une veille technologique OS 10 : Garantir la continuité, stabilité et évolution dans la sortir «GIEI» 12

OS 4 : Contribuer au développement de l attractivité de l ETNIC Axe 1 ETNIC : Pilotage diagnostique et prospectif dans une perspective d amélioration continue OS 1 : Doter l ETNIC des indicateurs les plus pertinents OO 1 : Soutenir l amélioration de l image de l ETNIC OS 2 : Promouvoir une politique de qualité de services OO 2 : Favoriser la cohésion et contribuer au développement d une culture d entreprise OS 3 : Soutenir l audit interne dans une perspective d amélioration continue Axe 2 ETNIC : Impulser une dynamique globale au fonctionnement de l ETNIC OS 4 : Promouvoir une vision systémique de la gestion des ressources humaines a travers une approche systémique OS 5 : Promouvoir la simplification administrative et la gouvernance électronique Axe 3 ETNIC : Articuler le stratégiques des services de la CF développement de l entreprise sur les objectifs OS 6 : Articuler le développement de l ETNIC sur celui du MCF OS 7 : Organiser les relations avec les bénéficiaires et les partenaires de l ETNIC Axe 4 ETNIC : Garantir la sécurité et la maîtrise des technologies OS 8 : Promouvoir une politique de sécurité efficace OS 9 : Assurer la maîtrise des technologies et une veille technologique OS 10 : Garantir la continuité, stabilité et évolution dans la sortir «GIEI» 13

OS 1 : Faire du département Gestion administrative et budgétaire un centre d excellence en matière de gestion des ressources de l ETNIC Mission du département Gestion administrative et budgétaire : Optimiser les moyens d action de l ETNIC OS 2 : Faire du département Gestion administrative et budgétaire un véritable partenaire des services fonctionnels et un contributeur net à la qualité des services rendus par l Entreprise OO 1 Stabiliser et professionnaliser le département pour rencontrer ses missions OO 2 : Harmoniser et optimiser les processus de gestion pour augmenter notre efficience OO 3 : Développer la qualité et la fiabilité des données fournies par le département OO 4 : Améliorer le pilotage du département OO 1 : Fournir un appui aux services fonctionnels de l ETNIC pour contribuer à augmenter leur efficience OO 3 : Contribuer au pilotage de l Entreprise Action 1 : Elaborer un plan d action de stabilisation du personnel, notamment via la statutarisation, en concertation avec le MCF et le SELOR Action 2 : Compléter le cadre pour faire face aux défis du département et assurer une carrière au personnel administratif Action 3 : Former et encadrer les jeunes collaborateurs inexpérimentés pour les rendre performants Action 4 : Compléter l organigramme du département par une cellule communication Action 5: Renforcer l esprit d équipe Action 6 : Sensibiliser le personnel du département à son rôle en matière de contrôle interne Action 7 : Inscrire dans le plan de formation les formations spécifiques au département : accompagnement au changement, gestion de projets,, tableaux de bord Action 8 : Désigner des key users dans le cadre du projet ERP et les impliquer dans la préparation et: l implémentation Action 1 : Mettre en place un système de traitement intégré des opérations budgétaires et comptables via un ERP et assurer les interfaces avec les autres outils de gestion Action 2 : Structurer et migrer les données de gestion des MAP vers le nouveau logiciel 3P Action 3 : Structurer, professionnaliser et formaliser la gestion des stocks et de l économat pour garantir la OO continuité du service 222 Action 4 : Analyser la faisabilité de l implémentation de la GED et de son impact au niveau de nos processus Action 5 : Susciter la réflexion et les propositions des agents traitants sur l amélioration de nos processus Action 6 : Formaliser, compléter et adapter les procédures internes du département Action 7 : Modéliser et regrouper les procédures du département dans un manuel des procédures Action 1 : Organiser la disponibilité des données (données budgétaires et comptables, MAP et RH, regroupement des contrats et veille juridique) Action 2 : Sécuriser les accès sur base des normes applicables au principe de séparation des fonctions et du respect de la vie privée Action 3 : Optimaliser la production des documents budgétaires et comptables liés à l obligation faite aux OIP de rendre compte de l utilisation des fonds publics Action 4 : Améliorer le reporting : formalisation de rapports types, périodicité de production, lisibilité pour permettre les arbitrages et les décisions Action 5 : Encadrer les opérations de contrôle par la formalisation d un système de contrôle interne Action 6 : Faciliter les contrôles des auditeurs par la mise à disposition des ressources et documents requis O Action 7 : Elaborer un tableau O de bord unique de suivi des mesures correctives à mettre en œuvre suite aux audits réalisés et au CAF Action 1 : Mettre en place, en application du cadre, un niveau hiérarchique intermédiaire entre le DGA et les agents traitants Action 2 : Produire, récolter et coordonner les indicateurs nécessaires au suivi du PO au travers d un tableau de bord de pilotage du département Action 3: Elaborer, construire et/ou améliorer les différents tableaux de bord des services Action 4 : Organiser de manière systématique des réunions de staff avec les responsables des services Le département renforce sa maîtrise, son contrôle interne et son pilotage Action 1 : Elaborer un manuel de procédures à usage des utilisateurs ETNIC Action 2 : Améliorer l accessibilité des données utiles aux services fonctionnels Action 3 : Promouvoir l élaboration de formulaires intelligents Action 4 : Elaborer des modèles de conventions pour soutenir les négociations avec les bénéficiaires de l ETNIC Action 5 : Elaborer et produire des tableaux de pilotage préparant les arbitrages Action 6 : Mettre à disposition une base de données des compétences pour professionnaliser la constitution des équipes projets, dans le respect de la loi sur la protection de la vie privée Action 7 : Elaborer des circulaires budgétaires à usage des services fonctionnels pour harmoniser la production des données et se conformer aux instructions ministérielles Action 8 : Encadrer les MAP et rédiger les CSC de l ETNIC OO 2 : Développer le rôle de conseil du département et valoriser son expertise Action 1 : Mettre en place des réunions de formation/ information sur les thématiques utiles aux services fonctionnels Action 2: Améliorer la représentation du département dans les Comités de pilotage des projets où son expertise est utile Action 3 : Inscrire des actions de formation à la communication dans le plan de formation pour soutenir le développement des relations partenariales avec les services fonctionnels Action 4 : Mener des actions de sensibilisation du personnel du département sur l importance de sa contribution et de son expertise pour la réalisation des objectifs de l ETNIC Action 5 : Intégrer le rôle de conseil dans les profils de fonction et dans la procédure d évaluation du personnel du département Gestion administrative et budgétaire Action 1 : Participer activement aux réunions du Comité de Direction Action 2 : Contribuer à l élaboration, à la récolte des données et aux enseignements à tirer du TBP Action 3 : Organiser la récolte et la construction des indicateurs relevant du département, retenus comme pertinents par le CA Action 4 : Faire rapport au Comité de Direction sur l opérationnalité de la comptabilité analytique Action 5 : Produire des rapports d analyse des résultats de la comptabilité analytique, de ses limites et proposer des améliorations Action 6 : Participer au CAF et mettre en œuvre le plan d action retenu Le département développe son rôle de support et devient un partenaire dont l expertise est reconnue dans l Entreprise OO 1 : Développer une approche prévisionnelle de gestion des compétences Action 1 : Elaborer des référentiels de compétences par métier Action 2 : Mettre en cohérence les profils de fonction de l entreprise par métier type Action 3 : Mettre en place un groupe de travail pour mener, en partenariat avec les autres départements, une réflexion stratégique sur l évolution des métiers de l entreprise Action 4 : Elaborer et mettre en œuvre un plan de formation concerté Action 5 : Constituer une base de données des compétences pour disposer d un outil d aide à la décision d affectation des ressources Action 6 : Elaborer et mettre en œuvre un plan de recrutement annuel Action 1 : Organiser la réflexion sur la mise en place d incitants financiers liés à l expertise ou à certaines fonctions particulières OO 222 Action 2 : Encadrer le télétravail en application de la réglementation Action 3 : Rendre obligatoires des formations à la gestion des ressources humaines et à la communication pour tous les responsables de services OS 3 : Promouvoir une politique volontariste de GRH au sein de l ETNIC OO 2 : Valoriser le personnel de l Entreprise Action 4 : Encadrer et coordonner l évaluation du personnel Action 5 : Systématiser dans le cadre des évaluations le bilan des formations suivies et les compétences acquises Action 6 : Mener une analyse sur l amélioration du système d évaluation qui impliquerait davantage le personnel Le département impulse une dynamique de valorisation des ressources humaines de l Entreprise OO 3 : Renforcer la sécurité et le bien-être au travail Action 1 : Inclure dans les CSC relatifs à l acquisition de mobilier et de matériel les normes recommandées en matière d ergonomie Action 2 : Elaborer un plan d action de diffusion des bonnes pratiques vers les travailleurs, dans le domaine de la prévention Action 3 : Etablir une analyse coûts-bénéfices d un changement d implantation pour l entreprise Action 4 : Etablir un rapport d analyse sur les conditions de sécurité à rencontrer en matière d organisation du télétravail Action 5 : Etablir des propositions d améliorations du Règlement de travail de l entreprise pour améliorer l encadrement des prestations exceptionnelles 14et d heures supplémentaires OO 1 : Soutenir l amélioration de l image de l ETNIC Action 1 : Créer une cellule de communication Action 2 : Elaborer un plan de communication interne en impliquant le personnel Action 3 : Elaborer un plan de communication externe en impliquant le personnel Action 4 : Créer des espaces de communication Action 5 : Améliorer les sites internet et intranet en collaboration avec le département Développement Action 6: Diffuser les décisions de manière régulière pour améliorer la transparence du fonctionnement de l entreprise OS 4 : Contribuer au développement de l attractivité de l ETNIC Le département développe des canaux de communication et véhicule les valeurs de l Entreprise OO 2 : Favoriser la cohésion et contribuer au développement d une culture d entreprise Action1 : Organiser des actions de formation transversales intégrant des agents des différents départements pour favoriser l échange d expériences Action 2 : Proposer le découpage des groupes CAF pour assurer la représentativité des départements et l échange et établir un calendrier de mise en œuvre Action 3 : Analyser les résultats du CAF sous l angle de la cohésion et proposer un plan d action Action 4 : Proposer des thématiques pour l organisation de séminaires d entreprises permettant de véhiculer les valeurs nécessaires à la réalisation de ses objectifs Action 5 : Proposer des thématiques pour l organisation d enquêtes de satisfaction du personnel

5.2 INDICATEURS Indicateurs de résultats sur objectifs opérationnels Département Gestion administrative et budgétaire OS 1 : Faire du département Gestion administrative et budgétaire un centre d excellence en matière de gestion des ressources de l ETNIC OO 1 : Stabiliser et professionnaliser le département pour rencontrer ses missions OO 2 : Harmoniser et optimiser les processus de gestion pour augmenter notre efficience OO 3 : Développer la qualité et la fiabilité des données fournies par le département OO 4 : Améliorer le pilotage du département 1. Taux de rotation du personnel du département. Objectif à 5 ans: réduction du turn over (si statutarisation du personnel) 2. Nombre d heures de formation suivies par le personnel du département. Objectif à 2 ans : augmentation 1. Opérationnalité de l ERP Objectifs à 2 ans : Modules de comptabilité budgétaire et générale : démarrage du projet + 9 mois Module de gestion des stocks : démarrage du projet + 9 mois Module d élaboration du budget : démarrage du projet + 1 an 2. Nombre de procédures réalisées ou améliorées par rapport au nombre de procédures à revoir Objectif à 2 ans : 50% Objectif à 5 ans : manuel de procédures 1. Nombre de mesures correctives réalisées/nombre de mesures correctives décidées Objectif annuel : 75% 2. Approbation des comptes par le CA, sans réserve des Commissaires aux Comptes Objectif à 2 ans : approbation des comptes 2009 et 2010 (hors réserves éventuelles dues à la tenue de l inventaire qui ne relève pas de la compétence du département) 3. Disponibilité des documents budgétaires et comptables à produire en application de la loi 54 1. Nombre de tableaux de bord et d indicateurs réalisés et suivis Objectif à 2 ans : 1 tableau de bord par service et 1 tableau de bord du département 1. Planning de mise en œuvre du CAF respecté pour les compétences du département 3. Nombre de réunions de staff organisées Objectif à 2 ans : 2X/mois 3. Nombre de ruptures du service stock Objectif à 2 ans : 100% en 2010 et 2011 Objectif à 2 ans : diminution 15

Indicateurs de résultats sur objectifs opérationnels Département Gestion administrative et budgétaire OS 2 : Faire du département Gestion administrative et budgétaire un véritable partenaire des services fonctionnels OO 1 : Fournir un appui aux services fonctionnels de l ETNIC pour contribuer à augmenter leur efficience OO 2 : Développer le rôle de conseil du département et valoriser son expertise OO3 : Contribuer au pilotage de l Entreprise 1. Nombre d outils mis à disposition des services fonctionnels Objectif à 2 ans : 5 Objectif à 5 ans : 10 2. Absence d irrégularité majeure constatée au niveau de la gestion des MAP dans le cadre des contrôles des Commissaires aux Comptes 1. Taux de satisfaction des services utilisateurs au niveau - qualité et fiabilité des données fournies - outils mis à disposition - rôle de conseil rempli par le département 2. Représentation du département dans les Comités de pilotage des projets Objectif à 2 ans : augmentation 1. Taux de disponibilité des tableaux de bord produits par le département pour le Comité de Direction Objectif à 2 ans : tableau de bord MAP : 1/réunion Tableau d exécution budgétaire : 1 par mois en moyenne 2. Opérationnalité de la comptabilité analytique Objectif à 2 ans : 1ers résultats : 2009 Améliorations : 2010 3. Nombre de formations/informations thématiques dispensées par le département Objectif à 5 ans : 2/an 16

Indicateurs de résultats sur objectifs opérationnels Département Gestion administrative et budgétaire OS 3 : Promouvoir une politique volontariste de GRH au sein de l ETNIC OO 1 : Développer une approche prévisionnelle de gestion des compétences OO 2 : Valoriser le personnel de l Entreprise OO3 : Renforcer la sécurité et le bien-être au travail 1. Taux de disponibilité de référentiels métiers Objectif à 2 ans : 100% des métiers identifiés 1. Taux de formation à la GRH des responsables de services de l Entreprise Objectif à 2 ans : 100% (hors nouveau personnel engagé) 1. Taux de satisfaction du personnel par rapport aux conditions de travail Objectif à 2 ans : augmentation 2. % de grilles de compétences à jour Objectif à 2 ans : 50% Objectif à 5 ans : 80% 2. % du personnel de l entreprise évalué Objectif à 2 ans : 100% du personnel en poste (hors procédures particulières et nouveaux engagés) 17

Indicateurs de résultats sur objectifs opérationnels Département Gestion administrative et budgétaire OS 4 : Contribuer au développement de l attractivité de l ETNIC OO 1 : Soutenir l amélioration de l image de l ETNIC OO 2 : Favoriser la cohésion et contribuer au développement d une culture d entreprise 1. Plan de communication Objectif à 2 ans : 1 plan de communication interne et 1 plan de communication externe 1. Nombre d actions de formation/information à caractère transversal Objectif à 5 ans : plan annuel 2. Nombre d espaces de communication créés et/ou améliorés Objectif à 2 ans : 3 Objectif à 5 ans : 5 18

5.3 PLANNING GLOBAL 19

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action Actions Indicateurs de réalisation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC 1 1 1 Elaborer un plan d action de stabilisation du personnel, notamment via la statutarisation, en concertation avec le MCF et le SELOR Plan d'action élaboré Axe II, OO 4-1 1 1 2 1 1 3 1 1 4 1 1 5 Compléter le cadre pour faire face aux défis du département et pouvoir assurer une carrière au personnel administratif Former et encadrer les jeunes collaborateurs inexpérimentés pour les rendre performants Compléter l organigramme du département en ajoutant une cellule communication Renforcer l esprit d équipe et réorganiser les services sur base de la complémentarité Propositions soumises au Gouvernement Evaluation des formations et des compétences acquises (au moins 2 rapports formalisés en période d'essai) Axe II, OO 4-1 Axe II, OO 4-1 Organigramme complété Axe II, OO 4-2 et OO 4-4 Back up désignés Réunions de coordination instaurées par service (au moins 2/mois) Axe II, OO 4-1 20

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action 1 1 6 1 1 7 Actions Sensibiliser le personnel du département à son rôle en matière de contrôle interne Inscrire dans le plan de formation les formations spécifiques au département : notamment accompagnement au changement, gestion de projets, tableaux de bord Indicateurs de réalisation Formations à la déontologie inscrites dans le plan de formation et réunions de sensibilisation organisées Formations inscrites dans le plan de formation, programmées et mises en œuvre PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC Axe II, OO4-1et Axe I OS 2 Axe II OO4-1 1 1 8 Désigner des key users dans le cadre du projet ERP et les impliquer dans la préparation et l implémentation Désignations effectuées et réunions du groupe des Key users organisées (mensuelles au moins pour la phase d'implémentation) Axe II OO5-3 Axe I OS2 1 2 1 Mettre en place un système de traitement intégré des opérations budgétaires et comptables via un ERP et assurer les interfaces avec les autres outils de gestion Modules de comptabilité générale et budgétaire mis en production Module d'élaboration du budget (module à développer) mis en production Module de gestion des stocks mis en production Axe II OO5-3 Axe I OS2 Axe III OO6-2 1 2 2 Structurer et migrer les données de gestion des MAP vers le nouveau logiciel 3P Gestion des MAP via 3P opérationnelle Axe II OO5-3 Axe I OS2 21

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action Actions Indicateurs de réalisation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC 1 2 3 Structurer, professionnaliser et formaliser la gestion des stocks et de l économat pour garantir la continuité du service Procédure de gestion de l'économat élaborée, sur base des spécifications techniques requises pour l'erp, incluant des signaux d'alerte avant rupture de service Axe II OO5-3 Axe I OS2 1 2 4 1 2 5 1 2 6 1 2 7 Analyser la faisabilité de l implémentation de la GED et de son impact au niveau de nos processus Susciter la réflexion et les propositions des agents traitants sur l amélioration de nos processus Formaliser, compléter et adapter les procédures internes du département Modéliser et regrouper les procédures du département dans un manuel des procédures Chef de projet fonctionnel désigné Analyse produite en concertation avec le département Développement et prise en compte des risques liés au changement Réunions de services avec point de l'oj systématique sur l'amélioration des processus et la simplification administrative Procédures de gestion du personnel formalisées Procédures internes du service budget compta adaptées dans le cadre de l'implémentation de l'erp Procédures internes du service MAP adaptées au nouveau logiciel Manuel établi et mis à disposition du département Axe II OO5-3 Axe I OS2 Axe II OO4-1 et OO5-3 Axe I OS2 Axe II OO5-3 Axe I OS2 Axe I OS2 22

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action Actions Indicateurs de réalisation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC 1 3 1 Organiser la disponibilité des données (données budgétaires et comptables, MAP et RH, regroupement des contrats et veille juridique) Procédure de sécurité des données élaborée Axe IV OO 8-3 1 3 2 Sécuriser les accès sur base des normes applicables au principe de séparation des fonctions et du respect de la vie privée Relevé des accès effectué Application de la procédure d'attribution des accès aux personnes autorisées du département Axe IV OO 8-3 1 3 3 Optimaliser la production des documents budgétaires et comptables liés à l obligation faite aux OIP de rendre compte Documents types créés et/ou améliorés de l utilisation des fonds publics Production automatique via l'erp Axe II OO5-3 Axe I OS2 1 3 4 Améliorer le reporting : formalisation de rapports types, périodicité de production, lisibilité pour permettre les arbitrages et les décisions Nouveaux rapports de gestion formalisés et produits mensuellement: trésorerie prévisionnelle, exécution budgétaire, dépenses Axe I OO1et Axe I OS2 23

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action 1 3 5 Actions Encadrer les opérations de contrôle par la formalisation d'un système de contrôle interne Indicateurs de réalisation Chef de projet fonctionnel désigné Système décrit et documenté PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC Axe I OO1et Axe I OS2 1 3 6 1 3 7 1 4 1 Faciliter les contrôles des auditeurs par la mise à disposition des ressources et documents requis Elaborer un tableau de bord unique de suivi des mesures correctives à mettre en œuvre suite aux audits réalisés et au CAF Mettre en place, en application du cadre, un niveau hiérarchique intermédiaire entre le DGA et les agents traitants Ressources et documents à disposition Remarques des différents audits (externes et internes), à partir des différents tableaux de bord existants, regroupées Nouveaux profils de fonction élaborés Fonctions de direction pourvues dans les différents services Axe I OS2 Axe I OO 3-3 et OO 1-1 Axe II OO4-1et OO4-4 1 4 2 Produire, récolter et coordonner les indicateurs nécessaires au suivi du PO au travers d un tableau de bord de pilotage du département Tableau de bord réalisé et actualisé mensuellement Axe I OO1-1et Axe III OO6-3 Tableau de bord GRH réalisé 1 4 3 Elaborer, construire et/ou améliorer les différents tableaux de bord des services Tableau de bord Budget Compta réalisé Axe I OO1-1 Tableau de bord MAP amélioré 24

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action Actions Indicateurs de réalisation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC 1 4 4 Organiser de manière systématique des réunions de staff avec les responsables des services Réunions de coordination 2X/mois Axe II OO4-2 et OO4-3 2 1 1 Elaborer un manuel de procédures à usage des utilisateurs ETNIC Manuel terminé et diffusé Axe I OS2 2 1 2 2 1 3 2 1 4 2 1 5 Améliorer l accessibilité des données utiles aux services fonctionnels Promouvoir l élaboration de formulaires intelligents (DC, demandes missions, ) Elaborer des modèles de conventions pour soutenir les négociations avec les bénéficiaires de l ETNIC, intégrant notamment les aspects de sécurité Elaborer et produire des tableaux de pilotage préparant les arbitrages Accès sécurisés distribués aux utilisateurs selon leur profil Fiche demande de projet élaborée et présentée au Développement. Conventions et clauses types produites et adaptées en fonction des négociations Tableau de pilotage des dépenses et d'exécution budgétaire produit Tableau des MAP venant à échéance au cours de l'exercice et planification: réalisé Axe II OO4-2, OO4-3, OO5-3 et Axe IV OO8-3 Axe I OS2 et Axe II OO5-3 Axe I OS2 et Axe IV OO8-3 et OO8-4 Axe I OO1-1 et OO1-3 Axe IV OO9-2 25

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action Actions Indicateurs de réalisation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC 2 1 6 Mettre à disposition une base de données des compétences pour professionnaliser la constitution des équipes projets, dans le respect de la loi sur la protection de la vie privée Base de données disponible Axe I OS2 et Axe II OO4-1 et Axe IV OO8-3 2 1 7 Elaborer des circulaires budgétaires à usage des services fonctionnels pour harmoniser la production des données et se conformer aux instructions ministérielles Circulaires budgétaires produites par le Département: échéances de production des budgets initiaux et des ajustements budgétaires (au moins 3 fois/an) Axe I OS1 2 1 8 Encadrer les MAP et rédiger les CSC de l'etnic CSC rédigés et validés par le service juridique Axe III OO6-5 et Axe IV OO10-1 2 2 1 Mettre en place des réunions de formation/ information sur les thématiques utiles aux services fonctionnels Réunions semestrielles: en alternance, notamment sur l'application de la réglementation MAP, la procédure d'évaluation du personnel, la gestion des compétences, les normes budgétaires et comptables... Axe I OS2 2 2 2 Améliorer la représentation du département dans les Comités de pilotage des projets où son expertise est utile Représentants désignés au fur et à mesure des projets Participation personnelle aux Comités de pilotage des projets critiques Axe I OS2 26

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action Actions Indicateurs de réalisation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC 2 2 3 Inscrire des actions de formation à la communication dans le plan de formation pour soutenir le développement des relations partenariales avec les services fonctionnels Actions de formation inscrites dans le plan de formation Axe I OS2 et Axe II OO4-1 2 2 4 Mener des actions de sensibilisation du personnel du département Gestion administrative et budgétaire sur l importance de sa contribution et de son expertise pour la réalisation des objectifs de l ETNIC Actions réalisées en collaboration avec les autres départements, avec l'appui d'un consultant extérieur Axe I OS2 et Axe II OO4-1 2 2 5 Intégrer le conseil dans les profils de fonction et dans la procédure d évaluation des membres du personnel concerné par ce rôle au département Gestion administrative et budgétaire Critère intégré dans les profils et les entretiens de fonction Axe I OS2 et Axe II OO4-1 27

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action 2 3 1 2 3 2 2 3 3 Actions Participer activement aux réunions du Comité de Direction Contribuer à l élaboration, à la récolte des données et aux enseignements à tirer du TBP Organiser la récolte et la construction des indicateurs relevant du département, retenus comme pertinents par le CA Indicateurs de réalisation Tableau de bord de suivi des MAP produit à chaque réunion Tableau d'exécution budgétaire produit en moyenne 1X/mois Analyses juridiques produites pour sécuriser les opérations de l'entreprise, notamment dans la négociation avec ses partenaires Propositions de décision élaborées pour ce qui relève des différentes compétences du département Rapports d'activités du département et contributions à l'élaboration du plan directeur: réalisés Récolte des données du département organisée et confiée au CDP Gestion administrative et budgétaire Récolte et construction des indicateurs données du département organisée et confiée au CDP Gestion administrative et budgétaire PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC Axe I OS1, Axe III OO6-1, OO6-5, OO7-3 et OO7-4, Axe IV OO9-2 Axe I OO1-2 Axe I OO1-1 2 3 4 Faire rapport au Comité de Direction sur l opérationnalité de la comptabilité analytique Rapport établi et présenté Axe I OO1-3 28

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action 2 3 5 Actions Produire un rapport d analyse des résultats de la comptabilité analytique, de ses limites et proposer des améliorations Indicateurs de réalisation Rapport établi et améliorations proposées Améliorations retenues progressivement mises en œuvre PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC Axe I OO1-3 2 3 6 Participer au CAF et mettre en œuvre le plan d action retenu Améliorations retenues progressivement mises en œuvre Axe I OO2-1 3 1 1 Elaborer des référentiels de compétences par métier Référentiel établi par métier type identifié Axe II OO4-1 3 1 2 Mettre en cohérence les profils de fonction de l entreprise par métier type Profils de fonction révisés et cohérents Axe II OO4-1 3 1 3 Mettre en place un groupe de travail pour mener, en partenariat avec les autres départements, une réflexion stratégique sur l évolution des métiers de l entreprise Mise en place effective. Animation par un consultant extérieur Axe II OO4-1 et OO4-3 Objectifs et plan définis et approuvés 3 1 4 Elaborer et mettre en œuvre un plan de formation concerté Marché accord cadre formation lancé et attribué Axe II OO4-1 Plan mis en œuvre 29

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action Actions Indicateurs de réalisation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC 3 1 5 Constituer une base de données des compétences pour disposer d un outil d aide à la décision d affectation des ressources Base de données constituée Données encodées et base de données opérationnelle Axe II OO4-1 3 1 6 Elaborer et mettre en œuvre un plan de recrutement annuel Plan de recrutement produit Axe II OO4-1 3 2 1 Organiser la réflexion sur la mise en place d incitants financiers liés à l expertise ou à certaines fonctions particulières Propositions émises Axe II OO4-1 3 2 2 Encadrer le télétravail en application de la réglementation Propositions d'application à l'etnic élaborées et inscrites dans le Règlement de travail Documents types élaborés permettant de suivre et évaluer le télétravail Axe II OO4-1 30

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action 3 2 3 Actions Rendre obligatoires des formations à la gestion des ressources humaines et à la communication pour tous les responsables de services Indicateurs de réalisation Formations rendues obligatoires et inscrites dans le plan de formation Planning concerté avec les autres DGA élaboré PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC Axe II OO4-1 3 2 4 Encadrer et coordonner l évaluation du personnel Documents types produits intégrant l'ensemble des données à évaluer et les mesures correctives à apporter Axe I OO4-1 Procédure de transmission des évaluations au service du personnel élaborée 3 2 5 Systématiser dans le cadre des évaluations le bilan des formations suivies et les compétences acquises Bilan des formations suivies intégré dans les données permettant d'alimenter l'évaluation du plan de formation et dans la base de données compétences Axe I OO4-1 3 2 6 Mener une analyse sur l amélioration du système d évaluation qui impliquerait davantage le personnel Marché public complémentaire d'assistance GRH passé et propositions élaborées Axe I OO4-1 3 3 1 Inclure dans les CSC relatifs à l acquisition de mobilier et de matériel les normes recommandées en matière d ergonomie Normes intégrées dans les CSC à échéance des contrats en cours Axe II OO4-1et OO4-5 31

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action Actions Indicateurs de réalisation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC 3 3 2 Elaborer un plan d action de diffusion des bonnes pratiques vers les travailleurs, dans le domaine de la prévention Plan d'action élaboré Axe II OO4-1et OO4-5 3 3 3 Etablir une analyse coûts bénéfices d'un changement d'implantation pour l'entreprise Analyse produite Axe II OO4-1 3 3 4 Etablir un rapport d analyse sur les conditions de sécurité à rencontrer en matière d organisation du télétravail et formulaire de contrôle Rapport et formulaire élaborés Axe II OO4-1et OO4-5 3 3 5 Etablir des propositions de modifications du Règlement de travail de l entreprise pour améliorer l encadrement des prestations exceptionnelles et d heures supplémentaires Propositions élaborées et approuvées Axe II OO4-1et OO4-5 4 1 1 Créer une cellule de communication Désignation d'un responsable communication Axe II OO4-2 4 1 2 Elaborer un plan de communication interne en impliquant le personnel Groupe de travail communication constitué Plan de communication interne élaboré Axe II OO4-2 et axe IV OO 8-4 32

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action Actions Indicateurs de réalisation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC 4 1 3 Elaborer un plan de communication externe en impliquant le personnel Groupe de travail communication constitué Plan de communication externe élaboré Axe II OO4-2 4 1 4 Créer des espaces de communication Espaces de communications créés: groupes de travail transversaux et inter départements mis en place, réunions de staff organisées, séminaires d'entreprise Axe II OO4-2 4 1 5 Améliorer les sites internet et intranet en collaboration avec le département Développement Fiche de demande de projet élaborée et introduite au département Développement Contenus définis Axe II OO4-2 et OO5-3 Sites activés 4 1 6 Diffuser les décisions de manière régulière pour améliorer la transparence du fonctionnement de l entreprise Décisions mensuellement communiquées Axe II OO4-2 et OO4-5 33

Action prévue réalisée Action permanente N OS OO Action 4 2 1 Actions Organiser des actions de formation transversales intégrant des agents des différents départements pour favoriser l échange d expériences Indicateurs de réalisation Types de formations intégrées dans le plan de formation PLANIFICATION 2009 2010 2011 2012 2013 juin déc. Lien avec le PO ETNIC Axe II OO4-1et OO4-3 4 2 2 Proposer le découpage des groupes CAF pour assurer la représentativité des départements et l échange et établir un calendrier de mise en œuvre Découpage et calendrier proposés en concertation avec le qualiticien et le SGABF Axe I OO2-1 4 2 3 Analyser les résultats du CAF sous l angle de la cohésion et proposer un plan d action Analyse réalisée en concertation avec le qualiticien et plan d'action proposé Axe II OO4-3 4 2 4 Proposer des thématiques pour l organisation de séminaires d entreprise permettant de véhiculer les valeurs nécessaires à la réalisation de ses objectifs Marché d'assistance attribué pour proposition des thématiques, d'organisation et d'animation d'un séminaire annuel Axe II OO4-3 et OO 4-5 4 2 5 Proposer des thématiques pour l organisation d enquêtes de satisfaction du personnel Thématiques proposées Axe II OO4-2 et OO5-1 * Le Contrat de gestion de l ETNIC se terminant en 2011, les objectifs et projets à partir de 2012 devront être éventuellement recadrés et/ou (re)développés en corrélation avec le nouveau Contrat de gestion. 34