Aide pédagogique à l utilisation des ressources numériques Office 365 : Découvrir et se familiariser 1 Se connecter à Office 365 P1 Découvrir ce que contient Office 365.. P3 Utiliser la messagerie. P7 Utiliser les contacts. P12 Utiliser le calendrier P16 Utiliser OneDrive (Online). P21 Annexes.. P26 Se connecter à Office 365 Pour se connecter à l espace Office 365 1. Ouvrir un navigateur à cette adresse 2 : https://webmail.vinci.be/ 2. Sur cette page, inscrire l adresse institutionnelle 3, 3. le mot de passe 4 associé à votre adresse de courriel. 4. et cliquer sur le bouton Se connecter. 1 Sources : https://goo.gl/fuulgc et https://goo.gl/bruvio 2 Ou à cette adresse : https://login.microsoftonline.com/ 3 Pour les étudiants prénom.nom@student.vinci.be, pour les professeurs prénom.nom@vinci.be. Les accès aux ressources, dont l Office 365, sont actuellement gérés par les services informatiques des différents instituts. Pour connaitre votre adresse institutionnelle et le mot de passe associé, nous vous renvoyons vers les services internes à votre institut. 4 Le mot de passe associé à votre adresse de courriel est géré par votre institut. En fonction du type d utilisateur (enseignant, membre du personnel administratif ou étudiant) ce mot de passe peut être changé. Contactez votre service informatique pour plus d information à ce sujet. 1
Lors de votre première connexion, Office 365 se présente de la manière suivante. Il est possible d adapter cette configuration pour accéder dès la connexion à un espace privilégié (Courrier, Calendrier, ). Cette possibilité sera décrite dans le chapitre suivant de cette formation. Lors de la première connexion au courrier, vous êtes invité à choisir votre langue d'affichage préférée et le fuseau horaire de votre domicile. (Ces informations pourront encore être modifiées par la suite). 5. Effectuer le choix de la langue (français (Belgique), par exemple)). 6. Choisir le fuseau horaire ((UTC + 01 :00) Bruxelles, Copenhague, Madrid, Paris, par exemple). 7. Cliquer sur Enregistrer pour accéder à votre boite aux lettres. 2
Découvrir ce que contient Office 365. 1. Les principaux éléments du menu principal. Courrier. Gestion des courriels liés à la boite personnelle ainsi qu aux groupes auxquels l utilisateur appartient. Calendrier. Gestion du calendrier lié au compte personnel ainsi qu aux groupes auxquels l utilisateur appartient. Tâches. Gestion des tâches liées au compte personnel ainsi qu aux groupes auxquels l utilisateur appartient. Contacts. Gestion des contacts personnels ainsi que tous les membres de la HE Vinci. OneDrive. Gestion des fichiers personnels, des fichiers partagés avec l utilisateur ainsi que des fichiers des groupes auxquels l utilisateur appartient. Sites. Présentation des sites d équipe auxquels l utilisateur appartient. Delve 5. Permet de trouver dans l Office 365 de la HE des informations sur les personnes - et via les contacts - et aident les utilisateurs à vous trouver. Vidéo. Permet de stocker des vidéos (Cette option n est actuellement pas disponible pour tous les utilisateurs). Word Online. Word en ligne (pratique pour des prises de note mais ne dispose pas de toutes les fonctionnalités de la version de bureau). Excel Online. Excel en ligne (Cette version ne dispose pas de toutes les fonctionnalités de la version de bureau). 5 Voir : https://goo.gl/h8g66s 3
PowerPoint Online. PowerPoint en ligne (Cette version ne dispose pas de toutes les fonctionnalités de la version de bureau). OneNote Online 6. OneNote en ligne (pratique pour des prises de note mais ne dispose pas de toutes les fonctionnalités de la version de bureau). Sway 7. Outil qui permet de créer des présentations (en remplacement de PowerPoint?). Class Notebook 8. Bloc Note de cours qui permet de partager des documents OneNote avec des collègues et/ou des étudiants. 2. Retour vers la page d accueil de l Office 365. La page d accueil qui contient quelques raccourcis vers des questions fréquentes et vers les différentes applications. 6 Voir : https://goo.gl/euato5 7 Voir : https://goo.gl/7voady 8 Voir : https://goo.gl/azp7hm et http://goo.gl/nm5xab pour une courte présentation 4
3. Notifications (Nouveaux messages, alertes, rappels du calendrier, ). Les notifications attirent l attention de l utilisateur sur : des rendez-vous, des tâches à effectuer, l arrivée de nouveaux courriers, 4. Paramètres d Office 365 et paramètres des applications (Courrier, Contacts, Calendrier, ) Paramètres d Office 365, permet d accéder aux informations liées au compte : informations personnelles, état d installation des applications, abonnements, aux différents paramètres de configuration qui permettent de personnaliser l Office 365. 5
5. Aide Différentes possibilités d obtenir de l aide auprès des services de Microsoft. La communauté de support permet d accéder à certaines aides dont des questions qui ont déjà reçu des réponses. Pour une aide plus personnalisée nous vous renvoyions vers le site du support de la Haute école http://support.vinci.be/. 6. Paramètres personnels (Messagerie instantanée). La messagerie instantanée permet la discussion en direct. La couleur (ici verte) du côté gauche de l avatar désigne l état de disponibilité pour la messagerie instantanée. Modifier en dessous de l avatar permet de le modifier. 1. Permet d effectuer un choix de disponibilité pour la messagerie instantanée. 2. Permet de se déconnecter de la messagerie instantanée. 3. Renvoi vers mon profil sur Delve. 4. Ouvrir une autre boite aux lettres permet d accéder par exemple à une boite de courrier partagée. 6
Utiliser la messagerie Les principales zones de l écran de la messagerie. 1. La barre principale (Recherche, nouveau courriel et actions sur un courriel). 2. Les Dossiers et groupes 3. Les différents courriels 4. Le contenu du courriel sélectionné. 5. Les options 1. Les différentes fonctionnalités de la barre principale. 1. La recherche parmi les courriels et les contacts 2. Les différentes fonctionnalités : Nouveau : créer un nouveau courriel (ou un événement dans le calendrier). Supprimer le ou les courriel(s) sélectionné(s). Archiver le ou les courriel(s) sélectionné(s). Courrier indésirable : marquer le ou les courriel(s) sélectionné(s) comme indésirable(s). Ranger : permet de ranger le ou les courriel(s) sélectionné(s) en fonction d une règle. Déplacer le ou les courriel(s) sélectionné(s) vers un dossier particulier. Catégories : permet d attribuer une catégorie au(x) courriel(s) sélectionné(s). autres fonctionnalités disponibles. 7
2. Les dossiers 1. Un clic sur le signe + permet d ajouter un nouveau dossier. 2. Liste des différents dossiers qui ont été ajoutés aux favoris. 3. Permet de voir l ensemble des dossiers (illustration de droite). 4. Permet de revenir à la vue simplifiée des dossiers favoris et des groupes (illustration de gauche). Présentation des dossiers favoris. et les groupes. 1. Permet la création d un groupe. 2. Liste des groupes auxquels l utilisateur est inscrit. 3. Accès aux contacts pour parcourir la liste de tous les groupes de la Haute école (illustration ci-dessous). Pour retourner aux courriels, il faut utiliser le bouton Courrier du menu principal. Présentation des groupes. 8
3. Les différents courriels En fonction du dossier sélectionné (ici la boite de réception), la liste des différents courriels présente les conversations triées par date. 1. La case à cocher à côté du nom du dossier permet de sélectionner tous les courriels et ensuite d effectuer une action (supprimer, marquer, ) 2. Différentes possibilités permettent de modifier la présentation par défaut. 3. La liste des différents courriers reprend le nom de l expéditeur, l objet et un aperçu du contenu. Cette présentation peut être modifiée dans les options (Paramètres d affichage). 4. Devant chaque courriel une case à cocher permet sa sélection. 4. Le contenu du courriel sélectionné. 1. Dans le coin supérieur droit, «Répondre à tous» ou en cliquant sur la flèche, différentes possibilités de traiter le courriel sélectionné. Par défaut l option Répondre à tous est proposée. Ceci peut se modifier dans les options (Paramètres de réponses) 9
5. Les options. Cliquer sur le bouton paramètres (1) à droite dans la barre supérieure fait apparaître la possibilité de régler quelques paramètres (2) pour les courriers. Pour visualiser toutes les options (4) paramétrables, cliquer sur Options (3) dans le bas de ce menu. Les différentes options sont regroupées en plusieurs catégories (4). La partie de droite de l écran (5) donne quelques explications par rapport à l élément sélectionné. Les principales options permettent : - De régler les paramètres d une réponse automatique, organiser les courriers indésirables, créer des règles pour les messages, - De transférer les courriers vers une autre adresse (Compte transfert) - D organiser la disposition du volet de lecture et d ajouter une signature automatique 9. 9 Voir Office 365 : Insérer une signature à la fin de ce document. 10
6. Rédiger un courriel. 1. Choisir le champs A ou CC pour ajouter le destinataire. Un clic sur A ou CC permet d effectuer une recherche parmi tous les contacts. 2. Compléter l objet. 3. Le corps du message. 4. Envoyer, permet d envoyer le message Joindre, permet de choisir un fichier à joindre au courriel. Ignorer, permet de supprimer le courriel., les options supplémentaires permettent d ajouter certaines caractéristiques au courriel. Par exemple pour ajouter le champ CCI, 11
Utiliser les contacts. Les principales zones de l écran des contacts. 1. La recherche parmi les contacts et les groupes. 2. Outils pour gérer un contact ou une liste de contacts 3. Contacts, annuaire et groupes. 4. En fonction de l élément sélectionné, liste des contacts (ou liste des membres de l annuaire ou liste des groupes). 5. Détail du contact (ou de l élément sélectionné). 6. Options 1. A. La recherche parmi les contacts. En fonction de l élément sélectionné dans la zone des contacts, de l annuaire ou des groupes, la recherche s effectuera sur les contacts, l annuaire ou les groupes. Les résultats de la recherche (3) donnent la liste des éléments qui contiennent l occurrence recherchée (1). Il est encore possible de modifier la zone de recherche en sélectionnant contacts ou annuaire (2). 12
1. B. La recherche parmi les groupes. Les résultats de la recherche (3) donnent la liste des groupes qui contiennent l occurrence recherchée (1). En sélectionnant All group la sélection s effectue sur tous les groupes de travail. En sélectionnant Annuaire, la sélection s effectue sur les groupes de travail et les listes de distribution. En sélectionnant Mes contacts et annuaire, la sélection s effectue sur tous les contacts et tout l annuaire. 2. A. Outils pour gérer un contact ou une liste de contacts 1. Nouveau : permet de créer un nouveau contact ou une nouvelle liste de contacts. Il est aussi possible de créer un nouveau groupe de travail (Voir ci-dessous : Création d un groupe de travail.). 2. Gérer : permet surtout d importer de nouveaux contacts à partir d une autre boite de courriel. 3. Modifier : permet de modifier les informations à propos d un contact. 4. Supprimer : permet de supprimer un ou plusieurs contacts sélectionné(s). 5. Listes : Permet de créer une liste de contacts. 13
2. B. Création d un groupe de travail. Qu est-ce qu un groupe de travail? 10 Un groupe est un espace de travail partagé pour le courrier électronique, les conversations, les fichiers et les événements de calendrier au sein duquel les membres du groupe peuvent collaborer et accomplir leurs tâches rapidement. 1. Il est possible de créer un groupe de travail à partir des outils Courrier, Contacts, Calendrier ou OneDrive. 2. Dans la colonne de gauche, cliquer sur le + à côté de Groupes. Dans la partie de droite de l écran, une fenêtre s ouvre pour la création d un groupe. 3. Choisir un nom pour le groupe : nous vous demandons de placer les première lettres de votre instituts puis la dénomination (Exemple : ENCBW 3NPC, ECAM COCO, Marie Haps Accueil, ) Ceci permettra une recherche plus aisée parmi tous les groupes de la Haute Ecole. 4. Pour l ID du groupe laisser la proposition. 5. Décrire brièvement le groupe. 6. Privé = uniquement un groupe de travail destiné à quelques personnes. 7. Conserver la langue sur français. 8. Cocher la case [x] pour abonner les nouveaux membres. 9. Cliquer sur Créer. Patienter quelques instants, le groupe de travail se crée. 10 En savoir plus sur les groupes Office 365 : https://goo.gl/trflgx 14
10. Inscrire le nom de la personne à ajouter. Son nom, son prénom et son adresse de courriel apparaissent et permettent de vérifier que ce soit la bonne personne. Cliquer sur le nom pour ajouter cette personne au groupe. 11. Lorsque tous les membres sont ajoutés au groupe, cliquer sur Ajouter pour constituer le groupe. Ultérieurement il est possible pour les administrateurs d un groupe d ajouter ou de retirer un membre. Les membres sont ajoutés au groupe. La fenêtre se ferme. Un nouveau groupe apparaît dans la colonne de gauche (aussi bien dans Courrier, Contacts, Calendrier et OneDrive). 3. Contacts, annuaire et groupes. Mes contacts contient tous les contacts personnels. Dans l Annuaire vous trouverez toutes les personnes et tous les groupes de la Haute Ecole Vinci. All Users : tous les utilisateurs de l Office 365 dans la HE Vinci. All Distribution Lists : les listes de distributions créées par le service informatique et synchronisées avec ProEco. All Contacts : les contacts hors domaine Vinci. All Groups : tous les groupes de travail. Dans la partie Groupes se trouvent les groupes auxquels l utilisateur est inscrit. Parcourir permet de visualiser tous les groupes de travail de la HE Vinci. Créer, permet de créer un groupe de travail. 15
Utiliser le calendrier. Les principales zones de l écran des calendriers. 1. La zone de recherche. 2. Les outils pour gérer les événements et les calendriers. 3. Les options. 4. Le calendrier mensuel. 5. Les présentations (Jour, semaine de travail, ) et la navigation dans les calendriers. 6. Les onglets des différents calendriers affichés. 7. Les différents calendriers (principal, secondaire, partagés, de groupes, ) 8. Affichage des calendriers. 1. La recherche dans les calendriers. 1. Mot clé pour la recherche. 2. Résultats de la recherche. 3. Détails de l événement sélectionné. 4. Outils pour modifier / adapter l événement 16
2. Les outils pour gérer les événements et les calendriers. Nouveau, permet principalement d ajouter un nouvel événement. La fenêtre de création de l événement permet de préciser différentes informations liées à l événement. Ajouter un calendrier, permet d ajouter un calendrier : Secondaire, qui viendra s ajouter au calendrier principal. Des congés, permet de choisir le calendrier de congé d un pays. À partir d un fichier, permet d ajouter à un calendrier les événements d un fichier ICS. À partir d Internet, permet d ajouter un calendrier publié sur Internet (l emploi du temps Celcat, par exemple). A partir de l annuaire, permet Partager, permet de partager le calendrier principal ou les calendriers secondaires. La fenêtre qui s ouvre pour le partage de calendrier permet de choisir la (les) personne(s) et de définir les droits de lecture (Tous les détails) ou d écriture (Editeur) octroyés. 17
3. Les options Les options permettent de personnaliser certaines fonctionnalités des calendriers (Apparence, rappel, notifications, ) 4. Le calendrier mensuel. Les flèches (vers la droite et vers la gauche) permettent de voyager dans le calendrier de mois en mois et de sélectionner un mois, une semaine ou un jour. 5. Les présentations (Jour, semaine de travail, ) et la navigation dans les calendriers. Dans la partie supérieure droite, le menu permet le choix de la présentation des calendriers affichés. Dans la partie supérieure gauche, les flèches gauche et droite (1) permettent la navigation (jour semaine, mois) alors que la flèche vers le bas (2) permet le choix d un moment dans un calendrier annuel. 18
6. Les onglets des différents calendriers affichés. En fonction des calendriers sélectionnés dans la zone des calendriers (1) les différents calendriers sont ajoutés. Les différents onglets (2) permettent de les distinguer. Un clic sur l onglet fait apparaître une croix qui permet de fermer le calendrier sélectionné. 7. Les différents calendriers. Il y a trois types de calendriers : le calendrier principal et les calendriers secondaires (Mes calendriers), les calendriers partagés et les autres calendriers (Autres calendriers), Les calendriers de groupes (Groupes). Le calendrier principal porte le nom de calendrier et ne peut pas être renommé. Les calendriers secondaires peuvent être renommés (Clic droit Renommer). Le clic droit sur le nom d un calendrier permet aussi de le supprimer, de le partager, de définir certaines autorisations, d attribuer une couleur, 19
Les autres calendriers regroupent les calendriers partagés par d autres utilisateurs ainsi que les autres calendriers créés. Dans la partie réservée aux Groupes, apparaissent les différents calendriers des groupes auxquels l utilisateur est inscrit. 20
Utiliser OneDrive. Remarque : OneDrive est un système de stockage et de partage de fichiers. Comme le sont DropBox, HubiC, Google Drive, OneDrive permet la gestion de documents en ligne (Online) ainsi qu une synchronisation avec un ou plusieurs ordinateur. Dans cette partie de la formation nous n aborderons pas la synchronisation des fichiers avec un ordinateur. Les principales zones de l écran de OneDrive. 1. La recherche parmi les dossiers et fichiers. 2. Les outils de gestion des dossiers et des fichiers. 3. Présentation et informations par rapport aux différentes actions sur les dossiers et les fichiers. 4. Options (Paramètres OneDrive) 5. Documents utilisateur et Groupes. 6. Dossiers et documents. 1. La recherche parmi les dossiers et les documents. 1. Mot clé de la recherche 2. Résultats de la recherche 3. Recherche plus approfondie (Ouvre une fenêtre vers la totalité des résultats de la recherche). 21
2. Les outils de gestion des dossiers et des fichiers. 2.1. Pas de dossier ni de fichier sélectionné. Nouveau, permet de créer un nouveau dossier ou un nouveau document. Charger, permet d importer un dossier (et tous ses fichiers) ou un ou plusieurs fichiers. 2.2. Un fichier ou un dossier est sélectionné. Ouvrir, permet d ouvrir le document ou le dossier. Partager, ouvre la fenêtre de partage qui permet de partager le document (ou le dossier) avec un ou plusieurs utilisateurs en octroyant des droits de lecture ou d écriture. Partager permet aussi d obtenir différents liens en vue du partage. Télécharger, permet de télécharger le document. Il se placera dans le répertoire de téléchargement. Obtenir un lien, ouvre la fenêtre de partage et permet d obtenir un lien en vie du partage. Supprimer, permet de supprimer un document ou un dossier (une confirmation est demandée). Copier ou déplacer, permet de copier ou de déplacer l élément sélectionné et de choisir l emplacement. Renommer, permet de renommer un dossier opu un document. (Historique des versions), permet de visualiser les différentes versions du document et de restaurer une version si nécessaire. 3. Présentation et informations par rapport aux différentes actions sur les dossiers et les fichiers. Trier. Une fonction de tri, par ordre croissant ou décroissant, permet d organiser les fichiers et dossiers en fonction de différents critères (Nom, date de modification, taille). 22
Le bouton de présentation permet de modifier l affichage des dossiers et des documents : soit sous forme de liste (illustration ci-dessus) soit sous forme d icônes (illustration ci-dessous). Le bouton Information permet d obtenir une vue rapide du document et de différentes informations dont celles relatives au partage (Illustration ci-dessous). 4. Options (Paramètres OneDrive). Aucune option nécessaire pour une utilisation correcte de OneDrive. 23
5. Documents utilisateur et Groupes. 1. Fichiers donne un aperçu des dossiers et fichiers de l utilisateur. 2. Partagés avec moi donne un aperçu des dossiers et fichiers partagés avec l utilisateur. 3. Cliquer sur le nom du groupe (3), pour consulter les dossiers et documents (4) de ce groupe de travail. 24
6. Dossiers et documents. 1. Chemin du dossier (possibilité de naviguer dans les répertoires). 2. Titre des différentes colonnes (Cliquer sur le titre permet le classement par ordre croissant ou décroissant en fonction du titre). 3. Zone de sélection. Cocher le bouton permet de sélectionner le ou les dossiers ou fichiers. Cocher le bouton qui se trouve dans le titre permet de sélectionner ou désélectionner tous les dossiers ou fichiers. 4. Noms des dossiers et fichiers. Cliquer sur le nom d un dossier ou d un fichier l ouvre. 5. Ouverture du menu de gestion des dossiers ou fichier. 25
Aide pédagogique à l utilisation des ressources numériques Office 365 : Insérer une signature En fonction des instituts certaines consignes peuvent vous inviter à ajouter une signature «institutionnelle» à vos courriels. La procédure suivante vous explique comme l ajouter dans l Office 365. 1. Se rendre dans o365, cliquer sur le lanceur d applications pour dérouler les tuiles. 2. Sélectionner Courrier. 3. Dans le coin supérieur droit, cliquer sur la roue dentée (Paramètres). 4. Dans le menu déroulant, choisir Options 26
5. Choisir Courrier parmi les différentes options. 6. Et sélectionner Signature électronique. 7. Dans la fenêtre de droite insérer votre signature. 8. Pour que votre signature apparaisse au bas de tous les éléments sortants, y compris les réponses et les transferts, cocher les deux cases. 9. Enregistrer et quitter en cliquant sur Options (10). 27