Adresse destinataire Schneider Electric France et Industrie Direction Centre de Services Partagés Fournisseurs France et achats Schneider Electric date : 16 Novembre 2009 n.ref : Mailing Charte Facture France tel : + 33 (0)1 41 29 70 00 objet : Diffusion de la Charte Facture fournisseur du Centre de Services Partagés France Cher fournisseur, Vous trouverez ci-joint une Charte Facture qui a pour objet d améliorer et d accélérer le traitement administratif des factures fournisseurs. Cette Charte concerne tous les fournisseurs de Schneider Electric livrant sur le territoire français, suivis par le Centre de Services Partagés Schneider Electric France. Prenez attentivement connaissance du contenu de cette Charte. Sa mise en œuvre simplifiera et rendra plus efficace le processus d identification et de règlement de vos factures. En cas d incompréhension concernant ce document, veuillez contacter votre acheteur de référence. Juan MOLINA Directeur des achats Europe Jean-François ELIES Directeur finances et achats de service France Schneider Electric Industries SAS Postal address / Adresse postale : 35 rue Joseph Monier F 92500 Rueil-Malmaison +33 (0)1 41 29 70 00 http://www.schneider-electric.com Legal information / Mentions légales Société par actions simplifiée au capital de 896 313 776 euros 954 503 439 rcs Nanterre code APE : 2712Z Siret : 954 503 439 01719 n ident. TVA : FR 04 954 503 439 Siège social : 35 rue Joseph Monier F 92500 Rueil-Malmaison
Être fournisseur Schneider Electric Charte facture Édition janvier 2011
Ensemble, devenons plus efficaces! Fournisseurs respectueux de la charte facture Engagement de Schneider Electric à réduire les délais administratifs et à améliorer la qualité de traitement des factures Des factures réglées sans retard, moins de perte de temps et plus d efficacité pour Schneider Electric et ses fournisseurs Schneider Electric met à disposition cette charte pour tous ses fournisseurs livrant des entités du territoire français suivies par le Centre de Services Partagés Schneider Electric France. L objectif de ce document est de faciliter les échanges administratifs entre Schneider Electric et ses partenaires fournisseurs, afin qu ils puissent être effectués dans les meilleures conditions de délai et de qualité. Nous vous prions de bien vouloir prendre connaissance de ce document et d appliquer les consignes qui y sont prescrites. Si vous avez des questions complémentaires, n hésitez pas à les poser à votre correspondant acheteur.
Société Adresse Téléphone 1 Télécopie Courrier électronique Au téléphone, veuillez demander : Nom et coordonnées de l interlocuteur du fournisseur N ident. TVA CEE 8 N du client Facture / Avoir Réf. à rappeler au paiement N facture / avoir 13 Pays d origine du matériel 14 Masse nette 15 Référence de la commande Achats Référence du poste 16 de commande Achats 17 Référence et désignation claire du matériel et de la prestation 18 Numéro du bordereau de livraison Valeur en votre aimable règlement le 12 TVA acquittée sur Encaissements ou Débit 24 Adresse de règlement : Coordonnées bancaires : IBAN & code SWIFT / BIC Montant HT Nom ou dénomination sociale Adresse de facturation (points 5 et 6 précisés sur la commande) Adresse de livraison : Adresse de livraison précisée sur commande Date : Quantité Taux TVA 23 PU HT Montant TVA Montant HT Net à payer Spécimen facture intracommunautaire 4 3 22 9 10 5 6 19 2 20 21 Devise 25 11 Société Forme juridique et Capital N SIREN et RCS N TVA intra-communautaire 7
Sommaire La présentation de la facture papier 03 Le mode de transmission 04 Les niveaux de facturation 04 La qualité de présentation 04 Le contenu de la facture 05 Caractéristiques de l entreprise émettrice 06 Caractéristiques de l entreprise cliente 06 Caractéristiques générales de la facture (en-tête de facture) 07 Caractéristiques de l objet facturé (ligne de facture) 07 Caractéristiques du pied de facture 08 Compléments d informations pour les factures pays tiers 08 Particularités 08 Le bordereau de livraison 09 La facture d acompte et la facture définitive 10 Le dossier d acompte 11 La facture d acompte 11 La facture définitive 11 Les acteurs du processus de traitement des factures 12 L acheteur 13 Le passeur de commande 13 Le Centre de Services Partagés Fournisseurs (CSPF) 13 Le Centre de Services Partagés Banques (CSPB) 13 La société Boissière Finance 14 Le Centre de Réclamations fournisseurs 14 Processus de traitement d une facture chez Schneider Electric 15 Sociétés juridiques concernées 16 La Note de Débit (NDD) 16 La cession de créance 17 Détail du processus de traitement d'une facture 18 La présentation de la facture papier La présentation de la facture est très importante, dans la mesure où elle conditionne la fluidité avec laquelle le Centre de Service Partagés Fournisseurs de Schneider Electric va pouvoir l enregistrer et donc la traiter. De nouvelles technologies utilisées dans le groupe Schneider Electric (par exemple : la Lecture Automatique de Documents) peuvent donner lieu parfois à de nouvelles exigences. Cette présentation est à moduler selon la technologie de transmission utilisée (courrier ou EDI dématérialisé) ou les caractéristiques du système d information de la filiale concernée. 2 3
Le mode de transmission La facture est envoyée classiquement par courrier postal, dans les 48 heures suivant sa date d émission. Son enregistrement chez Schneider Electric se fait dans ce cas soit par saisie manuelle, soit par Lecture Automatique de Documents (LAD). La facture peut également être transmise par Échange de Données Informatisées (EDI), ce qui permet de l enregistrer selon un processus totalement automatisé. Le passage à ce mode de transmission est soumis à des conditions techniques et suppose une étude préalable au cas par cas entre Schneider Electric et le fournisseur. Les EDI mis en place sont dématérialisés (plus de facture papier en parallèle des flux informatisés). Les niveaux de facturation Afin qu elle puisse être traitée soit manuellement, soit par Lecture Automatique de Documents (LAD), la facture transmise par courrier postal doit : être mono-société juridique (ne pas regrouper la facturation concernant plusieurs sociétés du groupe Schneider Electric sur un même document), être mono-page, être mono-adresse de livraison (il faut autant de factures que d adresses de livraison, sauf cas très exceptionnels), faire référence à 5 commandes achat maximum. Il existe néanmoins des cas particuliers à prendre en compte : la facture de transport doit comporter toutes ses annexes (facture d origine, bordereau de livraison ). La qualité de présentation papier de bonne qualité pour permettre le passage dans un scanner (papier de 70 g minimum et pas de papier style carbone), format A4 et pas de recto-verso, un seul exemplaire (pas de double de facture), impression de bonne qualité, caractères facilement lisibles, papier de couleur claire et de préférence blanche, minimum de fond de page avec couleurs et / ou grisé susceptibles de gêner la lisibilité des données, minimum de traits ou de cadres, pas d agrafe. 4
Ce chapitre nécessite, pour sa bonne compréhension, l'ouverture du rabat de couverture, comme indiqué ci contre. Vous pourrez ainsi vous référez de manière récurrente au modèle de facture requis par Schneider Electric. Le contenu de la facture La facture du fournisseur doit mentionner un certain nombre d éléments afin d en permettre un traitement par Schneider Electric dans le respect des règles comptables et fiscales. Les éléments requis sont détaillés ci-après (pages 6 à 9). Un niveau de criticité est précisé pour chacun : Critique : signifie que l élément est indispensable, soit pour des raisons fiscales, soit pour permettre le traitement administratif de la facture chez Schneider Electric. L absence de cet élément peut justifier le retour de la facture au fournisseur. Majeure : la facture est recevable, mais l absence d un élément majeur risque soit d en perturber le traitement, soit de générer des incompréhensions avec le fournisseur. Mineure : la facture est recevable, mais son traitement peut être facilité si l élément est précisé. 5
Caractéristiques de l entreprise émettrice Élément requis Criticité Commentaires 1 Nom ou dénomination sociale de l entreprise émettrice Adresse Critique Critique 2 Forme juridique et capital Mineure N de Siren et RCS Critique Données d identification spécifiques à la France N de TVA intracommunautaire Critique Données d identification propres à l Union Européenne 3 Nom, n de téléphone et de télécopie d un correspondant à joindre en cas de problème 4 Coordonnées bancaires du compte sur lequel doit être effectué le règlement. Mineure Majeure Coordonnées pouvant se révéler indispensables en cas de problème pour traiter la facture. Coordonnées pouvant se révéler indispensables si elles sont incorrectes dans la base fournisseur. S il y a contrat d affacturage, indiquer impérativement les coordonnées du factor et la date de contrat. Caractéristiques de l entreprise cliente Élément requis Criticité Commentaires 5 Nom ou dénomination sociale du client 6 Adresse de facturation* * À l exception de SETBT, SEA, SAEG, SAPEM, SFCME, Prodipact, Rectiphase et MG Alpes, car l adresse de facturation n apparaît pas sur les commandes émanant de ces sites. Critique Critique Information clairement précisée sur la commande-achat. Cet élément doit être impérativement respecté par le fournisseur, sinon la facture lui sera systématiquement retournée pour cause de risque fiscal (correspond à la société juridique qui achète ; ce n est en aucun cas Schneider Electric qui est la dénomination du Groupe). Adresse de facturation figurant sur la commande-achat. C est à cette adresse que doit être envoyé par courrier postal l original de la facture. Cette adresse est unique pour toutes les factures traitées par le CSPF. Sur l enveloppe doivent figurer la raison sociale du client, suivie de l adresse postale de facturation : CSP Fournisseurs - F-38246 Meylan cedex 7 Adresse de livraison Critique Donnée obligatoire qui facilite le traitement de la facture en cas de problème. 8 N de TVA intracommunautaire Critique Donnée d identification propre à l Union Européenne et à la société du groupe Schneider Electric. 6
Caractéristiques générales de la facture ( en-tête de facture) Élément requis Criticité Commentaires 9 Type de la pièce Critique Facture, avoir ou facture d acompte. 10 Numéro de facture Critique Numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. 11 Date de facture Critique Date d émission de la facture. 12 Date de règlement Majeure Date à laquelle le règlement doit intervenir. Doit être en concordance avec la commande-achat. 13 Origine de la fourniture Majeure Pays d origine du matériel. À préciser au niveau de la ligne de facture si plusieurs fournitures facturées et de plusieurs origines différentes. 14 Masse nette (poids) des produits livrés Critique Donnée obligatoire nécessaire à la Déclaration d Échange de Biens (DEB). Caractéristiques de l objet facturé (ligne de facture) Élément requis Criticité Commentaires 15 Référence de la commande-achat 16 Référence du poste de commande-achat 17 Référence et désignation claire du matériel ou de la prestation 18 N de bordereau de livraison Critique Critique Critique Critique Référence absolument indispensable pour le traitement de la facture. Son absence donne systématiquement lieu à retour de la facture. Référence figurant sur la commande achat, indispensable pour un bon traitement de la facture. L objet facturé doit être clairement désigné et en aucun cas il ne peut s agir que d un code seul. Le rajout (facultatif) de la référence du code-article propre à Schneider Electric est néanmoins apprécié. Élément obligatoire. Il est indispensable au traitement de la facture en cas de livraisons répétitives et fréquentes sur un même article. 19 Quantité facturée Critique Donnée obligatoire. Quantité conforme à la commande. 20 Prix unitaire hors TVA Critique Prix unitaire dans la devise de facturation 21 Devise de facturation Critique Donnée obligatoire, elle doit être impérativement la même que la devise de commande, sinon rejet de la facture. 22 Prix total hors TVA Critique Il doit être à la quantité facturée, multiplié par le prix unitaire hors TVA. 7
Caractéristiques du pied de facture Élément requis Criticité Commentaires 23 Montant de TVA par taux de TVA Critique Montant total HT x Taux de TVA et ce, pour chaque taux de TVA différent. 24 Régime de TVA Majeure Donnée obligatoire précisant Débit ou Encaissement. 25 Montant total TTC Critique Donnée obligatoire correspondant de manière stricte à : Montant total HT + TVA = Montant total TTC Compléments d informations pour les factures Pays Tiers Élément requis Criticité Commentaires Incoterm de livraison + lieu Majeure Doit être en concordance avec la commande-achat. Classification douanière Critique Classification internationale. Élément obligatoire en cas d achat à l étranger, car indispensable à l établissement de la Déclaration d Échange de Biens (DEB) ou à la Déclaration d Importation d un Pays Tiers. Particularités Élément requis Criticité Commentaires Mode de transmission de la facture si électronique Majeure En cas de transmission de la facture par EDI, préciser la mention Facture transmise par voie électronique. Frais de port hors TVA Majeure Ces frais doivent impérativement être en concordance avec la commande ; c est à dire avoir été prévus et isolés dès la négociation. Cela concerne uniquement les cas exceptionnels où le prix du transport n est pas intégré dans le prix de la fourniture. Frais d emballage hors TVA Majeure Idem. Montant Total HT par taux de TVA Pénalités de retard au taux de X % annuels Critique Critique En cas de facturation d éléments distincts assujettis à des taux de TVA différents, le sous total auquel appliquer chaque taux de TVA doit apparaître clairement. Mention obligatoire au regard du code du commerce et de la loi LME (si fournisseur français), et de la loi NRE (si fournisseur de l Union Européenne). 8
Le bordereau de livraison Le bordereau de livraison faisant partie intégrante du processus de traitement des commandes, il doit également respecter quelques règles permettant un traitement optimal, et donc un règlement plus réactif. Ce document qui accompagne la marchandise doit obligatoirement être fourni en deux exemplaires et doit comporter : la raison sociale et l'adresse du fournisseur, la date d émission du bordereau de livraison, la référence du bordereau de livraison, le nom et l'adresse de la société juridique de Schneider Electric, l'adresse de livraison de la marchandise, le numéro de commande de la société de Schneider Electric de référence, la référence de la marchandise, la quantité livrée. 9
La facture d acompte et la facture définitive Dans le cas où Schneider Electric accorde au fournisseur le paiement d un acompte sur la commande, un processus particulier est enclenché, avec établissement d un dossier par facture d acompte. 1 0
Le dossier d acompte Un dossier est considéré complet s il comporte : une facture d acompte conforme, un accord de paiement (émanant de l acheteur), une garantie bancaire ou une lettre de dérogation (émanant de l acheteur), pour tout acompte supérieur à 10 K HT. Attention : un accord de paiement doit accompagner chaque facture d acompte, ainsi que la facture définitive. Il est préférable de passer directement par l acheteur pour accélérer le montage du dossier complet avant envoi au CSP Fournisseurs. La facture d acompte Pour être conforme, la facture d acompte doit : contenir le terme facture d acompte ou faire clairement référence au terme acompte, contenir le montant de l acompte à payer, contenir le prix exact du bien ou du service lorsqu'il ne varie pas, respecter les règles de TVA : > être HT pour un achat de bien ou de matériel, > être TTC pour une prestation de service. L acompte est comptabilisé à réception du dossier complet et conforme. Le comptable du CSP Fournisseurs attend ensuite la facture définitive du montant total pour régler le solde. La facture définitive Pour être conforme, la facture définitive doit faire apparaitre clairement, avant la zone 25 Net à payer, le montant de l acompte déjà réglé. Exemple : Montant HT 20 000 Taux TVA Montant TVA Montant TTC 19,6 % 3 920 23 920 25 Acompte réglé Net à payer 10 000 13 920 11
Les acteurs du processus de traitement des factures 1 2
Le passeur de commande 2010 > Pour l envoi et le suivi de la commande Le passeur de commande a en charge le suivi de la commande, la réception de la marchandise ou de la prestation de service, le traitement des litiges de réception ou de quantités. Il est votre interlocuteur pour toute question relative à la commande (exemple : validité du numéro de commande). L acheteur > Pour les questions tarifaires et la relation avec Schneider Electric L acheteur a en charge la relation avec le fournisseur, la négociation des prix, le traitement des litiges de prix, la négociation des conditions de règlement et leur mise à jour dans les systèmes. Le Centre de Services Partagés Fournisseurs (CSPF) > Pour l envoi de vos factures Le CSP Fournisseur a en charge l enregistrement comptable des factures et le rapprochement avec les commandes. Le CSPF est joignable uniquement par courrier, pour l envoi des factures. Les factures reçues et non conformes à cette charte vous sont retournées également par courrier. Nom de la société concernée (voir liste page 16) CSP Fournisseurs F-38246 - Meylan cedex Exemple : Merlin Gerin Alès CSP Fournisseurs F-38246 - Meylan cedex Le Centre de Services Partagés Banques (CSPB) > Pour l envoi de vos Relevés d Identité Bancaire (RIB) > Pour l envoi de vos mises à jour d adresses électroniques Le CSPB a en charge le paiement de la facture. Il fait une demande de règlement par virement commercial (VCOM) à la banque interne Schneider Electric (Boissière Finance). Boissière Finance demande à la banque externe de réaliser le virement auprès de la banque du fournisseur. Fréquence des campagnes de règlement : pour SEF et SEI : une fois par semaine, pour les autres sociétés : une fois par quinzaine. Le CSPB met à jour les adresses électroniques pour l envoi des avis de virement au fournisseur et enregistre les changements de coordonnées bancaires. Le CSPB est joignable par courrier et courriel. Nom de la société concernée (voir liste page 16) CSP Banques F-38246 - Meylan cedex infobancaire@schneider-electric.com 13
En cas de facture manquante dans les comptes : Le Centre de Réclamations fournisseurs vous demandera une copie certifiée conforme (CCO). La CCO doit être une copie certifiée, c est à dire porter un tampon Certifié conforme de la société émettrice, et une signature. La CCO doit être envoyée par courrier postal uniquement. Aucune comptabilisation ne pourra être effectuée à partir d une photocopie ou d un fichier transmis par courrier électronique (Schneider Electric n ayant pas opté pour la sécurisation de ces envois). Le Centre de Réclamations ne traite pas les demandes concernant des factures non échues. En cas de facture ralentie dans le process par un écart de prix ou un écart de quantité, le Centre de Réclamations transmettra au fournisseur les coordonnées du passeur de commande (si écart de quantité) ou de l acheteur (si écart de prix) pour qu il traite le sujet directement avec lui. La société Boissière Finance > Pour obtenir la copie d un détail d avis de virement commercial La société Boissière Finance a en charge la centralisation des demandes de virements et la transmission de ces ordres aux banques externes. C est elle qui envoie par courrier électronique le détail des avis de virement commerciaux. Pour toute demande de copie d'avis de virement commercial, veuillez envoyer un courriel à : eu-vcomboissiere@schneider-electric.com en précisant impérativement : votre raison sociale, la raison sociale de votre client (SEF, SEIsas, etc.), le montant à justifier, la date du paiement, le compte bancaire qui a reçu les fonds (IBAN). Le Centre de Réclamations fournisseurs Le Centre de Réclamations fournisseurs ne fait pas partie du processus standard de traitement de la facture. Il intervient seulement lorsqu un fournisseur est amené à réclamer une facture échue et impayée. Les réclamations peuvent lui être adressées par courrier, téléphone ou courrier électronique. Les réclamations de moins de 10 factures peuvent être reçues par téléphone. Les réclamations de plus de 10 factures sont reçues par courrier électronique uniquement, accompagné d un fichier Excel joint. Dans tous les cas, veuillez transmettre : votre n de dossier de réclamation en cours, si vous en avez un, votre code fournisseur, pour chaque facture réclamée : numéro, date, montant TTC, numéro de commande correspondant et nom de la société donneuse d'ordre du groupe Schneider Electric*. Adresse postale : Nom de la société concernée* CSP Fournisseurs N de dossier réclamation si déjà obtenu Centre de Réclamations F-38246 - Meylan cedex Tél. : +33 (0)4 76 60 56 00, du lundi au vendredi, de 9h à 11h30. Courriel : reclamationfacture@ schneider-electric.com (*) Voir liste page 16. 14
Processus de traitement d une facture chez Schneider Electric 1 5
Sociétés juridiques concernées Pour le groupe Schneider Electric, ce processus est valide uniquement pour les sociétés juridiques clientes suivantes (au 01/01/2011) : SEF (Schneider Electric France SAS), dont : > Usine de Beaumont-le-Roger, > Usine du Vaudreuil, > Usine de Chasseneuil, > Usine d'espagnac, > Usine de Dijon Longvic, > Usine de Dijon Epirey, > Usine de Cognac Merpins, > Usine L (EMT), > Master-Tech, > Usine M4, > activité Projet Engineering Center (PEC), > activité Retrofit, SEI (Schneider Electric Industries SAS), BCV Technologies, CEV (Compagnie Électrique du Vivarais), EPSYS, MG Alès (Merlin Gerin Alès), MG Alpes (Merlin Gerin Alpes), MGE-UPS, MG Loire (Merlin Gerin Loire), PRODIPACT, RECTIPHASE, SAE Gardy (Société d Appareillage Électrique Gardy), SAREL, SEA (Société Électrique d Aubenas), SEMB (Schneider Electric Manufacturing Bourguebus), SET (Schneider Electric Telecontrol), SETBT (Systèmes Équipements TBT), SFCME (Société Française de Construction Mécanique et Électrique), SFG (Société Française Gardy), Transfo Services. La Note de Débit (NDD) La Note de Débit (voir illustration page 18) permet, en cas de différent dans le rapprochement facture fournisseur et commande Schneider Electric, de régler immédiatement au fournisseur la partie rapprochée de la facture. Ce principe permet donc de respecter au maximum les délais de paiement puisque Schneider Electric règle ainsi très vite l essentiel de la facture, en retenant le montant de la partie contestée. Avant d établir la NDD, le passeur de commande ou l acheteur doit contacter le fournisseur pour l informer. Si la NDD est validée par le fournisseur, il émet un avoir en mentionnant le numéro de la NDD. Il fait parvenir cet avoir au CSP. 16
En cas de contestation d une Note de Débit par le fournisseur, Schneider Electric peut émettre une Note de Crédit pour annuler totalement ou partiellement une Note de Débit qui avait minoré le règlement d une facture. Cette contestation de la NDD doit être faite à l émetteur de cette dernière dans un délai de 45 jours à partir de sa date d'émission. La note de débit peut être utilisée dans deux cas : Cas n 1 : pour résoudre un litige sur une facture non BAP (Bonne À Payer) qui présente un écart défavorable à Schneider Electric (écart quantité, prix, entre facture et commande) ou double livraison avec retour matériel. Cas n 2 : pour être remboursé en cas de problème qualité survenant après le règlement de la facture. Schneider Electric met donc ici tout en œuvre pour minimiser des délais de paiement de ses fournisseurs, même en cas de litiges factures. La cession de créance Le fournisseur, dans sa propre organisation, peut utiliser des outils pour assurer la gestion de sa trésorerie. Le factor Le factor est un tiers spécialisé ou un organisme financier, qui intervient pour assurer la trésorerie d une société, dans le cadre d un contrat d affacturage, et pour l ensemble de ses factures clients. Le fournisseur doit, vis-à-vis du CSP Banques (infobancaire@schneider electric.com) : informer immédiatement de la mise en place de tout contrat d affacturage (attention à la raison sociale, voir ci contre Sociétés juridiques concernées ), transmettre une copie du contrat d affacturage, indiquer systématiquement sur ses factures la mention Facture cédée en contrat d affacturage, ainsi que les coordonnées bancaires du factor. La loi Dailly La loi Dailly permet à une société de céder une ou plusieurs créances à un organisme financier afin d obtenir une avance de trésorerie. Le fournisseur doit, vis-à-vis du CSP Fournisseurs (fr cspf qualite@schneider electric.com) : l'informer en transmettant la notification de Loi Dailly avec la copie de la ou des factures, envoyer par courrier postal les factures qui porteront la mention Facture cédée en Loi Dailly, ainsi que les coordonnées bancaires de l'organisme financier. 17
Détail du processus de traitement d une facture chez Schneider Electric Fournisseur Acheteur Si le litige est un conflit sur le prix, l acheteur référent en est informé par le passeur de commande et traite le problème en direct avec le fournisseur. Si le prix de la commande est correct. Si le prix de la facture est correct. Fournisseur Passeur de commande 2010 Il traite et résout en direct avec le fournisseur les problèmes liés à la quantité et à la qualité. Conflit résolu 2010 Facture Conflit détecté Le passeur de commande est informé des conflits détectés. Il examine quotidiennement son portefeuille de litiges. Conflit résolu Modification de la Fiche d Information Achat (FIA - prix de référence) Commande Facture Facture XXX BAP XXX Passeur de commande Fournisseur NON CONFORME CSP Fournisseurs (CSPF) Système comptable CSP Banques (CSPB) Facture refusée, car non conforme à la charte Le CSPF effectue un enregistrement comptable de la facture si celle-ci est conforme à la charte. Facture bonne à payer (BAP). Prise en compte dans une campagne de règlement. 18 19
La facture est validée, mais fait l objet de l émission d une Note de Débit (NDD). Note de débit Conflit résolu NDD Détail et échéance du règlement OK XXX XXX Boissière Finance Notre banque externe Fournisseur Ordre de paiement Virement sur compte bancaire
L essentiel Mes actions Les consignes Je présente ma facture sur du papier A4, pas de recto verso, une facture par site de livraison. J indique impérativement mes coordonnées complètes, le nom de la société du groupe Schneider Electric concernée (voir liste en bas de page), la référence commande achat, le site de livraison. J envoie ma facture en un seul exemplaire, par courrier postal au CSP Fournisseurs. Adresse unique : CSP Fournisseurs F - 38246 - Meylan cedex Exemple : MG Alès CSP Fournisseurs F - 38246 - Meylan cedex J envoie deux bordereaux de livraison Cette charte est valable pour les sociétés : Sur le site de livraison, au moment de la livraison. SEF (Schneider Electric France) SEI (Schneider Electric Industries) BCV Technologies CEV Epsys MG Alès MG Alpes MGE-UPS MG Loire Prodipact Rectiphase SAE Gardy Sarel SEA SEMB SET SETBT SFCME SFG Transfo Services
Vos interlocuteurs Mes actions interlocuteurs coordonnées Compréhension de la commande, livraison Envoi de facture Facture échue et impayée Passeur de commande CSP Fournisseurs Centre de réclamations Nom de la société concernée* CSP Fournisseurs F - 38246 - Meylan cedex Courrier postal : Nom de la société concernée* CSP Fournisseurs Centre de Réclamations F - 38246 - Meylan cedex Tél. : +33 (0)4 76 60 56 00, du lundi au vendredi, de 9h à 11h30. Courrier électronique : reclamationfacture@schneider-electric.com Changement d adresse électronique ou changement de RIB Copie d avis de virement commercial CSP Banques Courrier postal : Nom de la société concernée* CSP Banques F-38246 - Meylan cedex Courrier électronique : infobancaire@schneider-electric.com Télécopie : +33 (0)4 76 60 51 32 CSP Banques Courrier électronique : eu-vcomboissiere@schneider-electric.com en précisant impérativement : votre raison sociale, la raison sociale de votre client (SEF, etc.), le montant à justifier, la date du paiement, le compte bancaire qui a reçu les fonds (IBAN). Conditions de règlement Acheteur * Voir liste page ci-contre Schneider Electric Industries SAS Direction des achats Europe Direction finances et achats de service France 35, rue Joseph Monier F-92500 Rueil-Malmaison www.schneider-electric.com Conception rédactionnelle : Direction des achats Europe & Direction finances et achats de service France Conception graphique : TGLcom (04 74 97 53 37) - Illustrations : Picotto
La facture de transport Toutes les recommandations de la charte facture s appliquent également à la facture de transport. Il est donc nécessaire que chaque ligne de facture fasse référence à un numéro de commande. Cependant, certaines factures de transport peuvent être liées à un centre de coûts plutôt qu à une commande. Spécificité des factures de transport des centres de distribution (1) Lorsque le transport concerne un export d un centre de distribution, Schneider Electric a choisi de faire contrôler la facturation par un prestataire spécialisé FAP (2). Destinataire des factures : Toutes les factures concernant un export d un centre de distribution de SEI doivent donc être adressées directement à notre prestataire et non au CSP Fournisseurs de Meylan. Pour tout renseignement à ce sujet, merci de prendre contact avec votre correspondant acheteur. Transmission des factures au prestataire FAP : Deux modes de transmission sont possibles : > Fichier électronique et facture papier : Une facture papier accompagne le flux électronique, car nous ne sommes pas dans un cadre d EDI dématérialisé. Sur la facture, le transporteur doit avoir mentionné : «Facture également transmise par voie télématique» > Facture papier seule : Lorsque le transporteur envoie une facture papier seule, le prestataire FAP la saisit et envoie en parallèle à Schneider Electric le fichier électronique correspondant, en même temps que la facture papier pour archivage. Lorsque la facture a été contrôlée et qu elle est bonne à payer, elle est transmise au CSP Fournisseurs pour comptabilisation, puis au CSP Banque pour règlement (processus standard). 1. Au 1 er janvier 2011, sont concernés les cinq centres de distribution de SEI : Newlog, Crosslog, Dijon, Évreux et MGA Montmélian. D autres sites du Groupe sont susceptibles d intégrer ce process dans les mois qui viennent. 2. FAP : Freight Audit and Payment (audit de fret et paiement). Être fournisseur de transport Schneider Electric Annexe Transport Dernière mise à jour : janvier 2011 La facture de droits et taxes à l importation Toutes les recommandations de la charte facture s appliquent également à la facture de droits et taxes à l importation. Attention, la facture de droits et taxes doit obligatoirement être accompagnée : d une copie du bordereau de livraison, d une copie de la facture de marchandises dédouanées, d une copie de la déclaration douanière (ou de la reprise de toutes les informations de la déclaration douanière sur la facture).