Procédure d affranchissement du courrier Référence de la procédure : ACI/PRO/16 Version 3 Date création procédure : 01/08/2012 Diffusion : Pôle Accueil Information Rédaction : Sandrine Sellier Resp. Accueil Date et historique de révision 07/03/2014 02/02/2015 Validation : Florian Raoux Vérification: Sandrine Nguyen Chemin d accès : \\Serv01\tourisme\SANDRINE_NF\QUALITE TOURISME\PROCEDURES\PROCEDURES POLE ACCUEIL INFORMATION Objet : Cette procédure a pour objet de définir les modalités et les actions inhérentes à l affranchissement du courrier. L affranchissement est effectué par les conseillers en séjour, à tour de rôle et en fin de journée. LES SERVICES Le personnel de l Office de Tourisme doit affranchir le courrier de différents services : - du Pôle Accueil Information - du Pôle Publication - du Pôle Communication & Développement - les autres services Le personnel doit donc au préalable identifier les services de la manière suivante : 1. L ENVOI DE DOCUMENTATION du Pôle Accueil - Information 2. ADMIN : pour les courriers émanant de la direction, du Pôle Publication, Pôle Communication & Développement ou les courriers administratifs du Pôle Accueil - Information. Noter «ADMIN» au crayon à papier en petit en bas de l enveloppe. 3. AUTRES SERVICES qui correspond à tout autre service en notant «AUTRES SERVICES» au crayon à papier en petit en bas d l enveloppe. Il faudra donc sélectionner le compte adapté à chaque service sur la machine à affranchir. 1 Procédure d affranchissement du courrier _ACI/PRO/16_V3
LES PRINCIPAUX TARIFS COURRIERS Pour un affranchissement en France métropolitaine, l Office de tourisme affranchit le courrier au tarif «Ecopli». Toutefois, il existe d autres types de tarifs différents suivant le délai d acheminement. - Lettre verte : pour les courriers à partir de 250 grammes, service rapide d envois jusqu à 3 kg dont le délai d acheminement est de 2 jours - Lettre prioritaire : pour les courriers à partir de 250 grammes, service rapide d envois jusqu à 3 kg dont le délai d acheminement est de 1 jour. Attention : affranchir à ce tarif UNIQUEMENT A LA DEMANDE DU CLIENT ou suivant les directives de la direction ou de la responsable d accueil. - Ecopli : pour les courriers jusqu à 250 grammes dont le délai d acheminement indicatif est de 4 jours - Recommandé avec accusé de réception R1 Pour un affranchissement à l étranger - Lettre PRIO INTL : il n y a qu un seul tarif pour un délai de 2 à 3 jours, maximum 2kg. UTILISATION DE LA MACHINE IS420 VIA NEOPOST 1/Sélection du Service - Mise en marche : appuyer sur K6 - Sélectionner le service comme vu précédemment: 1. ENVOI DOC 2. ADMIN 3. AUTRES SERVICES - Puis, OK 2 Procédure d affranchissement du courrier _ACI/PRO/16_V3
2/Sélection de la date / Post datage Le courrier est relevé par le facteur à l Office de Tourisme tous les jours du lundi au vendredi hors jours fériés. Donc attention pour l affranchissement des vendredis, samedis et dimanches, il faut effectuer un post datage (changer la date du jour de départ) : - Menu - Sélectionner le choix n 1 Empreinte - Descendre avec les flèches jusqu au choix n 3 Date - Sélectionné avec la flèche le jour du départ du courrier (2 ème jour, 3 ème jour,.) Ou raccourci clavier 3/Sélection du tarif Après avoir sélectionné le service et la date : - Poser le courrier à affranchir sur le plateau de pesée - Appuyer sur la touche sélection du mode d envoi K1 - Choisir le tarif comme vu précédemment : N 1 Lettre Verte N 2 Lettre prioritaire N 3 Ecopli N 4 Lettre recommandé en R1 (le plus utilisé) N 5 Lettre recommandé en R2 N 6 Lettre recommandé en R3 - N 12 Lettre PRIO INTL : pour tout envoi à l étranger Indiquer le code du pays affiché sur le tableau du panneau d affichage Puis aucun service - Appuyer sur OK L écran ci-dessous s affiche et le tarif a été mis à jour. Vérifier que ce soit le bon tarif choisi. 3 Procédure d affranchissement du courrier _ACI/PRO/16_V3
4/Affranchissement 1. Affranchissement d une ou plusieurs enveloppes: - Poser le courrier sur le plateau de pesée - Appuyer sur la touche de démarrage impression K8 - Retirer l enveloppe du plateau de pesée et dès que vous entendez le bruit du moteur, insérer l enveloppe bien droite dans le chemin de courrier en la calant contre le guide arrière, face à imprimer vers le haut. - Attention si l épaisseur de l enveloppe est supérieure à l épaisseur maximale admissible, appuyer sur et saisir le nombre d étiquettes souhaitées. Puis valider. Il en va de même pour l affranchissement de plusieurs enveloppes. 2. Affranchissement de recommandé : - Sélectionner le tarif Appuyer sur la touche sélection du mode d envoi K1 - Choisir le tarif N 4 Lettre recommandé en R1 (le plus utilisé) Ou N 5 Lettre recommandé en R2 ou Ou N 6 Lettre recommandé en R3 - Sélectionner France ou un DOMTOM - Sélectionné le service : accusé réception - Sélectionné aucun service - Ok - Puis valider A l International : - Sélectionner le tarif Appuyer sur la touche sélection du mode d envoi K1 - Choisir le tarif N 12 Lettre PRIO INTL - Indiquer le code du pays via le tableau joint. - Sélectionner R1 ou R2 (en règle général R1) Pour les deux cas, remplir les formulaires postaux de recommandé : attention ceux pour l international sont différents. Ne pas les coller sur l enveloppe mais l attacher avec un élastique! 4 Procédure d affranchissement du courrier _ACI/PRO/16_V3
DEMANDE TRAITEMENT 3. Envoi en nombre : (à partir de 10 brochures) Les conseillers en séjours doivent également procéder aux envois en nombre pour satisfaire les demandes des professionnels de type Offices de Tourisme, agences de voyages, hébergeurs Toutefois, il est nécessaire de faire preuve de réflexion avant tout envoi afin de pallier au gaspillage des éditions de l Office de Tourisme. Lorsque qu une demande arrive soit par téléphone, courriel ou par télécopie, le ou la conseiller(e) en séjour traite la demande en 2 temps : - Inscrire dans le cahier «Envoi en nombre» le souhait de la structure dans la partie «Demande» - Faire une proposition d envoi dans la partie «Traitement». La direction validera les envois et la demande sera traitée par la suite. Date : Type: Nom : Adresse : CP : Ville : Contact : Demande : 1. enveloppe 2. enveloppe Validation Florian Raoux 1. colis 2. colis Composition Prix Commentaires : 5 Procédure d affranchissement du courrier _ACI/PRO/16_V3