MANUEL OPEN PRO CHAMBRES D HOTES Identification Pour lancer l application, connectez-vous à internet et ouvrez l adresse suivante www.open-pro.fr dans la fenêtre de votre navigateur. Saisissez l E-mail (login) et le mot de passe (attention aux minuscules et majuscules) qui vous ont été fournis et cliquez sur le lien «Connexion». Pour commencer nous vous invitons à aller dans l Onglet Paramètres. Paramètres Cliquez sur l onglet Paramètres, puis aller dans Configuration et cliquez sur le premier paramétrage Coordonnées "Paramètres > Configuration > Coordonnées". Les informations que vous saisissez dans ce menu "Paramètres > Configuration > Coordonnées" de votre Open Pro sont destinées à être présentées: Aux internautes qui consultent et réservent votre offre Dans les emails automatiques adressés aux internautes lors d'une réservation Dans les documents que vous générez et adressez à vos clients depuis cet outil 1
* Coordonnées Entrez vos coordonnées : Société, Civilité, Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville, Pays, Téléphone, Fax, E-mail, Site internet Pensez à enregistrer les éléments au fur et à mesure (cliquez sur Enregistrer en haut à droite!!!!) 2
Une fois les coordonnées inscrits, vous pouvez entrer la description de votre structure. Description de votre structure Dans la description de votre structure, entrez le nom de votre structure, l adresse, la ville, les coordonnées GPS (sont nécessaires) Pour trouver les coordonnées GPS, cliquez sur Afficher la carte, entrez l adresse de votre camping, dans l onglet «saisissez une adresse dans le champ ci-dessous» et cliquez sur le point calculé. Ensuite cliquez sur «définir ce point comme position de l hébergement» > les coordonnées s affichent. Entrez l altitude, l orientation, et la description de la structure. Puis enregistrez!!!! Les photos Dans les paramètres, vous devez insérer les photos de votre structure. Cliquez sur Parcourir la bibliothèque. Vous pouvez ajouter des images / documents ou ajouter un dossier. Cliquez sur Ajouter des images / documents puis sur Parcourir. Recherchez votre image dans le dossier qui correspond, cliquez sur insérer puis sur Charger les fichiers. Une fois le chargement terminé, Cliquez sur l image que vous voulez sélectionner. Votre image apparaitra. Enregistrez!!! 3
Caractéristiques Dans l onglet Caractéristiques vous pouvez entrer toutes les informations concernant votre camping. Les Commodités, les Equipements, Les infrastructures, les différents Labels, Les langues parlées, Les loisirs à proximité, la présence dans un guide touristique, la restauration, les spécificités. Veuillez cocher chaque case correspondante aux caractéristiques de votre structure. Lorsque vous cocher une case, un libellé apparait, vous pouvez changer le nom de votre caractéristique ou préciser quelque chose (par exemple : vous cochez sur «baignade», vous pouvez créer «baignade à 10km). Attention ces caractéristiques ressortent sous forme de Pictogrammes, veuillez cocher les pictogrammes qui vous paraissent les plus importants (afin d éviter la surcharge de pictogrammes sur le site). 4
Table d hôtes Dans l onglet Table d hôtes, vous pouvez entrer la description de votre table d hôte, ainsi que le ou les tarifs que vous proposez. Vous pouvez également ajouter une photo de votre table d hôtes en cliquant sur parcourir la bibliothèque (procédez de la même façon que pour l onglet photo) Groupes 5
Si vous acceptez les groupes dans votre structure, remplissez les informations que vous souhaitez dans la case «description». Vous pouvez aussi noter vos tarifs dans la case «tarifs». Enregistrez!!! Une fois les coordonnées inscrits, vous pouvez entrez dans l onglet formules Paramètres > Configuration > Formules Lorsque vous effectuerez la saisie des tarifs de votre structure, vous saisirez le prix de vente de l hébergement pour chacune des formules que vous souhaitez proposez à vos clients. Pour entrer une nouvelle formule, cliquez sur «Ajouter une formule». Entrez le Libellé de celle-ci et enregistrez!!! Pour modifier une formule, cliquez sur «modifier». Tranches d âges Paramètres > Configuration > Tranches d âges Cet écran vous permet de définir les tranches d âges auxquelles vous souhaitez appliquer différents tarifs. Il vous est possible d en ajouter ou d en supprimer à votre convenance. 6
Pour créer ou ajouter une tranche d âge, cliquez sur Ajouter une tranche d âge. Compléter le libellé, l âge minimum et l âge maximum. (Par exemple : Bébé 0 à 3 ans). Vous pouvez cliquer sur «modifier» pour modifier ou supprimer la tranche d âge. N oubliez pas d enregistrer!!! 7
Suppléments Paramètres > Configuration > Suppléments. Vous pouvez ajouter des suppléments. Soit des suppléments facultatifs, soit des suppléments obligatoires. Pour ajouter un supplément facultatif, cliquez sur «ajouter un supplément facultatif» Description Vous devez inscrire le libellé et la description du supplément. Enregistrez!!! Notez bien : Les taxes de séjours ne sont pas à inscrire dans les suppléments. 8
Puis allez dans Tarif, remplissez chaque information du tarif (lié au supplément). «Mode de calcul de l acompte» : Choisissez, Si votre supplément est intégré dans l acompte ou pas. «Le supplément a un prix fixe et doit être toujours proposé» : OUI ou NON, si vous cochez non, un onglet se présente, vous devez entrer une période avec un tarif fixe correspondant à cette période. Enregistrez!!! Hébergements liés 9
Cet onglet permet d associer chaque supplément à l hébergement enregistré. Si vous avez plusieurs hébergements, Cocher l hébergement de votre choix auquel vous voulez appliquer le supplément. Pour ajouter un supplément obligatoire : cliquez sur «ajouter un supplément obligatoire» et procédez de la même façon. Modalités de Vente Paramètres > Configuration > Modalités de vente Arrhes / Acompte Si vous demandez un acompte ou des arrhes, cocher la case, donnez le montant du pourcentage (Pour rappel : Les arrhes ne se rendent pas et l acompte peut se rendre, selon ce qui est inscrit dans les conditions générales de vente). «Appliquer un pourcentage différent en fonction de la proximité du séjour» : Cocher OUI ou NON, si vous cochez Oui, une case «délai» se présente, remplissez-la en fonction de votre choix. Vous pouvez ajouter une règle, s il y a plusieurs délais (par exemple : A moins de 7 jours de la date de séjour, % d acompte, 15 jours avant la date de séjour, % d acompte.) 10
Paiement sécurisé lors d une réservation internet Si vous possédez un compte Paypal et que vous souhaitez que les clients effectuent un paiement en ligne, cochez la case correspondante. Pour plus d information sur ce sujet, contactez votre référent Office de Tourisme. Délais de paiement / Modes de paiement Remplir les cases et les icônes selon vos souhaits concernant le paiement des clients. Modalités d arrivées et de départs du Client 11
Arrivée et Départ du client : Si les clients doivent respecter des horaires d arrivées et/ou de départs : notez les heures que vous souhaitez, dans les icônes. Vous pouvez également noter des précisions (par exemple : «si arrivée après 22h, veuillez contacter le propriétaire»). Conditions générales de Vente Remplissez les conditions générales de Vente (que vous pouvez copier - coller sur les conditions générales de Vente que vous possédez déjà). Si vous ne possédez pas de conditions générales de vente, n hésitez pas à contacter votre référent Office de Tourisme. Avant de quitter la page Modalités de vente, pensez à enregistrer!!! Personnalisation des Editions Paramètres > Configuration > Personnalisation des Editions Lorsque vous créez dans Open Pro un dossier de réservation pour un client, Open pro vous permet d éditer les documents destinés à ce client pour toute la durée de vie du dossier, de la prise d option à l arrivée du client. A chaque étape, Open pro vous permet : - soit d envoyer un mail à votre client : ce mail comporte en pièce jointe le dossier de réservation au format PDF. - soit d imprimer ce dossier de réservation et de l envoyer par courrier postal à votre client 12
Général Entrez les informations qui seront présentes sur l en-tête des documents PDF à destination de vos clients. Créez Votre identité (le nom de votre hébergement), votre slogan, choisissez votre logo. (Pour télécharger un logo, même procédure que pour télécharger les photos : parcourir la bibliothèque > ajouter un dossier / documents > insérer l image > charger le fichier > sélection de l image). Dossier de réservation Le dossier de réservation est le contrat envoyé au client. Partie 1 : Dans le dossier de réservation format PDF, entrez les informations nécessaires : informations générales : vous pouvez entrer ici les taxes de séjour. Puis vous pouvez ajouter des informations complémentaires. Pour un dossier en option, dossier en attente de paiement d acompte. Pour un dossier confirmé non soldé, dossier avec règlement d acompte reçu mais qui n est pas soldé Pour un dossier confirmé soldé. La saisie des informations complémentaires est facultative. Puis demande de signature du contrat ainsi que la formule de politesse (Exemple d une partie du modèle ci-dessous) 13
Partie 2 : Descriptif des hébergements Cochez les cases correspondant au descriptif des hébergements. Ce que vous souhaitez ou non imprimer. Partie 3 : Conditions de vente Cochez les cases correspondant aux conditions de vente. Ce que vous souhaitez ou non imprimer. Email Personnalisez un e-mail qui sera accompagné du dossier de réservation format PDF inséré en pièce jointe. (Exemple ci-dessus en formule de politesse) Enregistrez!!! 14
Ensuite, Si vous souhaitez modifier votre mot de passe ou votre e-mail, cliquez dans Paramètres > Paramètres avancés > identifiant de connexion. Vous pouvez alors entrer votre ancien e-mail et en créer un nouveau, et de même pour le mot de passe. Après avoir paramétré les informations générales, vous pouvez créer votre hébergement. Cliquez sur le Pictogramme de la maison > Hébergement > Création d un hébergement. 15
* Général Dans cette fenêtre, Vous pouvez créer votre hébergement. Entrez les informations générales de votre hébergement : Nom de l hébergement, le type d hébergement, le classement, la capacité, la surface. Puis rentrez à quel étage se trouve l hébergement, l orientation et notez une description de votre hébergement (la description de l hébergement est importante, elle sera présente sur le site, description pour attirer la clientèle, simple et claire)!!! Pensez à enregistrez!!! Photos Dans la création de votre hébergement, cliquez ensuite sur l onglet Photos. Vous pouvez entrer les photos de votre hébergement. Les photos sont importantes, elles attirent l œil du client (en plus du descriptif)! 16
Pour ajouter une photo : Cliquez sur Parcourir la bibliothèque. Vous pouvez ajouter des images / documents ou ajouter un dossier. Cliquez sur Ajouter des images / documents puis sur Parcourir. Recherchez votre image dans le dossier qui correspond, cliquez sur insérer puis sur Charger les fichiers. Une fois le chargement terminé, Votre image apparaitra. Puis enregistrez!!!! Ensuite, une fois les photos insérées, vous êtes toujours dans la création de votre hébergement, entrez dans l onglet Caractéristiques. Caractéristiques Dans l onglet Caractéristiques vous pouvez entrer toutes les informations concernant votre hébergement. Les Commodités, les Equipements, Les infrastructures, les différents Labels, Les langues parlées, Les loisirs à proximité, la présence dans un guide touristique, la restauration, les spécificités. 17
Veuillez cocher chaque case correspondante aux caractéristiques de votre hébergement. Lorsque vous cocher une case, un libellé apparait, vous pouvez changer le nom de votre caractéristique ou préciser quelque chose (par exemple : vous cochez sur «baignade», vous pouvez créer «baignade à 10km). Attention ces caractéristiques ressortent sous forme de Pictogrammes, veuillez cocher les pictogrammes qui vous paraissent les plus important (afin d éviter la surcharge de pictogrammes sur le site). Puis enregistrez!!!! Après avoir créé votre hébergement, vous pouvez revenir à l accueil, cliquez sur le Pictogramme de la Maison. Votre hébergement apparait, cliquez sur Tarifs Création de Tarifs Pour créer un ou des tarifs, cliquez sur tarifs > créer un tarif (si vous avez qu un tarif) ou créer des tarifs (si vous en avez plusieurs, selon les saisons ) 18
Le prix est demandé pour une période, une durée et par jours d arrivées. Remplissez chaque élément en fonction de votre tarif à créer. Une fois les tarifs inscrits, cliquez sur générer les tarifs puis sur Confirmer les tarifs. Paramétrer vos prestations sur une année ou plus afin de donner plus de lisibilité aux internautes. Ensuite, Pour créer un dossier de réservation, (réservation par téléphone ou en face à face) Cliquez sur le Pictogramme de la maison, vous retombez sur votre tableau des réservations et des disponibilités. 19
Etape 1 : Choix de l hébergement et des dates de séjour Cliquez sur réservation > créer un dossier de réservation. Entrez l hébergement, une date de réservation puis valider. Etape 2 : Choix du prix de l hébergement Entrez ensuite les occupants (adulte, enfant, bébé) puis le prix, la remise (s il y en a une) et validez. 20
Etape 3 : Saisie des coordonnées du client Création du dossier de réservation : saisie des coordonnées du client. Entrez les coordonnées du client : société, Civilité, Nom, Prénom, Adresse, code postal, ville, pays, téléphones, fax, e-mail Vous avez la possibilité de récupérer les coordonnées d un client déjà enregistré, si client fidèle par exemple). Etape suivante : vous pouvez visualiser, modifier, contrôler vos réservations. Cliquez sur l onglet suivi de réservation Suivi de réservation 21
Dans l onglet suivi de réservation, vous pouvez rechercher un dossier, retrouver les options à relancer, les demandes de solde à relancer, les arrivées et départs du jour. Vous pouvez rechercher un dossier : Par statut du dossier, par solde du dossier, par Arrivée, Hébergement, Nom du client, par l Origine du dossier, par le numéro de dossier. Lorsque le dossier recherché apparait, vous pouvez l extraire en fichier Excel. Vous pouvez également entrer dans l onglet nouvelles réservations internet, dossiers à relancer pour le paiement de l acompte et pour le paiement du solde, les arrivées et les départs. Lorsque vous avez un dossier à relancer, une option, ou des arrivées/départs, l outil vous créé une alerte (un petit 1 ou 2 s affiche, selon le nombre de relances ou d options par exemple) Informations nécessaires Vous pouvez Bloquer les réservations pour une certaine période. Cliquez à coté des dates déjà réservées sur le tableau des réservations et disponibilités. Une fenêtre s ouvre alors, soit vous pouvez créer un dossier, soit créer des interdictions de vente. 22
Pour la dernière étape, vous pouvez vérifier vos paramétrages ainsi que la totalité de ce que vous venez de créer. Pour cela, cliquez sur l onglet Passer en production > demande en production. Vous arrivez sur le site démo qui vous permet de tous vérifier avant de faire la demande de passage en production (qui vous permettra de remonter sur le site définitif accessible aux clients). Vos prestations sont vérifiées par vous-même (testez des dates). Si celles-là sont paramétrées selon vos souhaits, demandez le passage en production à votre référent Office de Tourisme. Dès que le passage en production sera réalisé, vos prestations seront en ligne aux yeux de vos futurs clients. Vos prestations devront donc être correctes et vos disponibilités à jour. Pour toutes questions, contactez votre référent Office de Tourisme. Le Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes Et les Offices de Tourisme vous accompagnent. 23