8.0 Chèques manuscrits

8.0 Chèques manuscrits ÉDITION 2011 Mise à jour 2 Soutien logiciel 7 h à 19 h, heure de l Est (519) 621-3570 1-866-7PAYweb (1-866-772-9932) Soutien Courriel soutien@payweb.ca Site Web www.payweb.ca Ouverture de session https://login.payweb.ca ou https://logint.payweb.ca

TABLE DES MATIÈRES Vue d ensemble... 3 Procédure pour chèque manuscrit... 4 Entrer des Heures et des Revenus... 7 Paiement Périodique... 7 Paiement Non Périodique... 7 Afficher/Modifier Substitutions de Déductions... 8 Paiement Périodique... 8 Paiement Non Périodique... 8 Substitutions Supplémentaires... 9 Cessation d Emploi... 10 Autres Ajustements... 11 Autres Substitutions... 11 Totaux... 12 Afficher les Détails de la Paie en Cours de l Employé... 14 Rapports... 16 Afin d alléger le texte, la forme masculine est utilisée dans cet ouvrage pour désigner aussi bien les femmes que les hommes, lorsque le contexte s y prête. 8.0 Chèques manuscrits Page 2 de 16 Mise à jour 2

Vue d ensemble L'option Chèques Manuscrits vous permet de calculer le salaire net sur un chèque manuscrit requis pour un employé. Vous pouvez utiliser cette option lorsque vous avez besoin de payer un employé tout de suite (lorsqu'il ne peut pas attendre jusqu'au prochain jour de paie) pour différentes raisons: Pour payer les sommes dues à l'employé que vous allez congédier avant la période de paie suivante et pour remplir le Relevé d'emploi. Pour payer un employé qui a été oublié le jour de paie. Pour exécuter des scénarios possibles, dans lesquels vous n'êtes pas en train de verser de l'argent à l'employé, mais souhaitez plutôt calculer ce que seraient les montants retenus à la source sur un salaire donné. (À la fin de la procédure Chèque Manuscrit, vous aurez le choix de mettre à jour ou non les informations concernant le cumul annuel à ce jour). NB: Vous ne pouvez utiliser cette option que lorsque vous payez l'employé par chèque (et non par virement automatique). Vous devrez émettre un chèque à l'employé même si la fiche de paie indique «virement automatique». Si vous souhaitez payer l'employé par virement automatique, vous devrez faire un calcul de paie supplémentaire. Voir la section 4.4 Autres Exécutions de la Paie pour plus de détails. 8.0 Chèques manuscrits Page 3 de 16 Mise à jour 2

Procédure pour chèque manuscrit 1. À partir du menu TRAITER LA PAIE, cliquez sur le bouton Caractéristiques Supplémentaires. 2. À partir du menu CARACTÉRISTIQUES SUPPLÉMENTAIRES, cliquez sur Chèque Manuscrit. 8.0 Chèques manuscrits Page 4 de 16 Mise à jour 2

3. Si vous payez un employé à l intérieur de la période de paie COURANTE, vérifiez la date de fin de période. Si la date est correcte, cliquez sur Entrer pour passer à l'écran suivant. 4. Si vous souhaitez émettre un chèque manuscrit pour une période de paie PRÉCÉDENTE, cliquez sur le bouton. Ceci affiche toutes les dates de fin de paie VALIDES pour votre liste de paie, comme le montre l'écran à gauche. Il suffit de cliquer sur la date de fin de paie pour effectuer la sélection. Vous pouvez défiler vers le haut ou vers le bas pour afficher d'autres dates de fin de paie. 5. N OUBLIEZ PAS: les dates de fin de paie sont prédéfinies dans le système lorsque votre NEBS PAYweb.ca ouvre le profil de votre entreprise. Veillez à sélectionner la bonne date de fin de paie dans votre liste de paie prédéfinie, en fonction de la période de paie visée par le chèque. 8.0 Chèques manuscrits Page 5 de 16 Mise à jour 2

6. Le champ Date de Fin de Période affichera votre sélection. Lorsque vous sélectionnez une date de fin de paie pour une période de paie PRÉCÉDENTE, un champ Complément Salarial s affiche en haut de l'écran Options pour l exécution de la paie, tel qu'illustré à gauche. Vous ne pouvez laisser la valeur par défaut Non que si vous avez omis de payer un employé lors de l exécution de la paie d'origine. IMPORTANT: Vous devez utiliser l option «Complément Salarial» lorsque vous ajoutez des revenus pour une période de paie précédemment fermée et pour laquelle l'employé a déjà reçu une rémunération. Le système calculera toutes les retenues à la source correctement. Cliquez sur le bouton Modifier les Options, et changez le champ Complément Salarial pour Y (oui). Cliquez sur Entrer pour enregistrer et passer à l'écran suivant. Vous pouvez laisser le champ Date du Chèque et le champ Fin du Mois (Y/N) tels quels. 7. Si vous devez remplacer n importe laquelle de ces déductions, vous pourrez le faire sur l écran Substitutions de Déduction ou sur l écran Substitutions Supplémentaires auxquels vous pourrez accéder à partir de l écran Entrée des Heures et des Revenus pour Chèque Manuscrit Sélection d Employé. Cliquez sur Entrer pour passer à cet écran. Assurez-vous de voir Chèque Manuscrit dans l en-tête de l écran. 8. Sur l écran Entrée des Heures et Revenus Sélection d Employé [Chèque Manuscrit] qui s'affiche ensuite, sélectionnez l'employé ou inscrivez le numéro d'employé du premier employé pour qui vous voulez calculer un chèque manuscrit, et cliquez sur Entrer. 8.0 Chèques manuscrits Page 6 de 16 Mise à jour 2

CONSEIL: nous vous suggérons de calculer la paie manuellement pour un seul employé à la fois. Si vous sélectionnez plusieurs employés et que vous faites une erreur, vous aurez à reprendre TOUTES les entrées. Entrer des Heures et des Revenus Paiement Périodique 9. Entrez le Code du Type de Revenu, ensuite Heures ou Montant, et cliquez sur Entrer pour enregistrer. Paiement Non Périodique 10. Cliquez sur Autres Revenus pour inscrire un Type de Revenu qui n a pas un code à deux chiffres. (Aussi connu sous Type de Revenu à Montant Identifié) Cliquez sur le bouton à côté du champ Type de Revenu (ID1) et sélectionnez dans la liste de Types de Revenu à Montant Identifié, (cliquez sur le texte du Type de Revenu) puis entrez le Montant. Par exemple: si vous créez un chèque manuscrit pour une cessation d emploi, vous pouvez utiliser le Type de Revenu à Montant Identifié SEVERANCE (Indemnité de départ) ou RETIREALLW (Allocation de retraite). Comme pour toutes les données que vous inscrivez dans les écrans PAYweb.ca, cliquez sur Entrer pour enregistrer avant de quitter ces écrans. 8.0 Chèques manuscrits Page 7 de 16 Mise à jour 2

Afficher/Modifier Substitutions de Déductions Paiement Périodique 11. Cliquez sur Substitutions de Déduction pour modifier les déductions nécessaires pour ce chèque en utilisant l écran Afficher/Modifier Substitutions de Déduction sur Carte de Pointage. Pour toutes déductions que vous ne voulez pas exclure de ce chèque manuscrit, inscrivez «Z» dans le champ Code pour mettre à zéro la substitution de la déduction. (Le champ Déduction de Substitution doit également être vide). (Exemple: ASSCOLL. à gauche). Si vous souhaitez modifier un montant de déduction, tapez un montant de déduction de substitution, ce qui remplacera tout montant dans le champ Déduction d Employé pour cette déduction. (Exemple: ACHATS cidessus fera passer la déduction de 0.00 à 8.00). Inscrire un montant dans le champ Déduction de Substitution et un A dans le champ Code ajoutera le montant du champ Déduction de Substitution au montant du champ Déduction d Employé. (Exemple: DIVERS dans l image ci-dessus va créer une déduction de 15.05). Paiement Non Périodique Vous pouvez utiliser ce champ pour inscrire des déductions sur des paiements uniques comme les Primes, Allocations de retraite, ou Indemnités de départ. Pour les Déductions particulières, il y a un champ intitulé Déduction paiement non périodique à l extrême droite du côté de l écran ci-dessus (Afficher/Modifier Substitutions de Déduction sur Carte de Pointage). Ce champ vous permet d inscrire un montant de substitution qui va réduire le revenu imposable sur les paiements uniques versés à un employé. Ce champ n est pas disponible pour les déductions de 1 à 10. Contactez votre soutien technique NEBS si nécessaire. Comme pour toutes les données que vous inscrivez dans les écrans PAYweb.ca, cliquez sur Entrer pour enregistrer avant de quitter ces écrans. 8.0 Chèques manuscrits Page 8 de 16 Mise à jour 2

Substitutions Supplémentaires 12. Cliquez sur Substitutions Supplémentaires pour modifier des avantages imposables et des retenues légales supplémentaires. Si vous avez besoin d ARRÊTER la comptabilisation de n importe quels avantages imposables sur ce chèque, inscrivez «Z» dans le champ Code pour réduire à zéro l avantage imposable. Si vous souhaitez MODIFIER un montant, saisissez un nouveau montant dans le champ correspondant à l avantage imposable. Comme pour toutes les données que vous inscrivez dans les écrans PAYweb.ca, cliquez sur Entrer pour enregistrer avant de quitter ces écrans. Pour de plus amples renseignements sur la façon d'utiliser cet écran, consultez la section Substitutions supplémentaires dans le manuel de l'utilisateur 4.0 Traitement de votre paie. 8.0 Chèques manuscrits Page 9 de 16 Mise à jour 2

Cessation d Emploi 13. Cliquez sur Cessation d Emploi si vous avez besoin de congédier ou mettre à pied un employé. Remplissez cet écran en suivant les instructions dans la section 4.2 Cessations d Emploi. Pour remplir la demande de relevé d emploi, référez-vous à 18.0 Demande RE. Comme pour toutes les données que vous inscrivez dans les écrans PAYweb.ca, cliquez sur Entrer pour enregistrer avant de quitter ces écrans. 8.0 Chèques manuscrits Page 10 de 16 Mise à jour 2

Autres Ajustements 14. Si vous devez faire des AJUSTEMENTS aux accumulations pour cette paie manuelle, cliquez sur Autres Ajustements. Autres Substitutions 15. Si vous souhaitez REMPLACER une accumulation pour cette paie manuelle, cliquez sur Autres Substitutions. Si vous ne voulez pas avoir à calculer une charge à payer, laissez le champ Montant de substitution vide. [1] [1] [2] [3] Si vous voulez remplacer un calcul, inscrivez un montant dans le champ Montant de Substitution. [2] Si vous avez besoin du montant Fixe pour le calcul, inscrivez le montant ici, cependant veuillez noter que les montants Fixes ne sont calculés que sur la première liste de paie d une période de paie. [3] Comme pour toutes les données que vous inscrivez dans les écrans PAYweb.ca, cliquez sur Entrer pour enregistrer avant de quitter ces écrans. 8.0 Chèques manuscrits Page 11 de 16 Mise à jour 2

Totaux 16. Cliquez sur Totaux pour afficher un aperçu des Types de Revenus et des Heures qui font l objet du calcul. NB: même si vous avez inscrit des Codes de Types de Revenu sur l écran Entrée des Heures et Revenus, et des Montants Identifiés de Types de Revenus sur l écran Autres Revenus, le système combine leurs totaux en haut de l écran Afficher les Totaux de l Employé en un seul montant appelé Total des Revenus. 17. Si votre configuration prévoit des relevés de salaire électroniques, vous devez paramétrer l option Émission du Relevé de Salaire. Cliquez sur Profil de l Employé. Cliquez sur Virement Automatique. Assurez-vous que l option Émission du Relevé de Salaire n est PAS configurée pour EE (courriel seulement). CONSEIL: Il est recommandé que ce champ affiche PE (Imprimer et Courriel) pour que le système crée une copie imprimée du relevé de salaire. 18. Cliquez sur Entrer pour enregistrer les modifications apportées 19. Cliquez sur Quitter deux fois. 20. Vous allez maintenant revoir l écran Entrée des Heures et des Revenus Sélection de l employé, cette fois affichant les heures et/ou les revenus de votre chèque manuscrit à côté du nom de l employé. 21. Cliquez sur Quitter pour lancer le processus de vérification. 8.0 Chèques manuscrits Page 12 de 16 Mise à jour 2

22. Si la fonction chèque manuscrit a pris fin sans erreurs concernant la liste de paie, vous verrez le message PAIE SANS ERREUR ; tel qu illustré à gauche. Cela signifie que votre liste de paie ne contient aucun message d erreur ou d avertissement. S il y a des erreurs, il vous faudra examiner les rapports pour en déterminer la cause. Appuyez sur Entrer pour continuer. Exemple: Rapports créés si la fonction chèque manuscrit a pris fin SANS erreurs concernant la liste de paie Exemple: Rapports créés si la fonction chèque manuscrit a pris fin AVEC erreurs concernant la liste de paie 23. L écran Affichage des rapports apparaîtra. Le Groupe sera MAN CHQ et les rapports VÉRIFICAT., PAYSTUBS, AJUSTEMENT et les rapports AVERTISS., ERREURS et/ou ERREURVÉRI seront énumérés. Faites enquête sur tout problème apparaissant sur les rapports AVERTISS., ERREURS et/ou ERREURVÉRI avant de continuer. Imprimez/enregistrez vos rapports, et cliquez sur Quitter pour continuer. Si un problème survient concernant ces rapports et que vous ne voulez pas mettre à jour l Information du Profil de l Employé, inscrivez un «N» lorsque le message «Souhaitez-vous mettre à jour l Information CDA du Profil de l Employé?» apparaît à la fin de cette option. 24. Vous allez maintenant voir l écran Afficher tous les Employés, qui montre une liste de Chèques Manuscrits. Le Salaire Brut et le Salaire Net sont affichés, ainsi que les Heures Travaillées. Cliquez sur le nom d un employé pour afficher les détails de son Chèque Manuscrit. 8.0 Chèques manuscrits Page 13 de 16 Mise à jour 2

Afficher les Détails de la Paie en Cours de l Employé 25. L écran Afficher les Détails de la Paie en Cours de l Employé apparaîtra. Confirmez les montants du Salaire Brut et du Salaire Net. Pour afficher les accumulations qui seront versées et/ou comptabilisées sur cette paye, cliquez sur Autres Montants.. Cet écran peut également comporter d autres informations. Utilisez la loupe pour sélectionner le type de montant des ACCUMULATIONS. 26. Cliquez sur Quitter pour continuer (vous pourriez avoir à cliquer sur plus d'un bouton Quitter en fonction de l'écran que vous quittez), jusqu'à ce que le système affiche le message suivant: 8.0 Chèques manuscrits Page 14 de 16 Mise à jour 2

27. Lorsque vous recevez le message ci-dessus, Si vous voulez que le système mette à jour toutes les informations concernant le Cumul Annuel à ce Jour du Profil de l Employé: sélectionnez CONTINUER - mettre à jour et cliquez sur Entrer. Si vous ne souhaitez pas mettre à jour les informations concernant le Cumul Annuel à ce Jour du Profil de l Employé: sélectionnez ANNULER - ne pas mettre à jour et cliquez sur Entrer. Voici un exemple de situation où vous pourriez sélectionner ANNULER: vous n'êtes pas en train de réellement préparer la paye d un employé, mais plutôt en train d exécuter un scénario hypothétique pour calculer quelles seraient les retenues à la source pour un revenu donné. Si nous versons pour vous vos retenues légales, les montants qui nous sont dus seront traités lorsque vous fermerez votre prochaine exécution de la paie. 28. À partir du menu Caractéristiques Supplémentaires, cliquez sur Précédent pour revenir au menu Traiter la Paie. NB: si vous désirez voir à nouveau les détails du Chèque Manuscrit (et pourvu que vous ayez choisi l'option CONTINUER - mettre à jour pour mettre à jour les informations concernant le Cumul Annuel à ce Jour du Profil de l Employé, utilisez l option Voir AJU Courant dans le menu Traiter la Paie. Pour plus de détails sur cette option, consultez la section 6.0 - Voir AJU Courant. 8.0 Chèques manuscrits Page 15 de 16 Mise à jour 2

Rapports Les rapports qui peuvent être créés dans le cadre de l'option Chèque Manuscrit sont énumérés à la colonne Groupe comme faisant partie du groupe «MAN CHQ». Voici une description de ces rapports: Nom du rapport Description du rapport Détails AJUSTEMENT Ajustements au cumul annuel à ce jour de l employé Énumère les ajustements faits au cumul annuel à ce jour de l employé. ERREURVÉRI Rapport d erreur Cartes de pointage Énumère toutes les erreurs sur les cartes de pointage. VÉRIFICAT. RAPPORTAE Rapport de vérification et de calcul Cartes de pointage Détail du relevé d emploi concernant l assurance-emploi Énumère les heures et les revenus des employés par département. Historique détaillé de l assurance-emploi utilisé comme référence lors de la création et du calcul du relevé d emploi. ERREURS Messages d erreur Énumère les messages d erreur concernant la liste de paie courante. SUBSTITUT PAYSTUBS AVERTISS. Énumération des substitutions pour un employé Relevé des revenus et des déductions (Relevés de salaire) Messages d avertissement Vous donne un total de toutes les substitutions visant des prestations, déductions et accumulations pour une exécution de la paie en cours. Un rapport d'une page pour chaque employé qui donne les détails des revenus et des déductions, et les soldes en cours et annuels cumulés jusqu à ce jour. Énumère les messages d'avertissement qui nécessitent ou non des correctifs. Les rapports surlignés ci-dessus en jaune doivent être vérifiés avant de poursuivre. Les rapports surlignés ci-dessus en vert sont fournis pour tous les chèques manuscrits. Pour des messages d erreur possibles dans des rapports, consultez 4.1 - Erreurs et Avertissements. 8.0 Chèques manuscrits Page 16 de 16 Mise à jour 2