Ministère de l Economie Numérique et de la Poste RECHERCHER DES CONTACTS ET CRÉER UN CONTACT DANS OFFICE 365S

Ministère de l Economie Numérique et de la Poste RECHERCHER DES CONTACTS ET CRÉER UN CONTACT DANS OFFICE 365S

SOMMAIRE Rechercher des contacts...5 Créer un contact...8 P- 01

Se connecter à sa messagerie office 365 (saisir dans la barre d adresse) : https://outlook.office365.com/owa/egouv.ci Lorsque votre compte et votre mot de passe sont bien saisis, vous vous connectez à votre messagerie. P- 02

Allez sur le lanceur d application (damier situé en haut, à l extrême gauche) et faites un clic sur Contact Lorsque vous ouvrez «Contacts», vous avez accès à un aperçu rapide de vos dossiers de contacts, à la liste de vos contacts et à un volet de lecture qui vous permet d examiner le contenu des contacts de votre choix. Le module Contacts permet d enregistrer les informations de contact de vos correspondants. Un contact peut contenir simplement un nom et une adresse e-mail. Il peut également inclure davantage d'informations comme une adresse postale, des numéros de téléphone, une image de profil P- 03

Interface du module Contacts BLOCS DESCRIPTIONS ACTIONS 1 Volet des dossiers Ce volet contient «Vos contacts» qui représentent votre carnet d adresses, vos différents groupes et «Annuaire» qui représente l annuaire egouv. Les fonctionnaires et agents de l État disposant d un compte egouv sont répertoriés dans L annuaire egouv. Les contacts dans l annuaire egouv sont classés par ministère ou par institution de la République. Dans le volet des dossiers, Sélectionnez Développer () pour afficher la liste des éléments ou Réduire () pour la masquer. 2 Liste des contacts La liste affiche tous les contacts présents dans le dossier actif 3 Volet de lecture Le contact que vous avez sélectionné s affiche dans ce volet avec tous les détails. 4 Zone Rechercher des Dans la zone Rechercher des personnes, tapez les personnes noms que vous souhaitez rechercher. 5 Bouton Nouveau Ce bouton permet de créer des contacts. Cliquez sur () pour créer soit des contacts individuels ou des contacts de groupe (liste de contacts ou groupe). 6 Bouton Gérer Ce bouton permet d importer / exporter des contacts ou se connecter à des réseaux sociaux. 7 Zone Modifier / Supprimer Elle permet de modifier ou supprimer des contacts. 8 Bouton Ajouter aux Ce bouton permet d ajouter des contacts à vos favoris : ils s afficheront en haut de votre liste de favoris contacts et vous pourrez ainsi les contacter plus facilement. 9 Bouton Listes Ce bouton permet d ajouter des contacts à des listes de contacts existantes. 10 Bouton Liens Ce bouton indique où est répertorié votre contact (Vos contacts ou Annuaire egouv) P- 04

CHAPITRE 1 : Rechercher des contacts P- 05

Pour rechercher un contact, vous devez effectuer les opérations suivantes : 1- Dans la zone Rechercher des personnes, tapez le nom que vous souhaitez rechercher puis validez ou cliquez sur la loupe; 2- Appuyez sur la touche «Entrée» de votre clavier ou cliquez sur la loupe pour valider le nom que vous avez tapé ; P- 06

3- Indiquez l endroit de la recherche (Vos contacts et Annuaire, Vos contacts, Annuaire) : Si vous cliquez sur : Vos contacts et Annuaire : la recherche s effectuera dans votre carnet d adresses puis dans l annuaire egouv; Vos contacts : la recherche s effectuera uniquement dans votre carnet d adresses; Annuaire : la recherche s effectuera uniquement dans l annuaire egouv. Par défaut, sélectionnez «Vos contacts et Annuaire». Tous les contacts correspondant à votre recherche se trouvant dans votre carnet d adresses (Vos contacts) ou dans Annuaire (Annuaire egouv) apparaitront dans la liste des contacts. Dans le cas contraire, Office 365 affichera dans la liste des contacts que votre recherche n a ramené aucun résultat. NB : Pour effacer la Zone Rechercher des personnes, vous pouvez cliquer sur (X) ou sur Quitter la recherche. P- 07

CHAPITRE 2 : Créer un contact P- 08

1 Créer un contact individuel a. Créer un contact à partir du bouton Nouveau Pour créer un contact individuel à partir du bouton Nouveau, vous devez effectuer les opérations suivantes : 1- Cliquez sur ( ) du bouton Nouveau puis sur Contact. Le formulaire de création des contacts apparaitra. 2- Entrez le prénom de votre correspondant; 3- Entrez le nom de votre correspondant; 4- Entrez l email du correspondant. À ce niveau déjà, vous pouvez enregistrer le contact mais vous avez la possibilité d ajouter davantage d informations comme un deuxième prénom, un email supplémentaire, une adresse postale, des numéros de téléphone, Pour ce faire, sur le formulaire de création des contacts, cliquez sur le des rubriques dont vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires pour les ajouter. 5- Cliquez sur Enregistrer, pour enregistrer le contact ou Annuler pour annuler ou ignorer les informations saisies. P- 09

b. Créer un contact individuel sur la base du résultat d une recherche de contact Pour créer un contact individuel sur la base du résultat d une recherche de contact, vous devez effectuer les opérations suivantes : 1- Cochez le contact que vous voulez ajouter après la recherche; 2- Cliquez sur Ajouter aux contacts. Le formulaire de création des contacts s affiche ; 3- Comme vu précédemment, après avoir saisi les informations sur le formulaire de création des contacts, cliquez sur Enregistrer, pour enregistrer le contact ou Annuler pour annuler ou ignorer les informations saisies. P- 10

C. Créer un contact individuel sur la base des adresses e-mail (émetteur ou destinataires) d un message électronique que vous avez reçu Pour pouvoir créer rapidement des contacts à partir d un mail reçu, vous devez effectuer les opérations suivantes : 1- Après avoir accédé au module Courrier, Cliquez sur le message concerné au niveau de la zone Liste des messages pour que celui-ci puisse s afficher sur le volet de lecture; 2- Faites un clic droit sur le(s) nom(s) de la (des) personne(s) concerné(es) dans l une de ces lignes : À :, Cc. puis sur Afficher les détails. P- 11

3- Le formulaire présentant les détails s affiche. À ce niveau, vous devez cliquer sur Ajouter. En cliquant sur Ajouter, le formulaire de création des contacts s affiche ; 4- Comme vu précédemment, après avoir saisi les informations sur le formulaire de création des contacts, cliquez sur Enregistrer, pour enregistrer le contact ou Annuler pour annuler ou ignorer les informations saisies. d. Créer un contact par importation de contacts. (Voir la procédure importation des contacts) P- 12

1 Créer des contacts de groupe a. Créer une liste de contact Une liste de distribution est un ensemble de contacts. Elle permet d envoyer facilement des messages à un groupe de personnes. Par exemple, si vous envoyez souvent des messages à des personnes d une même organisation, vous pouvez créer une liste de contacts contenant les adresses de messagerie de tous les membres de cette organisation. Un message envoyé à cette liste de contact est reçu par tous les destinataires de la liste de contacts. Vous pouvez utiliser les listes de contacts dans les messages, les demandes de tâches, les demandes de réunions et même dans d autres listes de contacts. Pour créer une liste de contacts, vous devez procéder comme suit : 1- Cliquez sur ( ) du bouton Nouveau puis sur Liste de contacts Le formulaire de création des contacts apparait. P- 13

2- Donnez un nom à la liste de contacts ; 3- Saisissez une brève description de la liste de contacts ; 4- Ajoutez des contacts à la liste de contacts en saisissez le nom ou l adresse mail. Pour une adresse mail non egouv (Yahoo, Gmail, ), saisissez l adresse puis cliquez sur le bouton Utilisez cette adresse ; Pour une adresse mail egouv, saisissez l adresse, Office365 affichera des contacts selon le texte saisi. Si aucune suggestion n est faite, vous pouvez cliquer sur le bouton Rechercher dans l annuaire pour ajouter votre contact. Lorsque cela est fait, le contact apparait dans la zone Contacts récemment ajoutés. NB : Pour retirer un membre ajouté, vous devez cliquer sur (x) à côté du nom du contact. P- 14

5- Après avoir ajouté tous les contacts que vous souhaitez, cliquez sur Enregistrer, pour enregistrer la liste de contacts ou Annuler pour annuler ou ignorer les informations ajoutées. NB : Pour envoyer un mail à toutes les personnes d une liste de contacts, vous devez procéder comme suit : Dans le module Courrier, cliquez sur ( ) du bouton Nouveau, puis sur Message électronique. Le formulaire de création des messages apparait. P- 15

1- Tapez le nom exact de la liste de contacts concernée dans la zone de saisie du destinataire principal du message. Si vous ne maitrisez pas l orthographe de la liste de contacts concernée, vous pouvez effectuer une recherche pour l ajouter. Pour ce faire, cliquez sur A. Votre carnet d adresse s affiche. Vous devez procéder comme suit, 2- Dans la zone de recherche, tapez une partie du nom de la liste de contacts concernée (Ex : formateur_egouv) puis cliquez sur la loupe pour effectuer la recherche. 3- Après avoir cliqué sur la loupe, les éléments correspondant à votre recherche apparaissent dans la zone Résultats de la recherche. Cliquez sur le (+) de la liste de contacts que vous souhaitez ajouter. 3- Après avoir cliqué sur le (+) de la liste de contacts, elle apparait dans la zone A. Cliquez maintenant sur Enregistrer, pour insérer la liste de contacts dans la partie destinataire du message à envoyer ou Annuler pour annuler et revenir sur la fenêtre de création des messages. P- 16

5- Rédigez votre courrier. Lorsqu il est terminé, cliquez sur Envoyer. Toutes les personnes dans cette liste de contacts recevront ce mail. P- 17

b. Créer un groupe de contacts Sur Office 365, un groupe est un espace de travail collaboratif entre plusieurs utilisateurs. Tous les membres de ce groupe peuvent collaborer dans un espace partagé. Les emails, documents et les événements dans les agendas seront alors communs aux membres de ce groupe. Le formulaire de création des groupes apparait. Pour créer un groupe, vous devez procéder comme suit : 1- Cliquez sur ( ) du bouton Nouveau puis sur Groupe 2- Saisissez le nom du groupe ; 3- Ajoutez une description ; 4- Indiquez la confidentialité (Public ou Privé) ; 5- Indiquez la langue de notifications ; 6- Cochez la case, si vous souhaitez que les membres reçoivent les conversations et les évènements de calendrier dans leur boite de réception. 7- Cliquez sur Créer, pour créer le groupe ou Ignorer pour ignorer les informations ajoutées. Lorsque le groupe est créé, vous devez procéder comme précédemment au niveau de la création des listes de contacts pour ajouter des membres. P- 18

Pour plus de modules de formation rendez-vous sur: www.egouv.ci En cas de besoin, n hésitez pas à contacter le support support@egouv.ci 22 52 20 20 01 BP 11821 Abidjan 01 Cocody les Deux Plateaux, 7ème Tranche, Rue du 30ème Arrondissement de Police Tél.: +2225 22529508 - Fax: +225 22529570 - www.ansut.ci ansut ANSUT_CI ANSUT TV