Perspectives sur les Politiques Voyages en Europe

Perspectives sur les Politiques Voyages en Europe Synthèse de l étude Réalisé par TRW Travel & Expense Management LLC

Synthèse de l étude Egencia, la Fondation NBTA et les consultants de TRW Travel and Expense Management, LLC, se sont associés pour mener une étude visant à expliquer comment les sociétés, en Europe et en Amérique du Nord, optimisent leurs déplacements grâce à la politique voyage, La première partie de cette étude présente les résultats européens d un questionnaire envoyé à 2856 personnes (1600 contacts NBTA / 1256 contacts Egencia). Au total, ce sont 383 personnes, issues de plus de 20 pays européens, qui ont répondu à cette enquête, soit un taux de réponse de 13,4%. La seconde partie de cette étude compare les résultats européens à ceux de la même étude, menée aux États-Unis et au Canada, en avril 2010, auprès de plus de 2000 sociétés Synthèse des résultats de l enquête européenne 1. Le suivi et l application de la politique voyage Dans le contexte actuel de crise, les entreprises européennes ont revu et mis à jour régulièrement leurs politiques voyage en réponse aux changements économiques. 87% ont récemment revu ou sont en train de revoir leur politique voyage. Parmi les entreprises ayant révisé leur politique voyage pendant la crise économique, 70% ont restreint l accès à la classe affaires. En Europe, 90% des sociétés ont une politique voyage. La politique voyage est perçue comme soit informative, soit obligatoire. Les voyageurs nonrespectueux de la politique font le plus souvent l objet de réprimandes verbales uniquement. 51 % des entreprises européennes l assimilent à des règles obligatoires, à la différence de simples lignes directrices. 20% des entreprises interrogées déclarent que le non-respect de la politique voyage dans leur entreprise n entraîne pas de sanctions. 64% indiquent que le non-respect de la politique voyage n entraîne qu un rappel à l ordre verbal. Seulement 14 % des entreprises indiquent que les voyageurs hors politique peuvent ne pas être remboursés pour tout ou partie de leurs dépenses. Seulement 2 % des entreprises sanctionnent sévèrement les voyageurs, allant même jusqu au licenciement. 2

2. La politique relative aux agences de voyages (TMC*) et outils de réservations en ligne (SBT**) Les entreprises européennes ont intégré la logique de consolidation des agences de voyage comme élément de base de ce secteur. 70% exigent que tous les déplacements soient réservés via une seule agence de voyages référencée. 17% exigent que les déplacements soient réservés via une des agences de voyages référencées. Les SBT sont bien intégrés dans les programmes de déplacements professionnels. 61% exigent que tout ou partie des voyages soient réservés en ligne. Néanmoins, 24% des sociétés interrogées n ont pas mis en place de SBT. 3. Les moyens de paiement De manière générale, les entreprises européennes paient directement (sur factures ou via cartes logées) les billets d avion. Les dépenses autres qu aériennes, sont payées grâce aux cartes corporate ou personnelles des collaborateurs. 69% des entreprises interrogées paient les billets d avion par cartes logées et 26% reçoivent directement les factures adressées par leur agence de voyages. 4. La classe de transport autorisée et la politique de fournisseurs privilégiés Les entreprises européennes optent pour une politique mixte quand il s agit de la classe de service ; certaines d entre elles permettent la réservation en classe affaires, notamment pour les vols longcourrier, ayant pour destination l Asie, l Amérique du Sud, le Moyen-Orient ou l Amérique du Nord. La mise en place d une politique de fournisseurs privilégiés pour l aérien et l hôtel est un levier d économie incontournable ; cette stratégie se révèle efficace notamment chez les grands comptes. Seulement 8% des entreprises autorisent la réservation en First Class, en avion, dans leur politique voyage. En revanche, 54% autorisent la réservation en Business Class. Seulement 6% autorisent la réservation en Business Class pour des vols au sein de l Europe. Environ 51% des entreprises dépensant 10 M ou plus autorisent la réservation en classe affaires sur certains trajets. Concernant le train, environ 41% autorisent la réservation en 1re classe. 69% exigent la réservation en 2nde classe. 52% des entreprises interrogées exigent que les voyageurs réservent des billets non remboursables s ils sont proposés. *TMC (Travel Management Company) : Agence de Voyage **SBT (Self Booking Tool) : outil de réservation en ligne 3

Moins de la moitié des entreprises européennes ayant répondu intègrent d autres éléments de la politique voyage pour définir la notion de tarif recommandé. En moyenne, 43% exigent que leurs collaborateurs acceptent de voyager sur un vol décollant dans un laps de temps proche de leur heure de départ souhaitée (créneau de départ). Une flexibilité horaire de 2 heures est généralement demandée. Parmi les 20% exigeant que leurs collaborateurs optent pour un vol avec escale, quand cela est disponible : 21% ne le demandent que si le temps de vol supplémentaire ne dépasse pas les deux heures. 28% ne le demandent que si l escale permet d économiser au moins 100. Cependant, 20% l exigent si l escale réduit le prix du billet, quel que soit le montant économisé. Les aéroports alternatifs (comme à Londres où il y en a plusieurs) ne sont pas un levier d économie majeur. Cela est principalement dû au nombre de destinations limitées depuis ces aéroports. Seulement 17 % des entreprises indiquent l utilisation d aéroports alternatifs dans leur politique. 5. Les notions de tarif le plus bas (ou Best Buy*) et tarif recommandé Un grand nombre d entreprises européennes exigent que leurs voyageurs optent pour le tarif le plus bas (ou Best Buy*) plutôt que d intégrer le schéma plus complexe de tarif recommandé**. Comparées aux entreprises qui dépensent moins de 1 M, les sociétés ayant un budget voyage de 10 M ou plus sont davantage susceptibles de bénéficier de tarifs négociés et d exiger que leurs collaborateurs réservent auprès de leurs fournisseurs privilégiés, surtout si leurs tarifs sont les plus bas du marché. 56% des personnes interrogées exigent que leurs collaborateurs réservent auprès des companies low-cost quand cela est possible et qu elles proposent les tarifs les plus bas pour le vol recherché. 28% des personnes interrogées exigent que leurs collaborateurs réservent par les compagnies aériennes privilégiées quand cela est possible, et 32% exigent que les voyageurs réservent auprès de la compagnie préférée quand elle offre le tarif le plus bas (le nombre total d entreprises exigeant de passer par le fournisseur privilégié en cas de tarif le plus bas est de 60%). Peu d entreprises (29%) exigent que leurs collaborateurs réservent leurs chambres d hôtel auprès des fournisseurs privilégiés, alors que 60% l imposent pour les compagnies aériennes et 57% pour les loueurs de voitures. La réservation auprès des hôtels privilégiés est un service plus difficile à standardiser ou à exiger car beaucoup de données font varier le choix optimal pour chaque voyage. En comparaison, les locations de voitures sont l un des services les plus faciles à standardiser (par exemple, les voitures de catégorie B, avec boîte automatique, sont disponibles dans l ensemble des destinations de voyages d affaires). *Best Buy : tarif le plus bas (sur l offre Egencia) **Tarif recommandé : tarif intégrant différents éléments (négociations auprès des compagnies préférées, créneau de départ, etc.) 4

6. Les bonnes pratiques Bien que l achat anticipé de billet d avion soit une source non négligeable d économies, les voyageurs ne savent pas toujours quand ils vont avoir besoin de se déplacer. Ainsi, la plupart des entreprises interrogées «encouragent» via leur politique voyages l achat anticipé, plus qu elles ne l exigent. 71% exigent systématiquement une approbation préalable au voyage pour tous les déplacements. Les sociétés qui ne requièrent cet accord que dans certains cas, le font plus pour des vols longcourrier et coûteux, que pour des raisons de niveau hiérarchique du voyageur. 62% ont répondu que leurs entreprises ont mis en place un plan d urgence pour localiser et venir en aide à leurs voyageurs en cas de crise. 7. Le reporting Bien que la plupart des agences de voyages puissent fournir des reporting post-déplacements indiquant les collaborateurs qui n optent pas pour les tarifs les plus bas ou qui ne choisissent pas le partenaire privilégié, seulement 67% des sociétés interrogées les reçoivent. Les reportings portant sur la non-sélection du tarif le plus bas sont les plus fréquents, comparés aux rapports traitant des partenaires privilégiés. 84% des sociétés interrogées ont leurs Travel Managers qui reçoivent des rapports postdéplacements sur toutes les exceptions faites à la politique voyages. Seulement 36% d entre eux les communiquent aux cadres dirigeants. 8. La gestion stratégique des séminaires La gestion de façon stratégique des séminaires n est pas encore largement pratiquée en Europe. Seulement 24% des politiques voyage abordent la question des séminaires et des voyages de groupe. Seulement 14% définissent leurs séminaires soit par nombre anticipé de participants ou par budget estimé. Seuls 10% exigent que l enregistrement de séminaires soit centralisé. Seulement 6% imposent que tous les contrats de séminaire soient validés par un avocat ou un expert au niveau central. Les différences et les similitudes entre les zones Europe et Amérique du Nord Similitudes Les facteurs culturels, historiques, géographiques, de même que les particularités liées au secteur d activité, peuvent avoir des conséquences sur le contenu et l élaboration de la politique voyage. Cependant, la comparaison entre les deux études met en avant des similitudes frappantes entre 5

les politiques voyages européennes et nord-américaines, notamment pour tout ce qui a trait aux problématiques récurrentes dans la gestion des voyages d affaires et aux réservations. Les entreprises européennes interrogées (51%) ont davantage tendance à considérer la politique voyage comme une obligation, plus que comme de simples lignes directrices, contrairement aux sociétés nord-américaines. Dans les deux zones, plus de 60% des personnes interrogées déclarent ne subir que de très faibles conséquences suite au non-respect de la politique voyage, la sanction par le supérieur hiérarchique étant la plus répandue. 87% des Européens et 84% des Nord-Américains ont mis à jour leur politique voyage ou sont en train de le faire. 70% des Européens et 67% des Nord-Américains qui ont ré-examiné leur politique au cours des deux dernières années ont restreint l accès à la classe affaires. 86% des Américains, et 87% des Européens imposent à leurs voyageurs de réserver avec une ou plusieurs TMC référencés. Dans les deux zones, plus de 90% des sociétés interrogées possédant les budgets voyages importants regroupent leurs TMC grâce à la politique voyage. La réservation en ligne est bien implantée dans les deux régions. En Amérique du Nord, 66% des entreprises interrogées imposent à leurs voyageurs de réserver une partie ou la totalité de leurs voyages via le SBT retenu par la société contre 61% en Europe. Un pourcentage similaire d entreprises européennes et américaines autorisent la Business Class lors de trajets en avion. Entre 40 et 50% autorisent la Business Class sur les vols intercontinentaux. Seulement 6% des entreprises européennes, et seulement 10% des sociétés américaines autorisent la classe affaires sur les vols nationaux. Un pourcentage similaire d entreprises européennes et américaines imposent à leurs voyageurs de réserver auprès des fournisseurs privilégiés pour l avion, l hôtel et la voiture. 61% des sociétés américaines et 50% des entreprises européennes imposent à leurs voyageurs d accepter les vols sur les compagnies préférées lorsque cela est possible ou lorsqu elles proposent les tarifs les plus bas. 55% des entreprises américaines imposent ou encouragent leurs voyageurs à séjourner dans les hôtels préférés de la société ; ce pourcentage est le même pour les entreprises européennes. 71% des entreprises nord-américaines et 57% des entreprises européennes obligent les voyageurs à réserver auprès des loueurs de voitures privilégiés. 71% des entreprises européennes imposent l approbation avant le voyage pour une partie ou la totalité du voyage contre 58% en Amérique du Nord. 67% des sociétés européennes et 68% des entreprises nord-américaines reçoivent des reportings de leurs agences de voyages énumérant les manquements faits à la politique voyage. 6

Les irrégularités les plus courantes retracent le non-respect du tarif recommandé ou du tarif le plus bas par les voyageurs. 84% des sociétés européennes et 89% des entreprises nord-américaines envoient ces rapports uniquement aux Travel Managers. Les deux zones pourraient aborder la gestion des séminaires de façon plus efficace à travers leurs politiques voyages. Les différences Malgré le nombre important de points communs entre les politiques voyages des deux côtés de l Atlantique, des différences subsistent : 14% des entreprises européennes déclarent avoir implémenté un SBT sans pour autant imposer son utilisation contre 24% en Amérique du Nord. 24% des sociétés européennes indiquent ne pas avoir implémenté un SBT contre 10% des entreprises nord-américaines. En Amérique du Nord, l utilisation du tarif recommandé est plus largement répandue dans les politiques voyage qu en Europe 83% des Américains et 43% des Européens imposent un créneau de départ flexible. 58% des sociétés américaines et 20% des entreprises européennes imposent aux voyageurs d accepter les vols avec escale(s) qui sont conformes aux limites définies en termes d économies minimum à réaliser et de temps de correspondance maximal. 54% des sociétés nord-américaines contre 17% des entreprises européennes recommandent l extension des recherches de vols à des aéroports alternatifs, dans une même ville. 70% des entreprises nord-américaines contre 52% des sociétés européennes imposent l achat des billets à contraintes (non-remboursables ) lorsque qu ils sont disponibles. Les sociétés européennes exigent le plus souvent que leurs voyageurs acceptent le tarif le plus bas, plutôt que d intégrer le schéma plus complexe de tarif recommandé. Bien que l application de la politique du tarif le plus bas soit plus simple, ce choix offre aux voyageurs une plus grande latitude pour sélectionner leurs options d itinéraire, ce qui se révèle être moins efficace en matière de contrôle des coûts. La moitié des sociétés américaines interrogées imposent l utilisation des cartes de crédit corporate individuelles pour payer les billets d avion. L autre moitié a recours au paiement centralisé. En Europe, 69% des sociétés interrogées paient leurs billets d avion par carte logée. Les autres dépenses sont payées grâce aux cartes corporate ou personnelles des collaborateurs. 7

Conclusion Egencia France SAS Tour Franklin La Défense 8 100-101 Terrasse Boieldieu 92042 Paris La Défense cedex www.egencia.fr Lorsqu elles sont confrontées aux mêmes problématiques et objectifs, il semble logique que les sociétés des deux côtés de l Atlantique en arrivent à des solutions semblables comme le démontre cette étude. Cette analogie est également justifiée par un contexte économique similaire pour le secteur du voyage d affaires ainsi que par la présence d objectifs stratégiques partagés par les deux zones. De plus, le nombre croissant d acheteurs globaux et la coordination opérée par les agences de voyages ont indéniablement contribué à la généralisation des meilleures pratiques et politiques. Les différences d utilisation d outils de réservation en ligne, de définition de la notion de tarif recommandé ou des moyens de paiements relèvent plus d un choix stratégique que d une gestion du voyage d affaires radicalement opposée. 110 North Royal Street, 4th Floor Alexandria, VA 22314 www.nbtafoundation.org 8