MANUEL DES NOUVEAUTÉS Dernières nouveautés de la version 2012 (Version 12.50 à 12.54) Paris : 92 Bis Avenue Victor Cresson 92130 Issy Les Moulineaux Montpellier : Parc d Activité Aéroport 125, Impasse Adam Smith 34 470 PEROLS Tél : 04 99 53 21 90 / site web : www.secib.fr / e-mail : message@secib.fr / Fax: 04 67 15 98 41
SOMMAIRE 1 - MASQUER DES MATRICES... 2 2 - MASQUER DES EVENEMENTS... 3 3 - RENOMMER UNE MATRICE... 4 4 - EVENEMENT : CREATION AUTOMATIQUE DE FRAIS ET/OU DE TEMPS PASSES LIES A L EVENEMENT... 5 5 - PARAMETRAGE : GESTION DE LA SECURITE AVANCEE... 6 1ère étape : Créer les groupes de sécurité... 7 2ème étape : Définir les accès... 9 6 - DOSSIER AVEC OPTION REPERTOIRE DOSSIER OU EXPLOREUR : CREATION D UNE ARBORESCENCE... 10 Créer une arborescence... 10 Appliquer ce modèle aux nouveaux dossiers... 12 7 - FACTURATION : FACTURE PROFORMA... 13 Créer une facture proforma... 13 Modifier une facture proforma... 15 Transformer une facture proforma en facture... 16 Facturier proforma... 17 8 - FACTURIER : POSSIBILITE D OUVRIR LE DOSSIER DANS LEQUEL SE TROUVE LA FACTURE... 18 9 - RACCOURCIS CLAVIER... 18 10 - EXPORT DES FACTURES SOUS LE FORMAT LEDES (LEGAL ELECTRONIC DATA EXCHANGE STANDARD)... 19 11 - SECURITE : NOUVEAU DROIT POUR BLOQUER LA MODIFICATION DU NUMERO DU DOSSIER ET DE LA DATE DE CREATION DU DOSSIER... 22 12 - EBARREAU : PLACEMENT AU FOND... 22 Etape 1 : Saisine des parties :... 23 Etape 2 : Récapitulatif de procédure pour le placement au fond... 24 Etape 3 : Constitution du message du placement au fond.... 24 13 - EBARREAU : PARAPHEUR POUR LES PROCEDURES... 26 Présentation du parapheur ebarreau... 27 Validation et envoi d une procédure via le parapheur ebarreau... 28 14 - EBARREAU : NOTIFICATION DES CONTRADICTEURS LORS DE LA CONSTITUTION D INTIME.. 30 15 - EBARREAU : NOUVEAU RATTACHEMENT DES MESSAGES... 31 Nouvelle colonne «Dossier» dans la messagerie... 31 Nouvelles fonctions de rattachement... 32 Rattachement rapide... 34 Rattachement avancé... 34 Suppression des messages originaux... 35 16 - ETAT EXCEL : LISTE DES CORRESPONDANTS CLIENTS PAR RESPONSABLE ET PAR CLIENT... 36 17 - ETAT PREFACTURATION : OPTION RECAPITULATIF... 36 18 - ETAT DES TEMPS PASSES : OPTION FACTURE/NON FACTURE... 37 *Pour accéder à une rubrique particulière cliquez dessus SECIB EXPERT V12 Page 1
1 - Masquer des matrices Nouveautés SECIB EXPERT 2012 Il est possible de masquer les matrices qui ne sont jamais utilisées par le cabinet. L intérêt de cette fonction est que la matrice n est pas supprimée et peut être réaffichée de nouveau en cas de besoin. Cliquer sur le menu Outil cliquer sur «Formulaires Actes & Courriers» Faire un clic droit sur le nom du formulaire que l on souhaite masquer et ensuite clic gauche sur «Masquer le formulaire» La matrice masquée disparaît de la liste des matrices. Pour démasquer une matrice, après avoir coché sur la droite «Afficher les matrices masquées», sélectionnez la matrice, puis clic droit choisir «Afficher le formulaire» SECIB EXPERT V12 Page 2
2 - Masquer des évènements Dans la fenêtre création d un évènement, sélectionnez l évènement puis «Masquer l évènement» L évènement masqué disparaît des listes Il est possible d afficher les évènements masqués en cochant «Afficher les évènements masqués» Les évènements masqués apparaissent avec un icône différent SECIB EXPERT V12 Page 3
3 - Renommer une matrice Cliquer sur le menu Outil cliquer sur «Formulaires Actes & Courriers» Faire un clic droit sur le nom du formulaire que l on souhaite renommer et ensuite clic gauche sur «Renommer» Taper le nouveau nom de la matrice, puis cliquer sur OK SECIB EXPERT V12 Page 4
4 - Evénement : création automatique de frais et/ou de temps passés liés à l évènement Il était déjà possible de rattacher des frais et des temps passés à un évènement, mais pour les enregistrer il fallait cocher la ou les lignes. Dorénavant il sera possible de paramétrer le fait que ces frais et/ou temps passés seront cochés par défaut, par conséquent les frais et/ou temps passés seront enregistrés automatiquement lors de la création de l évènement. Pour procéder à ce paramétrage, menu paramétrage => Gestion des évènements => Temps passé/frais Sur la partie de gauche sélectionnez le débours, frais ou temps passé souhaité SECIB EXPERT V12 Page 5
Dans notre exemple, nous allons sélectionner la taxe sur la contribution à l aide juridique, et le rattacher, dans l écran central, à l évènement Assignation Afin que ce débours se créé automatiquement lors de la création de l évènement assignation, il faut dans la partie de droite cocher «Assignation» Vous pouvez fermer cette fenêtre, les modifications seront enregistrées. NB : ce système de création automatique de frais et de temps passés lors de la création des évènements, n est valable que si vous paramétrez un coût par défaut pour le frais, et un temps de base pour le temps passés dans les paramétrages des codes d activité (se reporter au manuel SECIB EXPERT). 5 - Paramétrage : gestion de la sécurité avancée Cette option permet de gérer les accès des données des utilisateurs aux autres utilisateurs. Cette option est utilisée afin que les collaborateurs ne puissent voir que leurs propres temps et pas visualiser les temps des autres collaborateurs. Cette option ne peut être activée que par un utilisateur «administrateur de la base» ou par le service support de Secib. SECIB EXPERT V12 Page 6
1ère étape : Créer les groupes de sécurité Il s agit de créer des groupes de personnes qui auront les mêmes droits d accès. Il est possible de créer un groupe pour une seule personne qui aurait des accès différents que les autres utilisateurs. Les groupes peuvent correspondre soit à une fonction (avocats associés, avocats collaborateurs, administratif ) soit à une équipe (équipe en droit social, équipe en droit des affaires ) Dans le menu paramétrage => «Outils de paramétrage utilisateur» Cliquer «Gestion Avancée» : Puis sur «Paramétrage des groupes de sécurité» SECIB EXPERT V12 Page 7
Pour créer un groupe de sécurité, clique droit sur la partie de droite, et sélectionner «Ajouter un groupe» Nommer votre groupe Pour attribuer un groupe à un utilisateur : sélectionner la ou les personnes sur la partie de gauche, puis sélectionner le groupe sur la partie droite, cliquer sur la flèche verte centrale SECIB EXPERT V12 Page 8
2ème étape : Définir les accès Dans le menu paramétrage => «Outils de paramétrage utilisateur» Cliquer «Gestion de la Sécurité» : Cocher le groupe pour lequel on définit les accès dans la partie de gauche, puis dans la partie centrale cocher le groupe sur lequel on définit les accès, et sur la partie de gauche cocher les accès. La colonne Défaut permet de visualiser les données de ce groupe/cette personne, sans procéder à un filtre d affichage Si les accès sont différents selon le groupe, il faut à chaque fois cliquer sur appliquer pour enregistrer le paramétrage SECIB EXPERT V12 Page 9
6 - Dossier avec option répertoire dossier ou exploreur : création d une arborescence Lors de la création d un dossier, une seule arborescence par défaut n était possible, dorénavant vous pouvez définir vous-même une arborescence en fonction de critères choisis. Créer une arborescence Pour créer une arborescence, cliquez sur le menu Paramétrage, puis Arborescence répertoire : Taper le nom du modèle d arborescence et cliquer sur le pour ajouter dans la liste des modèles SECIB EXPERT V12 Page 10
Puis sur la partie de gauche, se placer sur Documentation, et faire un clic droit pour créer l arborescence souhaitée Nommer le répertoire et cliquer sur Appliquer Une fois que vous avez finalisez votre arborescence, cliquer sur «Enregistrer cette arborescence en tant que modèle» SECIB EXPERT V12 Page 11
Un message de confirmation apparaît Appliquer ce modèle aux nouveaux dossiers Sur la partie de droite, sélectionner le ou les critères des dossiers dans lesquels se créera cette arborescence. Et cliquez sur la flèche verte au centre. Dans l exemple ci-dessous nous appliquons l arborescence «Dossier juridique» pour les dossiers dont le type est Juridique. Une fois avoir cliqué sur la flèche verte, une demande de confirmation apparaît : SECIB EXPERT V12 Page 12
Pour notre exemple, cette arborescence se créée dans tous les nouveaux dossiers de type juridique. Lorsque plusieurs critères seront présents lors de la création d un dossier, Secib proposera le choix de l arborescence : 7 - Facturation : facture proforma Il est possible dorénavant de faire des factures proforma, à savoir des projets de facture qui ne portent pas de numéro définitif. Créer une facture proforma Pour ce faire, on procède de la même façon que pour faire une facture, mais en utilisant «Facture proforma». SECIB EXPERT V12 Page 13
On procède exactement de la même manière qu une facture normale, la seule différence c est qu aucun numéro de votre facturier ne sera pris en compte. En validant votre facture proforma, cette fenêtre apparaît, il s agit juste d un numéro de la facture proforma qui est non modifiable SECIB EXPERT V12 Page 14
La fenêtre du parapheur est proposée lors de la fusion de la facture proforma Vous pouvez faire des modifications dans le document Word mais il faudra les reporter dans le document de facture définitif. Modifier une facture proforma A partir du dossier, sélectionner l évènement dans le dossier puis clic droit «Modifier la facture» SECIB EXPERT V12 Page 15
Le menu de la facturation s ouvre, vous pouvez procéder aux modifications souhaitées. Valider pour enregistrer les modifications Transformer une facture proforma en facture Une fois que la proforma est finalisée, il faut la transformer en facture. A partir du dossier, sélectionner l évènement dans le dossier puis clic droit «Transformer en facture» La fenêtre pour valider le numéro apparaît, cliquer sur Valider SECIB EXPERT V12 Page 16
L évènement se transforme en facture avec un numéro En ce qui concerne le document de facture, il faudra soit ouvrir le document de la proforma pour mettre le numéro si vous avez effectué des modifications de mise en page, soit générer un nouveau document. Pour générer un nouveau document, faire un clic droit «Modifier facture», et cliquer sur l icône Word Facturier proforma Sur la barre de navigation cliquer sur le menu Financier, puis Facturier Proforma SECIB EXPERT V12 Page 17
La liste de toutes les factures proformas apparaît. A partir de ce menu, il est possible de créer, de modifier une proforma, ainsi que de transformer une proforma en facture. 8 - Facturier : possibilité d ouvrir le dossier dans lequel se trouve la facture Depuis le facturier en sélectionnant la facture, il est possible dorénavant d ouvrir le dossier par un clic droit NB : si la facture est faite sur plusieurs dossiers, cette fonction n est pas accessible. 9 - Raccourcis clavier Dans Secib, il existe quelques raccourcis clavier, pour mémoire : F12 : recherche du dossier par son numéro F11 : recherche du dossier par son numéro d archive F9 : recherche du dossier par son numéro de facture F8 : recherche du dossier par son numéro de rôle Nous en avons ajouté d autres : F5 : rafraichir l écran F1 : accès au manuel de Secib (se trouvant dans P:\Manuel\SECIBEXPERT.pdf) Ctrl + T : création d un temps passé Ctrl + A : création d un agenda Ctrl + F : création d un frais SECIB EXPERT V12 Page 18
Ctrl + R : création d un règlement Crtl + P : création d un appel téléphonique Ctrl + I : création d une facture Raccourcis accessibles à partir du dossier Secib : Ctrl + G : création d une correspondance générale Ctrl + E : création d un évènement Ctrl + L : création d un document hors évènement Ctrl + M : création d un mail La liste de tous les raccourcis clavier se trouve dans le menu? 10 - Export des factures sous le format LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) Il s agit d un format standard pour l'échange électronique d'informations de facturation d un cabinet d'avocats à une entreprise cliente. Nous vous proposons 5 formats au choix : - LEDES 10098B - LEDES A998B-INTL - LEDES 2000 - XML E-Billing version 2 - XML E-Billing version 2.1 Cet export n est pas par défaut dans SECIB, les services support de SECIB doivent vous l activer dans la table cabinet (ExportLedes =1) SECIB EXPERT V12 Page 19
A partir du facturier, sélectionnez la ou les factures à exporter en format LEDES, et cliquer sur le bouton «Export LEDES» Il faut d abord procéder au paramétrage de la concordance des codes d activité SECIB avec les codes UTBMS utilisés dans la facturation électronique légal, en cliquant sur «Codes activités». Sélectionner le code Secib, et le glisser sur le code LEDES correspondant SECIB EXPERT V12 Page 20
Il faut procéder à ce paramétrage pour tous les codes de temps passés et de frais. Une fois que le paramétrage des codes d activité a été effectué, vous pouvez choisir le format et ensuite cliquer sur «Exporter le détail des temps et frais» Il vous est proposé d enregistrer le fichier généré à l endroit où vous souhaitez, afin de le télécharger, ensuite, dans le logiciel de facturation de votre client. Un message de confirmation apparaît : SECIB EXPERT V12 Page 21
11 - Sécurité : nouveau droit pour bloquer la modification du numéro du dossier et de la date de création du dossier Un nouveau droit d accès a été créé «Dossier-Identification» dans les paramétrages d un utilisateur En décochant cette ligne, l utilisateur n a plus les droits pour changer le numéro et date de création du dossier même lors de la création du dossier. 12 - Ebarreau : placement au fond Dans le dossier, sélectionner «Monde TGI» puis Placement au fond SECIB EXPERT V12 Page 22
Etape 1 : Saisine des parties : Renseigner les parties (Pour renseigner les parties se reporter au manuel de l interface RPVA dans SECIB) Puis cliquer sur Etape2 SECIB EXPERT V12 Page 23
Etape 2 : Récapitulatif de procédure pour le placement au fond Avant la validation définitive, vous pouvez imprimer un récapitulatif Etape 3 : Constitution du message du placement au fond. Renseigner les informations SECIB EXPERT V12 Page 24
Choisir le destinataire: Vous pouvez renseigner vos références dossier (8 caractères maximum): Renseigner la date de l'acte de saisine: Renseigner s'il s'agit d'une représentation obligatoire : Renseigner le type de l'acte : Joindre l'acte en pièce jointe et le timbre fiscal Cliquer sur Envoyer pour envoyer le message : SECIB EXPERT V12 Page 25
Il est possible d'enregistrer la procédure pour la reprendre plus tard Un message de confirmation apparait après l'envoi : Un évènement se créé dans le dossier, et le message y est rattaché 13 - Ebarreau : parapheur pour les procédures Toutes les procédures enregistrées, et non encore envoyées apparaissent dans le parapheur ebarreau en attente de validation pour ensuite procéder à un envoi en masse. Pour accéder au parapheur ebarreau, cliquer sur le menu Communication ebarreau Afficher les recours à envoyer SECIB EXPERT V12 Page 26
Présentation du parapheur ebarreau Ce menu s ouvre, et présente toutes les procédures en attente de validation En sélectionnant une ligne et en cliquant sur ces icônes vous pouvez : ouvrir la procédure avec toutes les étapes, afin de les compléter si besoin visualiser le récapitulatif de procédure ouvrir le dossier concerné Différents indicateurs vous renseignent si la procédure est complète ou pas : = dans la procédure, il manque une donnée mais qui n est pas obligatoire, il sera possible quand même de la valider = la procédure n est pas complète, il faut la compléter pour qu elle soit validée = la procédure est valide elle peut être envoyée Lorsque l on passe le curseur sur l icône, une info-bulle indique ce qu il manque : Lorsque l on clique sur le +, on visualise les pièces jointes attachées à la procédure SECIB EXPERT V12 Page 27
Validation et envoi d une procédure via le parapheur ebarreau Toutes les procédures avec les indicateurs et peuvent être validées Sélectionner la procédure et cliquer sur Une fois que la procédure est validée, la procédure peut être envoyée en cliquant sur Attention en cliquant sur Envoyer, toutes les procédures validées seront envoyées Un message de confirmation apparaît : SECIB EXPERT V12 Page 28
Cette fenêtre apparaît : Seules resteront dans le parapheur ebarreau les procédures non validées. NB : seul un responsable de dossier pourra valider la procédure, mais l envoi pourra se faire par une autre personne. La modification et la validation d une procédure peut se faire en mode offline, l envoi nécessite le branchement de la clé. SECIB EXPERT V12 Page 29
14 - Ebarreau : Notification des contradicteurs lors de la constitution d intimé Au moment de l envoi du message pour une procédure de constitution d intimé devant la Cour d Appel, il est possible dorénavant de mettre en copie votre contradicteur. Lors de l ouverture de l écran d envoi de la constitution intimé, la liste des contradicteurs est chargée depuis le site ebarreau. Deux méthodes différentes sont utilisées pour la récupération des contradicteurs, en fonction du type de constitution sélectionné : Dossier : l application télécharge le dossier ebarreau en fonction du numéro RG et ajoute les emails des avocats constitués sur le dossier. Il est donc important que le numéro RG soit correctement renseigné dans le dossier Secib. DA : l application télécharge la déclaration d appel ebarreau en fonction du numéro de DA et ajoute les emails des avocats définis dans la déclaration d appel. Il est donc important que le numéro de DA soit correctement renseigné dans le dossier Secib. Le chargement se fait en tâche de fond. On peut sélectionner le destinataire et ajouter les pièces jointes pendant ce temps. Comme pour un envoi de message classique, il est possible d ajouter des personnes en copie en utilisant le bouton «plus» à droite de la zone «Copie à». Si on enregistre la procédure pour procéder à l envoi plus tard, tous les emails ajoutés en copie sont également enregistrés et seront restaurés lors de la prochaine ouverture. Lors de l envoi depuis le parapheur ebarreau, les contradicteurs sont re-téléchargés depuis ebarreau et fusionnés avec ceux se trouvant en base. Ainsi, il est tout à fait possible de préparer une constitution intimé sans la clé, les contradicteurs seront tout de même notifiés au moment de l envoi. SECIB EXPERT V12 Page 30
15 - Ebarreau : Nouveau rattachement des messages Nouvelle colonne «Dossier» dans la messagerie Lors du chargement des messages, l application tente de déterminer automatiquement le dossier Secib en fonction du numéro de rôle contenu dans l objet du message. Il est donc très important que ce dernier soit correctement renseigné dans les dossiers Secib. Si un seul dossier est trouvé lors de la recherche, il est automatiquement sélectionné. Si plusieurs dossiers correspondants au numéro de rôle sont trouvés, alors ils sont ajoutés dans une liste déroulante et c est à l utilisateur de sélectionner le bon. La loupe permet de faire une recherche dossier dans le cas où le dossier voulu ne se trouve pas dans la liste. SECIB EXPERT V12 Page 31
Nouvelles fonctions de rattachement Nouveautés SECIB EXPERT 2012 Dans la messagerie, l ancienne fonction de rattachement a été supprimée et remplacée par les boutons «Rattachement rapide» et «Rattachement avancé». SECIB EXPERT V12 Page 32
Lorsqu on ouvre un message, il n y a aucun changement sur le plan visuel. Par contre la fonction de rattachement a été modifiée : quand on clique sur le bouton de rattachement, la fenêtre de recherche dossier apparait pré-remplie avec le numéro de rôle du message, ce qui permet de valider le dossier de rattachement. Ensuite, la fenêtre de rattachement avancé apparait. SECIB EXPERT V12 Page 33
Rattachement rapide Quand on clique sur le bouton «Rattachement rapide» et que la colonne «Dossier» est bien renseignée, les fichiers cochés sont automatiquement rattachés dans le dossier indiqué. En mode répertoire dossier, un répertoire «ebarreau» est créé pour regrouper les fichiers rattachés depuis le module ebarreau. Si le dossier n est pas précisé sur une ou plusieurs lignes, l application effectue tout de même le rattachement pour les messages dont le dossier est précisé, et les décoche de la messagerie. Ensuite, le message ci-dessous apparait. Les messages non rattachés restent cochés dans la liste, ce qui permet de les identifier rapidement pour indiquer le dossier et refaire le rattachement. Rattachement avancé Cette fonction vous permet de choisir vous même l emplacement. Quand on clique sur le bouton de rattachement avancé et que la colonne «Dossier» est bien renseignée, alors la fenêtre de rattachement avancé apparait pré-remplie avec le dossier et les messages à rattacher. SECIB EXPERT V12 Page 34
Si le dossier n est pas renseigné pour l un des messages, alors le message ci-dessus apparait. Si on clique sur «Oui», alors la fenêtre de rattachement avancé apparait sans aucun dossier présélectionné et elle contient tous les messages cochés. Si on clique sur «Non», les messages sélectionnés sont regroupés par dossier ou numéro de rôle. Dans ce cas, la fenêtre de rattachement apparait pour chaque dossier. Si on clique sur «Annuler», alors le message disparait et aucune action n est effectuée. Suppression des messages originaux En cochant cette case, les messages originaux seront automatiquement supprimés après rattachement rapide ou import dans le parapheur. Cette option ne fonctionne pas pour le rattachement avancé. SECIB EXPERT V12 Page 35
16 - Etat excel : Liste des correspondants clients par responsable et par client Les Etats => Les états Excel => Clients => «Liste des correspondants client par responsable et client» Cet état donne la liste de toutes les fiches rattachées en tant que «Correspondant client» dans les dossiers classés par Client et par Responsable 17 - Etat préfacturation : option récapitulatif Les Etats => Facturation => Préfacturation => option «Récapitulatif» SECIB EXPERT V12 Page 36
Les provisions sont dorénavant bien prises en compte dans le total à facturer. Nous avons aussi ajouté la colonne Responsable 18 - Etat des temps passés : option facturé/non facturé Les Etats => Facturation => Temps passés => option «Facturé/Non facturé» Cet état se compose maintenant de 5 nouvelles colonnes : - Durée et montant des temps effectués - Durée et montant des temps réellement facturés - Ecart entre la durée et montant des temps facturés et la durée et montant des temps effectués SECIB EXPERT V12 Page 37
- Durée et montant des temps non facturables - Durée et montant des temps restant à facturer SECIB EXPERT V12 Page 38