LA GED 1
TABLE DES MATIERES 1.1. ASSOCIATION D UN DOCUMENT À UNE FICHE... 3 1.1.1. Ajout d un document externe... 3 1.1.2. Ajout d une édition Ti@mp... 4 1.1.3. Visualisation d un document... 7 1.2. LA RECHERCHE DOCUMENTAIRE... 9 1.2.1. Création d un niveau hiérarchique...10 1.2.2. Consultation d un document...10 1.2.3. La gestion des droits d accès...12 1.2.4. Recherche d un document...13 1.3. LE PUBLIPOSTAGE... 13 1.3.1. Création d un document modèle de type Word...13 1.3.2. Rattachement dans la GED de Ti@mp...16 1.3.3. Création d un document dans la GED à partir d un modèle...17 2
1.1. ASSOCIATION D UN DOCUMENT À UNE FICHE Présente dans tous les modules au travers de l onglet Document, la GED (Gestion Electronique des Documents) permet d associer tous les documents à tous type d information dans Ti@mp. Les exemples sont nombreux : - une facture à une pièce comptable - un plan d architecte à un devis - un contrat à un fournisseur - une lettre de relance à un client - un contrat de travail à un salarié L enregistrement est simple et rapide. Choix du document, nom, descriptif, nature, mot clé pour faciliter a recherche. 1.1.1. Ajout d un document externe Pour illustrer notre propos, nous prendrons l exemple d une lettre associé à une fiche client. Tout d abord nous accédons à la fiche client, puis à l onglet Documents de celle-ci. En cliquant sur le bouton on ouvre l écran suivant : On choisit la catégorie Document. La zone fichier permet d indiquer le chemin pour aller chercher le document. Pour cela cliquez sur pour ouvrir la fenêtre d exploration Windows et trouver le document à rattacher. Dans l onglet Documents on retrouve tous les documents associés à la fiche. 3
On peut : - créer une autre association en cliquant sur - supprimer une association en cliquant sur - visualiser un document en sélectionnant la ligne et en cliquant sur 1.1.2. Ajout d une édition Ti@mp Toue édition générée dans le progiciel (devis, facture, bon de livraison ou de commande, bilan de chantier, planning, déboursé ) peut être directement archivé pour ensuite être ouverts dans les principaux outils bureautiques tels Word ou Excel. Nous allons décrire ici le stockage d une lettre de relance client pour retard de règlement. Dans la fiche client on utilise la commande d édition lettre de relance client 1 er rappel Puis cliquer sur. Une pré visualisation de l édition apparaît à l écran. En haut de celui-ci vous trouvez différents boutons dont intitulé : «Sauver l édition comme document de l objet» 1.1.2.1. Type document Ti@mp Choisir l option Document Ti@mp puis cliquer sur Sauver. 4
Renseigner une description puis cliquer sur Créer, un message de confirmation apparaît. Maintenant, revenons dans la fiche client et plus précisément dans l onglet Document. Il est possible d accéder à un aperçu du document dans l onglet Contenu. Ensuite on peut voir dans l onglet Historique les différents formats du document qui ont été stockés. 5
- Cliquer sur la ligne Original pour accéder à l aperçu avant édition de Ti@mp. A ce niveau il est possible de rééditer le document. - Cliquer sur la ligne HTML pour visualiser le document au format HTML via Internet Explorer. 1.1.2.2. Type fichier HTML Lors de la sauvegarde, nous avons un second choix intitulé Fichier HTML Cette option diffère de la précédente par le fait que le document n est pas associé à la fiche. Seul un fichier html est créé et stocké sur le disque dur. 6
1.1.3. Visualisation d un document Visualiser un document déjà rattaché en sélectionnant la ligne dans l onglet document et en cliquant sur On retrouve les informations concernant le document : - onglet Général (description, version ) - onglet Contenu (uniquement pour les fichiers HTML et ceux issus de Ti@mp) - onglet Historique (traçabilité des diverses versions du document) - Autorisation (récapitulatif des autorisations accordées ou non aux utilisateurs) 7
Dans l onglet Général on peut cliquer sur pou accéder à celui-ci en lecture seule (pas de modification possible du document) à l inverse du bouton suivant. Dans ce cas le fichier est ouvert pour lecture et modification. Si le document est modifié, à la fermeture de celui-ci, l onglet général est légèrement modifié : Cliquer sur de la version. pour valider la modification et créer un historique Renseigner les champs sans modifier la zone fichier. Puis créer. 8
1.2. LA RECHERCHE DOCUMENTAIRE L ensemble des documents enregistrés est hiérarchisé automatiquement dans la base et visible grâce au menu GED Les documents sont classés dans différente catégories : - Application : classement par module du progiciel - Kiosque : par thèmes personnalisable - Espace personnel : par utilisateur. A chaque utilisateur est associé un espace personnel dans lequel il peut gérer ses propres documents. - Entreprise (Global) : documentation d ordre général. Cliquons sur Entreprise (global) par exemple. Dans la partie droite de l écran, Ti@mp liste les l ensemble des documents sous forme d arborescence. On voit ici la totalité des hiérarchies (Application, Utilisateurs, Kiosque, Entreprise). 9
1.2.1. Création d un niveau hiérarchique Il est possible de créer des répertoires ou sous répertoire afin d affiner le classement. Pour cela il faut se positionner avec la souris sur la dernière ligne d un dossier (ligne vide) et de cliquer dessus ou faire F2. Renseigner le nom du niveau puis : - Tabulation pour passer à la zone Description. - Entrée pour valider la création du niveau. 1.2.2. Consultation d un document Dans l arborescence, sélectionnez un document pour accéder à sa consultation 10
On retrouve les informations concernant le document : - onglet Général (description, version ) - onglet Contenu (uniquement pour les fichiers HTML et ceux issus de Ti@mp) - onglet Historique (traçabilité des diverses versions du document) - - Autorisation (récapitulatif des autorisations accordées ou non aux utilisateurs). Voir paragraphe sur la gestion des droits d accès. Dans l onglet Général on peut cliquer sur pou accéder à celui-ci en lecture seule (pas de modification possible du document) à l inverse du bouton suivant. Dans ce cas le fichier est ouvert pour lecture et modification. Si le document est modifié, à la fermeture de celui-ci, l onglet général est légèrement modifié : Cliquer sur de la version. pour valider la modification et créer un historique Renseigner les champs sans modifier la zone fichier. Puis créer. 11
1.2.3. La gestion des droits d accès A chaque utilisateur est attribué un droit de visu, de modification ou de suppression de documents en standard. Ce paramétrage se trouve dans l onglet GED de la Fiche Utilisateur. (cf. documentation sur la Personnalisation) On indique pour chaque utilisateur : - s il a accès ou non à la GED - si oui a-t-il droit à la création, modification, visualisation et/ou suppression Ce paramétrage est valable pour tous les documents de la GED et personnalisable par utilisateur. Il existe un second paramétrage plus pointu qui permet de restreindre les droits par document. On trouve ce paramétrage dans l Onglet Autorisation de la consultation documentaire du menu GED. Dans cet onglet on retrouve tous les utilisateurs autorisés à la GED. Pour chacun, on définit en cochant son nom ses autorisations pour ce document et lui seul. Autoriser en visualisation, en modification et/ou en suppression. Ce paramétrage est prioritaire par rapport à celui définit dans la Fiche Utilisateur. 12
1.2.4. Recherche d un document Il existe plusieurs types de recherche en fonction des informations connues pour un document donné. Il est possible d effectuer des recherches par : - mots clés - auteur - version - nom - date - nature de document Dans le menu Recherche de la Gestion Documentaire, nous allons par exemple chercher toutes les lettres de relance de la bibliothèque via le Mot Clef. Tapez le mot clé relance, puis cliquez sur l icone. Ti@mp affiche alors le résultat de la recherche. En double cliquant sur une ligne de document, on accède directement à celui-ci. 1.3. LE PUBLIPOSTAGE 1.3.1. Création d un document modèle de type Word Les documents modèles de la GED de Ti@mp utilisent les champs DOCVARIABLE de Word. Ces champs permettent de définir des zones qui seront remplis à l aide du contenu d une variable du document. A la création du document final, ces variables seront positionnées sur les valeurs adéquates. Pour rajouter des champs DOCVARIABLE à un document Word, il suffit simplement de cliquer sur Insertion > Champ 13
Une boite s ouvre proposant différents types de champs, ici nous nous intéressons aux champs de type DOCVARIABLE, nommé VariableDoc en français Ils se trouvent donc en bas de la liste. 14
Une fois sélectionné, la partie droite propose les propriétés spécifiques à ce type de champs. La zone qui nous intéresse ici est donc Nouveau nom. C est à l intérieur de cette zone de texte qu il faudra taper le nom de l attribut, ou de la formule à évaluer lors de la publication du document. Exemple classique : Libelle affiche le libellé de l objet publié. Les champs disponibles sont les mêmes que ceux utilisés dans les éditions. Une fois validé, le champ se rajoute dans le corps du document Comment ça vous ne le voyez pas? C est tout à fait normal, par défaut dans Word les champs sont invisibles. Pour les afficher, sélectionnez tout le document (Raccourci : Ctrl-A) et faites clic droit puis Basculer les codes de champs. Vous obtiendrez un document proche de celui-ci : Figure 1 - Exemple de Lettre Client Type On retrouve bien le formatage des champs de Word, le type DOCVARIABLE, le nom de notre attribut (Libelle, Adresse1 ). 15
1.3.2. Rattachement dans la GED de Ti@mp Notre document type est prêt à être intégré dans la GED de Ti@mp. Pour ce faire, entrez dans Ti@mp, et dans le module GED. Dans l immédiat, nous allons mettre notre modèle dans le Kiosque. Nous allons crée un dossier Modèles, dans lequel on pourra rassembler tous nos modèles de documents. Ensuite on rattachera notre document à l intérieur. On crée un nouveau dossier baptisé dans notre exemple Lettre de Publipostage L écran de création d un nouveau document apparaît (partie gauche de l écran), on y renseigne le nom, la description. Ouf, notre modèle est enfin prêt à être utilisé! 16
1.3.3. Création d un document dans la GED à partir d un modèle La GED Nous voici enfin à l étape finale! Tout est prêt pour publier des documents à partir de notre modèle. Dans notre exemple ( Figure 1 - Exemple de Lettre Client Type), nous sommes partis pour créer un document avec un entête pour une lettre à un client. Nous allons donc créer cette lettre pour un client donné. On sélectionne un client, et on entre dans l onglet Documents. On crée un nouveau document (coche de création), et dans l écran de création, on coche Utiliser un modèle. En cochant cette zone, une nouvelle liste apparaît en bas, afin d y choisir un modèle parmi tous ceux existants. On valide (bouton Créer), et le document se génère à partir du modèle. Il est maintenant disponible dans la liste des documents de notre client : 17
Et voila le résultat final : Nous avons illustré ici brièvement le fonctionnement des modèles Word. Les champs disponibles ne sont pas restreints aux seuls attributs exposés par un objet (par un client), il est possible de taper des formules dans les champs DOCVARIABLE. Les formules sont des morceaux de macro utilisateur de Ti@mp. Les mêmes API y sont disponibles. Par ailleurs les champs Word disposent de plusieurs switches afin par exemple de conserver la mise à page après évaluation d un champ Référez vous à l aide en ligne de MS Word. Bravo! Vous êtes maintenant à même de publiposter des lettres à tous vos clients! 18