La gestion des stocks au quotidien ALLIADIS Page 1 sur 40
SOMMAIRE Quelques généralités sur la gestion des stocks ALLIANCE La fiche produit, les données essentielles pour la gestion des stocks? Les données stocks (p5) Les données Réappro (p6) Quand le programme va-t-il déclencher un produit en commande répartiteur? (p8) Comment sont affectées les «classes Automatiques»? (p :9) Qu elle est l utilité d une» classe Manuelle»? (p :10) Comment gérer les produits nouveaux (sans historique)? Produit que vous créez (p :10) Produit pris dans le référentiel (p :10) Comment retrouver les produits qui devraient faire l objet de la prochaine commande répartiteur? (p:11) Quel est le processus d une commande (de la préparation à la réception)? (p :12) La facturation et les Stocks Comment vérifier, lors de la facturation d un produit, s il est géré dans le stock? (p :15) Comment modifier le mode de réapprovisionnement d un produit, lors de sa facturation? (p :15) A quel moment, le produit facturé est-il déstocké? (p :15) Comment déstocker des produits destinés à la réalisation d une préparation? (p :16) Un produit n est pas en stock, faut-il le facturer? (p :17) Comment savoir si un produit est en attente de réception? (p :17) Comment traiter le retour d un produit afin de le remettre en stock? (p :17) Comment rembourser au client une vignette déjà payée, lorsque ce client revient avec l ordonnance? (p :17) Que se passe-t-il lors d une annulation de facture en attente ou enregistrée? (p :18) Que se passe-t-il lors de la reprise d une facture en attente, ou lors d une modification de facture? (p :18) La commande répartiteur ALLIADIS
Commande automatique? (p :20) Les commandes sont programmées à heures fixes, comment effectuer une commande supplémentaire en dehors de ces créneaux horaires, ou comment préparer une commande? (p :20) Qu elles sont les options disponibles aux différentes étapes d une commande répartiteur? La Préparation (p :21) La Validation (p :21) La Transmission (p :22) La Réception (p :22) Le contrôle des quantités sans scanner (p :23) Le contrôle des quantités avec scanner (p :24) Le contrôle des prix (p :26) Questions Diverses Comment modifier le stock réel d un produit? (p :28) Comment créer de nouveaux motifs de régul de stock? (p :28) Comment modifier le mode de réapprovisionnement d un produit? (p :28) Le fichier de réappro (F7) : Quel est la fonction de ce fichier, comment se renseigne-t-il? (p :29) Comment accéder au fichier réappro? (p :29) Pourquoi la quantité est renseignée pour certains produits et pas pour d autres? (p :29) Comment rajouter un produit au fichier réappro? (p :30) Comment supprimer un produit du fichier réappro? (p :30) Qu elle est l utilité de «Différé au «? (p :30) Certains produits ne se recommandent pas, alors que leur stock réel est bien inférieur au stock de protection ; Pourquoi? (p :31) Comment obtenir la liste des produits dont le stock réel est bien inférieur au stock de protection? (p :32) Que faire pour que ces produits passent en commande répartiteur? (p :32) Comment modifier la classe d un produit? (p :33); Comment gérer un produit à très faible rotation pour lequel on ne peut accepter un stock à zéro (produit urgent qu il faut avoir en stock)? (p :33) Un produit est très volumineux, comment faire pour limiter la quantité commandée? (p :33) Comment faire pour retourner des produits à un répartiteur ou un laboratoire? (p :34) Comment éditer une commande de retour? (p :34) Comment purger une commande de retour qui a été validée? (p :34) Comment sortir les périmés du stock? (p :35) ALLIADIS Page 4 sur 40
Comment accéder aux statistiques par produit? (p :36) Le calcul des Indicateurs, quel est son utilité, quand faut-il l effectuer et comment? (p :36) Est-ce que la rétrocession déstocke? (p :37) Comment obtenir des statistiques de produits par laboratoire? (p :37) Inventaire fiscal de fin d exercice, quand et comment l effectuer? (p :38) Comment valoriser et éditer un inventaire valorisé? (p :38) ALLIADIS Page 5 sur 40
Quelques généralités sur la gestion des Stocks ALLIADIS Page 6 sur 40
La fiche produit, les données essentielles pour la gestion des stocks Onglet Stock La classe La classe de rotation est automatiquement définie par le programme, lors de chaque préparation de commande, et lors du calcul des indicateurs ; elle apparaît dans la zone «normale». Il est possible de forcer l appartenance d un produit à une classe, dans la zone «Classe forcée» ; la touche l permet de lister les classes de rotation existantes. En forçant l appartenance d un produit à une classe vous figez la gestion du produit selon les caractéristiques de la classe forcée, et ce, quelques soient les variations des ventes. Il faut donc penser à éditer régulièrement la liste de ces produits. Remarque : pour qu un produit soit à nouveau géré selon sa classe «normale», il suffit de renseigner, par des blancs, la zone «Classe forcée». Produit en réserve Cette zone est toujours renseignée à Non, sauf si vous avez paramétré la gestion de la réserve en paramétrage général (gérer la réserve consiste à effectuer des mouvements de stocks réserve-rayon). Code géo rayon Cette zone permet de saisir sur 4 caractères alphanumériques, le code géographique du rayon où est entreposé le produit. Ce code, non obligatoire, peut être pratique lors des inventaires partiels (on inventorie ainsi un secteur de l officine). Stock protection Cette zone affiche le stock de protection calculé par le programme, en fonction des paramètres généraux et de la classe de rotation à laquelle appartient le produit concerné. Il n est pas possible de modifier cette zone. ALLIADIS Page 7 sur 40
Il est recalculé à chaque préparation de commande et lors du calcul des indicateurs. prot. forcé Cette zone vous permet de saisir la valeur de stock de protection que vous aurez déterminée en fonction de vos propres critères. Lorsque le stock de protection est forcé, cette valeur restera active, quelques soient les variations de consommation du produit (à la hausse ou à la baisse), et devra être modifiée (ou annulée) par une nouvelle modification de la fiche produit. Il faut donc penser à éditer régulièrement la liste de ces produits. maxi Réel rayon Cette zone est normalement fixée à zéro, ce qui signifie inactive. Vous pouvez en fait y renseigner une quantité maximale à détenir. Ce paramètre est disponible pour des produits très coûteux ou très volumineux pour lesquels vous souhaitez limiter le stockage. la zone affichée est une valeur mise à jour par le programme lors des ventes, des mises en attente, des avances de vignettes, et lors des réceptions de commande. Si nécessaire, vous pourrez la modifier par la touche G du menu de navigation (régul. stock) Onglet Réappro Type réappro Le type de réapprovisionnement permet de préciser les modalités d acquisition d un produit. Par la barre d espace, vous pourrez préciser le mode d acquisition : Répartiteur : dans ce cas, le produit pourra être acquis Auprès de n importe quel répartiteur. Laboratoire : Le produit est essentiellement acquis auprès De fournisseurs directs; par contre, si le produit se trouve en rupture, le programme le commandera automatiquement en dépannage auprès de votre répartiteur. Laboratoire exclusif : le produit ne peut être acquis qu auprès d un fournisseur direct ; le dépannage auprès d un répartiteur ne sera pas géré automatiquement par le programme. ALLIADIS Page 8 sur 40
Répartiteur exclusif : le produit ne peut être acquis qu auprès d un répartiteur désigné (sera renseigné à la ligne suivante). Exemple : L homéopathie. Non suivi : le stock ne sera pas mis à jour lors des réceptions et ventes du produit. Répart. Si le type de réapprovisionnement décidé est répartiteur exclusif, il convient d indiquer dans cette zone le numéro du répartiteur. Labo / Distrib Dans Alliance plus, un laboratoire est le propriétaire de l AMM, le distributeur est le fournisseur du produit. Généralement, c est le code de votre distributeur que vous mentionnerez dans ces 2 zones. Les numéros d ordre figurant à droite des lignes laboratoire et distributeur sont inactifs. Conditionnement Dans Alliance Plus, ce terme définit la quantité minimale d un lot tel qu il peut être acquis auprès d un fournisseur, bien que les produits concernés soient vendus à l unité. Par exemple, le papier d arménie qui est conditionné par boîte de 30, mais qui est vendu à l unité. Si le code cip du lot ainsi enregistré est différent de l unité vendue, indiquer ce code sur la ligne suivante, afin que la transmission de commande utilise ce code. ALLIADIS Page 9 sur 40
Quand le programme va-t-il déclencher un produit en commande répartiteur? Le programme ne proposera un produit en commande répartiteur, que si celui-ci vérifie les conditions ci-dessous : Le Type réappro du produit doit être renseigné à «Répartiteur» ou «Répartiteur exclusif» ou «Laboratoire», et Le stock réel du produit, après enregistrement ou mise en attente de la facture ou une avance de vignette ou une mise à jour de stock, doit être strictement inférieur au stock de protection. Tout produit vérifiant ces conditions sera alors répertorié au fichier «Réappro», auquel on peut accéder par la touche rréappro soit en Espace de travail, soit en Facture commerciale, soit en Commande. ALLIADIS Page 10 sur 40
Comment sont affectées les «classes automatiques»? Les produits vendus sont automatiquement insérés, lors de chaque commande, et lors du calcul des indicateurs, dans les classes de rotation qui les concernent. Insérés au départ dans la classe annuelle (produits nouveaux), les transferts vers les classes appropriées se feront naturellement en fonction des fréquences de sortie. La classe J (Journalière) : Analyse des jours ouvrés parmi les 30 derniers jours calendaires. Un Produit est affecté à la classe J s il remplit les conditions suivantes : Il doit sortir en moyenne au moins une fois par jour ET au moins 1 jour sur 2, à condition qu il y ait au moins 12 jours mouvementés sur les 30 derniers. La classe H (Hebdomadaire) : Analyse des 12 dernières semaines. Un produit est affecté à la classe H s il remplit les conditions suivantes : Il doit sortir au moins une fois par semaine ET au moins 1 semaine sur 2, à condition qu il y ait au moins 5 semaines d historique. La classe M (Mensuelle) : Analyse des 12 derniers mois. Un produit est affecté à la classe M s il remplit les conditions suivantes : Il doit sortir en moyenne au moins une fois par mois ET au moins 1 mois sur 2, à condition qu il y ait au moins 6 mois d historique. La classe T (Trimestrielle) : Analyse des 12 derniers mois. Un produit est affecté à la classe T Si le nombre de mois renseigné dans l historique est supérieur ou égal à 4. La classe S (Semestrielle) : Analyse des 12 derniers mois. Un produit est affecté à la classe S Si le nombre de mois renseigné dans l historique est supérieur ou égal à 2. La classe A (Annuelle) : C est la classe implicite ; elle est affectée lorsque le produit ne remplit aucune des conditions des 5 classes précédentes. ALLIADIS Page 11 sur 40
Quelle est l utilité d une classe «Manuelle»? La classe manuelle permet de gérer des produits devant faire l objet de réglages spécifiques. Elle se renseigne dans la fiche du produit, onglet Stock, zone «Classe forcée». Exemple : Soit un produit que vous ne voulez pas stocker, mais vous voulez malgré tout que le programme le commande dés lors que vous le facturez. Pour être sûr que le produit soit commandé dés sa vente, vous pouvez lui attribuer une classe manuelle «Un pour Un» ; de ce fait, le programme ne commandera que la quantité vendue sans comparer stock réel et stock de protection. Cette classe permet également de maintenir la même quantité en stock (exemple : l homéopathie). Comment gérer les produits nouveaux (sans historique)? Cas 1 : Vous créez le produit - Renseigner le Type réappro (onglet Réappro), à «Répartiteur» ou «Répartiteur exclusif» ou «Laboratoire» - Dés que le produit sera saisi en vente, lors de la préparation de la commande répartiteur, le programme lui affectera automatiquement la classe «Annuelle». Nb : si cette classe automatique ne vous convient pas, vous pouvez renseigner la zone «classe forcée» (onglet «Stock» de la fiche produit), selon votre convenance. Cas 2 : Vous avez trouvé le produit dans le référentiel Il est possible de paramétrer que tout produit issu du référentiel ait un type de réappro (souvent «Répartiteur») et une classe forcée. Comment mettre en place ce paramétrage? Au menu général Alliance, se positionner sur Divers Sélectionner «coordonnées» par la touche R O Options d utilisation m options libres «Choix du thème des options dans la liste» f F Facturation et f P Produits A l aide de la y se positionner sur «code réappro des produits pris dans référentiel» Choisir entre 0 (zéro) non suivi R Répartiteur L Laboratoire ALLIADIS Page 12 sur 40
E Exclusif laboratoire et «classe rotation produits pris dans référentiel» Indiquer soit le code d une classe automatique (J,H,M,T,S ou A), soit le code d une classe manuelle. et Enregistrement par OOui par ^quitter le paramétrage. Comment retrouver les produits qui devraient faire l objet de la prochaine commande répartiteur? Pour retrouver ces produits il suffit de consulter le fichier «Réappro». Vous pouvez y accéder soit en Espace de Travail soit en Facture Commerciale soit en «Achats» et «Commande» Quelque soit le chemin choisi, il suffit d activer la touche r. ALLIADIS Page 13 sur 40
Quel est le processus d une commande (de la préparation à la réception)? Produit vendu et stock réel < stock protection ou produit manquant mis en relance lors de la transmission ou réception ou la fiche produit a été modifiée et stock réel < stock protection ou les paramètres de stocks (généraux ou par classe) ont été modifiés. Fichier Réappro (F7), accessible en Espace de travail ou facture commerciale ou commande Possibilité d y rajouter ou supprimer des produits, et modifier dates de différé. Selon grille horaire de commande ou à votre convenance, déclenchement de la commande Préparation de commande Lors de cette étape, Alliance peut affecter une nouvelle classe de rotation et calcule les stocks de protection et les quantités à commander pour tous les produits présents dans le fichier réappro (fichier purgé en fin de préparation). En fin de préparation, Les produits de la commande sont alors listés à l écran Validation de commande Vous contrôlez les quantités à commander ; possibilité de rajouter modifier ou supprimer des produits. ALLIADIS Page 14 sur 40
Après la validation, Alliance enchaîne soit automatiquement sur la télétransmission, soit vous demande confirmation. (rq : toute commande en état «validée» peut être réceptionnée) Après transmission, traitement des manquants que l on peut relancer auprès du même ou d un autre répartiteur (les produits sont alors mouvementés dans le fichier «F7 réappro»), ou alors abandonner le traitement des manquants (les produits ne seront alors proposés en commande que lors d une prochaine vente). Réception de commande La réception se fait en 3 étapes bien distinctes : 1) Contrôle des quantités reçues 2) Contrôle des prix 3) Enregistrement de la réception Vous pouvez n effectuer que les étapes 1 et 3 sans passer par la 2 (contrôle des prix) ; de ce fait, les stocks réels seront modifiés pour tous les produits réceptionnés, et la commande reste en état «Réceptionnée», ce qui signifie que vous aurez à effectuer un contrôle des prix, après quoi, la commande sera purgée de la liste des commandes. Par contre, le contrôle des prix reste une étape obligatoire. ALLIADIS Page 15 sur 40
La Facturation et les Stocks ALLIADIS Page 16 sur 40
Comment vérifier lors de la facturation d un produit s il est géré dans le stock? Tout produit qui est géré (type de réappro «Répartiteur», «Répartiteur exclusif», «Laboratoire», ou «Laboratoire Exclusif») a sa valeur de stock réel qui s affiche sous la rubrique stock (cette dernière est visible tant que la quantité facturée n est pas validée). Un produit qui n est pas géré (type de réappro «non suivi») ; sous la rubrique stock, s affiche Non. Comment modifier le mode de réapprovisionnement d un produit lors de sa facturation? Soit en accédant à la fiche produit par vpet modifier le «type réappro» Soit vk stock A appro en activant la barre d espace vous pourrez sélectionner le mode de réappro désiré, et confirmez par f. A quel moment le produit facturé est-il déstocké? Un produit n est déstocké que si vous clôturez votre saisie par E Enregistrement de la vente ou I mise en Interruption de la vente ou V avance de Vignette ALLIADIS Page 17 sur 40
Comment déstocker des produits destinés à la réalisation d une préparation? Si vous désirez que les produits utilisés en préparation soient pris en compte dans les historiques de ventes et ainsi dans le calcul du réapprovisionnement de vos stocks, préférez la procédure n 1. La procédure n 2 n est autre qu une régularisation de stocks qui n est pas prise en compte dans les historiques de ventes et dans le calcul du réapprovisionnement de vos stocks ; il sera cependant possible de vous créer un code régul pour motif «Préparation», et d éditer à tout moment, la liste récapitulative des modifications de stocks pour le motif «Préparation». Procédure n 1 Espace de Travail Identification du client non obligatoire (néanmoins, il peut s avérer intéressant de créer un client «Préparation»). Ne facturer que les produits nécessaires à la préparation comme suit : Avant de saisir la quantité, il faut modifier le prix de vente par z puis positionnez-vous sur la rubrique «prix hors tarif» pour y saisir une valeur de 0.01F. (Saisir un prix dans cette rubrique ne modifie pas le prix de vente de la fiche produit). Mentionner les quantités à déstocker Sélectionner facture «Hors-Ordo». Au moment d encaisser effectuer une remise par -, d un montant égal à celui de la facture ; ainsi l encaissement sera nul. Procédure n 2 Se positionner sur la fiche du produit à déstocker Espace de Travail et vp et identifier le produit par son CIP ou Son libellé. Au menu de navigation de la fiche produit, sélectionner G régul stock Saisissez votre nouvelle valeur de stock après déstockage Par l, sélectionnez le motif «Préparation». comment créer un motif de régul Sélectionner Divers au menu général P Paramétrage A Achats R codes Régul. de stock Saisir un code régul sur 8 caractères (Ex : PRODPREP) Renseigner le libellé à votre convenance (Ex : Préparation) ALLIADIS Page 18 sur 40
Un produit n est pas en stock, faut-il le facturer? Tout produit devrait être facturé afin qu Alliance puisse gérer son réapprovisionnement de manière automatique. En effet, c est lors de la vente que le programme compare le stock réel et le stock de protection, et si le stock réel est strictement inférieur au stock de protection, le produit est automatiquement répertorié au fichier «Réappro» (sous réserve que le produit ait un type de réappro Répartiteur ou Répartiteur exclusif ou Laboratoire). Lors de la préparation de commande, Alliance pourra prendre en compte les éventuels promis. Comment savoir si un produit est en attente de réception? Lors de la facturation d un produit : La quantité en attente de réception est affichée sous la rubrique «Q/Cdée». Comment traiter le retour d un produit afin de le remettre en stock? En Espace de travail Identification du client non obligatoire mais conseillée pour éviter tout litige Identifier le produit retourné par le client, et saisir la quantité en valeur négative : -et la quantité effectivement retournée. Sélectionner une vente «Hors-Ordo» Pour la Caisse, ou vous remboursez le client par R «Rendre», ou vous répercutez cet avoir au compte du client, par t Comment rembourser au client une vignette déjà payée, lorsque ce client revient avec l ordonnance? En Espace de travail Saisir le dossier correspondant à la prescription, y compris le produit déjà facturé antérieurement au client. Clôturer normalement le dossier, et enchaîner sur une 2 ème facturation (par s «règlement global» si le client a une part à payer). Pour cette 2 ème facturation, saisir le produit déjà payé par le client, et sa quantité en valeur négative : - et la quantité déjà réglée. Sélectionner une vente «Hors-Ordo». Pour la Caisse, ou vous remboursez le client par R «Rendre», ou vous répercutez cet avoir au compte du client, par t, ou le client règle son dû si nécessaire. ALLIADIS Page 19 sur 40
Que se passe-t-il lors d une annulation de facture en attente ou enregistrée? Toute annulation de facture remet les produits dans le stock. Que se passe-t-il lors d une modification de facture ou lors de la reprise d une facture en attente? Les produits sont remis en stock puis déstockés lorsque vous enregistrez la facture ou lorsque vous la remettez en attente. ALLIADIS Page 20 sur 40
La commande répartiteur ALLIADIS Page 21 sur 40
Commande automatique? Etre en «commande automatique», signifie que les heures de préparation de commandes répartiteur sont programmées, afin que le programme Alliance déclenche la préparation de ces commandes. Pour que ces préparations puissent être gérées par le programme sans votre intervention, il faut absolument que l un de vos écrans soit toujours positionné sur l affichage des différents horaires de commande, tels qu ils auront été programmés par un technicien ou un formateur. Comment obtenir l écran des horaires de commande répartiteur : Au menu général, se positionner sur «Achats» Sélectionner l option «Commande automatique» Les différents horaires de préparation sont alors affichés. C est sur cet écran que vous validerez, transmettrez, et traiterez les manquants de vos commandes préparées en automatique ; La réception sera effectuée sur un autre poste ou une autre vue. Si vous aviez besoin de remettre tous vos postes à la flèche, n oubliez pas, lors de la remise en fonction du programme Alliance, de réactiver l écran des commandes automatiques. Si cette fonction n est pas réactivée, les commandes ne se prépareront pas en automatique. Les commandes sont programmées à heures fixes, comment effectuer une commande supplémentaire en dehors de ces créneaux horaires,ou comment préparer une commande? Au menu général d Alliance, se positionner sur Achats sélectionner «Commandes» Identifier le répartiteur par son nom ou son n lpréparation Le programme lit le fichier rréappro, et calcule les quantités de tous les produits qui y figurent et dont le code réappro est compatible avec le répartiteur sélectionné. Vous devrez alors valider la commande par l option «Validation» ; cette étape terminée, le programme vous proposera alors la transmission, suivie du traitement des manquants. ALLIADIS Page 22 sur 40
Quelles sont les options disponibles aux différentes étapes d une commande répartiteur? La Préparation : A cette étape, c est le programme qui : Modifie éventuellement les classes automatiques des produits répertoriés dans le «F7 Réappro» (selon historique des ventes) Calcule les stocks de protection, et les quantités à commander. A ce stade de la commande vous ne pouvez donc pas intervenir. La Validation : C est lors de cette étape, que vous pouvez : Modifier les quantités calculées par le programme Rajouter des produits (qu ils soient ou pas suivis dans votre stock) Supprimer des produits de la commande Renseigner une date de différé afin que le produit soit remis dans le fichier réappro et commandé qu à compter de cette date, même si entre temps, le produit a été vendu. Modifier le répartiteur pour quelques lignes de la commande, ou pour toute la commande Accéder à la fiche produit Accéder à la fiche du fournisseur Accéder à l Historique du produit Pour modifier une ligne de la commande, saisir son numéro (de 1 à 10) dans le cadre du bas d écran. La Quantité est la première zone modifiable, mais avec la w vous pourrez accéder au fournisseur, puis toujours avec w, vous accéderez à la date de différé si vous souhaitez que le produit soit remis au fichier «réappro» et qu il y soit bloqué jusqu à la date saisie. Pour rajouter des produits, il suffit de saisir le Cip ou le libellé du produit dans le cadre du bas d écran, puis indiquer la quantité souhaitée. Pour supprimer un produit de la commande, saisir le numéro de ligne correspondant au produit, et renseigner la quantité à zéro. Pour accéder à la fiche Fournisseur : vf Pour accéder à la fiche Produit : saisir le n ligne et vp Pour accéder à l Historique produit : sasir le n de ligne et vh Afin que la commande soit validée et prête à être télétransmise, il faut quitter l étape de validation par * ; si vous quittez par Echap, la commande reste en son état précédent («préparée» ou «validée»). ALLIADIS Page 23 sur 40
La Transmission : Elle est proposée sitôt que la commande est validée, ou s effectue automatiquement dès que vous quittez la validation par * (tout dépend du paramétrage des commandes). En fin de transmission, les manquants sont listés à l écran afin que vous puissiez demander un réapprovisionnement auprès d un autre répartiteur (les produits sont basculés dans le fichier F7 Réappro ; il faudra alors préparer une commande pour ce répartiteur, ou attendre son prochain horaire de commande), ou abandonner le solde. La transmission terminée, le programme revient soit sur la grille des horaires de commandes si vous êtes en commande automatique, soit sur l écran de travail des commandes. La Réception : Pour retrouver une commande à réceptionner : Achats du menu général Alliance Commandes Identifier le répartiteur par son nom ou son N Sélectionner la commande par son n R Réception Toute commande peut être réceptionnée, dès lors qu elle a été validée ou transmise ou partiellement réceptionnée (certains produits étaient en «réception différée») ou Réceptionnée (contrôle des prix non effectué). Si besoin, penser à fusionner des commandes. Pour toute commande qui aurait dû être transmise, Alliance vous demande de valider la réception de cette commande non transmise : ATTENTION, la commande n a pas été transmise Abandon Validation Validez par V pour confirmer. Les produits de la commande sont alors listés à l écran La réception s effectue en 2 temps : Le contrôle des quantités et Le contrôle des prix ALLIADIS Page 24 sur 40
Le Contrôle des quantités : Vous avez le choix entre 2 méthodes : Le contrôle classique qui consiste à déballer toute la commande puis à vérifier la livraison par rapport au bon de livraison ou par rapport à l édition de la commande enregistrée, puis reste à modifier à l écran les lignes en anomalie, afin de renseigner les quantités effectivement reçues (par défaut, Alliance initialise la quantité reçue égale à la quantité commandée). Pour modifier une ligne, saisir son N au bas de l écran et Renseigner la quantité effectivement réceptionnée. Si celle-ci est inférieure à la quantité commandée : soit vous relancez le produit en commande à ce répartiteur ou un autre soit en activant la barre d espaces, vous indiquez que ce produit est en attente de réception différée soit en réactivant la barre d espaces, vous choisissez d abandonner ce manquant. Quelque soit votre choix il faudra le confirmer par f. Les produits qui n étaient pas dans la commande initiale, doivent être rajoutés dans le cadre qui se situe au bas de votre écran (soit en lisant le code barre au scanner, soit par saisie du code CIP, soit par saisie du libellé). C est aussi lors de cette étape que vous pourrez créer les nouveaux produits, et indiquer les produits qui changeraient de code CIP. Pour clôturer votre contrôle, activer *, et le programme vous réaffiche pour une nouvelle confirmation, les lignes que vous aurez rajouté et celles que vous aurez modifié ; Par *, vous validez une 2 nde fois votre contrôle, et le programme vous propose d enchaîner sur le contrôle des prix (par Echap, vous pouvez revenir sur le contrôle précédent, et même remettre la commande en son état initial ; de ce fait vous annulez votre vérification qu il vous faudra refaire). ALLIADIS Page 25 sur 40
Dès que vous aurez validé les quantités, Alliance vous propose Retour saisie réception contrôle des Prix immédiat Impression de la réception Enregistrement réception Activez P pour passer au contrôle des prix qui est une étape obligatoire. Si vous choisissez E, les quantités réceptionnées seront enregistrées dans chaque fiche produit, et la commande restera dans la liste des commandes, en état Réceptionnée (Prix non contrôlés, donc nécessaire de reprendre la commande pour effectuer ce contrôle). Le contrôle par scanner Dans ce cas, le déballage de toute la commande n est Plus nécessaire. Dès lors que les produits de la commande sont listés à l écran, n intervenez pas sur ces lignes,mais activez immédiatement l pointage produits reçus Lire par scanner, le code barre de chaque boîte, sans toucher au clavier ; les boîtes peuvent être lues dans n importe quel ordre (un Doliprane, un Spasfon, puis un Doliprane), Alliance cumule les quantités à codes CIP identiques. Si pour le dernier produit lu ou saisi vous réceptionnez une quantité > 1 (ex 10 DI-ANTALVIC, vous pouvez saisir la quantité 10 sur la ligne du bas et valider par f ; la quantité reçue ne sera pas de 11, mais bien de 10). Si au cours de votre contrôle, vous retrouvez, après avoir lu d autres produits, 5 autres boîtes de DI- ANTALVIC, il vous suffira de lire l une d elles au scanner, puis de saisir 5, et la quantité réceptionnée sera alors de 15. Lorsque tous les produits ont été réceptionnés, activez *. ALLIADIS Page 26 sur 40
Alliance vous affiche alors la liste des produits en anomalie par rapport à la commande initiale : les manquants, les produits supplémentaires (produits passés à l oral, ou le produit en remplacement d un autre ) ; si pas d erreur, vous pourrez enchaîner directement sur le contrôle des prix. Pour modifier une ligne, saisir son N au bas de l écran et renseigner la quantité effectivement réceptionnée. Si celle-ci est inférieure à la quantité commandée : soit vous relancez le produit en commande à ce répartiteur ou un autre soit en activant la barre d espaces, vous indiquez que ce produit est en attente de réception différée soit en réactivant la barre d espaces, vous choisissez d abandonner ce manquant. Quelque soit votre choix il faudra le confirmer par f. Pour valider vos mises à jour, activez *. Retour saisie réception contrôle des Prix immédiat Impression de la réception Enregistrement réception P pour passer au contrôle des prix Si vous choisissez E, les quantités réceptionnées seront enregistrées dans chaque fiche produit, et la commande restera dans la liste des commandes, en état Réceptionnée (Prix non contrôlés, donc nécessaire de reprendre la commande pour effectuer ce contrôle). ALLIADIS Page 27 sur 40
Le Contrôle des prix : Seuls les produits génériques et les non remboursés sont proposés au contrôle des prix. Si votre commande ne concerne que des produits vignettés et non génériques, il faudra cependant passer par cette étape. Selon les produits, vous pouvez renseigner : Le prix d achat hors taxe (hors remise) Le prix d achat remisé hors taxe Le coefficient (qui peut être exprimé en TTC, mais doit être paramétré) Le prix de vente TTC Pour modifier une ligne, il suffit de saisir son n dans le cadre au bas de votre écran. Pour se déplacer sur les différentes zones modifiables, utilisez f et/ou w. * Pour quitter cette étape. Alliance vous propose Soit Retour saisie réception contrôle des Prix différé Impression réception Enregistrement réception prix. Soit E vous permettra d enregistrer la totalité de votre réception tant au niveau des quantités que des Enregistrement des prix Oui Non O vous permettra d enregistrer les prix, les quantités ayant été précédemment validées. ALLIADIS Page 28 sur 40
Questions Diverses ALLIADIS Page 29 sur 40
Comment modifier le stock réel d un produit? Espace de Travail vp et identifier le produit par son CIP ou son libellé. G régul stock Saisissez votre nouvelle valeur de stock Le code vendeur, si utilisé, sinon f Par l, sélectionnez le motif correspondant à votre mise à jour. O Oui, pour enregistrer cette modification Comment créer de nouveaux motifs de régul de stock? Sélectionner Divers au menu général P Paramétrage A Achats R codes Régul. de stock Saisir un code régul sur 8 caractères (Ex : PRODPERI) Renseigner le libellé à votre convenance (Ex : PERIMES) O Oui pour enregistrer Par Echap, quitter le paramétrage et retourner sur ALLIANCE Comment modifier le mode de réapprovisionnement d un produit? Intervenir sur la fiche produit Espace de travail vp pour accéder à la fiche produit Identifier le produit par son CIP ou son Nom + pour se positionner sur l onglet «Réappro» M Modification Type réappro : Barre espaces pour afficher les possibilités, et valider votre choix par f * et O Oui pour enregistrer. ALLIADIS Page 30 sur 40
Le fichier de réappro (F7) Quel est la fonction de ce fichier, comment se renseigne-t-il? Ce fichier contient tous les produits qui devraient faire l objet d une prochaine commande répartiteur. Il se met à jour lors des enregistrement des dossiers, des factures commerciales, des factures de rétrocession (si celles-ci sont paramétrées pour déstocker), et lors des mises en attente de ces mêmes factures ; En effet, dès que vous enregistrez ou mettez en attente, Alliance, pour chaque produit géré en stock, compare le stock réel et le stock de protection et si Stock réel < stock de protection, le produit est répertorié au fichier Réappro. Il se renseigne aussi lors du traitement des manquants en fin de transmission, et lors de la réception de commande si besoin de relancer un produit en proposition de commande. Comment accéder au fichier Réappro? Soit par Ventes E Espace de travail r F7 réappro Soit par Ventes F Facture commerciale C facture Commerciale r F7 réappro Soit par Ventes F Facture commerciale R facture Rétrocession r F7 réappro Soit par Achats C Commandes r F7 réappro Quelque soit le chemin choisi, vous accéderez au même fichier. Pourquoi la quantité est-elle renseignée pour certains produits et pas pour d autres? Il est tout à fait normal que les quantités ne soient pas renseignées, car elles seront calculées lors de la préparation de commande. Les produits qui ont déjà une quantité, sont soit des produits que vous avez rajouté, soit des produits qui sont gérés par la classe manuelle du «Un pour Un» (quantité commandées égale à la quantité vendue). ALLIADIS Page 31 sur 40
Comment rajouter un produit au fichier réappro? Y accéder par rréappro en Espace de travail A Ajout Identifier votre produit par son CIP ou son libellé Renseigner la quantité souhaitée et éventuellement le n de répartiteur. O Oui pour valider Comment supprimer un produit du fichier réappro? Y accéder par rréappro en Espace de travail y Pour vous positionner sur la ligne à supprimer S Suppression O Oui pour confirmer la suppression. Quel est l utilité de «Différé au»? Si renseigné, le produit ne sera proposé en commande répartiteur qu à compter de cette date, et restera enregistré au fichier F7 Réappro jusqu à cette date. Pour saisir une date : A laide de y, se positionner sur la ligne du produit Par f, se déplacer jusqu à la colonne «différé au» Renseigner la date sous la forme JJMMAA O Oui, pour confirmer Echap, pour quitter le fichier Réappro. ALLIADIS Page 32 sur 40
Certains produits ne se recommandent pas, alors que leur stock réel est bien inférieur au stock de protection : Pourquoi? 1 ère possibilité : Les paramètres généraux de stocks ou les paramètres d une ou plusieurs classes automatiques ont été modifiés ; Alliance a donc recalculé les stocks de protection, mais il a été demandé à ce que les produits, dont le nouveau stock de protection serait > au stock réel, ne soient pas mentionnés au F7 Réappro (liste des produits de la prochaine commande répartiteur). Après modification des paramètres, Alliance propose : Certains paramètres de la gestion des stocks ont été modifiés. Les estimations et stocks de protection de l ensemble des produits vont être recalculés. Ceci va demander quelques minutes Voulez-vous passer en proposition de commande les produits dont le stock de protection sera supérieur au stock réel? Oui A cette question on vous conseille de répondre Non (en activant la barre d espace), pour éviter de préparer une «Méga» commande. Voir,ci-après, comment obtenir la liste des produits dont le stock réel serait < au stock de protection et sélectionner ceux qui devraient être commandés. 2 ème possibilité : Vous avez fait une «Régul de stock» qui a fait chuter le stock réel en dessous du stock de protection, mais vous avez répondu NON à la proposition de mise en réappro du produit. Stock réel < stock protection Mise en réappro? Oui Non 3 ème possibilité : Le produit a été supprimé du fichier F7 Réappro ou de la commande. ALLIADIS Page 33 sur 40
Autre possibilité : Suite au calcul des indicateurs, le stock de protection a été recalculé et devient supérieur au stock réel. Comment obtenir la liste des produits dont le stock réel est bien inférieur au stock de protection et vendus depuis une certaine période (dernier mois, 2 dernières semaines)? Fichiers P Produits l Liste M Modification des paramètres Impression : par Barre Espaces, possibilité de modifier Ecran en imprimante et f pour confirmer. Document : par Barre Espaces, possibilité de sélectionner un autre n et de valider par f. Classement : Alphabétique f Sélections : appuyer sur Barre Espaces Alliance liste les données sur lesquelles il est possible de faire des sélections ; chaque donnée ayant un n, saisir, au bas de l écran, celui qui peut vous intéresser. Dans notre cas : 31 «Stock < st. protec.» 12 «Type de réappro» type de réappro : indiquer soit R (Répartiteur) soit L (labo) ou I (répartiteur exclusif) 16 «Dernière vente» Quitter les Sélections par f début de classement (4 caractères maximum) : f Fin de classement (4 caractères maximum) : f Selon votre choix, la liste s imprime, ou s affiche à l écran. Que faire pour que ces produits passent en commande répartiteur? Après avoir repéré, sur le listing précédent, les produits qui nécessitent une commande, vous pouvez les répertorier soit au fichier F7 Réappro soit lors de la validation d une commande répartiteur. ALLIADIS Page 34 sur 40
Comment modifier la classe d un produit? Fichiers P Produits Identifier le produit par libellé ou CIP Par +, se déplacer sur Stock M Modification Classe forcée l et sélectionner la nouvelle classe du produit par son n (la classe normale n est pas modifiable, mais ne sera plus active tant que la zone classe forcée reste renseignée) * pour enregistrer votre modification et O pour confirmer. Comment gérer un produit à très faible rotation pour lequel on ne peut accepter un stock à zéro (produit urgent qu il faut avoir en stock)? 1 ère possibilité Si le stock de protection du produit est à zéro, le forcer au moins à 1 (onglet Stock de la fiche produit, zone Prot forcé), afin qu Alliance le propose en commande dés qu il aura été vendu (si stock réel < stock protection). 2 ème possibilité Mettre une classe forcée Un pour Un souvent codifiée «UN» (onglet Stock de la fiche produit, zone «Classe forcée»). Ainsi, Alliance ne commandera que la quantité vendue. Attention, si le stock réel du produit est à zéro, pour la première commande, penser à augmenter la quantité commandée afin que vous ayez votre stock de roulement, en plus des quantités vendues. Un produit est très volumineux, comment faire pour limiter la quantité commandée? Dans la fiche produit, onglet Stock, possibilité de renseigner un stock maxi. Dés lors que cette donnée est > zéro, le programme tiendra compte de cette limite de stock au moment de la préparation de commande. Par ailleurs vous pouvez aussi intervenir lors de la validation de commande, et diminuer la quantité prévue par Alliance. ALLIADIS Page 35 sur 40
Comment faire pour retourner des produits au répartiteur ou au labo.? Achats C Commandes Identifier le répartiteur ou le labo par son nom ou son N o Retour march. Saisir ligne à ligne,produit et quantité et valider par f * pour quitter la saisie Désirez-vous valider la commande maintenant? Non Oui Répondez par Ooui, pour que les produits soient déstockés ; dans le cas contraire, la commande de retour reste en état «Préparée» et les produits ne sont pas déstockés. Cette procédure ne vous permettra pas de traiter l aspect commercial de ce retour ; ce n est qu un déstockage de produits, avec la possibilité d être édité. Comment éditer une commande de retour? Achats C Commandes Identifier le fournisseur par son nom ou n Sélectionner la commande par son n E Edition Comment purger une commande de retour qui a été validée? Achats C Commandes Identifier le fournisseur par son nom ou n Sélectionner la commande par son n G état = réglé Cette action ne restocke pas les produits! ALLIADIS Page 36 sur 40
Comment sortir les périmés du stock? 1 ère possibilité Utiliser la fonction «retour de march.» citée ci-dessus, en créant éventuellement un fournisseur «PERIMES» au fichier fournisseur. Création du fournisseur : Fichiers F Fournisseurs l Liste V Validation (pour obtenir, à l écran, la liste des fournisseurs triée par n croissants) Repérer un n > 10 et non attribué Echap (2 fois) Saisir le nom du fournisseur «PERIMES» et f * et saisir le n que vous avez repéré. O Oui pour enregistrer. Puis reprendre la procédure du retour de marchandises : Achats C Commandes Identifier le Fournisseur PERIMES o Retour march. Saisir ligne à ligne,produit et quantité et valider par f * pour quitter la saisie Désirez-vous valider la commande maintenant? Non Oui Répondez par Ooui, pour que les produits soient déstockés ; dans le cas contraire, la commande de retour reste en état «Préparée» et les produits ne sont pas déstockés. 2 ème possibilité Utiliser la fonction «Régul de stock», ce qui implique d intervenir sur chaque fiche produit. Création d un code régul «PERIMES» comme suit : Sélectionner Divers au menu général P Paramétrage A Achats R codes Régul. de stock Saisir un code régul sur 8 caractères (Ex : PRODPERI) Renseigner le libellé à votre convenance (Ex : PERIMES) O Oui pour enregistrer Par Echap, quitter le paramétrage et retourner sur ALLIANCE Pour chaque produit périmé qui doit sortir du stock, effectuer une Régul de son stock ALLIADIS Page 37 sur 40
Espace de Travail vp et identifier le produit par son CIP ou son libellé. G régul stock Saisissez votre nouvelle valeur de stock après déstockage des périmés Par l, sélectionnez le motif «PERIMES». O Oui, pour enregistrer cette modification Pour obtenir la liste de tous les produits sortis pour motif «PERIMES» Achats S Statistiques, listes R liste des Régularisations M Modification des paramètres Impression <Ecran > Barre Espaces <Imprimante>, valider votre choix par f Type Barre Espaces pour obtenir <Par Motif> et f l Liste Par y, rechercher le motif «PERIMES» et f Renseigner les périodes à votre convenance. Comment accéder aux statistiques par produit? Accès par fiche produit et H Historiques ; vous disposez de l historique des Ventes et des Achats par V ou A. Le Calcul des Indicateurs, quel est son utilité, quand faut-il l effectuer et comment? C est un calcul statistique qui s effectue sur les 12 derniers mois, le mois en cours n étant pas inclus ; c est grâce à ce type de calcul que vous pourrez analyser l évolution de votre gestion de stock (les taux de service, la valeur des stocks de protection, le stock moyen ), par classe de rotation et par famille de produits. Tous les stocks de protection sont recalculés. Ce calcul doit absolument être fait le 1 er jour ouvré du mois, car Alliance prend image de vos stocks de protection au moment du calcul ; de ce fait, vos analyses seront cohérentes et significatives. (Rappel : le mois en cours n est pas pris en compte dans le calcul, il ne traite que le mois échu). Pour l effectuer : Achats S Statistiques et listes I calcul des Indicateurs La validation entraîne une lecture séquentielle des produits du fichier de travail de l officine qui peut être assez longue (dépendant du nombre de références suivies, de l occupation des postes de travail, ). ALLIADIS Page 38 sur 40
Est-ce que la rétrocession déstocke? Vous pouvez choisir ; il suffit de paramétrer comme indiqué ci-après : Votre choix doit être fixe ; il est déconseillé de modifier ce paramétrage à tout va! Accès au paramétrage Divers O Options m options libres «choix du thème des options dans la liste» f G ou y Gestion des achats, des stocks et f «Déstockage si rétrocession «choisir entre O ou N * et O pour enregistrer. Echap pour quitter le paramétrage et retourner au menu Alliance. Comment obtenir des statistiques produits par laboratoire? Achats S Statistiques, listes P liste Produits/fournisseur Impression Produits «Ecran» par Barre Espaces «Imprimante» et f «Suivis» ou «Tous» ou «Labo.» par Barre Espace et f Suivis : tous les produits en type de réappro Répartiteur ou Répartiteur exclusif ou Laboratoire ou Laboratoire exclusif Tous : Tous les produits même ceux qui sont en non suivis. Labo. : Tous les produits en réappro «Laboratoire» et «laboratoire Exclusif». mois» Type de liste «Stocks» ou «Histo Hebdo» ou «Histo mois» par Barre Espaces et f Si Type de liste Histo «12 mois» ou» 6 1 er mois» ou»6 der. par Barre Espaces et f Tri de la liste «sur libellé» f Nom du laboratoire f et les 1ères lettres du code labo O Oui pour validation ALLIADIS Page 39 sur 40
Inventaire fiscal de fin d exercice, quand et comment l effectuer? Quand? Cet inventaire doit être effectué Pharmacie fermée, le soir du dernier jour ouvré de l exercice. Il ne devrait pas durer plus de 5 minutes. Comment l effectuer? Gestion I Inventaire V inventaire Valorisé Eventuellement, les inventaires précédents s affichent, dans ce cas C Création Sinon «Voulez-vous préparer un nouvel inventaire valorisé?» O Oui Quantités «repise du stock réel» f Produits «Tous les produits» par barre espace «Gérés seuls» et f Les codes CIP défilent à l écran, ne rien faire jusqu à ce qu Alliance vous affiche une liste de produits que vous quitterez par Echap. Vous pourrez l éditer ultérieurement ; les stocks et les prix de vos produits ayant été mémorisés lors de ce traitement. Comment valoriser et éditer un inventaire valorisé? Gestion I Inventaire V inventaire Valorisé Par y se placer sur votre inventaire et f, ou saisir son numéro E Edition de l inventaire R Récapitulatif par famille et taux de TVA Edition du prix public «Non» par Barre Espaces»Oui» Chiffrage en prix d achat «Catalogue» ou Barre Espaces «Moyen pondéré» ou Barre Espaces «Dernier remisé» et f sur l option désirée Edition en date du, par défaut, c est la date du jour, mais possibilité de renseigner la date de fin d exercice I Impression Vous pourrez valoriser et éditer cet inventaire autant que nécessaire, et le valoriser sur les différents prix d achat, en suivant la procédure ci-dessus. ALLIADIS Page 40 sur 40