Guide explicatif du formulaire Mesure 50530 Embellissement des cours d école 2012-2013 Le présent guide fournit les explications relatives au formulaire électronique de la mesure 50530 Embellissement des cours d école pour faciliter la saisie de vos données. Le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport souligne l importance pour la commission scolaire de fournir dans le formulaire électronique tous les renseignements demandés concernant les projets soumis, notamment à l égard des conditions existantes dans la cour, de la planification, de l animation, de la description du projet d aménagement et de son financement. Le Ministère privilégiera les dossiers complets et répondant le mieux aux objectifs de la mesure. Le formulaire comprend les cinq onglets suivants : ACCUEIL Inscrire les coordonnées du responsable du dossier à la commission scolaire. IMMEUBLE Choisir un bâtiment. Décrire les conditions existantes dans la cour. Dresser un portrait succinct de l ensemble des interventions planifiées. Établir un calendrier de réalisation. Description des conditions existantes dans la cour, en notant la présence : d aires de jeux; d équipements; d appareils; de verdure; de l accès à la cour; de contraintes particulières, notamment sur le relief du terrain.
2 IMMEUBLE (suite) Description de l ensemble du projet : citer les objectifs poursuivis; exposer brièvement la planification de l animation dans la cour; décrire les principales interventions planifiées, celles qui sont déjà réalisées, celles qui figurent dans la demande d aide financière et celles qui resteront éventuellement à compléter; fournir un calendrier de réalisation; identifier qui est responsable du projet à l école et quels sont les principaux partenaires pour sa réalisation et son suivi, particulièrement pour la surveillance, l entretien et la réparation des équipements mis en place. Superficie de la cour d école : ce renseignement est utile pour la validation des travaux décrits sur la page suivante. Note : Vous pouvez joindre de très courts documents d appui ou complémentaires. Ces documents, peu importe le format (PDF, BMP, JPG...), doivent être compressés dans un fichier ZIP pour en faciliter la transmission et la manipulation. TRAVAUX Préciser le titre du projet. Décrire la portée des travaux visés par la demande d aide financière. Indiquer le coût des travaux, incluant les taxes en vigueur. Fournir les renseignements nécessaires concernant le financement du projet par la collectivité. Titre du projet : préciser la nature du projet faisant l objet d une demande d aide financière après avoir sélectionné un immeuble. Note : Il y a huit champs permettant de décrire et de fournir le coût des travaux à réaliser. Chaque champ intègre tous les travaux relatifs à l aménagement d une aire de jeu, sauf pour les honoraires professionnels qui s inscrivent dans les deux premiers champs. Une demande d aide financière peut porter sur plus d une rubrique si plusieurs aires sont aménagées.
3 TRAVAUX (suite) Services professionnels concernant la conception de la cour, pour : l évaluation des conditions existantes; l arpentage; la préparation des plans de l aménagement de la cour; l estimation du coût des travaux; la formulation de conseils concernant le choix des végétaux à mettre en place. Services professionnels concernant la planification de l animation de la cour, pour : toute saison; le matin, le midi et les récréations; les besoins particuliers des services de garde en milieu scolaire. La contribution financière du milieu pour les activités de conception associées aux infrastructures peut inclure des sommes attribuées à la planification de l animation de la cour d école. L équivalent de 10 % du coût total du projet, et ce, jusqu à concurrence de 5 000 $, pourra être admis comme contribution du milieu en ce sens. Un guide traitant de l organisation de la cour d école est disponible sur le site Internet de Kino-Québec à l adresse suivante www.kino-quebec.qc.ca. Aire de jeux collectifs, pour : le soccer; les jeux de ballons; le ballon-panier; ou toute autre activité en équipe. Les travaux d aménagement comprennent : la préparation de la fondation; la mise en place du recouvrement de sol pouvant être de l asphalte, du gazon ou un autre matériau; le marquage de lignes de jeux; la fourniture et l installation de buts. Ce champ comprend aussi les installations permanentes ou temporaires pour la pratique d activités hivernales : patinage, hockey, glissade ou autre.
4 TRAVAUX (suite) Aire de jeu individuel, avec l aménagement : de jeux de marelle; d un carré de sable;... Les travaux d aménagement comprennent : la préparation de la fondation; la mise en place du recouvrement de sol pouvant être de l asphalte, du gazon ou un autre matériau; l installation d une bordure; le marquage de lignes sur le sol; la construction d un sentier à l intérieur de la zone à aménager. Aire de jeu avec appareils, pour : des balançoires; des équipements de jeux intégrés; des appareils individuels;... Les travaux comprennent : la préparation de la fondation; la mise en place du recouvrement de sol pouvant être de l asphalte, du gazon ou un autre matériau; l installation d une bordure; la construction d un sentier à l intérieur de la zone à aménager. Aire de détente, avec : des tables ancrées au sol; des bancs fixes; un abri; un petit kiosque;... Les travaux comprennent : l installation des bases; la fourniture et la pose d un recouvrement de sol pouvant être constituées de gazon ou d un autre matériau; l aménagement d un sentier à l intérieur de la zone à aménager.
5 TRAVAUX (suite) Aménagement paysager, comprenant : la plantation d arbres et d arbustes; la pose de gazon sur d autres zones à aménager que les précédentes; l aménagement d un jardin éducatif et communautaire; l aménagement d un arboretum; l aménagement d un champ fleuri; l aménagement d un sentier; la mise en valeur d un boisé existant; ou autre aménagement lié à un projet collectif ou à une activité pédagogique portant sur le milieu naturel. Note : Comme la plantation de végétaux nécessite un suivi soutenu, notamment pour l arrosage en été, n oubliez pas d indiquer dans la description du projet, quel organisme sera responsable de ce suivi. Remboursement partiel des taxes : il est établi à 7,035 % pour tous les projets d immobilisations des commissions scolaires qui font l objet d une allocation spécifique. Aide demandée en 2012-2013 : le formulaire électronique calcule automatiquement l allocation du Ministère. Celle-ci correspond au tiers du financement du projet, en considérant les taxes nettes, jusqu à un maximum de 25 000 $. Financement du milieu : cette section vous permet d ajouter successivement tous les partenaires financiers du projet. Il s agit simplement de faire un «retour» pour générer automatiquement une ligne permettant d inscrire le suivant. Vous ne pourrez sortir de l onglet Travaux, tant que le coût du projet ne balancera pas avec le financement de ce dernier. Les projets pour lesquels la commission scolaire confirme avoir l assurance des contributions des partenaires seront privilégiés au moment de l analyse des demandes d aides financières. De plus, il sera important de transmettre en format PDF et jointe au formulaire électronique, une confirmation écrite des principales contributions financières au projet et que le financement est complet. Note : Dans certains cas, une entreprise offre un rabais sur un élément du projet ou un partenaire contribue à un projet en fournissant gratuitement des services professionnels, de la main-d œuvre ou de l équipement. Le montant du rabais ou l estimation des services gratuits peuvent être inscrits dans les rubriques appropriées du formulaire électronique, lesquelles servent à calculer le coût total des travaux. Si la commission scolaire décide d afficher ces renseignements, ces contributions doivent alors paraître parmi les sources de financement de la collectivité.
6 SUIVI DES PROJETS AUTORISÉS ANTÉRIEUREMENT Fournir au Ministère une indication sur l état d avancement des travaux pour les projets qui ont fait l objet d une autorisation ministérielle et qui n étaient pas terminés en octobre 2011, peu importe l année au cours de laquelle l aide financière a été annoncée. Vous aurez à préciser si les travaux faisant l objet de cette aide financière sont terminés, en réalisation, ou retardés. Vous êtes invités également à fournir les commentaires pertinents pouvant expliquer pourquoi un projet n aurait pas débuté ou a été retardé. TRANSMISSION AU MINISTÈRE Suivre les instructions fournies à cet onglet.