Formations Sakai Tutoriel pour l'usage de la plate-forme Sakai de l'ulco Filières en apprentissage E.DUQUENOY Décembre 2012
Table des matières Objectifs 3 Introduction 4 1 - Connexion à Sakai 5 1.1 Avant connexion...5 1.2 Se connecter à Sakai (usager externe à l'ulco)...5 1.3 Se connecter à Sakai (membres ou étudiants de l'ulco)...6 1.4 Après connexion...6 2 - Les espace de Sakai 8 2.1 Consulter un espace...8 2.2 Contenu du site...8 3 - Gérer des documents 10 3.1 Accéder à la zone de partage de fichiers...10 3.2 Déposer des fichiers...10 3.3 Mettre à jour ses fichiers...11 3.4 Supprimer un ou plusieurs fichiers...12 4 - Messagerie interne 15 4.1 La messagerie de Sakai...15 4.2 Les dossiers de la messagerie...15 4.3 Les commandes...16 4.4 Composer un message...16 4.5 Consultation des messages...17 4.6 Redirection des messages vers une adresse externe...18 5 - Personnalisation de Sakai 19 5.1 Changer son nom et/ou son prénom...19 5.2 Personnalisation de Sakai...20 5.3 Présentation interactive (2/2)...20 2
Objectifs Utilisation de la plate-forme Sakai dans le cadre de formations en apprentissage 3
Introduction Ce tutoriel présente : la connexion à Sakai à l'aide des identifiants institutionnels ou qui vous ont été fournis, la configuration de votre compte Sakai, l'accès à la zone de stockage qui vous permettra de partager, entre tuteur, maître d'apprentissage et apprenti, des documents en toute confidentialité. La configuration et l'utilisation de la messagerie interne 4
Connexion à Sakai 1 1-1.1 Avant connexion Avant connexion, il est possible de visualiser une liste d'espaces. En effet, un responsable d'espace peut rendre accessible, de manière publique, certains documents. Ils seront alors accessibles sans connexion. Pour les utilisateurs invités, qui n'utilisent donc pas l'annuaire de l'établissement, il est également possible de réinitialiser le mot de passe. Connexion invité Le responsable d'un cours peut inscrire des participants non-membres de l'ulco Connexion par le CAS (étudiants et personnels de l'ulco) Liste des sites (espaces Sakai) Un site peut être comporter des ressources publiques. Les descriptions des sites sont également visibles Réinitialisation du mdp Les utilisateurs invités (et seulement eux) peuvent réinitialiser leur mot de passe oublié Graphique 1 Sakai avant connexion 1.2 Se connecter à Sakai (usager externe à l'ulco) At te nt io n : Restriction Seuls les usagers externes à l'ulco peuvent effectuer les manipulations décrites ci-dessous. Les personnes se connectant à l'aide des identifiants du portail (étudiants inscrits et membres de l'université) ne sont pas concernées par ce qui suit. Re m arque Si un compte vous a été créé sur Sakai, vous avez sans doute reçu un email automatique vous en informant et vous indiquant les identifiants à utiliser. Dans le cas contraire, vous pouvez tenter de générer un nouveau mot de passe (cf. Obtenir un nouveau mot de passe) en utilisant comme identifiant votre adresse email. 5
Connexion à Sakai Comment se connecter? Rendez-vous à l'adresse de Sakai 1, cliquez sur le bouton, saisissez vos identifiants dans la boite de dialogue qui s'affiche (voir ci-contre), cliquez sur le bouton Identification d'un usager externe à l'ulco E xe m p le : Connexion réussie? Si vous êtes parvenu à vous connecter, la page d'accueil de Sakai apparaît : La page d'accueil de Sakai après connexion Co n se il : Plus de mot de passe? Si vous avez oublié ou perdu votre mot de passe, vous pouvez, grâce à l'adresse email vers laquelle vous ont été transmis initialement vos identifiants, obtenir un nouveau mot de passe (cf. Obtenir un nouveau mot de passe). 1.3 Se connecter à Sakai (membres ou étudiants de l'ulco) At te nt io n : Restriction Seuls les membres et étudiants de l'ulco peuvent effectuer les manipulations décrites ci-dessous. Les personnes extérieures à l'ulco (maîtres d'apprentissages par exemple) se connectant à l'aide d'un email ne sont pas concernées par ce qui suit. Mét h ode : Accès à Sakai Pour les membres et étudiants de l'ulco, il y a deux moyens d'accéder à Sakai : Par le portail 2 de l'université : Mes services, Plate-forme Sakai puis cliquez sur le bandeau qui apparaît. Bandeau de connexion à Sakai depuis le portail de l'ulco Par l' adresse de Sakai 3, en cliquant sur le bouton puis en saisissant ses identifiants habituels (ceux du portail et de la messagerie) 1.4 Après connexion Une fois connecté, l'utilisateur peut accéder à son espace de travail personnel ainsi qu'aux différents espaces auxquels il est inscrit ou dont il est le responsable. 1 - http://sakai.univ-littoral.fr 2 - http://portail.univ-littoral.fr 3 - http://sakai.univ-littoral.fr 6
Connexion à Sakai Onglets d'accès aux sites Profil personnel de l'utilisateur Centre de notification Pour chaque espace, le nombre de messages non lus Adhésion Une fois connecté, l'utilisateur a la possibilité de s'inscrire sur certains sites Ressources Espace de stockage personnel et partageable Graphique 2 Sakai après connexion 7
Les espace de Sakai 2 2 - Sakai fonctionne selon un principe d'espaces. Un espace, créé par un membre de l'université, peut être utilisé pour l'enseignement d'une discipline, l'organisation d'une filière, le partage de documents, etc. 2.1 Consulter un espace Une fois connecté à Sakai, une liste des espaces auxquels vous êtes abonné apparaît en haut de la page sous forme d'onglets Chaque espace peut correspondre à un cours ou un espace de projet ou d'échange, est indépendant des autres et possède son ou ses responsables. Fo n d ame n t al : Accès à un espace Pour consulter et participer à un espace, il suffit de cliquer sur son nom : Les espaces apparaissent en haut de la page 2.2 Contenu du site Un site Sakai est constitué d'outils qui apparaissent comme autant de liens dans le menu gauche : Les outils du site sont les liens situés à gauche de la fenêtre 8
Les espace de Sakai En cliquant sur l'outil, on accède à son contenu qui peut apparaître sur la même page ou dans une nouvelle fenêtre : Accès à un outil d'un site Sakai 9
Gérer des documents 3 3 - Objectifs Il s'agit d'indiquer comme déposer, modifier ou supprimer des fichiers dans la zone de stockage de Sakai qui est mise à votre disposition. 3.1 Accéder à la zone de partage de fichiers Mét h ode : Pour accéder à la zone de stockage : 1. Dans votre espace, cliquez, dans le menu gauche, sur Ressources 2. Cliquez ensuite sur Portfolios 3. Cliquez enfin sur le nom de groupe qui vous concerne Accéder à la zone de stockage de fichiers 3.2 Déposer des fichiers 10
Gérer des documents Mét h ode : Pour déposer un ou plusieurs fichiers Cliquez, en face du répertoire de stockage, sur le menu déroulant Ajouter puis sélectionnez Déposer fichier(s) : Un formulaire apparaît : Déposer un ou plusieurs fichiers dans la zone de stockage Formulaire de dépôt de fichiers sur Sakai Avec le bouton Parcourir, vous pouvez sélectionner votre fichier Sur la ligne du dessous, intitulée Nom d'affichage, vous avez la possibilité de changer le nom d'affichage de votre fichier pour, par exemple, le rendre plus explicite. Enfin, en cliquant sur Ajouter un autre fichier, vous pouvez dupliquer le formulaire pour ajouter d'autres fichiers. 11
Gérer des documents 3.3 Mettre à jour ses fichiers At tent io n : Pourquoi mettre à jour ses fichiers? Lorsqu'on dépose un nouveau fichier alors qu'un fichier du même nom existe déjà dans la zone de stockage, ce dernier ne sera pas écrasé : il existera alors deux fichiers, ayant même nom! Si l'intention est de remplacer le fichier existant, utilisez la procédure ci-dessous. Sinon, utilisez, pour le nouveau fichier, un autre nom que celui déjà existant pour éviter tout ambiguïté. Mét h ode : Mise à jour d'un document 1. En face du document que vous souhaitez remplacer par une nouvelle version, cliquez sur le menu déroulant Actions. 2. Cliquez sur Remplacer le contenu. Mettre à jour un fichier déjà existant 1. Dans le formulaire, cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir la nouvelle version de votre document. 2. Cliquez sur le bouton déposer. Formulaire de remplacement de fichier 3.4 Supprimer un ou plusieurs fichiers Mét h ode : Supprimer un fichier Pour supprimer un fichier unique, il suffit de dérouler le menu Actions, placé sur la même ligne que le fichier à supprimer puis de sélection l'item Supprimer 12
Gérer des documents Supprimer un fichier dans une zone de stockage At tent io n : Pas d'item "supprimer"? Si l'item Supprimer n'apparaît pas, cela signifie que vous n'avez pas les droits nécessaires. Contactez dans ce cas le responsable de l'espace. Supprimer un ou plusieurs fichiers Impossibilité de supprimer un fichier car les droits sont insuffisants pour cela Pour supprimer un ou plusieurs fichiers, il faut cochez les cases présentes devant chacun deux puis cliquer sur le 13
Gérer des documents lien Supprimer qui se trouver au-dessus de la zone de stockage Sélection de plusieurs fichiers pour suppression, copie ou déplacement 14
Messagerie interne 4 4 - Objectifs Présenter et configurer la messagerie interne de Sakai 4.1 La messagerie de Sakai Dé fin it io n Il s'agit d'un système de messagerie interne, propre à chaque espace Sakai, autrement dit, à l'intérieur d'un espace, les seuls interlocuteurs valides sont les membres de cet espace. Cependant, il est possible de faire en sorte qu'un message envoyé par l'intermédiaire de la messagerie interne déclenche une copie vers un email externe. En outre, vous pouvez faire en sorte que pour chaque message reçu, une copie soit envoyée vers votre messagerie personnelle habituelle (différente de celle de l'université). Messagerie de Sakai 4.2 Les dossiers de la messagerie Quatre dossiers sont disponibles au départ (vous pouvez en créer d'autres) : Reçu : contient les messages reçus. Seuls les membres inscrits sur le site peuvent vous envoyer des messages Envoyé : contient une copie des messages que vous avez envoyé à des membres du site Supprimé : contient les messages qui ont été supprimés de l'un ou l'autre des dossiers précédents Brouillon : contient les messages rédigés mais non encore envoyés. On peut ainsi préparer un message et l'envoyer plus tard 15
Messagerie interne 4.3 Les commandes Les outils à votre disposition sont les suivants : Composer message : pour créer un nouveau message à envoyer à un ou plusieurs membres du site Nouveau dossier : pour créer un nouveau dossier permettant de stocker vos messages Configuration : permet de configurer la redirection d'une copie des messages reçus. En clair, vous pouvez indiquer une adresse email (différente de l'adresse email fournie par l'ulco si vous êtes personnel ou étudiant de l'université) vers laquelle une copie de chaque message reçu vous sera envoyée. 4.4 Composer un message 1. Cliquez sur le menu Composer message 2. Sélectionnez un ou plusieurs destinataires (vous pouvez utiliser la touche ctrl en combinaison avec le bouton gauche de la souris) 3. La case Envoyer Cc vous permet d'envoyer une copie du message vers l'email personnel de chaque destinataire 4. Indiquez le sujet de votre message 5. Rédigez votre message. L'éditeur vous permet une mise en forme élaborée (forme des caractères, insertion de liens hypertextes, etc.). 6. Vous pouvez également joindre un ou plusieurs fichiers (attention à la tailler finale de message) 7. Il vous reste à cliquer sur le bouton Envoyer Envoyer un message avec Sakai 16
Messagerie interne 4.5 Consultation des messages Il suffit de cliquer sur le dossier intitulé Reçu : On clique ensuite sur le message pour l'ouvrir : Lecture d'un message Message reçu En cliquant sur l'un des boutons Répondre, Répondre à tous ou Transférer, le formulaire de saisie de message s'affiche. On peut alors choisir de nouveaux destinaires Il est possible également de supprimer le message 17
Messagerie interne Enfin, en cliquant sur Déplacer vers dossier, on peut changer l'emplacement du message : Déplacement d'un message vers un autre dossier 4.6 Redirection des messages vers une adresse externe Co n se il : Configuration de la messagerie L'outil de messagerie ne comporte qu'un élément à régler : l'adresse email à laquelle vous souhaitez recevoir automatiquement une copie des messages reçus. Pour cela : 1. il suffit de cliquer sur Configuration 2. cocher oui en face de Transférer messages automatiquement 3. saisir une adresse email valide dans la case intitulée Adresse courriel pour le transfert 4. Cliquer sur Enregistrer configuration Configuration de la messagerie de Sakai At tent io n Si l'expéditeur ne coche pas, avant l'envoi de son message, la case Envoyer Cc... À l'(aux) adresse(s) courriel du(des) destinataire(s), la redirection vers une adresse personnelle ne s'effectuera pas Dans tous les cas de figures, que vous ayez ou non spécifié une adresse de transfert de courrier, et si vous êtes un membre ou un étudiant de l'ulco, une copie du message sera envoyée à votre courriel de l'université 18
Personnalisation de Sakai 5 5 - Plusieurs éléments peuvent être personnalisés dans Sakai : L'ordre de présentation des sites (lorsqu'on est inscrit sur plusieurs sites) L'abonnement/le désabonnement à un site L'adresse de courriel externe pour la réception d'une copie des messages (lorsque l'outil messages est disponible) Son nom et son prénom (uniquement pour les usagers externes à l'ulco) Sa photo L'emploi du temps (lorsque cet outil est disponible) Le stockage et la gestion des fichiers personnels La manière dont les informations d'alerte sont envoyées vers votre courriel externe 5.1 Changer son nom et/ou son prénom At te nt io n : Restriction Seuls les usagers externes à l'ulco peuvent effectuer les manipulations décrites ci-dessous. Les personnes se connectant à l'aide des identifiants du portail ne peuvent modifier ces informations dans Sakai Re m arque Si un compte vous a été créé sur Sakai, vous avez sans doute reçu un email vous en informant et vous indiquant les identifiants à utiliser. Dans ce cas, partout où votre identité doit apparaître, c'est cet email qui vous désignera. Dans la situation où cet adresse email ne reflète pas votre véritable identité (moncanard@hotmail.com, toto.titi@laposte.net, etc.), il convient de renseigner convenablement vos nom et prénom. Mét h ode Connectez-vous sur Sakai 4 Cliquez sur l'onglet Mon espace de travail (voir ci-contre) Cliquez sur Compte puis sur le bouton Compléter le formulaire avec vos nom et prénom (voir ci-dessous) Cliquez sur le bouton pour terminer. Compléter le nom et le prénom (usages externes à l'ulco uniquement) 4 - http://sakai.univ-littoral.fr 19
Personnalisation de Sakai 5.2 Personnalisation de Sakai Une présentation interactive de la configuration de Sakai est accessible sur la version en ligne de ce cours. Personnalisation de Sakai 5.3 Présentation interactive (2/2) Une présentation interactive de l'espace personnel de Sakai est accessible sur la version en ligne de ce cours. 20