PROCESS ADMINISTRATIF ET FINANCIER Mais non mais non ce n est pas compliqué!!!! Ceci a été fait dans le but de vous aider à mieux appréhender votre rôle dans la partie administrative et financière Situation 1 : REMBOURSEMENT DE FRAIS Vous vous êtes déplacé, vous avez avancé de l argent Comment faire pour vous faire rembourser? Remplir le fichier remboursement des frais professionnels salarié (ci-dessous) également disponible sur skydrive Garder ses justificatifs d achats, déplacements Pour faciliter au mieux la gestion et les vérifications, merci d indiquer sur chaque justificatif un numéro qui correspond à la ligne de dépense. Transmettre cette fiche en version informatique, l envoyer par mail à l assistante administrative et financière pour validation par le Directeur Régional (Etienne MAIER) L assistante régionale imprime le document et le transmet à Etienne qui apposera son «Visa» Youpiii Mr le Directeur régional effectue le virement! Tous les justificatifs seront à transmettre à l assistante à chaque Réré. Aucun manque ne sera accepté. L assistante envoie les justificatifs et notes de frais au national avec la mention «payé par virement le :../../...» après s être assurée que ce soit bien signé. Fréquence : 1 fois par mois
Situation 2 : REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORTS VOLONTAIRES Vos volontaires doivent se rendre sur une action projet, formation tout ça bien évidemment dans le cadre de leurs missions de service civique à Unis-Cité et utilisent leur véhicule Comment faire pour qu ils se fassent rembourser? Les CEP donnent la fiche nominative informatique ci-dessous au volontaire ayant eu des frais de transports. Le volontaire rempli la fiche et donne ses justificatifs en même temps au CEP. Attention : le fichier calcul tout seul les frais kilométriques. Les CEP valident et l envoient par mail à l assistante administrative. L Assistante demande le virement au Directeur régional. Les CEP donnent les justificatifs et cette fiche à chaque Réré l Assistante valide. Le Directeur régional appose son Visa L Assistante envoie les documents au National.
Situation 3 : REPAS DES VOLONTAIRES Dans le cadre du Service Civique le volontaire bénéficie de 106,31 (montant au 1 er janvier 2013), versés par la structure. UC Poitou-Charentes a fait le choix de s acquitter de ce montant en fournissant chaque midi un repas et en remboursant les repas non fournis à hauteur de 5. Comment faire pour que cette «bourse» lui soit versée chaque mois? Les CEP récupèrent chaque mois le nombre de repas fournis (que les volontaires n ont pas à payer). L Assistante envoie les feuilles Excel vierges à chaque CEP. Les CEP remplissent le tableau et l envoi à l Assistante et mettent le Directeur régional en copie. L Assistante administrative valide avec le Directeur régional pour faire le virement. Les volontaires et CEP signent la feuille comme attestation de bonne réception de la bourse. L Assistante vérifie que cela correspond bien au montant payé et l envoie au national. Situation 4 : PRISE EN CHARGE DES REPAS PROFESSIONNELS Situation 5 : TRANSPORTS AGGLOMERATION - SALARIES Situation 6 : GESTION DES FACTURES Pour tout ce qui concerne la réception des factures dans chaque antenne Edf téléphone Comment faire pour payer les factures aux prestataires??? La partie vraiment moins marrante! Les salariés envoient les factures à l Assistante avec leur visa valant accord. L Assistante transmet au Directeur Régional, chaque quinzaine. Le Directeur régional fait les chèques ou des virements (récupérez les RIB). L Assistante envoie au National avec la mention apposée «payé». L Assistante classe les copies dans un classeur.
Situation 7 : GESTION DES RTT Là c est trop cool vous avez droit à 1 RTT dans le mois youhouuuu! Comment faire pour pouvoir partir en long weekend, faire vos démarches privées, se reposer, se ressourcer dans une contrée lointaine? Chaque RTT doit être pris dans le mois et posé au plus tard le mois précédent. Réfléchissez bien à votre planning et par conséquent au jour RTT que vous souhaitez poser pour le mois suivant! Transmettre sa demande de RTT par mail à l Assistante RH et mettre le Directeur Régional en copie. Le tableau planning «équipe salariée 2013» sera validé à chaque Réré Un Ch ti Conseil : Assurez-vous auprès de vos volontaires qu ils n ont pas besoin de vous ce jour-là même si nous pensons tous que vous êtes INDISPENSABLES Attention si votre RTT n est pas pris avec un mois d avance, le RTT sera imposé par le Directeur régional. SURPRISE : Bientôt un nouvel outil de gestion Situation 8 : GESTION DES RECUP Situation 9 : CHEQUE DEJEUNER Attention si vous voulez vos chèques déjeuners pour inviter votre assistante administrative régionale c est à ce moment-là que ça se passe! Situation 10 : ACHATS FOURNITURES Olalalala il me faut du papier, un crayon, des feutres, des cartouches d imprimante Comment faire pour obtenir tout ça? L objectif : Ne pas avancer les frais La liste des fournitures vous sera envoyée préalablement (2 semaines) avant la commande générale ou téléchargeable sur le skydrive. Vous n aurez plus qu à rentrer vos quantités et transmettre à l Assistante administrative et financière. Les commandes auront lieu tous les 2 mois. Pensez à prévoir vos fournitures sur 2 mois s il vous plait! o La première commande sera faite début février et la prochaine fin mars! L assistante régionale s engage à mettre la liste des fournitures sur le «Skydrive» n hésitez pas à l agrémenter
Situation 11 : OU TROUVER??? J ai paumé ma trame de note de frais Comment faire? Retrouve-la sur «Skydrive» Les codes codes : Allez sur https://skydrive.live.com/ Entrez login : ucpoitou@hotmail.fr Mot de passe : poitou2012 PS : Merci à tous de respecter ce process!!!! PS 2 : Bon courage à vous