MAI 2012 C est votre assemblée générale Y serez-vous? C est avec plaisir que je vous invite à notre assemblée générale annuelle qui aura lieu : Date : Le jeudi 10 mai 2012 Heure : 17 h 30 (souper), 19 h (AGA) Lieu : Musée de la nature et des sciences Pour les membres, il s agit de l occasion privilégiée de prendre connaissance du rapport des activités et des résultats financiers de la Coopérative pour la dernière année. En plus de ces éléments, les principaux points porteront sur le comité de bon voisinage et sur l assurance habitation, un sujet que nous avons commencé à discuter à l AGA de 2011. Le conseil d administration a décidé de servir un repas chaud avant l assemblée à l ensemble des membres présents. Le repas sera servi à partir de 17 h 30 et l assemblée commencera à 19 h. Confirmez votre présence N oubliez pas de confirmer votre présence (pour planifier le nombre de soupers) en contactant Annabelle Gamache au 566-6303, poste 38 avant le 7 mai Vous avez des enfants? Nous remboursons les frais de garde. Pour vous stationner Rendez-vous au stationnement des visiteurs du musée, plus haut que le stationnement des Résidences Soleil. Au plaisir de vous y rencontrer! Michèle La Haye, présidente Un document à conserver Ce bulletin spécial est consacré à la prochaine assemblée générale. Nous vous invitons à lire ce document et à l apporter avec vous à l assemblée générale.
Élections au conseil d administration Nom Poste No Maison En élection Nicole Mondon Conseillère à l attribution 1 Les Jumelles du Vieux-Nord Non Sonia Gautier Conseillère à l autogestion 2 La Luciole Oui Michèle La Haye Présidente 3 Le Petit Canada Non Claire Loubier Administratrice 4 Le Petit Canada Oui Olier Raby Trésorier 5 La Marmottière Non Philippe Grenier Secrétaire 6 L Unique Oui Michel Blondeau Administrateur 7 La Closerie des cèdres Non Perry Beaton Administrateur 8 Des Cèdres Oui Sylvie Nobert Vice-présidente 9 La Haute Campagne Non La durée d un mandat est de 2 ans. Les administrateurs au numéro pair sont en élection aux années paires. Cette année, les administrateurs 2, 4, 6 et 8 sont en élection. Ils peuvent présenter à nouveau leur candidature pour un autre mandat de 2 ans. Avis de convocation À tous les membres de la Coopérative d'habitation des Cantons de l'est Vous êtes, par la présente, convoqué à l'assemblée générale annuelle de la Coopérative d'habitation des Cantons de l'est qui aura lieu le jeudi 10 mai 2012 à 19 h au Musée de la nature et des sciences de Sherbrooke au 225, rue Frontenac à Sherbrooke. Stationnement Un stationnement gratuit est disponible à partir de la rue Frontenac, de l autre côté des Résidences Soleil. Ordre du jour 1. Nomination des officiers 2. Lecture et adoption de l'ordre du jour 3. Adoption des procès-verbaux du 2 juin 2011 et du 6 décembre 2011 4. Rapport d'activité 2011 5. Rapport financier 2011 6. Affectation des surplus 7. Nomination du vérificateur 8. Politique sur la gestion de l assurance habitation des membres 9. Modification des règlements de la Coopérative 9.1 Assurance habitation 9.2 Comité de Bon voisinage 9. Élection du conseil d'administration 10. Période de questions 11. Levée de l'assemblée Le Lien est publié à 275 copies et s adresse aux membres de la Coopérative d habitation des Cantons de l Est. Direction : Jacques Côté Rédaction : France Denis Coopérative d habitation des Cantons de l Est 548, rue Dufferin Sherbrooke (Québec) J1H 4N1 Téléphone : (819) 566-6303 Télécopieur : (819) 829-1593 Courriel : chce@reseaucoop.com Imprimé sur du papier Cascade Rolland Enviro 100 Contient 100 % de fibres postconsommation Procédé sans chlore et FSC Recyclé Fabriqué à partir d énergie biogaz Michèle La Haye, présidente 2
Pour favoriser le bon voisinage Depuis quelques années, la Loi oblige les coopératives d habitation à se doter de mécanismes de médiation pour les situations de conflits ou de désaccords. La Coopérative a donc créé en 2007 un comité de bon voisinage dans le but de favoriser une résolution des différends dans la coopérative. Composé au départ de Sylvain Denoual, Dany Ward, Diane Duchesneau, Jean-Paul Fisette et Christine Guillemette, ce comité était soutenu par Stéphanie Mc Farland, intervenante de l organisme de médiation Le Pont. Les membres de ce comité ont suivi une formation afin d être mieux outillés pour accueillir les situations de conflits dans la coopérative. L arrivée de Guillaume Brien à la direction de notre fédération a amené beaucoup d intérêt et d enthousiasme pour notre démarche. Avec l aide de Sylvain Denoual et de Diane Ancien règlement Duchesneau, et avec le soutien indéfectible du Pont, la Fédération a redynamisé le comité et a travaillé à développer cette formule au plan régional afin d aider l ensemble des coopératives. En accord avec les membres du comité, nous avons donc convenu d élargir notre comité aux autres coopératives et de favoriser une structure régionale sous le leadership de la Fédération. La ligne de bon voisinage créée par la CHCE a aussi été élargie aux autres coopératives. Ce changement de contexte a amené le conseil d administration de la Coopérative à revoir l article de notre règlement qui concerne le bon voisinage. Actuellement, les articles 7.5 et 7.6 mentionnent que la Coopérative a un comité de bon voisinage dont le mandat est de favoriser le règlement de différends entre les membres. Comme cette fonction est assumée maintenant par la Fédération, nous proposons d ajouter un article qui mentionne que nous pouvons ne pas avoir de comité. Pourquoi ne pas simplement enlever les articles de notre règlement concernant le bon voisinage? D abord parce que la Loi nous oblige à maintenir un mécanisme. D autre part, cette clause nous assure que le mouvement conserve un mécanisme de règlement des conflits, qu il soit assumé par notre coopérative ou par la Fédération. Restera ensuite à revoir la question budgétaire entourant le comité de bon voisinage. Actuellement, nos paramètres prévoient un élément Bon voisinage auquel chaque membre contribue. Cet aspect sera revu avec les paramètres de budgétisation d ici l assemblée générale de décembre. Modification proposée 7.5 Le comité de bon voisinage Le comité de bon voisinage est formé de 3 à 9 membres de la Coopérative. 7.6 Mandats et pouvoirs du comité de bon voisinage a. Il favorise le règlement des différends entre les membres de la Coopérative ou entre les membres et la Coopérative elle-même. b. Il forme des membres de la Coopérative aux techniques de médiation. c. Il prend connaissance des différends qui lui sont soumis. d. Il fait des recommandations aux personnes ou aux instances aux prises avec un différend. e. Il nomme, avec l accord des personnes concernées, un ou des médiateurs. f. Il fait des recommandations au conseil d administration afin d améliorer la vie associative dans la Coopérative. g. Il gère le budget que lui attribue le conseil d administration. h. Il dépose un rapport annuel de ses activités au conseil d administration. Ajouter 7.7 Constitution du comité Le conseil d administration peut ne pas constituer de comité de bon voisinage à la condition que la Fédération des coopératives d habitation de l Estrie forme son propre comité de bon voisinage. 3
Assurance habitation : une nouvelle politique pour les membres La question des assurances habitation a fait l objet d une intéressante discussion à l assemblée générale des membres de 2011. On se rappelle que l incendie d une maison de la Coopérative Rive gauche en 2010 nous a sensibilisés à l importance d avoir un suivi plus rigoureux sur la question des polices d assurance et d avoir une protection suffisante pour couvrir la valeur des immeubles. En effet, que donne une police d assurance d un million $ si le coût de reconstruction de notre immeuble atteint 1,5 million $? À l assemblée générale, nous avons donc fait un sondage pour savoir si nous devions modifier la couverture d assurance des locataires. Les choix étaient les suivants : 1. Nous demeurons à 1 million $ 2. Nous augmentons à 2 millions $ 3. Un ou deux millions en fonction de la valeur de notre maison La plupart étaient d accord à augmenter la couverture à 2 millions, les autres étant davantage en faveur de l option 3. Les résultats de ce sondage ont permis d alimenter la réflexion au conseil d administration. Nous avons également considéré l impact des coûts d assurance pour les membres. Et, en bons administrateurs, il fallait s assurer que la politique d assurance puisse adéquatement couvrir les avoirs des membres en cas de sinistre. Le dilemme est donc le suivant : il faut bien protéger les membres, sans pour autant les obliger à payer pour une protection supérieure aux besoins. Une nouvelle politique Cette réflexion nous a amenés à vous présenter la politique et le projet de règlement que voici. La politique encourage les membres à détenir une police comportant une protection de 2 millions $, mais elle ne l oblige pas, sauf si le membre habite dans un immeuble de 10 logements et plus. Mais que faire si un membre ne fournit pas sa preuve d assurance? Les administrateurs ont donc prévu d inclure dans la politique un mécanisme pour amener les membres à fournir à temps leurs preuves d assurance. La Loi nous oblige à regarder de façon individuelle les situations de membres qui ne respectent pas leurs obligations. La politique et le règlement que nous proposerons à l AGA prévoient donc d utiliser, au cas par cas, ce qui est le plus efficace comme mesure pour s assurer du respect de cette clause par l ensemble des membres. En proposant cette politique, les membres du conseil d administration gardent toujours en tête de protéger les membres et d administrer notre coopérative de la façon la plus juste et la plus équitable possible. 4
Politique sur la gestion de l assurance habitation des membres Proposition ARTICLE 1 : BUTS ET PRINCIPES But : Cadre de référence pour gérer les preuves d assurances Protéger les avoirs des membres et de la Coopérative Faciliter la gestion Principes : Respecte les valeurs de la Coopérative Est administré de façon juste et équitable pour tous les membres Autorité : Conseil d administration de la Coopérative Application : Révision : ARTICLE 2 : VALEUR DE LA RESPONSABILITÉ CIVILE La Coopérative encourage fortement ses membres à souscrire une police d assurance contenant une protection de deux (2) millions de dollars en responsabilité civile. Le membre qui habite un immeuble de neuf (9) logements ou moins doit souscrire une police contenant une protection d un (1) million de dollars en responsabilité civile. Le membre qui habite un immeuble de dix (10) logements ou plus doit souscrire une police contenant une protection de deux (2) millions de dollars en responsabilité civile. ARTICLE 3 : PREUVE D ASSURANCE Chaque membre a la responsabilité de fournir à la Coopérative un document démontrant qu il possède une police d assurance valide. La preuve d assurance devra être fournie à la Coopérative à chacun des renouvellements de la police d assurance. ARTICLE 4 : LES AVIS À l échéance de la police d assurance d un membre, la Coopérative envoie au membre un rappel pour la production de la preuve d assurance. En cas de non-production de la preuve d assurance, la Coopérative envoie un deuxième et dernier avis. ARTICLE 5 : SANCTION En cas de non-production de la preuve d assurance, le conseil d administration de la Coopérative peut à sa discrétion : Imposer une sanction pécuniaire de 25 $ par mois au membre. Exclure le membre de la Coopérative. Soumettre à la Régie du logement le dossier du membre. ARTICLE 6 : MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION L ensemble des membres du conseil d administration doit être informé si un administrateur ou une administratrice n a pas produit sa preuve d assurance. Modification aux règlements Ancien règlement 3.1 Pour devenir membre de la Coopérative, il faut : j) S engager à maintenir, à ses frais, une police d assurance locataire comprenant une couverture minimale de un million de dollars (1 000 000 $) par événement en ce qui concerne la responsabilité civile. Le membre remettra annuellement à la Coopérative une copie de sa police d assurance en vigueur. Modification proposée 3.1 Pour devenir membre de la Coopérative, il faut : j) S engager à maintenir, à ses frais, une police d assurance locataire comprenant une protection concernant la responsabilité civile. La couverture minimale en responsabilité civile sera déterminée par le conseil d administration. Le membre remettra à la Coopérative une preuve d assurance à chaque renouvellement de sa police d assurance en vigueur. 5
Procès-verbal de l assemblée générale annuelle de la Coopérative d habitation des Cantons de l Est tenue au pavillon Armand-Nadeau du parc Jacques-Cartier à Sherbrooke le 2 juin 2011, à 19 h. Étaient présents : Amsini Mulimbi André Tessier Andréanne Lebel Angèle Gauthier Bernard Lussier Brigitte Lamoureux & Marie-France Talbot Carmen Veilleux Carole Lacourse Catherine Gosselin Céline Dupuis Chantal Gabriel Charles Lagacé Christian Bibeau Christiane Bouffard Christiane Émond Christine Guillemette Claire Loubier Claudine Uwamahoro Colette Grondin Danielle Dondon Diane Duchesneau Édith Lambert Élizabeth Chouinard France Bergeron Gabrielle Da Costa Hélène Blais Hélène Liard Jason Lamontagne Jeannine Émond Johanne Fillion Josianne Tremblay Julie Bernard Josué Leduc Jupiter Nakhla Ketsia Dondon ORDRE DU JOUR Léonne Durand Lorraine Drapeau Luce Patry Lucie Nadeau Lucie Roy Lyne Baillargeon Madeleine Cadoret Madeleine Savoie Marc Lambert Maria Chelkowska Marie Bourassa Marie-Josée Comeau & Gregory Bach Maurice Marchand Michel Blondeau Michèle La Haye Nicole Mondon Olier Raby & Gisèle Fisette Paul Levert Pénélope Roy-Dubé Perry Beaton Pierre Marcotte Rachel Simard Sonia Gautier Stéphane Boucher Suzanne Bolduc Sylvain Denoual Sylvie Nobert Vincent Lapointe Youri Lucas Les bébés coops J Invités Jacques Côté Guillaume Brien Valérie Dussault Avant l ouverture de l assemblée, Michèle La Haye présente un hommage à Jacques Côté, directeur de la Coopérative pour ses 20 ans comme directeur général et souligne que son expertise dépasse largement nos frontières. Elle lui remet ensuite, au nom de la coopérative, une sculpture unique, réalisée par un sculpteur de chez nous, monsieur Clôde Beaupré. 1. Nomination des officiers Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu que Sylvie Nobert préside l assemblée et que Valérie Dussault agisse à titre de secrétaire. Proposée par Claire Loubier Appuyée par Sonia Gautier Au départ de Valérie Dussault vers 20 h, Claire Loubier assure le secrétariat d assemblée. 2. Lecture et adoption de l ordre du jour l ordre du jour en ajoutant «Code du logement» au point 12. Les points 12 et 13 seront ainsi décalés. Proposée par Christine Guillemette Appuyée par Lucie Roy 3. Adoption des procès-verbaux du 29 mai et du 1er décembre 2010 le procès-verbal du 29 mai 2010. Proposée par Pierre Marcotte Appuyée par Nicole Mondon 1. Nomination des officiers 2. Lecture et adoption de l'ordre du jour 3. Adoption des procès-verbaux du 29 mai et du 1er décembre 2010 4. Rapport d'activité 2010 5. Rapport financier 2010 6. Affectation des surplus 7. Nomination du vérificateur 8. Modification des règlements de la Coopérative 8.1 Rôle et mandat du comité d autogestion 8.2 Rôle et mandat des comités de propriété 9. Discussion sur l assurance habitation 10. Fédération des coopératives d habitation de l Estrie 11. Élection du conseil d administration 12. Code du logement 13. Période de questions 14. Levée de l assemblée le procès-verbal du 1er décembre 2010 avec les modifications suivantes : À la liste des présences, ajouter les noms suivants : Sarah-Ève Patry Stéphane Boucher Michel Blondeau Youri Lucas Olier Raby Sonia Gautier Au point 4, adoption de l ordre du jour, le proposeur aurait dû être Marie Bourassa au lieu de Sylvain Denoual. Proposée par Pierre Marcotte Appuyée par Nicole Mondon 6
4. Rapport d activité 2010 La présidente de la Coopérative, Michèle La Haye, présente le rapport d activité de 2010. Voici les principaux points marquants de l année : Objectifs stratégiques Anniversaire à souligner Enfin La Grande Vie Gestion des maisons plus encadrées Des histoires de galeries et d économie d énergie Les membres se forment et s informent Un rayonnement qui dépasse nos frontières Vers l année internationale des coopératives Sylvain Denoual est ensuite invité à présenter le rapport du comité Bon voisinage. Il nous informe entre autres de la nouvelle ligne téléphonique du Bon voisinage qui a été inaugurée en février de concert avec la Fédération des coopératives d habitation de l Estrie et de l organisme Le Pont ainsi en présence de monsieur Robert Pouliot, conseiller municipal. le rapport d activité 2010 Proposée par Sonia Gautier Appuyée par Catherine Gosselin 5. Rapport financier 2010 Olier Raby, trésorier de la Coopérative, présente le rapport financier de la Coopérative et Jacques Côté présente les états financiers. le rapport financier de 2010 Proposée par Sonia Gautier Appuyée par Nicole Mondon 6. Affectation des surplus Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu d affecter le déficit de 5 347 $ de l exercice financier de 2010 à la réserve générale. Proposée par Olier Raby Appuyée par Sonia Gautier 7. Nomination du vérificateur Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu de reconduire le mandat de vérification de monsieur Yvon Lallier de la firme Villeneuve, Gagné, Stébenne CGA, société nominale, comme vérificateur de la Coopérative d habitation des Cantons de l Est pour l année 2011. Proposée par Olier Raby Appuyée par France Bergeron 8. Modification des règlements de la coopérative 8.1 Rôle et mandat du comité d autogestion Sonia Gautier nous présente les propositions de modifications des articles concernant le comité d autogestion. 7.3 LE COMITÉ D'AUTOGESTION Est constitué de tous les gestionnaires et cogestionnaires des maisons de la Coopérative. Est le pivot entre la direction générale, le conseil d administration et les comités de propriété. Est un comité consultatif et a un pouvoir de recommandation. Ses membres se réunissent habituellement quatre (4) fois par année. 7.4 MANDATS ET POUVOIRS DU COMITÉ D'AUTOGESTION Se préoccupe du bon état des immeubles et des propriétés et fait des recommandations pour leur maintien. Soumet à la direction générale les changements et améliorations nécessaires aux politiques en vigueur et aux outils en place en vue d une meilleure gestion. Recueille les opinions et les avis des membres, apportés par les gestionnaires. Identifie les besoins de formation pour un meilleur fonctionnement des maisons. Reçoit les budgets d entretien et de rénovations présentés par la direction générale. Reçoit les budgets de projets spéciaux. Oriente le conseil d administration sur la gestion et l application des augmentations de dépenses lors des prévisions budgétaires. Développe le sentiment d appartenance à la Coopérative. Met en place une structure d échanges d informations entre les gestionnaires et cogestionnaires dans le but d optimiser l efficacité de gestion des maisons. Favorise l émergence d idées nouvelles et de projets novateurs. Fait la promotion des valeurs coopératives L assemblée suggère d uniformiser la formulation en omettant «Il est» et en utilisant seulement le verbe. les modifications à la politique sur le rôle et le mandat du comité d autogestion. 7
Proposée par Sylvain Denoual Appuyée par Édith Lambert 8.2 Rôle et mandat du comité de propriété Sonia Gautier nous présente les propositions de modifications de la politique Rôle et mandat du comité de propriété. 7.1 LE COMITÉ DE PROPRIÉTÉ a. Est constitué de tous les membres d une maison. b. Chacun des membres le constituant prend des engagements et des responsabilités au sein du comité de propriété. 7.2 MANDATS ET POUVOIRS DES COMITÉS DE PROPRIÉTÉ a. Administre la maison dans la limite du budget prévu. b. Voit à l entretien et à l amélioration de sa maison et de son terrain. c. Voit à l évaluation annuelle des membres en commençant par soi-même. d. Sélectionne les membres dans le respect des normes d attribution. e. Nomme un gestionnaire. f. Voit à l organisation et à l animation de la vie coopérative des membres occupants. g. Voit au bon fonctionnement de la maison, dans une optique de bon voisinage. h. Voit au respect et au suivi des mandats et tâches attribuées. i. Fait la promotion des valeurs coopératives. Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu d apporter les amendements suivants à la proposition de modification de la politique Rôle et mandat du comité de propriété : Amendement no 1. 7.2 c) Voit à l évaluation annuelle des membres au lieu de «Voit à l évaluation annuelle des membres en commençant par soi-même». Amendement no 2. 7.2 Pour assurer l uniformité, on devrait lire dans le titre «Mandats et pouvoirs du comité de propriété» au lieu de «mandats et pouvoirs des comités de propriété.» Proposée par Hélène Liard Appuyée par Michel Blondeau les modifications à la politique sur le rôle et le mandat du comité de propriété en tenant compte des amendements adoptés précédemment. Proposée par Sylvain Denoual Appuyée par Édith Lambert 9. Discussions sur l assurance habitation Question 1 : Responsabilité civile Devrions-nous fixer à 2 millions $ le montant minimum de protection? Les choix : 1. Nous demeurons à 1 million $ 2. Nous augmentons à 2 millions $ 3. Un ou deux millions en fonction de la valeur de notre maison 1. Aucun membre ne souhaite conserver une protection de 1 million $. 2. Trente-deux (32) membres sont d accord avec 2 millions $ de protection. 3. Dix-neuf (19) personnes sont d accord avec 1 ou 2 millions $ en fonction de la valeur de la maison. Consultation auprès de l assemblée générale. Question 2 : Les conséquences Devrions-nous être moins sévères pour les délinquants? Les choix : 1. Nous continuons à retirer le statut de membre 2. Nous fixons une pénalité monétaire ex. : 25 $ par mois 3. Nous fixons une pénalité monétaire de 25 $ par mois et le mois suivant, nous retirons le statut de membre. 1. Aucun membre ne souhaite retirer le statut de membre. 2. Deux membres sont d accord. 3. La majorité des membres sont d accord. Consultation auprès de l assemblée générale. 10. Fédération des coopératives d habitation de l Estrie Guillaume Brien, directeur de la Fédération des coopératives d habitation de l Estrie nous présente la Fédération en 10 points : 1. Planification stratégique 2. Organisation interne 3. Fortification du processus de recrutement de requérants 4. Création de partenariats en Estrie 5. Implication dans le mouvement CQCH / AGRTQ 6. Développement des services 7. Fin des conventions et représentation pour les coops 8. Organisation plan d action de la FCHE 9. Développement des coops 10. Développement des formations. Concernant la fin des conventions, il dit que la Fédération créée des liens avec l association des locataires et d autres partenaires pour se concerter. Il termine en expliquant l importance du comité de Bon voisinage dans les coopératives et que ce comité est en développement. 8
11. Élections des administrateurs Cinq postes sont en élection. Les personnes sortantes de charge sont : Nicole Mondon, Michèle La Haye, Olier Raby, Michel Blondeau et Sylvie Nobert. Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu de nommer Jacques Côté comme président d élection et Claire Loubier comme secrétaire d élection. Proposée par Christine Guillemette Appuyée par Pierre Marcotte Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu de nommer Jacques Côté et Claire Loubier comme scrutateurs d élection. Proposée par Michèle La Haye Appuyée par Olier Raby Adoptée Jacques Côté déclare ouverte la période de mise en candidature. Sylvain Denoual propose Michèle La Haye Perry Beaton propose Nicole Mondon Édith Lambert propose Olier Raby Pierre Marcotte propose Michel Blondeau Hélène Blais propose Sylvie Nobert Chaque candidature est proposée par une personne et le président d élection demande aux candidats, en commençant par le dernier proposé, s il accepte d être mis en nomination. Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu de fermer la période de mises en candidature. Proposée par Angèle Gauthier Appuyée par Céline Dupuis Les candidats acceptent tous. Jacques Côté déclare élus en bloc les 5 candidats proposés. 12. Code du logement Une invitation est lancée à tous les membres locataires pour appuyer la démarche du nouveau code du logement. Sherbrooke est la 3e ville au Québec à avoir un projet de code du logement. La consultation aura lieu le lundi 6 juin 2011 à 19 h au conseil municipal. 13. Période de questions Q. : Pourquoi ne fait-on pas de jardins coopératifs? R. : Ce point sera discuté au comité d autogestion Q. : Que fait-on pour économiser l eau? R. : À la maison Desève-Cormier par exemple, les pommeaux de douche sont tous Energy Star. 14. Levée de l assemblée Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu de lever la séance à 21 h 45 Proposée par Pierre Marcotte Appuyée par Olier Raby Procès-verbal de l assemblée générale extraordinaire de la Coopérative d habitation des Cantons de l Est tenue à la Bibliothèque Eva-Senécal, 420, rue Marquette à Sherbrooke le 6 décembre 2011 à 19 h. PRÉSENCES Andréanne Lebel Angèle Gauthier Bernard Lussier Bertrand Gilbert Brigitte Lamoureux Camille Dubé Carmen Veilleux Carole Lacourse Caroline Chartier Céline Dupuis Chantal Gabriel Charles Lagacé Christine Guillemette Christine Perras Claire Audet Claire Loubier Colette Grondin Diane Duchesneau Diane Saint-Laurent Éléonora Navrotska Zheglova Élisabeth Chouinard Élise Cloutier Esther Malo Ferdinand Buzingo France Bergeron Gabrielle Da Costa Gilbert Seney Gilles Bisson Hanoi Santos Hung Hélène Liard Isabelle Carrier Jeannine Émond Jean-Pierre Marcoux Jupiter Nakhla Léonne Durand Louison Boutin Luce Patry Lucie Roy Madeleine Savoie Marc Vallières Maria Chelkowska Maria-Jose Comeau Marie-Ève Boutin Martin Gagnier Martin Latulipe Maude Charland-Lallier Maurice Marchand Michel Blondeau Michel Boucher Olier Raby Perry Beaton Pierre Marcotte Rachel Simard René Bougie Safi Marie-Thérèse Lushima Sandra Escalante Sonia Gautier Sonia Lamarche Sophie Lyrette Stéphane Boucher Suzanne Bolduc Sylvain Denoual Marie Bourassa Symphorien Dondon Vincent Marceau Yves Jérôme Invités et observateurs Jacques Côté Valérie Dussault 9
ORDRE DU JOUR 1. Ouverture de l'assemblée 2. Nomination à la présidence d assemblée 3. Nomination au secrétariat d assemblée 4. Lecture et adoption de l'ordre du jour 5. Paramètres de budgétisation 6. Bilan de l année à l autogestion 7. Homme d entretien 8. Levée de l assemblée 1. Ouverture de l assemblée Michèle La Haye, présidente du conseil d administration de la Coopérative d habitation des Cantons de l Est, souhaite la bienvenue aux membres et ouvre l assemblée à 19 h 5. 2. Nomination à la présidence d assemblée Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu que Michèle La Haye agisse à titre de présidente d assemblée. Proposée par Carole Lacourse Appuyée par Bernard Lussier 3. Nomination au secrétariat d assemblée Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu que Valérie Dussault agisse à titre de secrétaire d assemblée. Proposée par Carole Lacourse Appuyée par Bernard Lussier loyer médian. Cela malgré une recommandation de la SHQ à l effet d augmenter immédiatement tous les loyers au moins à 75 % du loyer médian. Le loyer médian du marché est une donnée statistique provenant des enquêtes annuelles de Statistiques Canada qui est utilisée par la Société d habitation du Québec pour fixer le prix des loyers des projets AccèsLogis. Le loyer médian du marché sherbrookois du printemps 2010 était le suivant : Loyers médians du marché selon la SHQ Chambre à coucher Nombre 0 1 2 3 4 Loyer médian 410 $ 510 $ 645 $ 775 $ 945 $ 75 % du loyer médian 308 $ 383 $ 484 $ 581 $ 709 $ À soustraire si le service est non inclus Chauffage 37 $ 42 $ 56 $ 75 $ 93 $ Eau chaude 10 $ 13 $ 22 $ 29 $ 37 $ Électricité 9 $ 11 $ 14 $ 18 $ 21 $ Le directeur présente aussi dans le détail les autres paramètres de même que les prévisions économiques pour 2012. Plusieurs questions d éclaircissement sont posées par les membres sur les paramètres et leurs effets sur les prix des loyers. L augmentation est prévue pour juillet 2012, en tenant compte des paramètres et des recommandations de la SHQ. Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu d accepter les paramètres suivants pour l année 2012 (voir page suivante) : Proposée par Michel Boucher Appuyée par Marie-Thérèse Lushima 4. Lecture et adoption de l ordre du jour Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu d adopter l ordre du jour tel que présenté. Proposée par Angèle Gauthier Appuyée par Sonia Gautier 5. Paramètres de budgétisation Jacques Côté, directeur général de la Coopérative, présente à l assemblée le processus budgétaire qu utilise la Coopérative depuis plusieurs années déjà (voir le cahier du participant pour les détails. Il explique notamment les étapes qui ont conduit le conseil à proposer à l assemblée générale le maintien du paramètre sur l augmentation automatique de 1 % pour les logements dont le prix du loyer est inférieur à 75 % du 6. Bilan de l année de l autogestion Formations Sonia Gautier nous fait un résumé des formations données en 2011 qui visent à offrir aux gestionnaires des outils et des méthodes de travail afin que leur tâche soit facilitée et par le fait même, améliorer le fonctionnement des comités de propriété. Il y a eu trois formations des gestionnaires, deux formations «finances» (petite caisse, bon de commande, etc.) et une formation RCR. Il pourrait être intéressant d obtenir cette formation pour les membres via un regroupement à la Fédération. La Coopérative a également participé au colloque de formation de la Fédération en mars et en novembre. Le colloque serait l endroit idéal pour offrir la formation RCR aux membres des coopératives. Le Lien gestionnaire Il y a également eu 4 parutions du Lien gestionnaires, un nouvel outil de communication dont l objectif est d effectuer un suivi sur une 10
Paramètres de budgétisation 1. Bon voisinage 12.82 $ par logement/an 2. Répartir les paiements hypothécaires sur l ensemble des maisons pour en amoindrir l impact 3. Droit au logement 63,70 $ par logement/an 4. Fonds de rénovation et réserve de remplacement 525 $ par logement/an 5. Taux d intérêt S/O 6. Contribution au FQHC 8.90 $ par logement/an 7. Vacances et mauvaises créances 1,5 % des revenus de loyer 8. Dépenses d administration 7,5 % des revenus de la coop 9. Mazout 0,90 $ le litre 10. Gaz naturel Tarification de déc. 2011 11. Ne pas consentir de baisse de loyer, sauf pour apporter des ajustements reliés au supplément au loyer. 12. Ne pas tenir compte des revenus d intérêt et de ristourne dans les prévisions budgétaires. 13. Chaque maison devra dégager un surplus aux prévisions d au moins 60 $ par année par logement. 14. Cotisation à la Fédération des coopératives de l Estrie Aug. De l IPC au 31 décembre 15. Dépenses d entretien Aug. de l IPC au 31 décembre 16. Dépenses d électricité Augmentation des tarifs de 1,7 % 17. Taxes scolaires Augmentation de 3,5 % 18. Taxes municipales Les factures de 2012 19. Assurances Augmentation de 5 % 20. Loyer médian du marché Augmenter de 1% les loyers en bas de 75 % du loyer médian (ce 1 % s ajoute aux autres augmentations.) base régulière avec les gestionnaires et qui, selon les commentaires entendus jusqu à présent, remplit sa mission. Ce Lien est réservé aux gestionnaires. Service de support offert par la conseillère à l autogestion Le soutien aux comités de propriété est toujours offert par la conseillère à l autogestion. Les maisons qui le souhaitent peuvent bénéficier de cet accompagnement. Site Internet Le site Internet de la coop a été mis à jour et il a surtout été bonifié de nombreux outils pour faciliter le travail des gestionnaires. Notre conseillère à l autogestion nous rappelle que se trouve sur le site beaucoup d information pour tous les membres. Rénovations effectuées en 2011 Sonia présente un résumé des rénovations effectuées dans la Coopérative en 2011. Un montant de 326 436,83 $ a été investi dans la rénovation générale des immeubles. Pour le projet «Forêt urbaine», c est un montant de 10 887,52 $ qui a été investi dans l amélioration et le maintien en santé des espaces verts de la Coopérative. Les planchers de bois franc ont quant à eux nécessité un investissement de 5 762,10 $ et le projet peinture 20 368,94 $ pour un grand total de 363 455,39 $. Le conseil s est penché sur la possibilité de retenir les services d un homme d entretien en permanence pour la coopérative. Sur proposition dûment présentée et appuyée, le conseil d administration de la Coopérative d habitation des Cantons de l Est soumet à l assemblée la proposition suivante : Créer un poste d homme d entretien au sein de la Coopérative d habitation des Cantons de l Est; Payer le salaire de l homme d entretien à même le fonds de rénovation de la Coopérative; Que les matériaux utilisés soient payés par le budget des maisons; Faire l évaluation du projet à l assemblée générale extraordinaire de décembre 2012. Proposée par Marie Bourassa Appuyée par Olier Raby 8 Levée de l assemblée Sur proposition dûment présentée et appuyée, il est résolu de lever la séance à 20 h 25. Proposée par Sylvie Nobert Appuyée par Nicole Mondon 7. Homme d entretien La Coopérative retient les services de Constructions Yves Lessard et ce, plusieurs fois par année et parfois, pour des travaux qui pourraient être faits par un homme à tout faire et qui en fin de compte, reviendraient beaucoup moins cher pour la coopérative. 11
Activité sociale des membres Environ 150 membres ont participé en février dernier à l activité sociale des membres de la Coopérative, ce qui a établi un nouveau record de participation. Encore cette année, cette activité prenait la forme d une sortie à Jouvence. Ski de fond, raquette, patin, glissade, marche en forêt ont permis à tous de se creuser l appétit, avant un bon souper et de l animation. Le tout s est terminé par un feu de joie. Notons que la prestation de Stéphane Boucher a subjugué son jeune public. Les belles frimousses 12