Les temps changent! Tout fout le camp? La conservation à l'ère du numérique Textes exposés Partie 1 : Le cycle de vie du document Le cycle de vie du document Un document fiable est un document dont on peut étayer sa provenance (par qui et dans quel contexte il a été produit?) et son intégrité (la non altération des informations qu'il porte depuis sa validation). Pour garantir et préserver cette fiabilité, l'ensemble du cycle de vie du document est pris en compte. S'il est conservé définitivement, le document traverse 3 phases 1) une phase de gestation ou de conception, durant laquelle il est préparé et élaboré, 2) une phase "active" durant laquelle il est conservé par l'administration pour son utilité, sa valeur légale ou sa valeur probante, 3) son archivage définitif en vue de sa consultation par le public et les historiens. Ces trois phases sont délimitées par deux transitions: 1) sa validation en tant que document d'activité, 2) son versement au service d'archives. Validé, le document acquiert une identité et des attributs garantissant son intégrité, son authenticité, sa fiabilité et son exploitabilité. Avant et après son versement, le document est préparé à une conservation à long terme. 1
C O N C E P T I O N / E L A B O R A T I O N ELABORATION (PAPIER) - Brouillon - Esquisse - Document de travail - Inscription du document ou de l'ensemble de documents dans les outils de gestion (plan de classement, calendrier de conservation), s'il n'y a pas déjà sa place ELABORATION (NUMÉRIQUE) - Rédaction du document dans un fichier enregistré sur un disque personnel - Dans une application: saisie de données non validées - Inscription du document ou de l'ensemble de documents dans les outils de gestion (plan de classement, calendrier de conservation), s'il n'y a pas déjà sa place 2
V A L I D A T I O N / E N R E G I S T R E M E N T VALIDATION (PAPIER) - Enregistrement d'un numéro (identifiant) - Estampillage (tampon) - Sceau - Inscription dans un registre etc. VALIDATION (NUMÉRIQUE) - Enregistrement et validation du document (fixation de son contenu) - Enregistrement de ses métadonnées descriptives (identifiant, titre, dates, localisation dans le plan de classement) - Enregistrement des métadonnées de préservation (empreinte numérique) 3
U T I L I S A T I O N U T I L I S A T I O N A C T I V E ( P A P I E R ) - Rangement du document dans des classeurs ou des chemises à l'intérieur de meubles à tiroirs ou sur des étagères dans un bureau U T I L I S A T I O N S E M I - A C T I V E ( P A P I E R ) - Rangement du document dans des classeurs, des chemises, des boîtes à l'intérieur de meubles à tiroirs ou sur des étagères dans une cave ou un local éloigné des bureaux U T I L I S A T I O N ( N U M É R I Q U E ) - Stockage sur un serveur de fichiers, une application spécifique (GED ou base de données) - Exploitation du document dans le cadre de l'activité du service producteur (consultation, présentation, photocopie, numérisation du document papier, diffusion du document par courriel, etc.) 4
V E R S E M E N T / P R É P A R A T I O N V E R S E M E N T / P R É P A R A T I O N ( P A P I E R ) - Sélection, tri et marquage des documents à verser et rédaction de la liste des documents dont le versement est proposé (bordereau de versement) - Sortie des documents à verser des lieux de conservation - Conditionnement dans des boîtes et palettes V E R S E M E N T / P R É P A R A T I O N ( N U M É R I Q U E ) - Les documents numériques à verser et leurs méta-données sont extraits des serveurs de fichiers et /ou des applications. - Conditionnement dans des paquets d'information - Rédaction du bordereau de versement - Définition précise des modalités de versement entre le service producteur et le service d'archives 5
V E R S E M E N T / T R A N S F E R T V E R S E M E N T / T R A N S F E R T ( P A P I E R ) - Transport sur route par camion ou camionnette, les articles (boîtes, registres, classeurs, etc.) étant entreposés sur des palettes V E R S E M E N T / T R A N S F E R T ( N U M É R I Q U E ) - Transfert des données (conditionnées dans des paquets d'information) sur un serveur ad hoc partagé entre le service producteur et le service d'archives 6
V E R S E M E N T / R É C E P T I O N V E R S E M E N T / R É C E P T I O N ( P A P I E R ) - Contrôle de la conformité au bordereau de versement - Contrôle de l'état sanitaire - Enregistrement de l'entrée - Enregistrement du lieu de stockage temporaire V E R S E M E N T / R É C E P T I O N ( N U M É R I Q U E ) - Contrôle de la conformité au bordereau, présence et complétude des métadonnées, format des fichiers, etc. - Eventuelle conversion des fichiers dans un format propre à l'archivage de longue durée - Enregistrement de l'entrée - Enregistrement du lieu de stockage temporaire 7
T R A I T E M E N T T R A I T E M E N T ( P A P I E R ) - Tri et organisation des documents selon le plan de classement d'origine ou, à défaut, selon un plan de classement créé pour le besoin - Cotation des unités de description - Récupération et consolidation des descriptifs fournis et, à défaut, description complète des unités documentaires - Conditionnement et étiquetage - Rangement aux rayons et localisation T R A I T E M E N T ( N U M É R I Q U E ) - Tri et organisation des documents et ensemble de documents selon le plan de classement d'origine ou de référence - Récupération et consolidation des métadonnées descriptives - Transformation des paquets d'information versés en paquet d'information pour l'archivage - Enregistrement des paquets d'information dans le dépôt numérique et enregistrement de leur adresse - Création de l'index de recherche plein texte 8
C O N S E R V A T I O N C O N S E R V A T I O N ( P A P I E R ) - Contrôle de l'état de conservation - Contrôle des conditions de conservation (locaux) - Au besoin, restauration des documents - Au besoin, sécurisation par la création de reproductions - Mise à jour des données descriptives, administratives et techniques C O N S E R V A T I O N ( N U M É R I Q U E ) Contrôles - Supports (état physique) - Données (intégrité) - Formats Mesures de préservation - Remplacement des supports - Migration entre supports - Conversion de formats 9
C O N S U L T A T I O N C O N S U L T A T I O N ( P A P I E R ) - Mise à jour des inventaires sur site Web - Contrôle des droits d'accès - Réception des demandes de consultation Mise à disposition des documents originaux ou de copies (numériques ou sur microfilm) - Reproduction d'originaux à la demande - Aide à la recherche pour des demandes particulières C O N S U L T A T I O N ( N U M É R I Q U E ) - Produire et fournir une copie du document demandé sous forme d'un paquet d'information - Mettre à disposition sur Internet des copies de documents fréquemment consultés et non protégés - Mettre à disposition du lecteur un poste bridé pour consulter les documents protégés 10