GUIDE UTILISATEUR - FICHIER RENTABILITE Excel / Calc Version 2.1 Introduction Ce guide utilisateur explique comment utiliser et renseigner le fichier Rentabilité dans le cadre de l analyse de la valeur. Il s adresse aux chefs de projet afin de les accompagner dans le calcul de la rentabilité de leur projet. Vous êtes susceptibles d avoir recours à ce guide Utilisateur pour : - Ouvrir et installer l outil Rentabilité sur votre poste de travail - Connaître et comprendre la structure du modèle - Comprendre et utiliser les conventions de base du modèle - Connaître les étapes à suivre - Vous guider dans le renseignement de chacune de ces étapes Quelques conseils généraux préliminaires : - Penser à sauvegarder régulièrement - Les montants des gains et coûts doivent être saisis en K (x 1000 Euros), TTC - Respecter le principe de prudence dans les hypothèses prises - Concentrer les efforts de recherche d information sur les 20% des gains / coûts qui représentent 80% de l impact Rentabilité - Pour les impacts jugés significatifs, mieux vaut une estimation que de ne pas les mentionner Mise à jour version 2.0: Introduction de la fiche MAREVA allégé dans le fichier MAREVA rentabilité Articulation entre les fiches rentabilité standard et la fiche rentabilité allégée Les ministères ont souhaité des fiches «allégé» intégrées aux fichiers stratégie et rentabilité pour faciliter la première analyse et donner les premières grandes tendances du projet. Les fiches standard et allégée sont regroupées dans un fichier (Excel ou Calc) unique. A l ouverture du fichier, l utilisateur arrive sur la page d accueil et peut choisir de renseigner un allégé ou un standard (cf. ci-dessous partie 1 «structure de l outil»). S il choisit de renseigner un standard, le fonctionnement des fichiers est inchangé : l accès aux différentes fiches (Fiche Information générales sur le projet, Dépenses d investissements, Impacts SI, Impact métier) s effectue par les hyperliens par catégorie situés sur la page d accueil. S il choisit de renseigner un allégé, l utilisateur doit d abord renseigner la fiche Informations (cf. cidessous partie 2 «Fiche Information»), puis un bouton sur la page d accueil permet d accéder à la fiche MAREVA allégée (cf. ci-dessous partie 3 «Fiche MAREVA allégée»). Un bouton «Alimentation du standard» permet d alimenter automatiquement les fiches standard (Dépenses d investissements, Impacts SI, Impact métier) à partir des éléments renseignés dans la fiche allégée. Mise à jour version 2.1 : Introduction de la fonction de reprise des données La version 2.1 ajoute une fonctionnalité de reprise des données des versions antérieures de qui permet aux utilisateurs de toujours travailler avec la version la plus récente des fichiers. Attention: cette fonctionnalité permet de reprendre les données des fichiers Excel et Calc/ LO à partir de la version 2.0 de juillet 2015 20/04/2016 Page : 1/14
Vues d écran Commentaires Ouverture du fichier avec Excel Avec une version antérieure à 2003 : Cliquer sur «Activer les macros» Si les macros sont inactivées, il est nécessaire de les activer par la barre d outil Outils puis Macro puis Sécurité (et éventuellement de fermer puis ré-ouvrir Excel pour que les modifications soient prises en compte) Avec une version postérieure à 2003 : Afficher l onglet développeur (Menu excel => Options Excel puis cocher "Afficher l onglet Développeur dans le ruban") Activer les macros dans l onglet Développeur => Sécurité des macros 20/04/2016 Page : 2/14
Ouverture du fichier avec Calc (Libre Office) Si un message «Avertissement de sécurité» apparaît à l ouverture du fichier Calc MAREVA, cliquer sur «Activer les macros» Pour activer l ensemble des macros par défaut aller dans l onglet Outils => Options => Libre Office => Sécurité => Sécurité des Macros et cliquer sur «Faible» 20/04/2016 Page : 3/14
1. Structure de l outil La page d accueil récapitule les différents indicateurs de rentabilité. Un graphique permet de visualiser l ensemble des flux liés au projet. Elle sert aussi de sommaire vers les différentes fiches à remplir : La fiche informations sur le projet est à remplir en premier : elle permet de renseigner les hypothèses de base du projet. La fiche allégée permet de pré renseigner rapidement les différents coûts et gains de manière simplifiée On renseigne ensuite les coûts d investissement (directs et indirects), les impacts sur le SI et les impacts métier. Un tableau de synthèse et un tableau des indicateurs SI des projets sensibles de l Etat sont disponibles Un Glossaire est disponible (également sur des termes dans le fichier) Le bouton Impression du dossier permet de lancer automatiquement l impression du dossier complet vers votre imprimante par défaut. La fiche Reprise des données permet de copier les données de MAREVA antérieurs. Code couleur et navigation Cellules sur fond blanc : à renseigner Cellules sur fond bleu : calculées automatiquement Cellules grisées : cellules d instruction ou inactivées aux vues du périmètre du projet (années, hypothèse) Sur chaque fiche, des liens vers le sommaire et les autres fiches sont apparents En cas de renseignement du fichier MAREVA rentabilité via la fiche allégée, la couleur du bandeau de la page d accueil passe de prune à bleue indiquant que les données remplies sont simplifiées. En cas d intervention subséquente dans les fiches standard, la couleur du bandeau de la page d accueil repasse de bleue à verte 20/04/2016 Page : 4/14
2. Fiche Informations générales 1) Préliminaire : décrire le projet Renseigner les informations générales d identité du projet Notamment le périmètre d analyse (entités impactées par le projet) 2) Renseigner les paramètres clefs du projet Préciser le périmètre de l analyse de la rentabilité : nom des entités impliquées dans le développement du projet et périmètre temporel. Ce périmètre devra être cohérent avec la durée de vie de l application, mais aussi avec les gains et coûts. Le mois et l année de début de projet» correspondent à la date de la prise de décision du lancement du projet. Les coûts de pré-étude seront reportés et pris en compte sur cette première année. Durée du projet : durée de développement avant toute mise en service. Il est possible de saisie un nombre décimal. Type de produit / Durée de vie de l application : en général, il est demandé de renseigner le type d application (front office ou back office), ce qui détermine automatiquement la durée de vie standard (5 ou 10 ans). Dans le cas où cette durée standard ne convient pas, renseigner la durée en année à partir de la mise en service de l application jusqu à son arrêt ou remplacement par une nouvelle version Les coûts complets de personnels sont par défaut les coûts standards définis par les ministères. Les coûts standards comprennent les rémunérations principales, les indemnités, les pensions civiles, les charges patronales et le coût du poste de travail. Ils permettent de valoriser un ETP pour le calcul des coûts et ou des gains. En choisissant «Cas spécifique», il est possible de calculer un nouveau coût complet moyen de personnel en cliquant sur le lien 20/04/2016 Page : 5/14
3. Fiche MAREVA allégée La fiche Information sur le projet doit être renseignée préalablement à la fiche MAREVA allégée 1) Présentation générale de la fiche MAREVA Allégée Accès vers les deux catégories «packagée» et «développée» Coût d un ETP/an si choix des coûts exprimés en ETP Tableau financier Liste ETP ou K Valeur par défaut Tableau d abaques : Colonne «abaque»= liste déroulante Colonne «%»= champ libre Liste oui ou non pour l utilisation des abaques Sous-totaux et totaux 2) Articulation entre tableau financier et tableau d abaques Dans les tableaux financiers (dépenses d investissements, Impact Si, Impact métier), l utilisateur peut choisir de renseigner manuellement les champs de la colonne E «Montant (K )» : dans ce cas, il place l ensemble des champs de la colonne C «Abaque» sur «non» (liste déroulante oui/non) Les champs de la colonne E «Montant (K )» apparaissent en couleur «Or». Si l utilisateur choisit de renseigner automatiquement tout ou partie des champs de la colonne E «Montant (K )» du tableau financier avec des abaques, il place les champs souhaités de la colonne C «Abaque» sur «oui». Dans le tableau d abaques, pour chaque ligne de coût, l utilisateur a la possibilité de choisir 1) une catégorie d abaque (parmi une liste déroulante en colonne H) et 2) d inscrire un % de référence (colonne G). Pour les lignes de coûts choisies, les champs de la colonne «Montant (K )» apparaissent en couleur «Turquoise» et un nombre est automatiquement renseigné en fonction de la catégorie d abaque de référence située sur la même ligne dans le tableau d abaques. Exemple : l utilisateur a renseigné manuellement le coût de licence (500K ) ; il définit ensuite la catégorie d abaque suivante pour renseigner automatiquement le coût de matériel : «50% du cout de licence» ; le coût de matériels automatiquement renseigné est donc de 250K. 20/04/2016 Page : 6/14
Règle de gestion - % des catégories d abaques : Dans la colonne G, les % des abaques peuvent être modifiés seulement si la valeur de la colonne C «Abaques» est sur Oui Règles de gestion Dépenses d investissements - Solutions packagée et développée : La répartition entre les coûts directs et indirects s'effectue directement à travers les % inscrits en colonne G. Exemple: si l utilisateur estime que les coûts de réalisation sont égaux à 100% des coûts de Licence avec une répartition égale entre les coûts directs et les coûts indirects, il doit inscrire "50%" (colonne G) du "coût de Licence" (colonne H) à la fois pour la ligne "Réalisation (direct)' et la ligne "Réalisation (indirect - T2)". Règles de gestion Dépenses d investissements - Solution développée : Si l utilisateur modifie les% de répartition (inscrit en colonne G) faisant référence à l'abaque «budget total du projet, hors matériels & autres» (inscrit en colonne H), le cumul (coûts directs + indirects) de ces % doit être égal à 100% Si l utilisateur renseigne le budget total du projet (cellule E85) afin d'utiliser les catégories d abaques correspondantes inscrites en colonne H pour tout ou partie des postes de dépenses inscrits en colonne B, le cumul des coûts (directs + indirects) inscrits en colonne E doit être égal au montant inscrit en cellule E85. 3) Correspondance avec les abaques de la DISIC pour les projets soumis à un article 3 Les catégories d abaques renseignées par défaut dans la fiche allégée sont construites à partir des abaques conseillés par la DISIC pour les projets soumis à un article 3. Pour chaque tableau d abaque, un hyperlien permet d accéder à un tableau de correspondance entre les abaques de la fiche allégée et les abaques «article 3». Exemple hyperlien : tableau d abaques «coût total projet solution packagée» % Abaques Correspondance avec les estimations de la DISIC pour le coût projet total pour les solutions packagées (article 3) Règles de gestion : Pour retrouver les abaques par défaut (DISIC) après une modification, cliquez sur le bouton «Valeur par défaut» au-dessus de chaque tableau d abaque. 4) Utilisation des ETP Dans les tableaux financiers, la colonne «exprimé en» peut, le cas échéant, donner le choix entre une valeur en ETP ou en K (liste déroulante). Lorsque la valeur est exprimée en ETP, sa traduction en K est réalisée via le tableau en tête de la fiche (pour la solution packagée et pour la solution développée) suivant : Panier ETP - Coût en K par an 61,7 pour ETP en dépenses d'investissement 48 pour ETP en Impact SI 55,2 pour ETP en impact métier Règles de gestion : Les valeurs numériques (cases de couleur blanche) sont modifiables par l utilisateur, les valeurs textuelles (cases de couleur bleue) ne sont pas modifiable et font références à chacun des 3 types de tableau financier (dépenses d investissement, impact SI et impact métier). Lorsque des données d une ligne de coût sont utilisées comme abaque par une autre ligne de coût mais sont exprimées dans des valeurs différentes (K ou ETP), la conversion est automatique. (Exemple : 20/04/2016 Page : 7/14
l utilisateur a renseigné manuellement un coût de licence de 500 K ; il définit ensuite la catégorie d abaque suivante pour renseigner automatiquement le coût de réalisation : «50% du cout de licence» ; S il choisit de renseigner le coût de réalisation en K, le coût automatiquement renseigné sera de 250K ; S il choisit de renseigner le coût de réalisation en ETP, le coût automatiquement renseigné sera de 4,05 ETP. Description du coût/gain Abaque Exprimé en Montant (K ou ETP) % Correspondance avec les estima Dépenses d'investissements Total 1-Attention: la répartition entre les coûts directs et indirect Ex: si vous estimez que les coûts de Réalisation sont éga indirects, inscrivez "50%" (colonne G) du "coût de Licence" Licence non K 500,00 abaque non disponible Matériel - Infrastructure non K 50,0% du coût de la licence Réalisation, qualification technique (direct) non K 100,0% du coût de la licence Réalisation, qualification technique (indirect - T2) oui ETP 4,05 50,0% du coût de la licence 5) Alertes 1. Alerte n 1 : Impossibilité d alimenter l onglet standard si des données sont renseignées à la fois en Solution packagée et solution développée : 2. Alerte n 2 : Impossibilité de d alimenter l onglet standard si aucune donnée n est renseignée : 20/04/2016 Page : 8/14
4. Dépenses d investissement projet 1) Fiche «Coûts directs» Entrer chacun des coûts supportés par les entités concernées par le projet (cf périmètre) Intégrer les coûts de pré-étude sur la première année Préciser la «nature des coûts» Raisonner en flux de trésorerie, et non en montants comptables 2) Fiche «Coûts indirects» Les cellules «Catégorie de personnel» vous permettent de préciser la catégorie de personnel des différents ETP (équivalents temps plein) participant au projet. Vous devez indiquer une répartition en pourcentage entre les 4 catégories existantes. Ceci permettra de calculer le coût complet moyen, comprenant les charges et frais généraux, pour les effectifs internes mobilisés sur le projet. Un message de contrôle s affiche si cette répartition est incorrecte ou incomplète Dans l évaluation du coût, ne prendre en compte que la charge supplémentaire spécifique liée au projet Attention, en fonction de la nature du coût, vous devez saisir des ETP ou des montants en k! 20/04/2016 Page : 9/14
5. Impact sur les dépenses du SI La fiche impact sur les dépenses de fonctionnement fonctionne de la manière suivante : (i) saisie du coût de fonctionnement du système actuel comme s il n était pas remplacé (ii) saisie du coût prévisionnel de fonctionnement du nouveau système qui remplace l existant (iii) calcul par l outil de (ii) (i) qui représente l impact du projet sur les coûts de fonctionnement des systèmes. Description de l existant et des hypothèses prises (notamment si des montées de version seraient nécessaires dans le futur) Saisie des coûts de fonctionnement du système actuel (cf (i)) Saisie des coûts de fonctionnement du système futur (cf (ii)) Explication des hypothèses prises pour l évaluation des coûts du système cible 20/04/2016 Page : 10/14
6. Evaluation des impacts métiers Renseigner les impacts métiers et leur valeur chaque année ; les valeurs doivent être négatives lorsque l impact entraine un coût supplémentaire Les impacts métiers sont répartis en 8 familles d impacts Attribuer à chaque impact une famille, et préciser si l impact est en k ou en ETP On peut définir jusqu à 5 répartitions de personnel différentes, au cas où les différents impacts concerneraient des entités différentes. 7. Fiche «Synthèse Rentabilité» Cette fiche reprend : L ensemble des flux annuels, gains et coûts, du projet 5 indicateurs clés de la Rentabilité : VAN (Valeur Actualisée Nette) TRI (Taux de Rendement Interne) : la recherche du TRI est limitée à 20 itérations, #NUM s'affichera si le TRI est trop éloigné de 10%. DR (Délai de Retour) Gain maximum récurrent Coût total projet (Coût total du projet avec 2 ans de RUN) 20/04/2016 Page : 11/14
8. Fiche «Indicateur des projets SI sensibles pour le gouvernement» Les fiches de suivi TOP 50 nécessitent de renseigner les valeurs suivantes à partir du fichier Rentabilité Un lien direct sur le sommaire du fichier rentabilité permet désormais d accéder à un tableau compilant automatiquement ces valeurs une fois le fichier Rentabilité renseigné par l utilisateur Points d attention: Les valeurs du tableau sont en M et non en K comme dans le reste du fichier Rentabilité L année en cours est l année civile, extraite automatiquement à partir du PC de l utilisateur Les Dépenses d investissements HT2 reprennent les coûts directs ; pour le T2, il est repris les montants des coûts indirects. Les coûts de fonctionnement du SI (T2 et HT2) sont calculés via une moyenne des deux dernières années de coûts de fonctionnement du SI cible cette moyenne peut ne pas correspondre à l'année de fonctionnement la plus significative, auquel cas il est conseillé de calculer manuellement la bonne valeur. Les gains métiers et les gains SI sont calculés en réalisant la moyenne annuelle sur la durée de vie du produit des impacts métiers et SI cette moyenne annuelle sur la durée de vie du produit peut ne pas correspondre à l'année de gains métiers ou SI la plus significative, auquel cas il est conseillé de calculer manuellement la bonne valeur. 20/04/2016 Page : 12/14
9. Glossaire Rentabilité Pour aider à la compréhension immédiate des fichiers, un glossaire est intégré directement dans le fichier rentabilité. Accès général par un hyperlien sur la page de sommaire OU Accès direct par Hyperlien sur des termes du fichier (texte en bleu soulignés) 20/04/2016 Page : 13/14
10. Fonction Reprise des données Objectifs et périmètre La fonctionnalité de reprise des données des versions antérieures de permet aux utilisateurs de travailler avec la version la plus récente des fichiers. Points d attention: 1. Cette fonctionnalité permet de reprendre les données des fichiers Excel et Calc/ LO à partir de la version 2.0 de juillet 2015. 2. Une fois la recopie lancée, merci de patienter jusqu'à l'apparition du message surgissant indiquant la fin de la recopie. 3. Sur la version Calc /LO, après la reprise, il peut être nécessaire d'enregistrer et de rouvrir le fichier pour prendre en compte l'actualisation des données sur la page de sommaire. Principes de Fonctionnement 20/04/2016 Page : 14/14