ACTES, PASSAGE AU PROTOCOLE PESV2, DEMATERIALISATION, SIGNATURE ELECTRONIQUE UTILISATION DE CERTIFICATS ET ARCHIVAGE ELECTRONIQUE Les élus du Centre de Gestion souhaitent proposer aux collectivités un accompagnement sur l ensemble des procédures de dématérialisation actuellement en préparation dans vos services. Cette démarche concerne aujourd hui les procédures ACTES et passage au PESV2 Elle concernera demain la mise en œuvre de l archivage en lien avec les différents partenaires concernés. ACTES : Depuis 2008 le CENTRE DE GESTION propose aux collectivités du département l utilisation de la plate-forme S2LOW de l ADULLACT, dans un contexte mutualisé, pour télétransmettre les documents soumis au contrôle de légalité (procédure ACTES) Quelques liens utiles : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/actes-et-referentiel-general-securite-rgs-message-auxemetteurs-sur-systeme-dinformations-actes-au-2 PESV2 : Nous vous proposons aujourd hui, l utilisation mutualisée de l IPARAPHEUR de l ADDULACT, en connexion avec le Tiers de Télétransmission homologué S2LOW. LES MODALITES DE MISE EN PLACE DE CE SERVICE : Cette prestation sera proposée aux collectivités dans le cadre d une convention passée entre le cdg et la collectivité. Il y sera précisé quel sont le(s) service(s) utilisés par la collectivité et la participation financière qui lui sera éventuellement demandée. Les modalités de cette convention seront décidées lors d un prochain Conseil d administration du CDG, pour une application au 1 er janvier2015 L installation des différents éléments aura lieu durant l été pour un démarrage technique à partir du 1 er septembre 2014. Vous trouverez ci-dessous Un schéma de fonctionnement de ces différents éléments. Une note explicative concernant le passage au protocole PES les différentes étapes de mise en œuvre des procédures de dématérialisation et de signature. Une note sur les procédures d archivage des flux de et titres Votre contact pour tout renseignement que vous jugerez utile : Pierre EYMAR 04 76 33 20 28 peymar@cdg38.fr 17 octobre 2014 1
Les principes de fonctionnement des procédures de dématérialisation 17 octobre 2014 2
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La mise en œuvre du protocole PESV2 (Protocole d échanges standard) de transfert des flux financiers à destination des comptables du trésor doit intervenir au plus tard au 1 er janvier 2015. Elle s effectue suivant un calendrier fixé en accord avec votre trésorier Il comporte plusieurs étapes décrites dans le tableau ci-dessous, étapes qu il convient de dissocier et planifier dans le temps Type de dématérialisation De base Partielle Globale Transmission Par flux PES -Titres et -Titres et -Pièces justificatives -Titres et -Bordereaux signés ment des titres et -Titres et -Bordereaux signés ment des titres et -Pièces justificatives Par courrier Nécessite l acquisition de : -Bordereaux signés manuellement des titres et -Pièces justificatives -Bordereaux signés manuellement des titres et -Scanner -Pièces justificatives -Tiers de télétransmission -parapheur RIEN -Scanner -Tiers de télétransmission -parapheur 17 octobre 2014 4
Remarque: les phases 2) et 3) peuvent être réalisées dans l ordre qui vous convient 1) Le changement de protocole proprement dit : Il s agit de l étape de base qui devra être réalisée obligatoirement au 1 er janvier 2015, et qui nécessite le minimum de changement. Elle nécessite par contre un gros investissement humain en lien étroit avec le trésorier de la collectivité. Les fichiers générés par votre progiciel de Gestion financière le sont au nouveau format, et vous les déposez toujours sur le site de la DGFIP avec la procédure fournie par votre trésorier. Ce nouveau format, flux XML, embarque les et les titres que vous n avez donc plus à éditer, sauf demande expresse de votre trésorier. 2) La dématérialisation des pièces jointes : A prévoir en lien avec votre trésorier, le format des documents étant en cours de définition : il faut en principe fournir les pièces au format PDF interrogeable, et cela nécessite l acquisition du matériel ou du logiciel adéquate 3) La dématérialisation des bordereaux : Cette phase va nécessiter l utilisation de signature pour les personnes signataires. Trois possibilités se présentent (un critère de choix pourra être le nombre de bordereaux gérés): 1ére solution : Utilisation d un certificat mis gratuitement à disposition par la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Celui-ci permet de signer les flux financiers et uniquement ceux-ci. La signature est effectuée bordereau par bordereau, sans possibilité de visualisation de son contenu. Le dépôt, ainsi que la récupération des acquittements s effectuent manuellement sur la plate-forme de la DGFIP. Ces opérations s effectuent à partir d un poste situé dans la collectivité 2éme solution : Dépôt des flux et signature sur la plate-forme S2low. La télétransmission à la DGFIP est assurée par le TDT S2low L acquittement est récupérable sur la plate-forme S2low Nécessité d utiliser un certificat RGS** sur clé (payant) 17 octobre 2014 5
3éme solution : Utilisation d un parapheur. Celui-ci permet la signature, en une seule opération, de l ensemble des documents déposés dans le parapheur, quelle que soit leur origine et leur destination : Les délibérations et arrêtés vers la Préfecture, les flux PES vers Hélios Le lien avec les organismes destinataires (DGFIP, PREFECTURE) est automatisé par la connexion au tiers de télétransmission (TDT). L utilisation d un certificat RGS* (nouvelle réglementation) est nécessaire pour communiquer avec le progiciel de Gestion Financière. Il est également nécessaire d acquérir un certificat RGS** sur clé USB pour chaque élu signataire. Vous pourrez vous les procurer auprès de votre fournisseur habituel de certificats, ou contacter l organisme préconisé par le CDG La récupération des acquittements est également automatisée. Cette solution permet une gestion à distance par les différents intervenants 17 octobre 2014 6
PESV2 ARCHIVAGE DES DOCUMENTS Les pièces justificatives des dépenses et des recettes, les et les titres, les bordereaux de et de titres doivent être conservés pendant 10 ans par les ordonnateurs. Cette durée de conservation s applique aux documents s comme aux documents sous forme papier. A l issue de ce délai, tous ces documents pourront être détruits après délivrance d un visa d élimination par les Archives départementales. Les pièces justificatives et/ou les bordereaux de et de titres papier peuvent être scannés. Dans ce cas, l exemplaire papier du document peut être éliminé, à condition de conserver la copie dématérialisée pendant 10 ans. Le tableau ci-dessous récapitule pour chaque type de documents et de support les modalités de conservation au sein de la collectivité, en l absence de système d archivage ou d externalisation de la conservation auprès d un tiers d archivage agréé par le service interministériel des Archives de France. Textes de référence : Durée de conservation des documents instruction DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008. Durée d utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs Note d'information DGP/SIAF/2011/013 du 13 juillet 2011 relative à l'archivage des pièces comptables et justificatives des organismes publics locaux (ordonnateurs et comptables publics) Modalités techniques Profil pour l archivage de données des flux comptables conformes au protocole d'échanges Standard (PES) www.archivesdefrance.culture.gouv.fr Archivage des flux comptables transitant entre une collectivité territoriale (ordonnateur public) et la paierie départementale (comptable public) www.archivesisere.fr rubrique «Communes et intercommunalités» Vade-mecum «Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation. Quels critères de décision?» www.archivesdefrance.culture.gouv.fr 17 octobre 2014 7
documents Support de réception, production ou transmission Support de conservation Format de conservation Lieu de conservation Papier Local archives Pièces justificatives papier Format ouvert ou dont les spécifications sont publiques (ex. PDF) 2 lieux distincts (ex : 1 serveur et 1 CD) Format ouvert ou dont les spécifications sont publiques (ex. PDF) 2 lieux distincts (ex : 1 serveur et 1 CD) Mandats et titres Xml Module d archivage du progiciel de gestion financière Papier Local archives Bordereaux de et de titres papier Format ouvert ou dont les spécifications sont publiques (ex. PDF) 2 lieux distincts (ex : 1 serveur et 1 CD) Bordereaux de et de titres et accusés de réception (ACK) Xml - Module d archivage du progiciel de gestion financière - Serveur de GED - parapheur 17 octobre 2014 8