Table des matières 1) Activation du compte pour accéder au formulaire Permis de feu... 2 2) Mise en route : réalisation d un premier permis de feu... 6 a. Authentification... 6 b. Interface du client web... 9 1. Zone menu... 9 2. Zone «mode info»... 10 3. Zone de visualisation et de saisie... 12 4. La zone de saisie et de consultation... 13 5. Création d un nouveau formulaire... 15 6. Page «Définir les acteurs»... 17 7. Page «Décrire le travail par point chaud»... 19 8. Page «Analyser les risques»... 22 9. Pages «Définir les actions de prévention et de protection»... 25 10. Page «Définir les moyens de lutte et d alerte»... 27 11. Page «Signer le permis de feu»... 28 12. Génération du permis de feu... 29 13. L après génération du permis de feu... 33 c. Les applications mobiles... 36 1. Installation des applications mobiles... 36 2. Interface mobile du formulaire... 37 3. Création d un formulaire sur mobile... 38 3) Fonctions avancées du logiciel Arioflow Portal... 40 a. Description de l interface... 40 b. Raccourci Admin (gestion des utilisateurs)... 40 1. Création d un second utilisateur... 41 2. Administration globale... 44 3. Ajout d un logo dans le permis de feu généré... 46 c. Raccourci manage (gestion des données)... 48 1. Personnes désignées pour la sécurité... 49 2. Responsables et opérateurs intervenants sur les travaux... 52 3. Import et export en masse des données... 55 d. Raccourci Inspect... 57 e. Raccourci Orders... 58 1. Mise à jour du produit... 58 f. Raccourci help... 60 4) Contacts... 60 CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 1 sur 60
1) Activation du compte pour accéder au formulaire Permis de feu Votre confirmation de commande validée, vous recevez un mail envoyé par no-reply@arioflow.com contenant les informations pour créer un compte sur la plateforme Arioflow* et activer votre accès au formulaire permis de feu. Il faudra alors conserver précieusement cet e-mail contenant votre numéro de série. * Plateforme Arioflow : il s agit de l environnement web et mobile permettant de réaliser les formulaires et de les administrer. Il est nécessaire d avoir un navigateur à jour pour l utiliser sur un ordinateur de bureau (desktop). Sur smartphone / tablette (Android ou Apple), il suffit de télécharger gratuitement l application Arioflow Inspect sur les stores. Dans cet e-mail (voir ci-dessus), si vous n avez pas de compte*, cliquez sur le lien pour créer un compte. *Attention : le compte sur le site CNPP et le compte sur la plateforme Arioflow sont deux comptes distincts. Lors de l activation de votre formulaire, il faudra créer un compte. La création de compte est inutile si vous avez déjà utilisé la plateforme Arioflow pour d autres formulaires. En cliquant sur le lien, vous arrivez sur une page vous demandant de vous authentifier. Si vous n avez pas de compte, cliquez sur «Enregistrez-vous maintenant». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 2 sur 60
Vous êtes redirigé vers un formulaire de création de compte pré-rempli. Vous avez la possibilité d utiliser l e-mail indiqué lors de votre commande ou un autre e-mail*. *Si vous utilisez un e-mail différent de celui utilisé durant la commande, vous devrez valider la création de votre compte en indiquant un code d activation qui sera envoyé à l adresse mail renseignée. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 3 sur 60
Saisissez vos nom, prénom, société, un mot de passe de et utilisez un mail pour votre nom d utilisateur. Cliquez ensuite sur «Étape suivante». Votre compte est alors créé sur la plateforme Arioflow et un e-mail récapitulatif vous est envoyé. Pour la suite, cliquez sur «connexion. Saisissez votre nom d utilisateur (mail) et votre mot de passe puis cliquez sur le bouton «connexion». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 4 sur 60
Vous êtes dirigé vers une page vous demandant de saisir votre numéro de série (Serial Number). Pour cela, retournez sur l e-mail contenant le numéro de série et copiez-collez-le dans la page puis cliquez sur«créer». Si le numéro de série est valide, vous verrez apparaître le message suivant : Vous accéderez alors à l interface d administration de la plateforme Arioflow : CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 5 sur 60
Comment accéder à la plateforme Arioflow sans passer par le mail d activation? Pour accéder à la plateforme Arioflow, saisissez l url suivante dans votre navigateur : http://cloud.arioflow.com Idéalement, ajoutez-la à vos favoris. 2) Mise en route : réalisation d un premier permis de feu Vous avez la possibilité de réaliser votre permis de feu sur votre ordinateur de bureau à l aide de votre navigateur via le client web mais également sur smartphone et tablette à l aide des applications dédiées (voir Installation des applications mobiles). Le fonctionnement décrit ci-dessous propose la réalisation d un formulaire Permis de feu sur ordinateur de bureau (desktop) à l aide d un navigateur. Le principe sera le même sur mobile. a. Authentification Si vous n êtes pas connecté, allez à la page http://cloud.arioflow.com puis identifiez-vous avec votre nom d utilisateur (mail) et mot de passe. Vous serez redirigé vers une page vous demandant de choisir un espace de travail (Workspace). Cliquez alors sur «CNPP». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 6 sur 60
L espace de travail «Vos modèles» est exploitable uniquement par l utilisateur ayant activé une licence spécifique de notre partenaire Arioflow. Il ne permet pas de créer des modèles personnalisés de permis de feu. Pour plus d informations sur cet espace : support@arioflow.com Par la suite, vous accéderez aux différents raccourcis vous permettant de gérer la plateforme Arioflow. Pour réaliser votre premier permis de feu, cliquez sur «INSPECT». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 7 sur 60
En cliquant sur «INSPECT» vous arrivez sur une page vous invitant à vous ré-authentifier. Saisir vos identifiants puis faites «ok». Les autres raccourcis sont évoqués dans les fonctions avancées du logiciel Arioflow. Comment accéder à l interface de saisie des formulaires sans passer par l interface d administration? Pour accéder à Arioflow Inspect, saisissez l url suivante dans votre navigateur : http://cloud.arioflow.com/iform2/arioflow/ Idéalement, ajoutez-la à vos favoris. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 8 sur 60
b. Interface du client web Vous arrivez sur l interface permettant de saisir un formulaire. L interface se compose de trois zones : 1. Zone menu La première zone tout à gauche correspond au menu. Ce bouton permet de faire un nouveau formulaire. Ce bouton permet de consulter la liste des tâches associées au compte dans la zone «mode info». On le nomme la liste personnelle. Ce bouton permet de consulter la liste des tâches associées à un groupe dans la zone «mode info». On le nomme la liste de groupes Ce bouton permet de réaliser une recherche dans l ensemble des formulaires liés au compte puis de les visualiser. La requête de recherche se fait dans la zone «mode info». Les formulaires sont ensuite consultables dans la fenêtre de visualisation et de saisie. Ce bouton permet d accéder à l aide général du logiciel. Ce bouton déconnecte. Il met fin à la session en cours. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 9 sur 60
Ce bouton permet de changer le mode d interaction dans l application. En fonction des caractéristiques de votre périphérique, vous pouvez choisir la souris ou le tactile. Le bouton en cours de sélection est de couleur verte. 2. Zone «mode info» La seconde zone correspond au «mode info». En fonction du menu sélectionné, la fenêtre «mode info» affiche des informations différentes. - Si vous cliquez sur la liste personnelle, vous verrez apparaître la liste des formulaires permis de feu en cours (non terminés). Vous retrouvez les informations suivantes liées aux formulaires : les statuts (brouillon, prêt, cancel, archivé), l identifiant unique du formulaire, son rédacteur ainsi que la date de création. Il est possible d utiliser le bouton «rechercher» pour faire une recherche plein texte dans la fenêtre «mode info». Enfin, vous pouvez également filtrer les résultats. - Si vous cliquez sur la liste de groupes, vous verrez apparaître la liste actions de groupe en cours. Le fonctionnement de la fenêtre est similaire à celui de la liste personnelle. Cette fonctionnalité n est pas utilisée actuellement. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 10 sur 60
- Si vous cliquez sur «résultats de recherche, il faudra sélectionner une requête «CNPP Permis de feu» puis «recherche». Vous pouvez indiquer une date de début et de fin de travail par point chaud ou un n chrono. Faites ensuite «valider». Les résultats s affichent dans un onglet se trouvant dans la fenêtre «mode info». Vous pouvez affiner la recherche ou la filtrer. Le bouton «Exporter» génère à la volée un fichier Excel listant de façon brute l ensemble des données saisies. Attention : ne pas confondre la recherche de la fenêtre «mode info» avec celle accessible via le bouton Cette dernière est plus puissante et couvre l ensemble de vos formulaires peu importe le statut. A tout moment vous avez la possibilité de cacher /rendre visible la fenêtre «mode info» en cliquant sur le bouton : CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 11 sur 60
3. Zone de visualisation et de saisie La troisième zone correspond à la zone de visualisation et de saisie des formulaires. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 12 sur 60
Cette zone se compose : - d onglets s ouvrant au fur et à mesure que vous consultez des formulaires. Il vous est possible de passer d un formulaire à l autre. - une sous partie affichant les pages du formulaire et les alertes associées. En cliquant sur le nom d une page, la zone à droite se met à jour vous permettant ainsi de consulter les informations ou de les saisir. Un indicateur vous renseigne sur les alertes en cours dans le formulaire consulté et en cliquant sur X Alerte(s) (X étant le nombre d alertes), vous pouvez retrouver les zones de saisie non remplies ou comportant des erreurs. En double cliquant sur l alerte, vous accédez à la page relevant de cette alerte. Le champ en alerte est mis en avant via un effet «tremblement» (shake). 4. La zone de saisie et de consultation Cette zone permet de consulter la page en cours de sélection du formulaire. Si la page en cours de consultation est longue, vous trouverez un ascenseur à droite. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 13 sur 60
Voyons les boutons de cette fenêtre : Bouton affichant des historiques. Cette fonctionnalité n est pas utilisée sur les formulaires permis de feu. Bouton affichant les documents (formulaires notamment) liés à l intervenant travaux (entreprise). Sur mobile, ce bouton affiche les aides (Vidéos, pdf). Bouton permettant de valider les saisies réalisées qui sont donc enregistrés (non disponible sur mobile car l enregistrement est automatique). Bouton permettant d annuler les saisies en cours. Bouton «autres actions». Il permet notamment d envoyer un mail avec le brouillon du permis de feu. Bouton «Prévisualiser». Cette fonctionnalité n est pas utilisée actuellement. Bouton «Action workflow». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 14 sur 60
En fonction de votre avancement dans le permis de feu, ce bouton permettra : - de génerer/ envoyer le permis de feu. Le permis de feu passant ainsi du statut «brouillon» a un statut «prêt». En statut «prêt» vous ne pourrez plus le modifier. Seules les informations liées au suivi des rondes et à son archivage resteront modifiables ; - de supprimer le permis de feu si vous souhaitez abandonner une saisie en cours ; - de terminer le permis de feu. Les formulaires en statut «prêt» doivent être cloturés après avoir renseigné le suivi des rondes et rempli les informations d archivages. Bouton de fermeture du formulaire en cours de consultation. Ce bouton est aussi présent sur chaque onglet. 5. Création d un nouveau formulaire Cliquez sur le bouton faites «ok». dans le menu. Sélectionnez le modèle «CNPP Permis de feu» puis Attention Inspection Exemple 1 est un modèle de démonstration fourni par Arioflow. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 15 sur 60
Le formulaire s ouvre dans la zone de droite. Vous avez alors la possibilité de «jongler» entre les différentes pages du formulaire. Les alertes en cours sont indiquées. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 16 sur 60
6. Page «Définir les acteurs» Dans «Définir les acteurs», il faut renseigner le donneur d ordre, la personne désignée pour la sécurité, l entreprise intervenant ainsi que son responsable et des opérateurs éventuels. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 17 sur 60
Par défaut, le donneur d ordre correspond à l utilisateur ayant activé le logiciel. Il est possible d ajouter d autres donneurs d ordre. Pour cela voir les fonctions avancées de l application. Pour la personne désignée pour la sécurité, l intervenant travaux et les responsables, vous avez la possibilité d ajouter une personne via «ajouter un nom» ou de «Sélectionner un nom» qui permet de réutiliser les informations saisies sur vos anciens formulaires. Vous avez la possibilité d ajouter plusieurs opérateurs. Voyons les règles communes de saisies des champs du formulaire : Pour ajouter un enregistrement cliquer sur le bouton. Pour retirer un enregistrement, il suffit de cliquer une fois sur le bouton. Vous devez alors attendre 3 secondes pour que l enregistrement soit supprimé ou cliquer en dehors de la zone du bouton «Annuler». La seconde possibilité pour supprimer un enregistrement est de cliquer deux fois rapidement sur le bouton. L enregistrement est dans ce cas immédiatement supprimé. Enfin, si vous cliquez sur le bouton «Annuler», la suppression du champ est interrompue. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 18 sur 60
7. Page «Décrire le travail par point chaud» Dans «Décrire le travail par point chaud», il faut préciser le cadre de l opération et la validité du permis. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 19 sur 60
La date du travail ne peut être inférieure à la date du jour. Au clic sur ce champ, vous ouvrez une fenêtre vous invitant à sélectionner une date. Les flèches de gauche et de droite se situant sur le calendrier permettent de parcourir le calendrier en vue de la sélection d une date. Les boutons du dessus se retrouvent très régulièrement dans l interface du formulaire. Voyons à quoi ils servent. Les doubles flèches permettent de passer d un champ au précedent /suivant. Ces boutons se trouvant sur les champs dates permettent de sélectionner la date du jour ou le lendemain. Il suffit de cliquer dessus. Ce bouton annule la saisie en cours en réinitialisant la valeur du champ Ce bouton permet de fermer la fenêtre. Il est également possible de le faire en cliquant en dehors de la fenêtre. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 20 sur 60
Sur certains champs, vous verrez apparaître un champ de saisie blanc. Il vous permettra de filtrer les valeurs en saisissant les premiers caractères. Sur le champ ci-dessus, une liste de valeurs prédéfinies vous est fournie. Toutefois, vous avez la possibilité de saisir une valeur via un champ «Autre» permettant dans notre cas de fournir un outillage non listé. Vous trouverez régulièrement des liens «Aide» vous permettant de consulter un document, une vidéo à des fins pédagogiques ou documentaires. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 21 sur 60
8. Page «Analyser les risques» Dans «Analyser les risques», il faut définir les risques. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 22 sur 60
Pour ce faire, cocher les sources de dangers présentes en cliquant sur la case. Au clic, une croix apparaît avec une zone commentaire et photo. En cliquant sur l icône de la photo, vous accédez à deux boutons vous permettant d ajouter une photo existante sur votre périphérique ou de la prendre instantanément. Traitement des images (rotation ) : après avoir pris / chargé une photo dans une entrée des checklists, vous avez la possibilité de la retravailler. Cela vous permet notamment de modifier le sens d orientation, d annoter ou de mettre en avant un détail sur la photo. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton : CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 23 sur 60
Vous accédez alors à une palette d outils : traits plus ou moins fins et colorés, rotation, gomme pour réinitialiser la photo à son état initial... CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 24 sur 60
9. Pages «Définir les actions de prévention et de protection» Dans «définir les actions de prévention et de protection», vous accédez à 3 onglets : - avant les travaux ; - pendant les travaux ; - après les travaux. Dans ces 3 pages, il suffit de cocher les mesures de sécurité à prendre et d ajouter si besoin un commentaire et une photo. D autres actions non listées sont possibles en les ajoutant via la zone «Autres actions». A la fin de l onglet «Après travaux», il est prévu de pouvoir planifier des rondes. Vous pouvez indiquer les intervenants et les dates / heures de passages, l e-mail rondier. L email renseigné recevra le PDF du permis de feu validé. Un suivi des rondes est également possible après la génération du permis de feu. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 25 sur 60
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10. Page «Définir les moyens de lutte et d alerte» Dans «Définir les moyens de lutte et d alerte», vous identifiez les moyens de lutte existants ou à mettre en place pour assurer la protection. Vous avez la possibilité d ajouter des commentaires notamment pour préciser un numéro de téléphone ou des informations sur la localisation de ces moyens CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 27 sur 60
11. Page «Signer le permis de feu» Dans «Signer le permis de feu», le donneur d ordre, l intervenant et la personne désignée pour la sécurité s engagent à respecter les mesures de sécurité définies auparavant. Pour signer, il faut cliquer sur la zone de signature qui fait apparaître un rectangle blanc. Dans ce rectangle blanc, maintenez le clic gauche de votre souris actif pour réaliser votre signature. Cliquez ensuite sur le bouton ou en dehors de la fenêtre pour valider votre signature. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 28 sur 60
12. Génération du permis de feu La saisie terminée et le permis de feu signé, il faut dans un premier temps enregistrer les saisies réalisées en cliquant sur le bouton valider :. Un message vous informe que le formulaire est enregistré. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 29 sur 60
Si vous souhaitez une prévisualisation du permis de feu, cliquez sur puis «Recevoir un brouillon du permis de feu». Le permis de feu PDF est envoyé uniquement à l adresse mail du donneur d ordre. A cette étape, le permis de feu est toujours à l état de brouillon. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 30 sur 60
Dès lors que votre saisie est correcte, vous pouvez générer le permis de feu. Ceci passera le formulaire du statut brouillon au statut prêt. Les informations ne seront plus modifiables excepté le suivi des rondes et l archivage. Pour ce faire, cliquez sur feu». puis choisir «Générer et envoyer le permis de Confirmez en cliquant sur «oui». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 31 sur 60
Le permis de feu PDF est envoyé automatiquement à l adresse mail du donneur d ordre ainsi qu à tous les autres acteurs dont l adresse mail est renseignée. Le message est adressé par noreply@arioflow.com. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 32 sur 60
En revenant sur le formulaire, les pages «Définir les acteurs», «Décrire le travail par point chaud», «Analyser les risques», «Définir les actions de prévention et de protection», «Définir les moyens de lutte et d alerte» et «Signer le permis de feu» sont en lecture (saisie non modifiable). Deux nouvelles pages «Suivre les rondes» et «archiver le permis de feu» apparaissent. 13. L après génération du permis de feu a) Suivi des rondes La page «Suivre les rondes» reprend les informations saisies dans la page «Définir les actions de prévention et de protection Après travaux». Il est alors possible d ajouter des nouveaux commentaires. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 33 sur 60
b) Archivage du permis de feu Enfin, quand l opération de travail par point chaud est terminée, vous pouvez archiver le formulaire. Pour cela, allez dans la page «Archiver le permis de feu». Indiquez un statut parmi : travaux reportés, travaux annulés, travaux terminés ainsi que la date et heure de clôture puis valider. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 34 sur 60
Cliquez sur le bouton «actions workflow» et choisissez Archiver. Le formulaire passe en statut «archivé» et se ferme. Il disparaît de votre liste de tâches personnelles. Comment retrouvez le formulaire archivé? Il est accessible sur le client web via le menu de recherche. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 35 sur 60
c. Les applications mobiles 1. Installation des applications mobiles Sur le navigateur de votre téléphone, allez à l adresse http://cloud.arioflow.com. Dans le bas de la page, cliquez sur l un des deux liens (Google Play pour les périphériques Android, App Store pour les périphériques Apple). Vous serez redirigé vers les stores respectifs où il faudra installer l application. Autre façon d installer les applications : il est également possible de retrouver l application en tapant «Arioflow inspection» dans l interface de recherche de Google Play / App Store. Au lancement de l application, vous serez dirigé vers un formulaire d authentification ou il faudra indiquer votre nom d utilisateur (mail) et mot de passe. Après avoir cliqué sur «Connexion», vous serez dirigé vers l interface de l application ou vous pourrez saisir votre formulaire. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 36 sur 60
2. Interface mobile du formulaire L interface mobile est proche de celle du client web. On arrive par défaut sur la page listant les tâches personnelles. Un bouton permet de créer un nouveau formulaire. On retrouve ainsi un menu en bas contenant les entrées principales : - une entrée vers le détail du menu reprenant l ensemble des entrées avec intitulés. Il contient en plus des boutons pour se déconnecter et arrêter l application ; CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 37 sur 60
- une entrée pour consulter la liste des tâches personnelles. Au clic sur ce bouton, la page des tâches en cours s ouvre dans la partie centrale. Pour passer à une autre entrée, il suffit de cliquer sur les icônes du menu ; - une entrée pour consulter des documents (aides : PDF, vidéos) ; - une entrée pour la web app (fonctionnalité non utilisée) ; - une entrée pour la configuration utilisateur de l application ; - une entrée pour la synchronisation. Elle sert à récupérer les dernières versions du modèle permis de feu, rafraîchir la liste des tâches et envoyer les formulaires validés vers la prochaine étape de leur cycle de vie. Il est indispensable de synchroniser régulièrement pendant votre séance de travail, pour avoir des données à jour, et envoyer les tâches qui sont terminées et validées. 3. Création d un formulaire sur mobile Comme pour le client web, cliquez sur le dans la liste des tâches personnelles puis choisir le modèle «permis de feu CNPP». Vous accéderez ensuite aux pages vous permettant la saisie. Pour passer d une page à l autre, utilisez le bouton Il vous affiche ainsi une zone contenant l ensemble des pages et les alertes sur le formulaire en cours de consultation. Pour fermer la zone, cliquez en dehors. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 38 sur 60
A tout moment, vous pouvez connaître votre avancée dans le formulaire via l icône suivante. Enfin, en bas de chaque page du formulaire, vous avez des boutons pour passer d une page à l autre (page précédente et suivante si existante). Le détail des pages et la génération du permis de feu est identique sur mobile ainsi, merci de vous reporter à la mise en route. La seule variante étant la synchronisation nécessaire au moment de valider et d envoyer des tâches. Par ailleurs, vous n avez pas besoin de valider le formulaire sur mobile. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 39 sur 60
3) Fonctions avancées du logiciel Arioflow Portal AIDE FORMULAIRE PERMIS DE FEU NUMERIQUE Ces fonctions sont disponibles via le client web nécessitant un navigateur Les applications mobiles ont accès à la partie inspect comme le client web. a. Description de l interface b. Raccourci Admin (gestion des utilisateurs) Dans cette partie, quatre entrées vont tout particulièrement être utilisées : - Groupes d utilisateurs d un espace de travail - Groupe d utilisateurs du site - Utilisateurs. - Espaces de travail Pour le bon fonctionnement du logiciel, un utilisateur créé devra appartenir au moins à un espace de travail ou à un site. Il existe trois groupes d utilisateurs d un espace de travail dans le back-office permis de feu : - un groupe Donneurs d ordre permis de feu qui peut administrer les données (hors espace de travail, groupes d utilisateurs du site, profils des utilisateurs du site, sites) et réaliser les permis de feu. C est le groupe attribué par défaut au premier utilisateur ; CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 40 sur 60
- un groupe Administrateur permis de feu qui peut seulement administrer les données (hors espace de travail, groupes d utilisateurs du site, profils des utilisateurs du site, sites). Ce groupe s adresse plutôt au service informatique de votre structure. - un groupe Lecteur permis de feu qui peut rechercher et imprimer des permis de feu validés. Il existe un groupe d utilisateur du site dans le back-office permis de feu s appelant Administrateur. Ce groupe permet d administrer toutes les données de l utilisateur (espace de travail, groupes d utilisateurs du site, profils des utilisateurs du site, sites). L utilisateur créé à l activation de la licence est dans le groupe Donneurs d ordre permis de feu de l espace de travail et dans le groupe admin d utilisateur du site. Ainsi, il peut aussi bien faire des formulaires, qu administrer les données (Raccourci Manage) et les utilisateurs (Raccourci Admin). Voyons maintenant comment créer un second utilisateur dans Arioflow Portal. 1. Création d un second utilisateur Dans le menu Admin, allez dans «Utilisateurs» et faites créer. Remplissez ensuite le formulaire en étant vigilant sur le champ compte qui doit contenir un e-mail. Le mot de passe doit se composer d au moins 5 caractères. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 41 sur 60
Pour l intitulé Groupes, choisissez un des trois groupes de l espace de travail en cliquant dessus sachant que : - un groupe «Donneurs d ordre permis de feu-cnpp» peut administrer les données (hors espace de travail, groupes d utilisateurs du site, profils des utilisateurs du site, sites) et gérer les permis de feu ; - un groupe «Administrateurs permis de feu-cnpp» peut uniquement administrer les données (hors espace de travail, groupes d utilisateurs du site, profils des utilisateurs du site, sites). Ce groupe s adresse plutôt au service informatique de votre structure. - un groupe «Lecteurs permis de feu-cnpp» qui peut rechercher et imprimer des permis de feu validés. Pour l intitulé «catégorie», laissez à «utilisateur». Les champs Langue doivent être saisis avec Français/France et le champ Fuseau Horaire, sélectionnez «Europe/Paris» dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur SAUVER. Dès lors, que la création est réalisée, un message «Données créées» apparait en bas à droite de l écran. Un e-mail est alors envoyé automatiquement à l utilisateur nouvellement crée avec ses codes d accès à l application. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 42 sur 60
En cliquant sur le détail d un compte utilisateur, vous aurez la possibilité de modifier les informations du compte, changer le mot de passe, renommer le compte (changer l e-mail) ou tout simplement désactiver le compte. Les informations changées doivent être enregistrées en cliquant sur sauver. A noter que ces changements ne peuvent être faits qu avec un compte administrateur ou donneur d ordre. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 43 sur 60
2. Administration globale Vous pouvez donner la possibilité à votre utilisateur créé de gérer l ensemble des données du site et des groupes (espace de travail, groupes d utilisateurs du site, profils des utilisateurs du site, site). Pour cela, il faut rajouter votre utilisateur au groupe d utilisateur admin du site. Voyons comment réaliser cette action. Allez dans «Groupes d utilisateurs du site». Double-Cliquez sur la référence «ADMIN». Dans la partie Membres, cliquez sur «Editer». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 44 sur 60
Cochez votre utilisateur puis faire «Valider la sélection». Vous n avez plus qu à faire «Retour» pour revenir à l accueil de la partie «Admin». Votre utilisateur a maintenant la possibilité de gérer les utilisateurs, groupes et sites. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 45 sur 60
3. Ajout d un logo dans le permis de feu généré Vous pouvez personnaliser votre permis de feu généré en ajoutant un logo. Ce logo apparaîtra en haut à gauche de la première page du permis de feu généré. Pour ce faire, allez dans «espace de travail» puis double-cliquez sur la référence «CNPP». Dans la partie «logo», cliquez sur «upload». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 46 sur 60
Faites «Parcourir» puis allez sélectionner l image souhaitée et enfin cliquez sur «Lancer». La fenêtre popin de chargement du fichier disparaît et dans le champ «Logo», vous retrouvez le nom de votre image avec son extension. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 47 sur 60
Cliquez sur «Mettre à jour» pour que la modification soit prise en compte puis faites «Retour». Votre image apparaît dorénavant sur vos permis de feu générés. c. Raccourci manage (gestion des données) Dans cette partie, quatre entrées dans «données» sont à connaître : - personnes désignées pour la sécurité ; - entreprises ou services intervenants sur les travaux ; - responsables et opérateurs intervenants sur les travaux ; - lieux de travail. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 48 sur 60
1. Personnes désignées pour la sécurité Les personnes désignées pour la sécurité peuvent être crées directement dans le formulaire permis de feu. Pour éviter la ressaisie, elles seront ensuite automatiquement disponibles dans la liste déroulante du champ «Sélectionner un nom». Vous avez également la possibilité de créer, modifier ces données dans l interface d administration. Voyons comment : Cliquez sur le bouton créer dans «Personnes désignées pour la sécurité». Remplissez le formulaire en indiquant les coordonnées de la personne désignée pour la sécurité et faites ensuite «créer». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 49 sur 60
Une fois créé, cliquez sur le bouton «Retour» en haut à gauche. Connectez-vous dans Arioflow inspect et allez dans la page «Définir les acteurs». Le champ «Sélectionner un nom» contient la personne que vous avez créée. Pour mettre à jour une personne désignée pour la sécurité, cliquez sur son nom puis modifier les informations et cliquez en haut à droite sur «mettre à jour».entreprises ou services intervenants sur les travaux Les entreprises intervenantes peuvent être créées directement dans le formulaire permis de feu. Pour éviter la ressaisie, elles seront par la suite automatiquement disponibles dans les champs «Sélection la raison sociale.». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 50 sur 60
Pour ce faire, cliquez sur «Liste Entreprises ou services intervenants sur les travaux» puis faites «créer». Remplissez le formulaire en ajoutant à minima la raison sociale puis cliquer «CREER». Faites ensuite «retour». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 51 sur 60
Dans la page «Définir les acteurs», dans le champ «sélectionner la raison sociale», vous retrouvez dorénavant l entreprise. 2. Responsables et opérateurs intervenants sur les travaux Les responsables et opérateurs peuvent être créés directement dans le formulaire permis de feu. Pour éviter la ressaisie, ils seront par la suite automatiquement disponibles dès lors que vous aurez choisi l entreprise dans les champs «Sélectionner un nom.» du responsable et de l opérateur. Pour ce faire, dans la partie Manage, cliquez sur «Responsables et opérateurs intervenants sur les travaux» puis cliquez sur «créer». Remplissez le formulaire puis cliquez sur «créer». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 52 sur 60
Il est ensuite nécessaire de relier l opérateur ou le responsable à son entreprise en cliquant sur «entreprise». Cliquer ensuite sur «Ajouter/enlever». Sélectionnez son entreprise en cliquant dessus (elle apparaitra en bleu) puis faire «valider la sélection». CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 53 sur 60
Dès lors que vous choisirez l entreprise associée à la personne, vous retrouverez son nom dans «Sélectionner un nom» pour les intitulés Responsable et Opérateurs. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 54 sur 60
3. Import et export en masse des données Vous pouvez importer ou exporter des données dans les listes suivantes : Personnes désignées pour la sécurité, Entreprise ou service intervenant sur les travaux Responsables et opérateurs intervenants sur les travaux Lieux de travail a) Exporter Sélectionner une des 4 listes et cliquer sur exporter. Ceci vous permet de récupérer l ensemble des données avec les entêtes de colonne. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 55 sur 60
b) Importer Au préalable, exporter les données pour récupérer les entêtes de colonne. Remplir ensuite le fichier avec les données souhaitées et enregistrer au format xls. Dans le fichier Excel ci-dessous, deux lignes ont été ajoutées : Avignon et Paris. Les lignes déjà existantes ne seront pas recréées. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 56 sur 60
Dans la liste sélectionnée, cliquer sur importer. Une pop-in s ouvre. Faites parcourir pour sélectionner le fichier XLS et enfin importer. Enfin, actualisez la page pour voir vos nouvelles données apparaître. d. Raccourci Inspect Ce raccourci vous renvoie vers l application servant à réaliser votre formulaire. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 57 sur 60
Il faudra vous ré-authentifier pour accéder à l application. A noter qu il est possible d y accéder via des périphériques mobiles. Voir les applications mobiles. e. Raccourci Orders Ce raccourci sert à gérer vos achats. Vous pourrez retrouver ainsi les différentes formules souscrites accompagnées de la date de fin d abonnement et le nombre maximum d inspections ou de permis de feu restant à réaliser A tout moment, vous aurez la possibilité d enregistrer un achat en saisissant un numéro de série. 1. Mise à jour du produit Dans Orders puis gérer les achats, vous avez la possibilité de mettre à jour le produit (modèle du formulaire). Pour cela, sélectionner un produit valide. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 58 sur 60
Cliquez ensuite sur le bouton en haut à gauche «Réinstaller le produit». A la fin de la mise à jour un message «action effectuée» apparait. CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 59 sur 60
Le modèle du formulaire permis de feu est alors à jour. f. Raccourci help Ce raccourci donne accès à l aide générale du logiciel. Cette aide n est pas spécifique au permis de feu. 4) Contacts Pour vos questions techniques : jerome.fagnou@cnpp.com Pour vos questions commerciales : editions@cnpp.com CNPP Éditions Version de décembre 2016 Page 60 sur 60