Création et mise en œuvre d'un PMO, Project Management Office

1 Représentés par : Cyril DOCQUIN, Pdt. adjoint du Pôle, Alain ASQUIN, 1 er Vice Président : Université Lyon 3 Ludivine CHABAUD, Chef de projet évènement Vous offrent le compte rendu de la conférence sur le thème : Création et mise en œuvre d'un PMO, Project Management Office Comment une équipe, en amont des projets, peut garantir l alignement stratégique et favoriser l amélioration continue? Conférencier : Fabien BARCELO. Manager de projet certifié PMP. Dix années d'expérience en gestion de projet et portefeuille d'affaires, Responsable des projets chez GAGNEPARK. Chef d'orchestre de la mise en œuvre de ce PMO il partage ses retours d'expériences Evènement soutenu par :

Encore un succès : + 130 participants 2 pour ce 13 ème évènement sur 14 en 2012! du PMI Pôle Lyonnais

3 Des lauréats récompensés pour leur participation grâce à la participation de notre partenaire Axcion qui nous offre aussi le «Lexique Glossaire du Management» : Lots remis par Ludivine Chabaud à : Jean Charles Guérin En présence Fabien Barcelo Patrick Dechamps

4 Préambule : Membre depuis 2011 du PMI, j'ai souhaité partager mon expérience en management de projet: le Pôle Lyonnais m'a offert une belle tribune pour parler de la mise en place d'un PMO. Cet évènement, qui a réuni 130 personnes, était parfaitement organisé par les bénévoles du PMI et dans un cadre fonctionnel mis à disposition par l Université Lyon 3. Aidé par plusieurs acteurs métiers, j ai pu structurer ma présentation pour essayer, dans le temps imparti, de répondre aux attentes des participants avec comme objectif de démontrer tout l intérêt de la mise en œuvre d un «Bureau de méthodes» Après une présentation d'une heure, environ, la série de question / réponse a durée plus d'une demi heure. Les échanges passionnées se sont prolongées jusqu'à la fermeture, lors du cocktail. Ce fut une grande joie et une belle réussite, fruit de nombreuses heures de travail. C est pourquoi vous trouverez les remerciement à tous en fin de documents Prochainement une vidéo de cette conférence sera mise en ligne et le lien communiqué depuis l agenda Conférence PMI du 15/11/2012 PMI-Branche par Fabien Barcelo Rhône-Alpes.

5 Les facteurs clés de succès pour la mise en place d un PMO Avant tout des solutions pragmatiques efficaces permettant : - L amélioration continue des méthodes de management de projet. - Le changement en douceur. - L intégration de nouveaux collaborateurs. - L élargissement des domaines de compétence de l entreprise et des collaborateurs Remarque : Le «PMBOK» Corpus des connaissances du PMI - Project Management Institute - a servi de référence à la mise en œuvre de ce PMO! Fabien Barcelo

6 1. Présentation 2. Qu est-ce qu un PMO 3. Notre stratégie 4. Notre pratique 5. Management au jour le jour 6. Conclusion 7. Remerciements 8. Questions et Réponses

7 1. Présentation Fabien Barcelo Ingénieur INSA Certifié PMP 10 années d expérience en gestion de projet Secteur : Construction / Ingénierie 2003 : Départ pour le Canada 2005 : Retour en France 2007 : GagnePark - Chef de projet 2010 : GagnePark - Directeur du PMO fabien.barcelo@gmail.com fabien.barcelo@gmail.com

8 1. Présentation GAGNEPARK Métier : Ingénierie ADN : Management de projet Secteur : Construction Energies renouvelables 2007 : Création 2008 : 20 000 m² pour Carrefour 2010 : 10 MW Photovoltaïque à La Réunion 2010 : Mise en place d un PMO www.gagnepark.com

9 1. Présentation GagnePark

10 GAGNEPARK

11 2. Qu est-ce qu un PMO Quel est le pourcentage de projets «réussis»? (c est-à-dire terminés dans le délai, le budget et avec les fonctionnalités attendues) Projets Réussis: 32%

12 2. Qu est-ce qu un PMO Rapport Chaos Computer du Standish Group (2009): (enquête tous les 2 ans pourtant sur plus de 5000 projets) Réussis: 32% Dégradés: 44% Arrêtés: 24% Taux de réussite 24% 32% 44% Réussi Dégardé Arrêté

2. Qu est-ce qu un PMO Quelques exemples : 13 Projet arrêté Projet dégradé Pont autoroutier inutile 2 ans de retard / + 4.8 Millards (Source: wikipedia)

14 2. Qu est-ce qu un PMO Observatoire des projets (Rapport 2011) : (IAE Lille, Daylight, ENSIIE) «les entreprises qui ont des processus mûrs ont des taux élevés de réussite des projets» Source: PMI (étude 2011)

15 2. Qu est-ce qu un PMO MAINTIENT REFERENTIEL MANAGEMENT PROJET DEFINIT AMELIORE

16 2. Qu est-ce qu un PMO PMO = Project Management Office (Bureau des méthodes) PMO = Project Management Officer

17 2. Qu est-ce qu un PMO TAUX REUSSITE METHODES HOMOGENES PMO AMELIORATION CONTINUE Pourquoi implanter un PMO?

18 3. Notre stratégie Le management de projet dans la construction: Faible planification Méthodes hétérogènes Pas de fil conducteur «Mode rafting» Forte dispersion d énergie Faible maîtrise des coûts, délais

19 3. Notre stratégie Le management de projet chez Gagnepark : Forte planification Méthodes homogènes fil conducteur = PMO «Mode hors bord» Efficacité énergétique Forte maîtrise des délais et coûts

20 4. La pratique Comment implanter un PMO? METHODES OBJECTIFS IDENTIFIER ACTEURS & PERIMETRES CONVICTION & APPUI DIRECTION

PMO 21 4. La pratique Comment Gagnepark a implanté le PMO? METHODES OBJECTIFS PERIMETRES PAS A PAS APPUI HUMAIN OBJECTIFS S.M.A.R.T. 100% business GAGNEPARK S = Spécifique M = Mesurable A = Accepté R = Réaliste T = Tempo. défini ACTEURS Directeur PMO & PM dans département projet PM = Project Manager DIRECTION DG = a été Chef de Projet

22 4. La pratique A EVITER

23 4. La pratique Nos outils: MACRO PLANNING Communication avec décideurs PILOTAGE PROJET BUDGET Communication avec financiers SCHEMA DIRECTEUR Répartition livrables

24 4. La pratique Exemple macro-planning

25 4. La pratique Exemple Schéma directeur

26 4. La pratique Exemple Schéma directeur

27 4. La pratique OUTILS & PILOTAGE PROJET Dire ce que l on va faire : expliquer, communiquer Faire ce que l on a dit : respecter les engagements Montrer ce que l on a fait : résultat

28 5. Management au jour le jour Comment aligner les pratiques sur le référentiel? Grand meeting INCANTATION Sur le terrain Management au jour le jour

29 5. Management au jour le jour Comment aligner les pratiques sur le référentiel? PROXIMITE TERRAIN Identifier les écarts et les corriger Former et accompagner Améliorer les méthodes

30 5. Management au jour le jour Comment aligner les pratiques sur le référentiel? OUTILS MANAGEMENT Revue projet (individuel) Revue projet (équipe) Formation continue (équipe)

31 5. Management au jour le jour Comment aligner les pratiques sur le référentiel? Revue projet (individuel) Reporting Demande conseil Prise de recul

32 6. Conclusion Résultats depuis 2007 (création) et 2010 (création PMO) PMO GAGNEPARK Taux de succès : 100 % des projets (+ de 50 M de projet / + de 30 projets) Méthodes homogènes : image & satisfaction clients PMO dynamique

33 6. Conclusion PMO Facteur clé de la réussite des projets Facteur de compétitivité: changer le point de vue du client

7. Remerciements Pour l organisation et l accueil : Université Lyon 3 : Son 1 er Vice président Alain Asquin Et Thierry Vitoz : Responsable des relations Entreprises PMI Pôle Lyonnais : Eric Alnet et Antoine Delahaye Très appréciés sur la logistique Et pour la préparation de mon intervention : Ludivine Chabaud : Chef de projet de l évènement; Frédéric Robert : Membre du Pôle Lyonnais ; Dominique Garret : Administrateur PMI France-Sud Chapter; Cyril Docquin : Président Adjoint PMI Pôle Lyonnais Ronan Boisson : Chef de Projets /GagnePark Claude Edmond : Formateur et conférencier International/MP Mathieu Labbé et EOTV : Pour la vidéo 8. Questions et Réponses 34 Pour me contacter : Fabien Barcelo 06 03 73 59 42 fabien.barcelo@gmail.com