Reportings réglementaires Manuel de transmission du reporting bancaire TAF MiFID COREP FINREP Tableaux B2.3, B6.3 et B4.4 Enquêtes spécifiques de la CSSF OTHER pour la CSSF Balances de Paiements Statistiques pour la BCL Titre Par Titre Bancaire Version 1.4 Ne pas communiquer ou reproduire sans autorisation de la Bourse de Luxembourg Référence : ManuUtil_EFile_Transmission_ReportingBancaire_FR.doc
Page 2 1 Introduction : le reporting bancaire -------------------- 3 1.1 Les circulaires CSSF de référence ---------------------------------------------- 3 1.2 Les circulaires et instructions BCL de référence(4)------------------------- 4 2 Les modes de transmission et contrôles des fichiers 5 3 Transmission automatique depuis le Service Déposant ---------------------------------------------------------- 7 3.1 Qu est-ce que le «Service Déposant» ou «Sending Service»? -------- 7 3.2 Accéder et comprendre l arborescence du Service Déposant ------------ 7 3.2.1. Cas mono-entité ou arborescence standard -------------------------------------------- 8 3.2.2. Cas multi-entité ------------------------------------------------------------------------------ 8 3.3 Fréquences d envoi --------------------------------------------------------------- 8 3.3.1. Démarrage du service déposant ----------------------------------------------------------- 8 3.3.2. Les fréquences standards ------------------------------------------------------------------ 9 3.3.3. Votre configuration -------------------------------------------------------------------------- 9 3.4 Effectuer les envois de rapport ------------------------------------------------- 9 3.4.1. Envoyer du FINREP (FINancial REPorting) ----------------------------------------------- 9 3.4.2. Envoyer des tableaux 2.3, 6.3 et 4.4 (Format EDIFACT) ------------------------------ 9 3.4.3. Envoyer du COREP (COmmon REPorting) ----------------------------------------------- 10 3.4.4. Envoyer du TAF MiFID ---------------------------------------------------------------------- 10 3.4.5. Envoyer des Balances de Paiements ----------------------------------------------------- 10 3.4.6. Envoyer des rapports statistiques BCL -------------------------------------------------- 10 3.4.7. Envoyer des Enquêtes Spécifiques ------------------------------------------------------- 11 3.4.8. Envoyer des reporting Other -------------------------------------------------------------- 11 3.4.9. Envoyer du Titre Par Titre bancaire ----------------------------------------------------- 11 3.5 Premiers résultats et interprétation ----------------------------------------- 11 4 Transmission manuelle depuis www.e-file.lu ------- 13 4.1 Comment accéder à e-file.lu? ------------------------------------------------ 13 4.2 Créer une structure d envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe) --------- 13 5 Suivi d un rapport et réponse des autorités --------- 18 5.1 Comment accéder à e-file.lu? ------------------------------------------------ 18 5.2 Suivi et Recherche des rapports transmis----------------------------------- 18 5.3 Réponses de la CSSF ------------------------------------------------------------- 20 5.3.1. «Fichiers de retour à la réception» ---------------------------------------------------- 21 5.3.2. «Fichiers de retour applicatif» --------------------------------------------------------- 22 5.4 Réponses de la BCL -------------------------------------------------------------- 24
Page 3 1 Introduction : le reporting bancaire La Bourse de Luxembourg met à disposition des entités une solution complète pour la transmission sécurisée des reportings bancaires vers les autorités CSSF et BCL via son outil Service Déposant (Sending Service) et le portail www.e-file.lu. La solution se décline par deux modes de transmission disponibles : - transmission automatique via le Service Déposant - transmission manuelle par dépôt sur le portail internet e-file.lu. Les outils intègrent une sécurité de bout en bout, répondant notamment aux exigences des autorités. Enfin, dans le cadre du reporting bancaire à destination de la CSSF, l autorité retourne au déclarant des réponses structurées (appelées feedbacks). La Bourse de Luxembourg met à disposition des entités ces feedbacks depuis le site www.e-file.lu. 1.1 Les circulaires CSSF de référence Reporting TAF/MiFID (1) : - Circulaire CSSF 07/302 du 17.07.2007 : Précisions sur l obligation de déclarer les transactions sur instruments financiers en vertu de l article 28 de la loi du 13 juillet 2007 relative aux marchés d instruments financiers. - Circulaire CSSF 07/306 du 27.07.2007 : Modalités techniques relatives à l obligation de déclarer les transactions sur instruments financiers en vertu de l article 28 de la loi du 13 juillet 2007 relative aux marchés d instruments financiers. Reporting périodique des banques (2) : - Circulaire CSSF 06/251 du 13.07.2006 : Description du nouveau reporting prudentiel sur l adéquation des fonds propres applicable à partir de 2008 et dispositions transitoires pour 2007. - Circulaire CSSF 07/316 du 10.09.2007 : Mise à jour du reporting prudentiel. - Circulaire CSSF 07/319 du 25.09.2007 : o o A. Nouveau schéma de reporting prudentiel sur l adéquation des fonds propres (tableaux B 1.4 et B 6.4) B. Nouveau schéma de reporting prudentiel comptable (tableaux B 1.1, B 1.6, B 2.1, B 2.5 et B 6.1, B 6.6, B 6.2, B 6.7). - Circulaire CSSF 07/324 du 08.11.2007 : Précisions supplémentaires sur les nouveaux tableaux de reporting des établissements de crédit o o A. Nouveau schéma de reporting prudentiel comptable (tableaux B 1.1, B 1.6, B 2.1, B 2.5 et B 6.1, B 6.6, B 6.2, B 6.7) : Mise à jour du document technique («Schedule of conditions») et Mise à jour des taxonomies XBRL, B. Nouveau schéma de reporting prudentiel sur l adéquation des fonds propres (tableaux B 1.4 et B 6.4) : Mise à jour du document technique («Schedule of conditions») et mise à jour du document concernant la conception des tableaux, Merci de consulter le site web de la CSSF : (1) http://www.cssf.lu/index.php?id=113 (2) http://www.cssf.lu/index.php?id=114
Page 4 o o C. Autres Tableaux (tableaux B 1.2, B 1.5 et B 2.4) : Publication des documents techniques («Schedule of conditions»), Publication des taxonomies XBRL et Mise à jour du tableau B 1.2, D. Envoi des fichiers contenant les nouveaux reportings prudentiels à la CSSF. - Circulaire CSSF 07/331 du 20.12.2007 : o o A. Nouveau schéma de reporting prudentiel comptable (tableaux B 1.1, B 1.6, B 2.1, B 2.5 / B 6.1, B 6.6, B 6.2, B 6.7) : Publication d une mise à jour des instructions relatives à ces tableaux, B. Certains autres tableaux du reporting prudentiel (tableaux B 1.2, B 1.5 et B 2.4) : Publication des instructions relatives à ces tableaux. Compléments sur la transmission et la sécurité (3) : - Circulaire CSSF 08/334 du 04.01.2008 : Spécifications d'encryptions pour les déclarants. - Circulaire CSSF 08/344 du 12.03.2008 : Dispositions relatives à la transmission des fichiers de reporting à la CSSF. Les enquêtes spécifiques (ESP) et les derniers tableaux EDIFACT (B2.3, B6.3 et B4.4) En plus des rapports TAF MiFID, COREP et FINREP, la circulaire CSSF 08/344 du 12.03.2008 met en évidence : - Les «Enquêtes spécifiques» (ESP), - Les tableaux B2.3, B6.3 et B4.4 (Format EDIFACT). - Les OTHER. 1.2 Les circulaires et instructions BCL de référence (4) Balances de paiements. Reporting Statistique : - S 0.1 «Rapport quotidien sur les dépôts» - S 1.1 «Bilan statistique mensuel» - S 1.4 «Ajustements liés aux effets de valorisation» - S 1.5 «Informations sur les taux d'intérêts en EUR» - S 1.8 «Informations sur les opérations de titrisations» - S 2.5 «Bilan statistique trimestriel» - S 2.8 «Crédits immobiliers consentis pour des immeubles situés au Luxembourg» - S 2.9 «Effectif du personnel» - S 4.1 «Informations non bilantaires» Titre Par Titre bancaire : - Titre Par Titre Au bilan - Titre Par Titre Hors bilan. Merci de consulter le site web de la CSSF : (3) http://www.cssf.lu/index.php?id=224 Merci de consulter le site web de la BCL : (4) http://www.bcl.lu/fr/reporting/etablissements_de_credit/index.htlm
Page 5 2 Les modes de transmission et contrôles des fichiers Comme indiqué en introduction, la solution se décline par deux modes de transmission disponibles : - transmission automatique via le Service Déposant - transmission manuelle par dépôt sur le portail internet e-file.lu. Les modes sont disponibles selon les types de rapport à transmettre et les options choisies par votre entité. Nos outils e-file ainsi que le Service Déposant effectuent les contrôles de nomenclature des fichiers selon le type de rapport à transmettre en adéquation avec les instructions et circulaires des autorités. Pour la plupart des types de rapport, nous effectuons un contrôle dit technique (structure + extension du fichier) ainsi qu un contrôle du code CSSF (code BIC ou code d agrément). Le tableau suivant présente les possibilités offertes en terme de mode de transmission ainsi que les contrôles effectués : Type de reporting Mode de transmission disponible Mode Automatique Mode Manuel Contrôle de nomenclature effectué TAF MiFID Oui Oui Oui COREP Oui Oui Oui FINREP Oui Oui Oui Contrôles effectués Contrôle du code Code BIC sur 11 caractères, ex : BOURLULLXXX Code CSSF sur 5 caractères, ex : B9999 Code CSSF sur 5 caractères, ex : B9999 Tableaux B2.3, B6.3 et B4.4 Oui Oui Oui Code CSSF sur 5 caractères, ex : B9999 Balances de paiement Oui Oui uniquement l'extension (.tbp) - Statistiques BCL Oui Oui Oui Code CSSF sur 5 caractères, ex : B9999 Enquêtes Spécifiques CSSF Oui Oui Oui Code CSSF sur 5 caractères, ex : B9999 OTHER Oui Oui Oui Code CSSF sur 5 caractères, ex : B9999 Titre Par Titre bancaire Oui Oui Oui Rapport quotidien sur les dépôts Oui Oui Oui Code CSSF sur 10 caractères, ex : B000009999 Code CSSF sur 10 caractères, ex : B000009999 Dans le cadre des rapports statistiques pour la BCL, nous effectuons également la vérification de l extension du fichier :.txx,.txx,.xml ou.xml selon la liste suivante :
Page 6 Tables attendues Extensions contrôlées S0.1.xml ou.xml S1.1.t38 ou.t38 ou.xml ou.xml S1.4.t81 ou.t81 ou.xml ou.xml S1.5.t82 ou.t82 ou.xml ou.xml S1.8.xml ou.xml S2.5.t30 ou.t30 ou.xml ou.xml S2.5.t35 ou.t35 ou.xml ou.xml S2.8.t33 ou.t33 ou.xml ou.xml S2.9.t34 ou.t34 ou.xml ou.xml S2.9.t36 ou.t36 ou.xml ou.xml S2.9.t37 ou.t37 ou.xml ou.xml S4.1.xml ou.xml
Page 7 3 Transmission automatique depuis le Service Déposant 3.1 Qu est-ce que le «Service Déposant» ou «Sending Service»? Le Service Déposant ou Sending Service est une application indépendante d e-file.lu. Cette application vous permet d effectuer des envois de rapports bancaires vers les autorités en automatique au travers d e-file.lu. Cette application est généralement installée dans le système interne de votre entité. Merci de vous rapprochez de votre coordinateur interne pour obtenir plus d informations. Pour information, cette application est également utilisée dans le cadre de la nouvelle Station CCLux. Le Service Déposant peut être configuré pour scanner un certain nombre de répertoires dépendant de votre besoin. Dés que l application trouve un fichier dans un répertoire qu elle scanne, elle : - effectue les contrôles (selon le type de rapport à transmettre), - crypte le fichier et l envoie en automatique à e-file.lu. - e-file se charge ensuite de faire suivre le fichier aux autorités (routage vers la CSSF et / ou la BCL). La fréquence de scannage est configurable répertoire par répertoire. Ces fréquences sont définies par votre entité. 3.2 Accéder et comprendre l arborescence du Service Déposant Physiquement, le Service Déposant se représente comme une arborescence traditionnelle de répertoires.
Page 8 3.2.1. Cas mono-entité ou arborescence standard L arborescence standard (cf. la copie d écran précédente) présente un répertoire par type de rapport à transmettre aux autorités : Répertoire «BCL_Statistics» Répertoire «BOP» Répertoire «COREP» Répertoire «FINREP» Sous-répertoire «EDIFACT_CSSF» Répertoire «TAF» Sous-répertoire «annulation_rapport» Sous-répertoire «annulation_transaction» Sous-répertoire «declartion_transaction». Répertoire «ESP» Répertoire «OTH» Répertoire «TPT» Sous-répertoire «TPTBBS» Sous-répertoire «TPTOBS» Par défaut, tous les répertoires sont présents même si votre entité n est pas soumise à l un des rapports. Dans le cas où un répertoire ne vous sert pas, il est présent mais inactif, c est-à-dire qu aucun scannage n y est effectué. 3.2.2. Cas multi-entité Certaines entités ont besoin d effectuer la transmission du rapports de leurs filiales. Dans ce cas, il est possible de configurer une arborescence complexe pour permettre à l entité d avoir une gestion fine des droits sur les répertoires de dépôt. Si cela est votre cas, merci de vous rapprocher de votre coordinateur interne pour connaître l arborescence établie lors de l implémentation de notre solution. 3.3 Fréquences d envoi Chaque répertoire est scanné par le Service Déposant à fréquence régulière. Cette fréquence est propre à chaque répertoire et est définie à la mise en place de la solution avec le coordinateur projet de votre société (fichier de configuration du Service Déposant). Pour faciliter la configuration, la Bourse a déterminé une fréquence standard qui est mise en place par défaut. Si le coordinateur a donné d autres instructions, les fréquences peuvent donc varier. 3.3.1. Démarrage du service déposant C est votre coordinateur IT qui gère le démarrage et l arrêt (pour maintenance par exemple) du Service Déposant de votre entité.
Page 9 3.3.2. Les fréquences standards La valeur par défaut de la fréquence de scannage de chaque répertoire est de 30 minutes. Cela signifie donc que chaque répertoire est scanné toutes les 30 minutes à partir du dernier démarrage du service. 3.3.3. Votre configuration Il est également possible de personnaliser les fréquences en fonction des besoins de votre entité, répertoire par répertoire. Merci de vous rapprocher de votre coordinateur de projet pour connaître les fréquences propres à votre configuration. 3.4 Effectuer les envois de rapport Comme expliqué plus haut, la transmission automatique s effectue simplement en déposant un fichier dans un répertoire. Il faut cependant appliquer les quatre règles suivantes : Règle 1 : Choisir le bon répertoire en fonction du type de rapport à transmettre, Règle 2 : Respecter la convention de nommage du fichier en se reportant aux instructions des autorités, Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension, Règle 4 : Déposer les fichiers à transmettre en clair dans le répertoire choisi, i.e. le fichier ne doit pas avoir été crypté au préalable par un autre système. 3.4.1. Envoyer du FINREP (FINancial REPorting) Les tables concernées par ce type de reporting sont : FINREP - Financial reporting - IFRS based financial reporting by financial institutions B1.1 Bilan B1.2 Positions en devises B1.5 Ratio de liquidité B1.6 Informations complémentaires relatives au bilan B2.1 Compte de résultat B2.4 Renseignements sur les valeurs mobilières, participations et parts dans des entreprises liées B2.5 Informations complémentaires relatives au compte de résultat B6.1 Bilan consolidé B6.6 Informations complémentaires relatives au bilan consolidé B6.2 Compte de résultat consolidé B6.7 Informations complémentaires relatives au compte de résultat consolidé Le répertoire du Service Déposant à choisir est par défaut : /ReportingDiffusion/FINREP 3.4.2. Envoyer des tableaux 2.3, 6.3 et 4.4 (Format EDIFACT) Les tables concernées par ce type de reporting sont : Reporting prudentiel
Page 10 B2.3 Renseignements sur la concentration des risques B6.3 Renseignements sur la concentration des risques consolidés B4.4 Relevé des sièges, agences, succursales et bureaux de représentation Le répertoire du Service Déposant à choisir est par défaut : /ReportingDiffusion/FINREP/EDIFACT_CSSF 3.4.3. Envoyer du COREP (COmmon REPorting) Les tables concernées par ce type de reporting sont : COREP - Common reporting - Basel II, Pilar I, solvency reporting by financial institutions B1.4 Norme prudentielle : Ratio intégré / Ratio simplifié B6.4 Norme prudentielle : Ratio intégré consolidé / Ratio simplifié consolidé Le répertoire du Service Déposant à choisir est par défaut : /ReportingDiffusion/COREP 3.4.4. Envoyer du TAF MiFID Depuis le répertoire /ReportingDiffusion/TAF, il vous faudra choisir entre l un des trois sous-répertoires suivant : - /ReportingDiffusion/TAF/declaration_Transaction : pour déposer les rapports de déclaration ; - /ReportingDiffusion/TAF/annulation_Rapport : pour déposer les rapports d annulation de rapports complets préalablement déclarés ; - /ReportingDiffusion/TAF/annulation_Transaction : pour déposer les rapports d annaulation de transactions préalablement déclarées. À noter : Ces trois sous répertoires vous permettent une gestion fine des envois et du suivi sous e-file. Si vous n êtes pas en mesure d effectuer la distinction entre ces trois types de rapports, nous vous conseillons de n utiliser qu un seul de ces trois répertoires (de préférence «declaration_transaction»). Cela n aura aucun impact sur l acheminement des rapports aux autorités. 3.4.5. Envoyer des Balances de Paiements Le répertoire du Service Déposant à choisir est par défaut : /ReportingDiffusion/BOP 3.4.6. Envoyer des rapports statistiques BCL Les tables concernées par ce type de reporting sont : Statistiques bancaires et monétaires S0.1 Rapport quotidien sur les dépôts S1.1 Bilan statistique mensuel S1.4 Ajustements liés aux effets de valorisation S1.5 Informations sur les taux d'intérêts en EUR
Page 11 S1.8 Informations sur les opérations de titrisation effectuées par les établissements de crédit S2.5 Bilan statistique trimestriel S2.8 Crédits immobiliers consentis pour des immeubles situés au Luxembourg S2.9 Effectif du personnel S4.1 Informations non bilantaires Le répertoire du Service Déposant à choisir est par défaut : /ReportingDiffusion/BCL_Statistics 3.4.7. Envoyer des Enquêtes Spécifiques Le répertoire du Service Déposant à choisir est par défaut : /ReportingDiffusion/ESP 3.4.8. Envoyer des reporting Other Le répertoire du Service Déposant à choisir est par défaut : /ReportingDiffusion/OTH 3.4.9. Envoyer du Titre Par Titre bancaire Depuis le répertoire /ReportingDiffusion/TPT, il vous faudra choisir entre l un des trois sous-répertoires suivant : - /ReportingDiffusion/TPT/BBS : pour déposer un Titre Par Titre Au bilan ; - /ReportingDiffusion/TPT/BBS : pour déposer un Titre Par Titre Hors bilan. 3.5 Premiers résultats et interprétation Une fois que le Service Déposant a pris en compte les rapports déposés dans les différents répertoires, il dépose à son tour des fichiers résultats dans le répertoire origine. Trois types de fichiers résultats possibles: Extension.TRT : indique que le Service Déposant a scanné le répertoire et démarré le processus d envoi vers e-file. Extension.ACQ : indique que l envoi vers e-file est effectif. Extension.ERR : indique que l envoi n a pas pu être effectué : il convient dans un premier temps de vérifier que les 4 règles citées précédemment ont bien été appliquées. Remarque concernant le fichier avec extension.trt Le fichier résultat avec l extension.trt est le fichier origine renommé. Il est ainsi possible de retrouver facilement votre fichier d origine si le besoin se présente, en le renommant avec son nom d origine. Voici la règle de nommage du fichier résultat.trt. Si le fichier origine est NomDuFichierOrigine.ext
Page 12 Avec NomDuFichierOrigine : le nom du fichier d origine à transmettre ext : l extension du fichier d origine à transmettre Alors le fichier résultat.trt sera : NomDuFichierOrigine.Ext_Timestamp.trt Avec Timestamp: un compteur numérique servant de référence temporelle. Exemple : Si le fichier origine est FRCREP-B0000-2008-01-B11-L0-L-D-S.zip, le fichier.trt est FRCREP-B0000-2008-01-B11-L0-L-D-S.zip_20080421110355986.trt Le répertoire initial Devient celui-ci après traitement : Remarques concernant les fichiers avec extension.err Les fichiers résultat avec l extension.err sont les fichiers erreur. Ils contiennent des messages techniques qui aident à diagnostiquer le problème. Les erreurs de nommage des fichiers sont stockés dans ce fichier. Un fichier vide (taille de 0 KB) signifie que la transmission est effectuée sans erreur. Il est possible de changer la configuration pour ne pas générer le fichier d erreur si la transmission est correcte.
Page 13 4 Transmission manuelle depuis www.e-file.lu La transmission manuelle des rapports s effectuent depuis la plateforme www.e-file.lu. Cette partie du document donne ainsi un aperçu rapide des moyens à votre disposition pour effectuer une transmission manuelle depuis le site. Cependant, pour aller plus loin dans l utilisation d e-file, nous vous conseillons de vous reporter directement au manuel d utilisation e-file disponible en ligne. Enfin, cette partie nécessite la connaissance des notions de base e- file : dossier, procédure, enveloppe et document, également explicitées dans le manuel e-file. 4.1 Comment accéder à e-file.lu? Les utilisateurs doivent au préalable disposer d un login mot de passe personnel pour se connecter à ce service sous www.e-file.lu. Merci de contacter votre coordinateur interne ou bien le Service Relations Clients pour plus d informations. Service Relations Clients Tél : (+352) 28 370 330 clientservice@fundsquare.net Si vous disposez déjà d un login, aller directement sur www.e-file.lu. Renseigner vos login et mot de passe et presser Valider. 4.2 Créer une structure d envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe) Une fois connecté à www.e-file.lu, la page d accueil apparaît. Dans un premier temps, il faut sélectionner le contexte dans la liste de choix située en haut à droite de la page d accueil. Par exemple : Choisir «Rapport TAF MiFID -» pour se placer dans le contexte du TAF MiFID et de même pour les autres types de reporting. Attention, la liste de choix contient uniquement les contextes auxquels vous êtes personnellement autorisé par votre administrateur. Comme pour le mode de transmission automatique, il convient de suivre les règles suivantes : Règle 1 : Choisir les bons types de dossier, procédure et document en fonction du type de rapport à transmettre,
Page 14 Règle 2 : Respecter la convention de nommage du fichier en se reportant aux instructions des autorités, Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension, Règle 4 : Attacher uniquement des rapports à transmettre en clair, i.e. le fichier ne doit pas avoir été crypté au préalable par un autre système. Cliquer sur le bouton «Nouveau Dossier» (ou effectuer une recherche de dossier existant, selon votre besoin). Renseigner au moins les zones en gras et cliquer sur le bouton «Créer». Vous accédez ensuite à la fiche Dossier. Pour créer une nouvelle procédure, cliquer sur le bouton «Nouvelle procédure».
Page 15 Renseigner au moins les zones en gras et cliquer sur le bouton «Créer». Vous accédez ensuite à la fiche Procédure. Ainsi dans les informations principales, vous remarquez que la procédure est à l état «Créée». Sélectionner l'onglet «Enveloppes & Documents».
Page 16 Pour envoyer votre rapport, cliquer sur le bouton «Nouvelle enveloppe». Renseigner l objet et le texte de votre message puis Cliquer sur le bouton «Attacher un document». Aller chercher votre rapport en utilisant la fonction «Browse», sélectionner le type de rapport correspondant à votre fichier et saisir une date de document si vous le désirez (optionnel). Dans tous les cas, pour la transmission des reportings bancaires, il est impératif de garder la case «Crypté» cochée. Cliquer sur le bouton «Envoyer» pour lancer la transmission. Le module de cryptage va alors se déclencher.
Page 17 Une fois l envoi finalisé, cette boîte apparaît :
Page 18 5 Suivi d un rapport et réponse des autorités Le suivi des envois et les réponses des autorités s effectuent depuis la plateforme www.efile.lu. Cette partie du document donne ainsi un aperçu rapide des moyens à votre disposition pour suivre vos envois et accéder aux différentes réponses renvoyées par les autorités. Cependant, pour aller plus loin dans l utilisation d e-file, nous vous conseillons de vous reporter directement au manuel d utilisation e-file disponible en ligne. Enfin, cette partie nécessite la connaissance des notions de base e-file : dossier, procédure, enveloppe et document, également explicitées dans le manuel e-file. 5.1 Comment accéder à e-file.lu? Les utilisateurs doivent au préalable disposer d un login mot de passe personnel pour se connecter à ce service sous www.e-file.lu. Merci de contacter votre coordinateur interne ou bien le Service Relations Clients pour plus d informations. Service Relations Clients Tél : (+352) 28 370 330 clientservice@fundsquare.net Si vous disposez déjà d un login, aller directement sur www.e-file.lu. Renseigner vos login et mot de passe et presser Valider. 5.2 Suivi et Recherche des rapports transmis Une fois connecté à www.e-file.lu, la page d accueil apparaît. Pour rechercher vos envois de rapports, il faut dans un premier temps sélectionner le contexte dans la liste de choix située en haut à droite de la page d accueil. Par exemple : Choisir «Rapport TAF MiFID -» pour se placer dans le contexte du TAF MiFID et de même pour les autres types de reporting. Attention, la liste de choix contient uniquement les contextes auxquels vous êtes personnellement autorisés par votre administrateur. Utiliser ensuite le lien Utiliser la recherche de dossiers et procédures sous Recherche avancée.
Page 19 La page de recherche avancée s affiche : Saisir vos critères et faire Valider pour lancer la recherche. Attention : le critère Etat du dossier est initialisé à «En cours». Si vous recherchez un envoi plus vieux, changez ce critère à «tous les états».
Page 20 La liste des résultats s affiche en listant les dossiers et procédures relatifs aux critères saisis. En cliquant sur les liens présents dans la liste des procédures, la fiche procédure s affiche. Etat des procédures : L état de la procédure donne l indication d avancement de la transmission. Si Etat = Créée, la procédure est créée mais l enveloppe n est pas encore transmise. Si Etat = Démarrée, la transmission est bien initialisée dans e-file. Si Etat = Clôturée, la transmission est arrivée à l autorité qui est en train de traiter votre fichier reporting. Se reporter ensuite aux paragraphes 5.3 Réponses de la CSSF et 5.4 Réponses de la BCL. Enveloppes & Documents : Depuis la fiche procédure, vous pouvez visualiser le documents transmis en sélectionnant l onglet Enveloppes & Documents. Deux listes sont alors disponibles : les envois effectués et les enveloppes reçues, respectivement les rapports transmis et les réponses des autorités. À noter que les enveloppes reçues sont visibles directement dans l accueil jusqu à ce qu elles soient lues par l un des acteurs de votre entité. Une fois qu elles sont lues, il est toujours possible de les retrouver par la recherche avancée. 5.3 Réponses de la CSSF Tous les retours de la CSSF sont renvoyés sous www.e-file.lu. Voici les réponses retournées par la CSSF par type de reporting : Type de reporting à destination de la CSSF FINREP Tableaux B2.3, B6.3 et B4.4 COREP Reporting OTHER Enquêtes spécifiques «Fichiers de retour à la réception» x x x x x «Fichiers de retour applicatif» TAF MiFID x x Remarque concernant les temps de réponse : Le temps d attente du retour d une réponse est en moyenne inférieur à 45 minutes. Ce temps de latence est dépendant : - du processus de réception de la CSSF effectuant des scrutations toutes les 15 minutes, - du processus d enregistrement des réponses dans les systèmes de la Bourse de Luxembourg effectué toutes les 30 minutes.
Page 21 5.3.1. «Fichiers de retour à la réception» La CSSF effectue un retour systématique pour tout rapport réceptionné. Ce retour est un accusé de réception technique de type FBR. Les fichiers FBR sont tous en format XML et sont des instances du même schéma XSD «FileAcknowledge-v1.0». Ce schéma technique est disponible sur le site de la CSSF (www.cssf.lu). Ce fichier vous indique si votre rapport a bien été réceptionné par la CSSF, il donne également des indications concernant le nom du fichier, son authentification, son décryptage, Sous e-file, en cliquant sur le fichier contenu dans l enveloppe réponse, le module de cryptage se déclenche et vous propose deux options. Saisir le mot de passe de décryptage, choisir un mode de téléchargement puis cliquer sur Télécharger.
Page 22 5.3.2. «Fichiers de retour applicatif» La CSSF retourne également les résultats du traitement applicatif des rapports reçus. Ce fichier feedback applicatif est un fichier XML structuré de type FDB. Le format des fichiers FDB dépend du type de reporting et un format commun n est pas prévu en raison des différences entre les types de reporting. Sous e-file, en cliquant sur le fichier contenu dans l enveloppe réponse, le module de cryptage se déclenche et vous propose deux options.
Page 23 Saisir le mot de passe de décryptage, choisir un mode de téléchargement puis cliquer sur Télécharger. Il est ainsi possible d ouvrir le fichier feedback de deux manières : - en choisissant l option «Ouvrir le fichier pour en visualiser le contenu», le fichier XML s ouvre dans un formulaire PDF lisible et imprimable. Le fichier peut également être sauvegardé sur votre réseau interne.
Page 24 - En choisissant l option «Enregistrer le fichier sous», le fichier XML sera sauvegardé dans un répertoire que vous aurez préalablement choisi par le bouton «Parcourir». 5.4 Réponses de la BCL La BCL n effectue pas de réponse structurée automatique. Le statut «Clôturée» de la procédure garantie que le rapport a été déposé dans les systèmes de la BCL. La BCL effectue ensuite ses traitements et, en cas de problème, revient vers vous directement (communication par mail et/ou fax).