N o du document : CSOP0202 Révision n o : 02 Page 1 de 4 OBJECTIF : Communiquer les exigences de Service alimentaire Gordon aux fournisseurs et aux clients des comptes chaînes quant à la mise en place et à la gestion des rappels et des retraits pour les produits distribués par Service alimentaire Gordon. PORTÉE : Ce document s applique à tous les fournisseurs, conditionneurs à forfait et fournisseurs de produits en emballage pratique et de matières premières pour les produits distribués par Service alimentaire Gordon au Canada. RÉFÉRENCE : Rappels d aliments et Mesures d urgence de l Agence canadienne d inspection des aliments (ACIA). (www.inspection.gc.ca) Définitions: Il est important que la terminologie appropriée soit utilisée dans les communications avec les fournisseurs afin d entraîner les interventions adéquates: Rappel: un problème potentiel de salubrité alimentaire qui nécessite 1) la mise en quarantaine des stocks touchés à GFS et 2) l envoi d un avis aux clients de GFS. Retrait ou retenue: un problème de qualité (non de salubrité alimentaire) pour lequel vous souhaitez que nous cessions l envoi à partir de nos centres de distribution. Si cette case est cochée, GFS mettra le produit en quarantaine même si cela signifie que certains clients se retrouveront en situation de rupture de stock. Vérification des stocks: un problème potentiel de qualité (non de salubrité alimentaire) pour lequel vous souhaitez PEUT-ÊTRE que nous stoppions l envoi à partir de nos centres de distribution, selon l incidence potentielle sur l exécution des commandes clients. Si GFS a seulement ce lot en sa possession ou si la mise en quarantaine de ce lot touche l exécution des commandes clients, aucune caisse ne sera retenue. RESPONSABILITÉS : Les fournisseurs (y compris les conditionneurs à forfait, fournisseurs de produits en emballage pratique et fournisseurs de matières premières) doivent posséder des plans de rappel et de retrait, ainsi que des mesures de traçabilité éprouvées et exhaustives afin de pouvoir prendre les dispositions nécessaires pour protéger les clients de GFS, le public et nos intérêts d affaires communs. Il est essentiel que les fournisseurs soient prêts à mettre en œuvre rapidement toute mesure de rappel ou de retrait de produit. Le cas échéant, les fournisseurs (ou le représentant de comptes chaînes autorisé) doivent fournir rapidement aux coordonnateurs des rappels des centres de distribution de Service alimentaire Gordon les directives et les renseignements écrits complets et adéquats, tel que prévu par le Formulaire de déclaration de GFS (page 4). Nous en avons besoin pour procéder à un rappel efficace et rapide. Les fournisseurs devraient faire un exercice de simulation de rappel périodique à l aide de leurs systèmes et procédures pour s assurer que ceux-ci respectent toutes les exigences réglementaires et en confirment l efficacité et la préparation pour un véritable retrait ou rappel. Coordonnateurs des rappels de GFS : Dès réception des renseignements précisés ci-dessous, le coordonnateur des rappels du centre de distribution mettra en place tous les aspects d un rappel ou d un retrait de la part de Service Alimentaire Gordon, y compris, s il y a lieu, la mise en quarantaine des stocks et l envoi d un avis aux clients potentiellement touché à l aide des communications approuvées. ÉTAPES DU PROCESSUS : I. CONTACTS GFS (RAPPELS ET RETRAITS) : En cas de rappel ou de retrait, seuls ces contacts GFS doivent être utilisés. Les fournisseurs (ou le représentant de comptes chaînes autorisé) ont la responsabilité d avertir GFS en se servant des adresses courriel ci-dessous, propres à chaque division de GFS. Le message sera automatiquement transmis aux personnes de la division qui coordonneront les activités subséquentes de rappel ou de retrait pour la division en question. Une déclaration de rappel doit être IMMÉDIATEMENT envoyée à CHAQUE division de GFS touchée après avoir déterminé quelle est la mesure de rappel ou de retrait à prendre et à quels centres de distribution les stocks touchés ont été envoyés.
N o du document : CSOP0202 Révision n o : 02 Page 2 de 4 Division GFS Adresses courriel pour les avis Delta, C-B recallsbc@gfscanada.com Calgary recallscal@gfscanada.com Edmonton recallsedm@gfscanada.com Winnipeg recallswin@gfscanada.com Milton, ON recallsont@gfscanada.com Montréal recallsmtl@gfscanada.com Québec recallsqc@gfscanada.com Atlantique recallsatl@gfscanada.com II. LE FOURNISSEUR TRANSMET LES RENSEIGNEMENTS REQUIS: Pour enclencher une opération, les fournisseurs (ou le représentant de comptes chaînes autorisé) doivent fournir les renseignements complets précisés sur le Formulaire de déclaration de GFS (page 4) à l adresse courriel de chaque division touchée au sujet des produits en question. Avec ces renseignements, GFS mettra immédiatement en place le processus d identification et de mise en quarantaine de tous les stocks potentiellement touchés. Important : Les renseignements de traçabilité du fournisseur liés à GFS à titre de destinataire sont considérés comme confidentiels et ne doivent être échangés avec personne sauf GFS ou, au besoin, avec un organisme de réglementation. III. GFS MET UN PLAN D ACTION EN PRATIQUE Selon le type d action requise et les renseignements reçus. Les étapes incluent, selon le cas: A) Inspection de l inventaire de notre (nos) centre(s) de distribution B) Mettre l inventaire touché en quarantaine dans notre (nos) centre(s) de distribution C) Les listes de clients créées par GFS en lien avec le produit et les renseignements sur les bons de commandes. GFS ne divulgue pas de listes de clients aux fournisseurs. D) Avis aux clients 1) Rappels: Avis destiné aux clients qui seraient potentiellement affectés par le rappel; inclut les détails et les procédures quant à la disposition du produit. o RETOURS: Il est important de prendre note que Service alimentaire Gordon n acceptera PAS qu un client retourne un produit rappelé aux centres de distribution GFS. (Cette exigence a pour but de s assurer que le produit rappelé n est pas accidentellement redistribué). Pour le client, les procédures acceptables à respecter en cas de rappel sont: Élimination/destruction du produit chez le client, ou Demande du fournisseur de retourner le produit directement au fournisseur par envoi prépayé. Ces instructions doivent être incluses dans l avis de rappel initial du fournisseur que GFS utilise pour aviser ses clients. 2) Retraits: Il n y a pas d exigence réglementaire et ce n est pas pratique courante pour GFS d aviser ses clients des retraits. Cependant, nous pourrions considérer une telle demande d un fournisseur selon la situation cas exceptionnel seulement.
N o du document : CSOP0202 Révision n o : 02 Page 3 de 4 o RETOURS: Service alimentaire Gordon décourage fortement les demandes des clients voulant ramasser et retourner le produit retiré à notre centre de distribution. Notre procédure privilégiée et que nous recommandons est l élimination/la destruction du produit chez le client. Si le siège social du fournisseur ou du client exige le ramassage du produit par GFS, des frais seront imposés selon la grille tarifaire suivante : IV. PLAN ÉCRIT DE REMPLACEMENT DE PRODUIT Afin de réduire le risque de pénurie ou d indisponibilité de produits pour les clients de GFS, Service Alimentaire Gordon s attend à ce que le fournisseur lui soumette un plan écrit de remplacement de produit. Ce plan doit assurer le remplacement des stocks touchés par un produit sûr, qui ne fait pas partie des stocks touchés par le rappel ou le retrait, et ne risque pas d en faire partie. Le produit de remplacement doit provenir d une source approuvée par GFS pour le réapprovisionnement du produit touché par le rappel ou le retrait. Le plan doit comprendre une échéance de livraison pour chaque centre de distribution touché. V. AMÉLIORATION CONTINUE DU PROCESSUS DU FOURNISSEUR Comme l exige l équipe de GFS, le fournisseur peut devoir entreprendre une enquête complète de ses processus et programmes au besoin. Au minimum, l enquête et le suivi doivent comprendre une définition claire du problème, un confinement intérimaire, une analyse des causes profondes, un plan de mesures correctives, une vérification de l efficacité du plan et des étapes pour empêcher qu un incident comparable ne se produise pour des produits futurs et semblables. VI: GFS PROCÈDE AU RECOUVREMENT DES COÛTS Le fournisseur sera responsable de rembourser à GFS tous les coûts relatifs aux rappels ou aux retraits. Les frais standards décrits au tableau suivant sont applicables. Des remboursements non inclus dans ces catégories sont également applicables, incluant, mais ne se limitant pas à des crédits et à l inventaire touché. Catégorie de frais Admin. de la division et coûts opérationnels du centre de distr. relatifs au rappel: (Applicable à tous les rappels et retraits) Avis aux clients: (exigé pour rappels; exceptionnellement pour retraits) Manutention du produit: (Retraits, cas exceptionnels seulement) 500$ par division concernée Frais applicables Pour 1-100 clients, 2 500$ Pour 101-500 clients, 4 000$ Pour 500+ clients, 7 000$ 10$/caisse (plus tout frais supplémentaires si le client reçoit ses livraisons par l entremise d un tierce transporteur)
N o du document : CSOP0202 Révision n o : 02 Page 4 de 4 FORMULAIRE DE DÉCLARATION POUR RAPPEL, RETRAIT OU RETENUE DE PRODUITS En cas de rappel, de retrait, de retenue ou de vérification des stocks, veuillez envoyer ce formulaire dûment rempli (ou fournir autrement les détails suivants) à l adresse courriel appropriée de GFS (voir l étape I ci-dessus). 1. Code(s) GTIN : 2. Description(s) de produit, y compris l étiquette, la marque et la taille du contenant : 3. Description du problème : 4. Numéro(s) de lot : 5. Type de situation (cochez la case appropriée) : Rappel [un problème potentiel de salubrité alimentaire qui nécessite 1) la mise en quarantaine des stocks touchés à GFS et 2) l envoi d un avis aux clients de GFS]. Retrait ou retenue [un problème de qualité (non de salubrité alimentaire) pour lequel vous souhaitez que nous cessions l envoi à partir de nos centres de distribution]. Si cette case est cochée, GFS mettra le produit en quarantaine même si cela signifie que certains clients se retrouveront en situation de rupture de stock. Vérification des stocks [un problème potentiel de qualité (non de salubrité alimentaire) pour lequel vous souhaitez PEUT-ÊTRE que nous stoppions l envoi à partir de nos centres de distribution, selon l incidence potentielle sur l exécution des commandes clients. Si GFS a seulement ce lot en sa possession ou si la mise en quarantaine de ce lot touche l exécution des commandes clients, aucune caisse ne sera retenue. 6. Numéros de bon d achat GFS recoupés avec : les numéros de lot, les quantités expédiées et les centres de distribution (CD) GFS touchés :
N o du document : CSOP0202 Révision n o : 02 Page 5 de 4 7. Personne-ressource de votre entreprise avec qui GFS peut communiquer pour toute question ou mise à jour : Nom : Tél. : Courriel :