Protocole d accord entre l Association CHETHANA enfants - espoir et l Agence Française de l Adoption relative à l accompagnement des familles au Sri Lanka lors de la remise d un enfant en vue de son adoption L Association CHETHANA enfants espoir, désigné CHETHANA, dont le siège se situe 21 rue des Glaieuls 38340 VOREPPE France Représentée par sa Présidente Madame Colette REMOND Et L Agence Française de l Adoption (AFA), dont le siège se situe 19 boulevard Henri IV, 75004 PARIS, FRANCE Représentée par sa Directrice Madame Béatrice BIONDI Afin d accompagner dans les meilleurs conditions les familles françaises adoptantes au Sri Lanka, l Association CHETHANA et l AFA s engagent dans une coopération. Celle-ci prend pleinement effet lors du séjour des familles au Sri Lanka. L AFA et CHETHANA s engageront définitivement à l issue d une période d essai de trois procédures d adoption au Sri Lanka. Si, à l issue de cette période d essai, les parties sont satisfaites des conditions du présent Protocole, celui-ci donnera lieu à une reconduction expresse, pour délai d un an, prenant effet à compter de l échange des accords respectifs des parties. Engagement de l AFA Au moment de la proposition d enfant, l AFA informe les adoptants de la possibilité de recourir à un accompagnement par un membre de l association CHETHANA lors de leur séjour au Sri Lanka. L'ensemble des frais relatifs à l'adoption ainsi qu à l'accompagnement par un membre de l'association représente une somme forfaitaire de 2787 euros. Après l acceptation de la proposition d enfant, les candidats qui le souhaitent sont invités à signer avec CHETHANA un contrat de prestation de service (cf. annexe n 1), émis en deux exemplaires, accompagné d une fiche de détail des frais (annexe 2). L AFA informe CHETHANA de la demande d accompagnement formulée par les adoptants en lui transmettant ledit contrat pour contresignature par l association. Après réception de la lettre d invitation (émise par le Probation Office à Colombo, autorité centrale Sri Lankaise en charge des adoptions internationales), l AFA contrôle, sur la base d une copie de la preuve de virement, que le paiement de la prestation de service de CHETHANA a bien été effectué par les candidats avant de transmettre cette lettre. Après réception de la lettre d invitation, la famille peut se rendre au Sri Lanka pour rencontrer leur enfant et le ramener en France, après jugement. Engagement de l Association CHETHANA Dès réception des deux exemplaires du contrat de prestation de service, l association CHETHANA envoi à l AFA un exemplaire signé, qui sera transmis aux candidats. L accompagnement de CHETHANA porte sur :
- la préparation au départ des familles, ainsi que l information générale sur la procédure locale d adoption; - L accueil de la famille à l aéroport, lors de son arrivée et le retour à l aéroport, pour son départ ; - L organisation et l accompagnement lors des visites à l orphelinat ; - L organisation et l accompagnement lors des visites aux structures administratives impliquées dans le processus d adoption (Probation Office, Tribunal, Register General, Ambassade de France, etc ) ; - L organisation et le paiement de l ensemble des transports afférents aux démarches d adoption ; - La mise en relation avec un avocat et le paiement de ses honoraires ; - La mise en relation avec un interprète et le paiement de ses honoraires ; - L accompagnement pour la délivrance des documents de l enfant (acte de naissance, certificat d adoption, passeport, visa, photos pour passeport et visa) et leur traduction, le cas échéant. Durant toute la durée de la procédure locale, un membre de CHETHANA accompagnera la famille lors des différentes étapes de la procédure et informera l AFA de toute difficulté éventuelle. L association s engage à fournir une prestation pour les services susmentionnés, pour une somme forfaitaire fixe de 2787 euros. Le paiement de cette somme est effectué directement par les candidats, par virement bancaire, avant transmission, par l AFA, de la lettre d invitation. Dans l éventualité d un séjour écourté des candidats (refus de proposition d apparentement, décès de l enfant, etc ), CHETHANA s engage à rembourser une somme de 300 euros (correspondant aux frais relatifs à l'établissement de l'acte de naissance, du certificat d'adoption, du passeport et du visa ainsi qu une part des transports correspondants), ainsi qu une somme de 40 euros pour chaque jour nonaccompagné sur une base-type d un séjour de 30 jours. L AFA n intervient pas dans les décisions relatives au remboursement, mais contrôle la bonne application du présent Protocole. En cas de déflation ou d inflation majeure, CHETHANA s engage à informer l AFA, dans les meilleurs délais, d une révision du montant forfaitaire afin de l ajuster au coût réel engagé par l Association. Toute modification du forfait donnera lieu à la signature d un avenant au présent Protocole. Au retour de la famille en France, CHETHANA transmet à l AFA, par mail, un bref bilan du séjour de la famille sur place. Lorsque CHETHANA se trouve dans l incapacité d accompagner des adoptants, l Association en informe sans délai les intéressés et l AFA et s engage à rembourser l intégralité des sommes versées par les candidats. Les adoptants Lorsque que les adoptants décident de solliciter l accompagnement de CHETHANA durant leur séjour au Sri Lanka, ils envoient, à l AFA, les deux exemplaires du contrat de prestation de service (annexe n 1) dûment complétés et signés. Les adoptants doivent réserver, par eux-mêmes, leurs billets d avion Aller et Retour (y compris le billet retour pour l enfant) ainsi que leur logement. Ils doivent prévenir l AFA et CHETHANA de leurs dates de voyage (aller-retour), transmettre leur plan de vol et communiquer à l AFA et CHETHANA les nom et adresse de leur hébergement. Les adoptants s engagent à payer la somme totale du forfait, directement à l association CHETHANA avant le départ au Sri Lanka, soit 2787 euros, par virement bancaire. Les candidats doivent s assurer que les frais bancaires inhérents au virement demeurent à
leur charge. La famille est tenue de fournir une preuve du virement à l AFA, afin que celle-ci leur transfère la lettre d invitation des autorités sri lankaises. Dans l hypothèse où l enfant se trouve hors de COLOMBO, les adoptants doivent organiser leur déplacement interne (transports routiers, et réservation d hébergement, le cas échéant) et doivent prendre à leur charge les frais relatifs à cet accompagnement pour eux-mêmes et l accompagnateur (règlements directs de l hôtel, des repas, transports ). Les visites touristiques ou le prolongement du séjour des adoptants pour des vacances, sont organisés par ces derniers et sont à leur entière charge. Dès leur retour en France, les adoptants adressent à l AFA un formulaire de bilan de séjour (annexe 3). Résolution du contrat Le présent accord pourra être résolu dans les cas suivants : - en cas d accord mutuel entre les parties, sous réserve d un préavis d un mois. - en cas de non-accomplissement de ses obligations par l une des parties, sur justification écrite de l autre partie. Chronologie de la collaboration AFA/Chethana : 1. Lors de la proposition d apparentement, l AFA informe les adoptants de l accompagnement proposé par CHETHANA 2. Demande de service (transmission du formulaire présenté en annexe n 1 par la famille à l AFA et par l AFA à CHETHANA) ; 3. Paiement par les candidats du montant forfaitaire de 2787 euros directement à CHETHANA, par virement bancaire et transmission de la preuve de virement à l AFA ; 4. Séjour des adoptants sur place ; 5. Après le séjour au Sri Lanka, les candidats ainsi que l association CHETHANA adressent un bilan du séjour à l AFA. Le présent protocole prend effet à compter de sa signature. Fait à.. Le.. Fait à.. Le.. Signature et cachet du représentant De l association Chethana Signature et cachet de la Directrice Générale de l AFA
ANNEXE 1 CONTRAT DE PRESTATION DE SERVICE L Association CHETHANA, dont le siège se situe 21 rue des Glaieuls 38340 VOREPPE France Représentée par sa Présidente Madame Colette REMOND Et Les candidats à l adoption, Monsieur et Madame, résidants... Téléphone : Email :. s engagent mutuellement en vue d une prestation d accompagnement par l association CHETHANA lors du déplacement des candidats au Sri Lanka dans le cadre d une procédure d adoption internationale accompagnée par l Agence Française de l Adoption. L association CHETHANA s engage à : 1. proposer une prestation d accompagnement, qui comprend : a. la préparation au départ des familles, ainsi que l information générale sur la procédure locale d adoption ; b. L accueil de la famille à l aéroport, lors de son arrivée et le retour à l aéroport, pour son départ ; c. L organisation et l accompagnement lors des visites à l orphelinat ; d. L organisation et l accompagnement lors des visites aux structures administratives impliquées dans le processus d adoption (Probation Office, Tribunal, Register General, Ambassade de France) ; e. L organisation et le paiement de l ensemble des transports afférents aux démarches d adoption ; f. La mise en relation avec un avocat et le paiement de ses honoraires ; g. La mise en relation avec un interprète et le paiement de ses honoraires ; h. L accompagnement pour la délivrance des documents de l enfant (acte de naissance, certificat d adoption, passeport, visa, photos pour passeport et visa) et leur traduction, le cas échéant. 2. proposer cet accompagnement pour un montant forfaitaire unique qui s élève à 2787, dont le détail des frais se trouve en annexe au présent contrat. 3. rembourser à la famille, dans l éventualité d un séjour écourté des candidats (refus de proposition d apparentement, décès de l enfant, etc ), une somme de 300 euros (correspondant aux frais relatifs à l'établissement de l'acte de naissance, du certificat d'adoption, du passeport et du visa ainsi qu une part des transports correspondants), ainsi qu une somme de 40 euros pour chaque jour non-accompagné sur une base-type d un séjour de 30 jours. 4. rembourser à la famille, dans l hypothèse où CHETHANA se trouve dans l incapacité d accompagner les candidats, l intégralité des sommes versées par ces derniers. Les candidats s engagent à : 1. réserver, par eux-mêmes, les billets d avion Aller et Retour, ainsi que le billet de retour de l enfant, 2. prévenir l AFA et CHETHANA des dates de voyage (aller-retour), du plan de vol et le nom et adresse de leur hébergement ; 3. adresser à l association CHETHANA un virement bancaire d un montant de 2787 correspondant à la totalité du dédommagement des services proposés par CHETHANA.
4. transmettre à l AFA la preuve de virement, condition indispensable pour que l AFA leur transmette la lettre d invitation à se rendre au Sri Lanka délivrée par les autorités de ce pays. 5. régler directement les frais d hébergement auprès de la structure hôtelière. 6. dans l hypothèse où l enfant se trouve hors de COLOMBO, les adoptants doivent organiser leur déplacement interne (transports routiers, et réservation d hébergement, le cas échant) et doivent prendre à leur charge les frais relatifs à cet accompagnement pour eux-mêmes et l accompagnateur (règlements directs de l hôtel, des repas, transports ). 7. adresser à l AFA, dès leur retour en France, un bilan du séjour; Les visites touristiques ou le prolongement du séjour des candidats pour des vacances, seront organisés par leurs soins et resteront à leur entière charge. Le présent contrat est rédigé en deux exemplaires. Fait à Le Signature Monsieur Signature Madame Contresigné par l association CHETHANA à Voreppe, le Signature et cachet du représentant De l association Chethana
ANNEXE 2 DETAIL DES SOMMES DUES POUR LES DEMARCHES D ADOPTION AU SRI LANKA PRESTATION DE SERVICE PRIX EN ROUPIES 1 PRIX EN EUROS - FRAIS DE PROCEDURE 175 500 1 170 - Frais d avocat 105 000 700 - Frais d interprète 45 000 300 - Délivrance de l acte de naissance 2 000 13,5 - Délivrance du certificat d adoption 2 000 13,5 - Traduction de l acte de naissance et du certificat d adoption 2 000 13,5 - Photos pour le passeport et le visa 2 000 - Délivrance accélérée du passeport 7500 50 - Délivrance du visa 10 000 66 - FRAIS DE TRANSPORT 62 500 417 - Aéroport (x2) 8 000 53 - Orphelinat (en 3 roues, 10 par jour, pour minimum 20 jours) 30 000 200 - Probation Office (en 3 roues, 10 par trajet, 3 trajets env.) 4 500 30 - Office immigration pour le passeport (en 3 roues, 14 par trajet, 2 trajets env.) 13,5 4 000 27 - Office immigration avec l enfant (taxi normal, un trajet) 4 000 27 - Ambassade de France (en 3 roues, 14 par trajet, 3 trajets env.) 6 000 40 - Register General (en 3 roues, 14 par trajet, 3 trajets env.) 6 000 40 - INDEMNISATION ET FRAIS DE FONCTIONNEMENT DE L ASSOCATION 180 000 1 200 - TOTAL 418 000 2 787 Ce détail des frais n inclut par les frais suivants, qui seront réglés directement par les parents: - Don pour l orphelinat (couvre les frais d entretien de la mère et de l enfant) : 250 min. Dans le cas d un séjour écourté, CHETHANA s engage à rembourser à la famille une somme de 300 euros (correspondant aux frais relatifs à l'établissement de l'acte de naissance, du certificat d'adoption, du passeport et du visa ainsi qu une part des transports correspondants), ainsi qu une somme de 40 euros pour chaque jour non-accompagné sur une base-type d un séjour de 30 jours LOGEMENT : Plusieurs options existent, de la guest-house à l hôtel de classe internationale. La représentante de l association CHETHANA au Sri Lanka, Mme MENDIS, est propriétaire d une guest-house, et propose une chambre en demi-pension pour 50 euros par jour, comprenant la chambre, le petit déjeuner et le dîner. 1 Le taux de change est calculé à partir d un taux de 150 roupies pour 1 euro.
ANNEXE 3 FORMULAIRE DE BILAN DE SEJOUR Nous soussignés, Monsieur et Madame, avons sollicité les services de l association CHETHANA pour notre accompagnement lors de notre séjour au Sri Lanka du. au. 1) Dans l ensemble, nous avons trouvé l accompagnement local : 2) La qualité de l information soumise à notre attention avant le départ était : Très satisfaisante Satisfaisante Peu satisfaisante Pas du tout satisfaisante 3) Les transports organisés par l association CHETHANA étaient : Très satisfaisants Satisfaisants Peu satisfaisants Pas du tout satisfaisants 4) L accompagnement proposé par CHETHANA lors des rencontres avec l enfant et la structure d accueil était : 5) L accompagnement proposé par CHETHANA lors des rencontres avec les autorités sri lankaises était : 6) L accompagnement proposé par CHETHANA lors des rencontres avec les autorités françaises au Sri Lanka (Ambassade) était : 7) La prestation proposée par l avocat était : Très satisfaisante Satisfaisante Peu satisfaisante Pas du tout satisfaisante 8) La prestation proposée par l interprète était : Très satisfaisante Satisfaisante Peu satisfaisante Pas du tout satisfaisante OBSERVATIONS :.................... Fait à Le Signature Monsieur Signature Madame