DIRECTION DES MARCHES PUBLICS GUIDE DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS Fascicule 2 :Appel d'offres restreint Activités préalables 1 2 Identification et description des besoins Elaboration et transmission du Plan Général de Passation des Marchés (PGPM) 3 Validation du PGPM délégué délégué - Cellules de Passation des Marchés Publics (CPMP) - Direction des Marchés Publics (DMP) Avant l'élaboration du projet de budget de l'autorité contractante Au plus tard avant la fin du mois de septembre de l'année Au plus tard le 15octobre de l'année - Etudes préalables - Budget prévisionnel - Programme triennal prévisionnel pour les Collectivités - Programme de Travail et de Budget Annuel (PTBA) pour les Projets - PGPM - Budget prévisionnel - Programme triennal prévisionnel pour les Collectivités - Programme de Travail et de Budget Annuel (PTBA) pour les Projets LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 1
Activités préalables (suite 1) 4 Publication du PGPM 5 6 7 8 Transmission des budgets hors SIGFiP à la DMP Saisie des budgets dans le Système Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP) délégué Au plus tard le 21 octobre de l'année N- 1 Au plus tard le 1 er novembre de l'année Au plus tard le 15 novembre de l'année Notification du statut des lignes budgétaires Au plus tard le 21 novembre de l'année Elaboration et transmission du Plan de Passation des Marchés (PPM) 9 Validation du PPM 10 Publication du PPM délégué - Bailleur de fonds Au plus tard le 1 er décembre de l'année Au plus tard le 15 décembre de l'année Au plus tard le 31 décembre de l'année - PGPM validé - Budget éclaté des Autorités contractantes - Budget éclaté des Autorités contractantes - Statut des lignes budgétaires après traitement dans le SIGMAP - Lignes à s - Projet de PPM - Lignes à s - PPM validé LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 2
Préparation de la commande 11 12 13 Elaboration du projet de Dossier d'appel d'offres (DAO) Rédaction de la requête d'autorisation de l'appel d'offres restreint Transmission du dossier de demande d'autorisation de l'appel d'offres restreint à la DMP et au bailleur de fonds délégué délégué délégué 15 jours maximum après la notification du budget - Budget notifié ou validé - Courriers d'accord de principe d'y participer d'au moins 5 candidats retenus - Registre de commerce des entreprises candidates - Numéro de Compte contribuable - Bordereau de transmission tiré du SIGMAP. - Projet de DAO. - Requête motivée - Courriers d'accord de principe d'y participer d'au moins 5 candidats retenus - Registre de commerce des entreprises candidates - Numéro de Compte contribuable - Bordereau de transmission tiré du SIGMAP - Projet de DAO - L ANO du bailleur le cas échéant. LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 3
Préparation de la commande (suite 1) 14 Réception du dossier de demande d'autorisation de l'appel d'offres restreint 15 Instruction de la requête 16 17 18 19 20 Décision du Ministre en charge des s publics Examen du projet de DAO Retour du projet de DAO le cas échéant Prise en compte des observations et corrections proposées par la DMP ou du Bailleur de fonds Retransmission du projet de DAO corrigé à la DMP - Ministre en charge des s publics - Bailleur de fonds - Bailleur de fonds délégué délégué 05 jours dès la réception du dossier de demande d'autorisation de l'appel d'offres restreint 05 jours à compter de la réception du projet de DAO 05 jours à compter de la réception du projet de DAO 03 jours à compter du retrait du projet de DAO à la DMP 03 jours à compter du retrait du projet de DAO à la DMP - Requête motivée - Courriers d'accord de principe d'y participer d'au moins 5 candidats retenus - Registre de commerce des entreprises candidates - Numéro de Compte contribuable - Bordereau de transmission tiré du SIGMAP. - Projet de DAO - L ANO du bailleur le cas échéant. - Requête de l'autorité contractante - Pièces justificatives - Avis de la DMP - Note explicative - Requête de l'autorité contractante - Pièces justificatives - Projet de DAO - Projet de DAO comportant les observations de la DMP ou du Bailleur de fonds - PV d'examen SIGMAP - Projet de DAO comportant les observations de la DMP ou du bailleur de fonds - Projet de DAO corrigé - Projet de DAO comportant les observations de la DMP LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 4
Préparation de la commande (suite 2) Préparation des offres 21 22 23 Réception du projet de DAO corrigé Vérification et validation du projet de DAO corrigé Invitation à soumissionner délégué 03 jours à compter du retrait du projet de DAO à la DMP 03 jours à compter de la réception du projet de DAO corrigé Dès la validation du DAO 24 Retrait du DAO - Candidats Dès la réception de la lettre d'invitation 25 Confection des offres - Candidats 26 Traitement des demandes de clarifications délégué 15 jours minimum à partir de la date limite fixée par l'autorité contractanteou la CPMP pour le retrait des DAO - Projet de DAO corrigé - Projet de DAO comportant les observations de la DMP - Projet de DAO comportant les observations de la DMP - Projet de DAO corrigé - Lettre d invitation à soumissionner - DAO le cas échéant - DAO - Courrier de demande de clarification - DAO LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 5
préparation des offres (suite) dépôt, réception, ouverture, analyse et jugement des offres 27 28 29 Numérotation et détermination de la date d'ouverture des plis Information des candidats de la date d'ouverture Dépôt des offres aux lieu, date et heure limites indiqués dans la lettre d'information 30 Réception des offres délégué - Candidats 31 ouverture des plis - COJO délégué Immédiatement après la détermination de la date d'ouverture des plis Aux lieu, date et heure limites inscrits dans la lettre d'information Aux lieu, date et heure limites inscrits dans la lettre d'information en continu à partir de l'heure fixée dans le DAO - Les accusés de réception de la lettre d'invitation - Autorisation du ministre en charge des s publics - DAO validé - Lettre d information - Offres des candidats - Offres des candidats - Registre de réception - Offres des candidats - Registre de réception - DAO LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 6
dépôt, réception, ouverture, analyse et jugement des offres(suite) validation de la décision de la COJO 32 33 34 35 transmission d'une copie de chaque offre à la DMP réception d'une copie de chaque offre analyse et jugement des offres transmission de la demande d'ano à la DMP ou au bailleur de fonds délégué - COJO délégué immédiatement après l'ouverture des plis 8 jours y compris la date d'ouverture des plis 03 jours à compter de la clôture de la séance de jugement accompagnée des listes de présence des membres de la COJO et des soumissionnaires - Copie des mandats - PV d'ouverture signé par tous les membres - Copies des offres - Offres des soumissionnaires - Rapport d'analyse - DAO - PV d'ouverture signé par tous les membres - Rapport d'analyse - PV de jugement signé par tous les membres ayant voix délibérative - Listes de présence des membres de la COJO et des soumissionnaires - Demande d'ano tirée du SIGMAP LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 7
validation de la décision de la COJO (suite) publicité de la décision de la COJO 36 37 38 réception de la demande d'ano Avis de la DMP ou du Bailleur de fonds notification de l'attribution et information des autres candidats - Bailleur de fonds - Bailleur de fonds délégué 03 jours à compter de la clôture de la séance de jugement 05 jours à compter de la réception de la demande d'ano 03 jours à compter de la réception de l'ano de la DMP - PV d'ouverture signé par tous les membres - Rapport d'analyse - PV de jugement signé par tous les membres ayant voix délibérative - Listes de présence des membres de la COJO et des soumissionnaires - Demande d'ano tirée du SIGMAP - PV d'ouverture signé par tous les membres - Rapport d'analyse - PV de jugement signé par tous les membres ayant voix délibérative - Listes de présence des membres de la COJO et des soumissionnaires - Demande d'ano tirée du SIGMAP - ANO de la DMP ou le PV de jugement LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 8
publicité de la décision de la COJO (suite 1) mise au point et signature du projet de 39 publication des résultats 40 41 42 élaboration du projet de première signature du projet de deuxième signature du projet de délégué délégué - Attributaire Dès l attribution définitive durant la période de 10 jours consacrée aux recours éventuels 03 jours à compter de la réception de l'invitation à signer le 05 jours à compter de la signature du projet du par l'attributaire - Pièces constitutives du acte d'engagement soumission cahiers des charges bordereaux des prix devis descriptif devis quantitatif et estimatif - tous les exemplaires du projet de - tous les exemplaires du projet de LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 9
mise au point et signature du projet de (suite 1) Approbation du Approbation du (suite 1) 43 numérotation du 44 45 46 47 Constitution du dossier d'approbation Transmission du dossier d'approbation Examen et validation du dossier d'approbation Transmission du dossier d'approbation à l'autorité approbatrice ou à l'organe approbateur 48 Approbation du - Autorité approbatrice - Organe approbateur 07 jours à compter de la numérotation du - 12 exemplaires signés du projet de - PV d'ouverture des plis et de jugement des offres - ANO de la DMP (cas échéant) - ANO du bailleur (cas échéant) - Autres pièces justificatives variables selon la nature juridique de l'autorité contractante et le mode de passation - 12 exemplaires signés par les deux parties du projet de - Rapport de présentation - Attestation de réservation de crédits - Dossier d'approbation - Dossier d'approbation - Dossier d'approbation validé - Certificat de conformité - Dossier d'approbation validé - Certificat de conformité 49 Notification de l'approbation du au titulaire 03 jours à compter de l'approbation du - Marché approuvé LE GUIDE DES MARCHES PUBLICS 10