CARTR Plus Guide de formation Transmission par lots. Juillet 2013

CARTR Plus Guide de formation Transmission par lots Juillet 2013

Objectifs de la formation Ce module de formation sur la transmission par lots dans le registre CARTR Plus présente des instructions pour chaque étape de la transmission de fichiers par lots et de la gestion des erreurs potentielles. Vous apprendrez aussi à accomplir les tâches et les fonctions liées à la transmission par lots. À la fin de ce module, vous saurez : Transmettre des fichiers par lots ; Gérer les erreurs de transmission; Gérer la liste directe des erreurs de normalisation; Gérer la liste directe des erreurs de nettoyage des données; Retransmettre les données corrigées. 2

CARTR Plus Transmission des données et gestion des listes directes TRANSMISSION DES FICHIERS PAR LOTS 3

Transmission de fichiers par lots Avant de transmettre un fichier dans CARTR Plus, vous devez créer un fichier d extraits du dossier médical électronique (DME) comme BabySentry, IDEAS, eivf, DigitalMD, Healthquest et autre. Demandez à votre fournisseur comment extraire ces données. Vous allez extraire les cycles d un mois particulier à deux dates particulières. 1.Le cycle débute un mois particulier (p. ex. janvier 2013) Inscrivez dans CARTR Plus tous les nouveaux cycles débutant dans une période donnée (p. ex. du 1 er au 31 janvier 2013). Dès que vous obtenez les renseignements sur les cycles débutant pendant un mois donné, transmettez-en les données jusqu à la fin des résultats du traitement et inscrivez le type de grossesse dont il s agit (p. ex. intra-utérine clinique, pas de grossesse). 2.Résultats de la grossesse et de l accouchement pour ce même mois Vous devrez extraire ces mêmes cycles de la période donnée (p. ex. du 1 er au 31 janvier 2013) environ un an plus tard lorsque vous obtenez les résultats de la grossesse et de l accouchement pour tous les cycles d un type de grossesse intra-utérine clinique, hétérotopique ou inconnue. Tous les changements appliqués à ce cycle s inscriront dans CARTR Plus. Quand votre fichier d extraits de CARTR Plus (p. ex. BORN_FTCABC_CARTRPLUS_P_20130301_001.csv) est prêt, ouvrez une session dans l environnement de production de CARTR Plus pour lancer le processus de transmission du fichier. 4

Transmission de fichiers par lots Voici les étapes du processus de transmission de fichiers par lots dans le système de CARTR Plus. 1. Cliquez sur le lien de transmission par lots dans la barre de navigation située en haut de l écran ou sur le lien rapide du menu à gauche de l écran. 2. Cliquez sur «Traiter la transmission du fichier» dans le menu «Transmission par lots». 3. Cliquez sur le bouton «Ajouter» comme on le voit ici à droite, pour ajouter un lot de dossiers. 4. La fenêtre «Transmission d un fichier» s affichera comme on le voit ici. 5. Cliquez sur Parcourir pour chercher dans votre ordinateur le lot de dossiers désiré. 5

Transmission de fichiers par lots 6. Choisissez le fichier à transférer et cliquez sur «Ouvrir». 7. La fenêtre «Définir les paramètres du fichier» s affichera, comme on le voit ici. 8. Inscrivez la description du fichier dans l espace fourni (p. ex. Cycles débutant en janvier 2013). 9. L adresse courriel à laquelle le système enverra les erreurs éventuelles s affichera automatiquement à partir de votre profil. Modifiez-la dans cet écran, ou inscrivez une adresse courriel supplémentaire dans l espace fourni. 10.Cliquez sur «OK» pour terminer le processus et pour commencer la transmission du fichier par lots. 6

Erreur de validation de la transmission du fichier Pendant le processus de transmission du fichier par lots, le système CARTR Plus vérifie si le fichier transmis est conforme aux exigences techniques minimales avant de lancer le processus. Si le fichier n est pas conforme aux exigences de CARTR Plus, le système envoie un message d erreur de transmission du fichier indiquant que le fichier contient un ou plusieurs types d erreur. Corrigez le fichier si possible, ou adressez-vous à votre fournisseur de DME. Essayez ensuite de retransmettre le fichier corrigé. 7

Confirmation de la transmission du fichier Lorsque votre fichier aura été transmis avec succès dans le système CARTR Plus, un message de succès s affichera, comme on le voit ici. La liste directe de transmission par lots se met à jour pour indiquer l état des fichiers transmis. Les fichiers transmis avec succès seront désignés «En cours». Attention : À cette étape du processus, le fichier n est pas encore soumis pour traitement. 8

Soumission d un fichier par lots Pour terminer le processus d intégration des données du fichier par lots à la base de données de CARTR Plus, cliquez sur la case Soumettre sur la ligne du fichier transmis par lots. Une fois que la soumission du fichier s effectue avec succès, le fichier sera désigné comme étant «Soumis». Attention : Une fois que vous aurez cliqué sur la case Soumettre, vous ne pourrez plus inverser le processus. 9

Sélection et triage La liste directe de transmission par lots offre des fonctions qui aident à gérer les fichiers transmis à partir de la liste directe de transmission par lots : Sélection et triage Par nom de fichier; Par date de soumission; Par code de contrôle de l organisme; Par source de données; Par l état des fichiers. Modifier les paramètres du fichier Cliquez sur pour modifier les paramètres du fichier, comme l adresse courriel ou la description; Vous pouvez modifier seulement les paramètres d un fichier «En cours». Afficher le rapport détaillé de la transmission Si un fichier que vous avez transmis subit des erreurs pendant le processus de normalisation ou de nettoyage, vous le saurez par la désignation de l état du fichier; Pour plus de détails sur les résultats du traitement et sur les erreurs d un fichier, cliquez sur pour afficher le rapport détaillé de la transmission par lots. Éliminer un fichier d une liste directe de transmission par lots Vous pouvez éliminer les fichiers de la liste directe de transmission par lots en cliquant sur l icône Soulignons qu en éliminant un fichier d une liste directe, vous ne l éliminez que visuellement de l écran; vous n effacez pas le fichier ni les dossiers qui se trouvent dans le système ou dans le base de données de CARTR Plus. 10

Traitement des fichiers transmis dans CARTR Plus Vérifie si le format du fichier et du dossier est correct (p. ex. entêtes de colonnes valides, bonne numérotation des champs). Vérifie la normalisation des types de données (p. ex. format des dates), de la longueur des champs et des champs démographiques obligatoires sur le patient. Vérifie le nettoyage initial des codes de référence et des champs obligatoires et conditionnels sur la création du cycle. Vérifie la validation de l IU sur les autres règles de conformité et de validation (p. ex. nombre d d ovocytes MII requis si nombre d ovocytes inséminés par injection > 0). 11

Avis par courriel après le traitement Une fois le traitement terminé, le système envoie un avis par courriel pour indiquer le résultat du traitement. Cet avis comprend le nombre de rangs contenant des erreurs de normalisation et de nettoyage. 12

Fichier «En traitement» Une fois le traitement du fichier terminé, l état du fichier à l écran «Transmission par lots» passera à «Traité» ou «Traité avec erreurs». États des fichiers : Traité Tous les dossiers du fichiers ont été traités sans erreur de normalisation, de nettoyage initial et de validation de l IU. Les fichiers désignés dans cet état sont terminés et ne nécessitent pas de corrections. Quand tous les fichiers transmis par lots pour un mois particulier sont désignés «Traité», vous pouvez passer à la qualité et à l approbation des données. Pour plus de détails, voir CARTR Plus Manuel de formation sur les rapports administratifs et sur l approbation des données. Traité avec erreurs Au moins un dossier du fichier contient une erreur de normalisation, de nettoyage initial ou de validation de l IU. Il faut corriger ces erreurs. Nous décrivons le processus de correction dans la section suivante. Erreurs traitées à nouveau 13 Remarque : Cet état ne s affiche jamais après le traitement d un nouveau fichier. Initialement, un fichier qui contient des erreurs de normalisation ou de nettoyage est en état «Traité avec erreurs». Lorsqu on retransmet tous les dossiers de ce fichier après en avoir corrigé les erreurs, l état change a «Erreurs traitées à nouveau». Cet état «Erreurs traitées à nouveau» ne s applique qu aux erreurs de nettoyage. Les erreurs de normalisation doivent subir un nouveau traitement et être éliminées de la Liste directe de normalisation.

Traité avec erreurs Détail des erreurs Si l état d un fichier est Traité avec erreurs, vous devrez chercher où elles se trouvent et corriger les dossiers erronés. Le Rapport détaillé sur la transmission vous indiquera toutes les erreurs que contient le fichier transmis ainsi que les détails des cycles créés. Pour afficher ce rapport, cliquez sur la loupe bleue. Le Rapport détaillé sur la transmission contient les onglets suivants : Résumé du traitement Nombre de dossiers traités; Nombre de dossiers erronés; Nombre de cycles créés. Détail des erreurs Détails des erreurs de normalisation, de nettoyage initial et de validation de l IU. C est l onglet à examiner pour savoir pourquoi certains dossiers ont été rejetés. Registre des dossiers Rapport sommaire de tous les dossiers traités. Fourni à titre d information seulement. 14

Examen des erreurs et correction du DME source L onglet Détail des erreurs fournit une liste de toutes les erreurs liées à la transmission par lots. Vous devez corriger ces erreurs dans le DME source (BabySentry, IDEAS, ou autre). Une fois le dossier corrigé, vous devez en extraire à nouveau les données et les retransmettre dans CARTR Plus. Attention: Vous n avez pas à corriger les avertissements si la valeur en question est exacte. Elles servent à signaler un problème potentiel lié à la qualité des données. Vous pouvez imprimer le Rapport détaillé sur la transmission en cliquant «Imprimer» avec le bouton droit de la souris. Vous pouvez aussi sauvegarder ce rapport en Excel ou en d autres formats en cliquant sur le bouton «Exporter». 15

Correction des erreurs directement dans CARTR Plus Vous pouvez corriger des erreurs de nettoyage initial et de validation de l IU directement dans CARTR Plus. Nous vous recommandons de ne le faire que s il reste juste quelques erreurs pour un mois en particulier. Vous devez effectuer ces corrections dans CARTR Plus et dans le DME source. Sinon, vos corrections manuelles s effaceront lorsqu on transmettra les résultats de la grossesse et de l accouchement. Vous aurez toujours intérêt à corriger les erreurs dans le DME source puis à retransmettre le dossier. Pour corriger des erreurs directement dans CARTR Plus, cliquez sur le lien Traité avec erreurs pour examiner l écran «Sommaire des erreurs» tel que démontré ci-dessous. 1. Si le message signale une erreur de structure pour le fichier transmis, cliquez sur le lien pour accéder à la «Page des erreurs de normalisation». 2. Si le message signale une erreur de validation pour le fichier transmis, cliquez sur le lien pour accéder à la «Page de nettoyage des données». 16

Liste directe des erreurs de normalisation Accédez à la liste directe des erreurs de normalisation à partir de votre menu des liens rapides pour gérer les erreurs de normalisation. 1. Cliquez sur l icône Rapport des erreurs pour examiner le rapport des erreurs. 2. Cliquez sur le lien du nom du fichier pour télécharger le fichier des erreurs. Vous pouvez aussi cliquer sur l icône Fichier des erreurs pour télécharger un fichier qui contient seulement les dossiers erronés des lots. 3. Corrigez les erreurs et retransmettez le fichier corrigé. 4. Après avoir examiné et corrigé les erreurs de normalisation, vous pouvez éliminer le Rapport des erreurs de la liste directe en cliquant sur l icône Éliminer pour éliminer l entrée de table. 17

Liste directe des erreurs de nettoyage La liste directe des erreurs de nettoyage gère les erreurs liées aux règles d activités détectées pendant le processus de transmission par lots. À partir de cet écran, vous pouvez corriger les dossiers et les soumettre à nouveau pour traitement. Suivez les étapes suivantes pour corriger ces erreurs directement dans CARTR Plus: 1. Pour accéder à la page de nettoyage des lots du fichier, cliquez sur le numéro des dossiers invalides qui se trouve à côté du nom du fichier erroné. 2. Pour corriger les lots du fichier erronés, cliquez sur le lien N o d erreurs du dossier, et la page du Sommaire de résolution des données s affichera. 18

Sommaire de la résolution des données Erreur de nettoyage initial La page du Sommaire de résolution des données permet de corriger les erreurs de nettoyage initial des lots du fichier qui n ont pas été adéquatement nettoyées pendant leur transmission au système CARTR Plus. Ces erreurs s affichent à la rubrique Erreurs trouvées dans ce dossier. 1. Cliquez sur l icône «Aller à l erreur» pour sauter directement à l erreur, ou faites défiler les fichiers du Sommaire de la résolution des données pour accéder à un dossier erroné. 2. Choisissez le champs Mise à jour des valeurs pour effectuer la correction. 3. Pour soumettre les bonnes valeurs au traitement, cliquez sur Sauvegarder et retransmettre. 4. Pour passer au prochain dossier qui contient des erreurs de nettoyage, cliquez sur le bouton Suivant. 5. Pour passer au dossier précédent qui contient des erreurs de nettoyage, cliquez sur le bouton Précédent. 6. Vous pouvez inscrire des commentaires sur le dossier dans le champ Notes pour les prochains utilisateurs qui accéderont à la Liste directe de nettoyage. 19

Retransmission pour traitement 1. Une fois que vous avez corrigé toutes les erreurs indiquées dans le Rapport, cliquez sur Sauvegarder et retransmettre pour renvoyer le dossier au processus de nettoyage. 2. La boîte de dialogue Confirmer la soumission pour traitement s affichera comme on le voit ici. Cliquez sur OK pour confirmer la soumission des dossiers corrigés. 3. Si vous devez quitter votre ordinateur pendant que vous corrigez une erreur de nettoyage, cliquez sur Sauvegarder pour conserver les corrections que vous avez déjà apportées. Tous les changements que vous avez apportés aux dossiers erronés de la page du Sommaire de la résolution des données sont conservés dans le système et soumis à nouveau au service de nettoyage du CARTR Plus. Le dossier soumis à nouveau est éliminé de la liste des erreurs du dossier et de la liste directe des lots du fichier erronés. Le système vous amène au prochain dossier erroné du fichier transmis. Quand il n y a plus d erreurs, le système vous ramène dans la liste directe des erreurs de nettoyage. Les fichiers transmis par lots avec succès sont éliminés de cette liste. 20

Sommaire de la résolution des données Erreurs de validation de l IU À partir de la liste directe des erreurs de nettoyage, vous pouvez accéder à la page du Sommaire de la résolution des données pour corriger les erreurs de validation de l IU que les dossiers non validés contiennent. Pour corriger les erreurs de cette façon, vous devez corriger les valeurs de la rencontre qui n ont pas passé la validation des règles d activités à partir de l écran de saisie des données sur les détails du cycle. Cliquez sur le bouton «Modifier» pour corriger les erreurs détectées dans ce dossier. 21

Erreurs de validation de l IU 1. Vous pouvez corriger les erreurs détectées pendant la validation de l IU à partir de l écran de modification de la rencontre. 2. Un icône rouge indique que cet onglet contient des erreurs. 3. Les messages d erreur s affichent en haut de l écran de chaque onglet. 4. Cliquez sur «Transmettre» quand vous avez corrigé toutes les erreurs. 5. Cliquez sur «Retourner au nettoyage» pour retourner à la liste directe du nettoyage. 22

Types d erreurs de transmission d un fichier dans CARTR Plus Voici un guide de référence sur les types d erreur possibles pendant la transmission par lots d un fichier pour traitement et sur la façon de les corriger. Type d erreur Comment savoir qu il y a erreur Résolution Erreur de paramètre (p. ex. adresse courriel invalide) Fichier erroné (p. ex. validations du nom du fichier) Erreur de normalisation (p. ex. dépassement de la longueur d un champ) Erreur de nettoyage initial (p. ex. codes invalides) Erreur de validation de l IU (p.ex. 23 validations des règles d activités) Message d erreur à l écran. Message d erreur à l écran. Avis par courriel; État «Traité avec erreurs»; Écran du Sommaire des erreurs; Rapport sur les détails de la transmission par lots. Avis par courriel; État «Traité avec erreurs»; Écran du Sommaire des erreurs; Rapport sur les détails de la transmission par lots. Avis par courriel; État «Traité avec erreurs»; Écran du Sommaire des erreurs; Corriger l erreur à l écran. Corriger le fichier; Retransmettre le fichier. Corriger le système ou le fichier source; Retransmettre le fichier. Corriger le système ou le fichier source; Retransmettre le fichier, OU Le corriger à l écran du Sommaire des erreurs ** Veillez à inscrire aussi les bons codes dans le DME. Corriger le système ou le fichier source; Retransmettre le fichier, OU

Qualité et approbation des données Une fois que vous avez transmis toutes les données du cycle de traitement pour un mois donné et qu il n y reste plus d erreurs (quand tous les fichiers sont en état de «Traitement»), vous pouvez passer à «Qualité et approbation des données» pour confirmer que tous les cycles sont adéquatement inscrits. Pour plus de détails, voir CARTR Plus Manuel de formation sur les rapports administratifs et sur l approbation des données. Attention : Vous devrez retransmettre ce même mois du cycle quand vous recevrez les données des résultats de la grossesse et de l accouchement pour tous les cycles ayant un type de grossesse intra-utérine clinique, hétérotopique ou inconnue. Pour plus de détails sur les échéances d approbation des données du cycle de traitement et des résultats sur la grossesse et sur l accouchement, consultez CARTR Plus Manuel de formation sur les rapports administratifs et sur l approbation des données. 24

Coordonnées du CARTR Plus Problèmes liés au réseau, à la connectivité ou à l ouverture d une session : Formation : mkotuba@bornontario.ca Production : helpdesk@bornontario.ca Saisie des données dans le CARTR Plus, définition d éléments de données ou problèmes de scénario clinique : Moya Johnson, mojohnson@bornontario.ca Téléchargement de lots dans le CARTR Plus : 25 Marlene Elliott, melliott@bornontario.ca

Questions? www.bornontario.ca info@bornontario.ca 26