Contrats électroniques par email Manuel intérimaires Cher Intérimaire, Vous allez dorénavant signer vos contrats de manière électronique. Pour ce faire, il y a 3 grandes étapes : 1. Activation de votre «Adminbox» L Adminbox est une plateforme sur laquelle vous pouvez vous connecter afin de gérer vos contrats de travail intérimaires : consulter vos contrats (anciens et nouveaux), signer vos contrats, Si vous avez déjà activé une Adminbox pour un autre employeur, celle-ci est déjà active ; tous vos contrats intérimaires se retrouveront sur la même plateforme quel que soit l employeur. 2. Création d un mandat pas obligatoire mais fortement recommandé Le mandat vous permet de signer vos contrats avec un mot de passe. Sans mandat, vous devez chaque fois utiliser un lecteur de carte d identité, et il ne vous est pas possible de signer avec un smartphone. La signature par mandat a une valeur légale équivalente à la signature par carte d identité électronique. Le mandat peut être créé à tout moment et a une durée de validité d un an, renouvelable. 3. Signature de vos contrats Chaque fois qu un nouveau contrat aura été créé, vous recevrez un mail de la part de no-reply@interimsign.com pour vous prévenir qu un nouveau contrat est ajouté sur l Adminbox et vous demander de le signer. Les pages suivantes du présent manuel vous donnent quelques explications techniques. Votre Consultante en agence se tient bien évidemment à votre disposition si, malgré ce manuel, vous ne parvenez pas à créer votre mandat ou à signer vos contrats. TRACE S.A. Siège Social : Avenue Général Michel 1 E/15 6000 CHARLEROI O.N.S.S. 097/1284911-46 T.V.A. BE 0479.885.526 RPM Charleroi Agréments W.INT.187/W.RE.187/W.RS.187/W.SO.187 B-C07.001 Erkenningsnummer VG.1673 / BUOP WWW.TRACEGROUP.BE
1. Activation de votre «Adminbox». Pour activer votre compte, ouvrez le premier mail que vous avez reçu (de l expéditeur documents@tracegroup.be) et cliquez sur «Activer AdminBox» Cet écran apparaît. Choisissez votre mot de passe et confirmez-le. Pour terminer, appuyez sur le bouton orange «Inscription», en bas de page. L Adminbox présente plusieurs onglets : - Documents : ce sont tous les contrats et autres documents archivés - Tâches : dans cet onglet se retrouvent tous les contrats qui attendent encore votre signature - Emetteurs : ne touchez pas à cet onglet surtout ne vous désabonnez pas! Page 2
2. Création d un mandat. Pour accéder à la création du mandat, il faut se rendre dans un contrat, comme pour le signer. A. Rendez-vous sur votre Adminbox : www.adminbox.eu ou cliquez sur «Adminbox» dans un des mails reçus de no-reply@interimsign.com. B. Connectez-vous via votre adresse mail (fournie à Trace précédemment) et avec le mot de passe que vous avez créé. C. Allez sur «Tâches» (c est là que se trouvent tous les contrats à signer) D. Cliquez sur l icône «Signer» en face d un contrat que vous voulez signer. E. Votre contrat est ouvert. Allez tout en bas du contrat pour voir apparaître les boutons pour la signature. F. Cliquez sur le bouton orange «Signer avec mot de passe». La toute première fois vous allez d abord devoir créer le mandat. C est ce que nous expliquons plus bas. G. Cliquez sur «Créer un mandat» H. Si vous avez le message dans la bande orange, cliquez sur «Installer». I. Ensuite cliquez sur «Suivant» Page 3
J. Vous venez en principe de recevoir un code sur votre boîte mail - Introduisez ce code et cliquez sur «OK». Si vous ne l avez pas reçu, cliquez sur «obtenir un nouveau code». K. Encodez vos paramètres personnels. Vous avez le choix entre recevoir des notifications par email ou par sms. Choisissez un mot de passe pour signer vos contrats. Conseil : choisissez si possible le même que pour l Adminbox pour ne pas confondre. Cliquez ensuite sur «Suivant». L. Après avoir complété vos données, vous arrivez à la page suivante, faites simplement «Signer» M. Après cette validation, le mandat est créé et signé. Il a une validité d un an renouvelable et pourra être utilisé dans l ensemble du secteur de l intérim pour les entreprises de travail intérimaire qui collaborent avec Unifiedpost. Page 4
3. Signature de vos contrats Suivez les étapes A-B-C-D de la création du mandat OU ouvrez le mail que vous avez reçu de no-reply@interimsign.com vous annonçant que vous avez un nouveau contrat et cliquez sur «Consulter et signer le contrat» Attention, si vous avez un compte gmail, il se peut que vos contrats arrivent dans l onglet notifications. Lorsque votre contrat est ouvert, vous avez 2 choix : Solution recommandée par Trace car beaucoup plus simple. Elle permet notamment de signer vos contrats avec votre smartphone => pas besoin d ordinateur. Pour ce faire, il faut avoir créé un mandat. Si vous n en avez pas encore créé, le système vous le proposera automatiquement. C est très simple. Suivez les instructions (ou voir point 2). Introduisez le mot de passe que vous avez créé pour le mandat et cliquez sur «Signez avec votre mot de passe» Solution beaucoup moins simple. Elle présente parfois quelques difficultés avec Chrome ou si votre version de «Java» n est pas à jour. Pour ce faire, il vous faut un lecteur de carte d identité (sans oublier d installer le driver), ainsi que le code PIN de votre carte d identité (si vous ne l avez plus, demandez à votre administration communale - c est payant). Suivez ensuite les instructions à l écran. Acceptez toutes les mises à jour proposées. Une fois le contrat signé, vous recevez un mail ou un sms «nouveau contrat archivé de Trace». Le contrat sera alors classé dans l onglet «Documents» de l Adminbox. Avant de quitter, n oubliez pas de vous déconnecter. Page 5