Document FAQ Infrastructure - Gestion des logiciels EXP Page: 1 / 19
Table des matières Détails de la fonctionnalité... 3 I.Généralités... 3 II.Gestion des logiciels... 3 III.Édition d'un logiciel... 4 IV.Visualisation d'un logiciel...6 V.Import des logiciels... 6 VI.Inventaire automatique... 8 VII.Catégories... 8 VIII.Gestion des licences... 9 IX.Édition d'une licence... 10 X.Visualisation d'une licence... 11 XI.Import des licences... 12 XII.Notifications... 13 FAQ... 15 I.Généralités... 15 A.Puis je utiliser l'export au format Excel des logiciels et des licences pour les archiver?...15 B.Quels sont les droits nécessaires au niveau des profils opérateurs pour pouvoir accéder aux logiciels et aux licences?... 15 II.Logiciels... 15 A.Quel est l'intérêt d'utiliser les catégories?...15 B.Puis je associer un logiciel à un équipement n'ayant pas la même structure?...15 C.Pourquoi je ne peux pas modifier la structure d'un logiciel?...16 D.Puis je associer un contrat de maintenance à un logiciel dont les fournisseurs sont différents?...16 E.Je n'ai pas accès à l'onglet des équipements dans la fiche de mon logiciel, pourquoi?...16 F.Sur quels systèmes d'exploitation puis-je inventorier automatiquement mes logiciels?...16 G.Le logiciel remonté n'a pas le bon nom, pourquoi?...16 H.Je souhaite fusionner un logiciel, mais le bouton n'est pas disponible, pourquoi?...17 III.Licences... 17 A.Puis je associer plusieurs licences à un même logiciel?...17 B.À quoi correspond le «nombre» d'une licence?...17 C.Pourquoi je ne peux pas modifier la structure d'une licence?...17 D.Je n'ai pas accès à l'onglet des équipements dans la fiche de ma licence, pourquoi?...17 IV.Notifications... 18 A.À quoi servent les notifications?...18 B.À qui devraient être envoyées les notifications?...18 C.Je veux connaitre les logiciels et/ou les licences qui ont causé l'envoi de la notification, comment faire?...18 D.Comment choisir la périodicité de la notification?...18 E.Je n'ai pas reçu d'email de ma notification à l'heure prévue, est-ce normal?...18 F.Je souhaite connaitre les logiciels et licences qui seront remontés par la notification, comment faire?...19 Page: 2 / 19
Détails de la fonctionnalité I. Généralités Le portail Koaly EXP intègre une gestion complète des logiciels et des licences dans le module infrastructure. Cette fonctionnalité a pour objectif de répondre aux besoins d'une entreprise d'inventorier les logiciels installés sur ses équipements et de surveiller l'évolution des licences et contrats de support de ses logiciels. L'accès à cette fonctionnalité et à ses éléments est géré dans les profils des opérateurs. Il est possible de supprimer l'accès, n'autoriser que la lecture, autoriser la modification, autoriser l'import et les notifications. Les licences suivent les mêmes règles que les logiciels. II. Gestion des logiciels Cet écran permet d'effectuer des recherches sur les logiciels enregistrés sur le portail Koaly EXP. On peut choisir d'exporter le résultat sous la forme d'un fichier Excel. Les critères de recherche sont au nombre de trois : Structure : Choisir ici une structure. Seuls les logiciels affiliés à cette structure seront affichés. Fournisseur : Choisir ici un fournisseur. Seuls les logiciels fournis par ce fournisseur seront affichés. Catégorie : Choisir ici les critères de catégorie des logiciels. Il est possible de sélectionner les logiciels sans catégorie, avec une catégorie (sélectionner une catégorie dans la liste) ou encore les correctifs. Nom : Enter ici un critère sur le nom du logiciel recherché. Équipement : Choisir ici un équipement. Seuls les logiciels installés sur cet équipement seront affichés. Il est nécessaire d'avoir sélectionné une structure au préalable. Le tableau de résultats (accessible après avoir cliqué sur «sélectionner») contient la liste des logiciels répondant aux critères choisis. Il comporte les colonnes suivantes : 1. Actions : Cette colonne contient, selon les droits de l'opérateur, les icônes permettant de visualiser, modifier, copier et supprimer un logiciel. 2. Structure : Le nom de la structure d'affiliation du logiciel. 3. Nom : Le nom du logiciel. 4. Version : La version du logiciel. 5. Catégorie : La catégorie, le cas échéant, du logiciel. 6. Fournisseur : Le fournisseur du logiciel. 7. Licences : Le nombre de fiches de licence associées au logiciel. 8. Équipements : Le nombre d'équipements ayant ce logiciel d'installés. Page: 3 / 19
Les 2 icônes de la première ligne de la première colonne permettent d'effectuer des opérations sur la liste de résultats. La première permet de sélectionner/désélectionner tous les résultats actuellement affichés (ne sélectionne pas les éléments des autres pages). La seconde permet d'afficher des champs de filtres sur les colonnes. Les colonnes filtrables sont : structure, nom et version. À la suite de la liste de résultats se trouve la navigation par page, le cas échéant. Cela permet de consulter la totalité des résultats. Il est possible d'aller à une page précise, d'aller à la toute première page, la toute dernière, la page précédente et la suivante. Le bouton «Supprimer» permet de supprimer plusieurs logiciels précédemment sélectionnés. Une demande de confirmation apparait avant l'exécution de la suppression. Le bouton «export Excel» permet d'exporter le résultat sous la forme d'un fichier au format Excel. Le fichier ainsi généré contient l'ensemble des critères de la recherche suivi de la liste des résultats. Les colonnes suivantes sont présentes : structure, nom, version, catégorie, fournisseur, contrat de support, licences, équipements, remarques, date de dernière mise à jour, dernière mise à jour par. III. Édition d'un logiciel Dans cet écran, il est possible de créer et de modifier un logiciel. Voici la liste des champs disponibles dans le premier onglet «Détails» : Structure (obligatoire) : Choisir ici la structure d'affiliation du logiciel. Il n'est pas possible de modifier la structure d'un logiciel associé à une ou plusieurs licences ou bien à un ou plusieurs équipements. Nom (obligatoire) : Renseigner ici le nom du logiciel. La limite de caractères est fixée à 250. Version (obligatoire) : Renseigner ici la version du logiciel. La limite de caractères est fixée à 50. Catégorie : Choisir ici, le cas échéant, la catégorie du logiciel. Fournisseur : Choisir ici, le cas échéant, le fournisseur du logiciel. Contrat de support : Choisir ici, le cas échéant, un contrat de support pour le logiciel. Le contrat doit être proposé par le fournisseur du logiciel. Correctif : Cocher la case si le logiciel est un correctif. Remarques : Renseigner ici, le cas échéant, des remarques sur le logiciel. La limite de caractère est fixée à 255 caractères. Dernière mise à jour par : Ce champ n'est pas éditable. Il indique le nom du dernier opérateur à avoir modifié le logiciel. Dernière mise à jour le : Ce champ n'est pas éditable. Il indique la date de la dernière modification du logiciel. Page: 4 / 19
Le second onglet permet de gérer les équipements disposant du logiciel. Il est nécessaire que l'opérateur ait accès en lecture aux équipements pour pouvoir accéder à l'onglet. Une liste présente les équipements disposant du logiciel. Elle contient les colonnes suivantes : Structure, Environnement, Nom, Type. En dessous de la liste se trouvent les boutons «Supprimer» et «Ajouter». Pour supprimer un ou plusieurs équipements de ce logiciel, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton «Supprimer». Cela ne détruit pas l'équipement, mais uniquement le lien entre le logiciel et l'équipement. Le bouton «Ajouter» ouvre une fenêtre permettant de sélectionner un équipement. Il faut au préalable sélectionner un environnement de la structure du logiciel. Sélectionner les équipements et cliquer sur «Ajouter». Pour fermer la fenêtre sans modifier les informations, cliquer sur «Annuler». Le troisième onglet permet de gérer les licences du logiciel. Une liste présente les licences associées au logiciel. Elle contient les colonnes suivantes : Structure, Nom, Numéro de licence, Date d'expiration. En dessous de la liste se trouvent les boutons «Supprimer» et «Ajouter». Pour supprimer une ou plusieurs licences de ce logiciel, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton «Supprimer». Cela ne détruit pas la licence, mais uniquement le lien entre le logiciel et la licence. Le bouton «Ajouter» ouvre une fenêtre permettant de sélectionner une licence. Sélectionner les licences désirées et cliquer sur «Ajouter». Pour fermer la fenêtre sans modifier les informations, cliquer sur «Annuler». Le bouton «Restaurer nom et version» apparait dans le cas où l'utilisateur a modifié le nom et la version d'un logiciel remonté automatiquement. Cela permet de restaurer le nom et la version créés à l'origine par l'inventaire automatique. Le bouton «Fusionner» apparait dans le cas où un logiciel a été créé manuellement (contrairement aux remontées automatiques). Il permet de fusionner deux logiciels entre eux en respectant le schéma suivant : Toutes les informations du logiciel actuellement édité sont transférées au logiciel cible. Les listes des équipements et des licences sont fusionnées. L'intérêt de cette option est de supprimer un doublon sans perdre les liens entre le logiciel et ses équipements et licences. Par exemple, un opérateur créé le logiciel «Koaly» manuellement et l'associe à un serveur. Il lance l'inventaire automatique sur un autre serveur qui recréé le logiciel «Koaly» avec un nom légèrement différent. La fusion permettra à l'opérateur de n'avoir qu'un seul logiciel «Koaly» associé aux deux serveurs. IV. Visualisation d'un logiciel Cet écran permet de visualiser une fiche d'un logiciel et toutes ses informations. On y retrouve toutes les informations sur 4 onglets. L'onglet «Détails» affiche les informations suivantes : Structure, Nom, Version, Catégorie, Fournisseur, Contrat de maintenance, Correctif, Remarques, Dernière mise à jour par et Dernière Page: 5 / 19
mise à jour le. Le deuxième onglet reprend les informations du contrat de support associé au logiciel, le cas échéant. Il est nécessaire que l'opérateur dispose des droits de lecture sur les fournisseurs pour accéder à cet onglet. Le troisième onglet contient les informations sur les équipements disposant du logiciel. Une icône en forme de loupe permet d'accéder à la fiche de l'équipement directement depuis la fiche du logiciel. Il est nécessaire que l'opérateur dispose des droits de lecture sur les fournisseurs pour accéder à cet onglet. Le quatrième onglet contient les informations sur les licences associées au logiciel. Une icône en forme de loupe permet d'accéder à la fiche de la licence directement depuis la fiche du logiciel. Il est possible d'exporter sous la forme d'un fichier Excel les informations d'un logiciel. Le fichier généré contient toutes les informations de l'onglet «Détails» auxquelles s'ajoutent les listes des équipements et des licences associées. V. Import des logiciels Cet écran permet d'importer massivement des logiciels dans Koaly. L'application gère uniquement l'import de fichiers csv (Comma-Separated-Values). Trois champs permettent d'améliorer la qualité de l'import : Jeux de caractères (obligatoire) : Sélectionner ici le jeu de caractères, ou encodage, du fichier à importer. L'option «Auto» convient dans la majorité des cas. Séparateur (obligatoire) : Sélectionner ici le séparateur utilisé dans le fichier csv, au choix, la virgule, le point virgule et la tabulation. Structure (obligatoire) : Sélectionner ici la structure d'affiliation des logiciels à importer. Une fois les trois options précédentes sélectionnées, le bouton «Upload» permet de sélectionner le fichier à importer. Cela lance automatiquement l'import. Il est impératif d'avoir renseigné les trois champs précédents avant de cliquer sur le bouton «Upload». À la suite de l'import du fichier (l'opération peut prendre du temps en fonction de la taille du fichier), une liste temporaire reprenant la totalité des entrées détectées est affichée à l'écran. Un message apparait également indiquant l'encodage utilisé pour lire le fichier ainsi que la présence éventuelle d'erreurs dans la phase d'interprétation des données. La liste des logiciels reprend les principales informations sur les logiciels. Certaines informations sont obligatoires (structure, nom, version) et leur absence empêche l'import du logiciel concerné. La liste contient les colonnes suivantes : 1. Actions : Les icônes de modification et de suppression sont disponibles pour améliorer l'interprétation de l'import. 2. Structure : Le nom de la structure d'affiliation du logiciel. Ce champ est obligatoire. 3. Nom : Le nom du logiciel. Ce champ est obligatoire. Page: 6 / 19
4. Version : La version du logiciel. Ce champ est obligatoire. 5. Catégorie : La catégorie du logiciel. 6. Fournisseur : Le fournisseur du logiciel. 7. Remarques : Les remarques sur le logiciel. 8. Statut : Le statut du logiciel. OK indique que le logiciel ne contient pas d'erreur et peut être importé. L'opérateur peut supprimer un logiciel de la liste d'import. Un message de confirmation apparait. Le logiciel est supprimé de la liste après confirmation. Attention, cette opération est irréversible. Il n'est pas possible d'ajouter à la main un nouveau logiciel à la liste d'import. L'opérateur peut modifier les données d'un logiciel en cliquant sur l'icône associée. Il dispose alors, à la suite du tableau récapitulatif, du détail du logiciel. Voici les informations dont il dispose : Structure (obligatoire) : La structure correspond à la structure présélectionnée au début de l'opération. Elle n'est pas modifiable. Nom (obligatoire) : Le nom du logiciel. La limite de caractères est fixée à 50. Version (obligatoire) : La version du logiciel. La limite de caractères est fixée à 50. Catégorie : La catégorie du logiciel. Fournisseur : Le fournisseur du logiciel. Contrat de support : Le contrat de support du logiciel. Remarques : Les remarques sur le logiciel. La limite de caractères est fixée à 255. Lors de cette phase, un message récapitulatif des erreurs liées au logiciel en cours de modification apparait en haut de l'écran. Les modifications sont sauvegardées lorsque l'opérateur change de logiciel (en cliquant dans la liste). Lorsque la liste ne contient plus d'erreur, le bouton «Importer» situé en bas de la page est disponible. C'est à ce moment-là que les logiciels sont sauvegardés dans la base de données. Un message de confirmation apparait avec le nombre de logiciels importés. VI. Inventaire automatique Depuis l'écran de gestion des équipements, il est possible de lancer un inventaire automatique des logiciels présents sur l'équipement. Pour cela il suffit de cliquer sur l'icône «Inventaire des logiciels automatique» dans la liste des actions. Si le serveur est basé sur Linux, BSD ou Windows cela va lancer l'inventaire des logiciels. L'inventaire automatique fonctionne de la manière suivante. Le moteur d'inventaire parcourt la liste des logiciels installés sur l'équipement. Si le logiciel est strictement identique à un logiciel existant (même nom, Page: 7 / 19
même version), le lien vers l'équipement est réalisé. Sinon, le logiciel est créé dans la base de données et est associé à l'équipement. Le moteur d'inventaire n'utilise pas les champs «nom» et «version» éditables dans l'édition d'un logiciel pour identifier un logiciel. Il est donc tout à fait possible de renommer un logiciel répertorié automatiquement sans incidence sur cette dernière. Dans ce cas, le bouton «Restaurer nom et version» apparait pour permettre à l'opérateur de récupérer le nom et la version du logiciel tels qu'ils sont remontés de manière automatique. Lorsqu'un logiciel est désinstallé d'un équipement, lors du prochain inventaire il n'apparaitra plus dans la liste des logiciels associés, mais le logiciel existera toujours dans la base de données. Il est possible d'éditer un logiciel créé automatiquement pour par exemple lui associer un fournisseur ou une licence. Il est également possible de modifier le nom et la version d'un logiciel créé par remontée automatique pour lui associer un nom plus lisible. Le moteur l'identifiera toujours avec les mêmes logiciels lors de l'inventaire. VII. Catégories Cet écran permet de gérer les catégories des logiciels. Il est possible d'effectuer une recherche sur les catégories existantes en précisant une structure. Le tableau de résultats affiche les colonnes suivantes : 1. Actions : Cette colonne contient les icônes, selon les droits de l'opérateur, permettant de visualiser, modifier, copier et supprimer une catégorie. 2. Structure : Le nom de la structure de la catégorie. 3. Description : La description de la catégorie. 4. Statut : Le statut (actif ou inactif) de la catégorie. Les 2 icônes de la première ligne de la première colonne permettent d'effectuer des opérations sur la liste de résultats. La première permet de sélectionner/désélectionner tous les résultats actuellement affichés (ne sélectionne pas les éléments des autres pages). La seconde permet d'afficher des champs de filtres sur les colonnes. Les colonnes filtrables sont structure et description. À la suite de la liste de résultats se trouve la navigation par page, le cas échéant. Cela permet de consulter la totalité des résultats. Il est possible d'aller à une page précise, d'aller à la toute première page, la toute dernière, la page précédente et la suivante. Le bouton «Supprimer» permet de supprimer plusieurs catégories précédemment sélectionnées. Une demande de confirmation apparait avant l'exécution de la suppression. Le bouton «export Excel» permet d'exporter le résultat sous la forme d'un fichier au format Excel. Le fichier Page: 8 / 19
ainsi généré contient l'ensemble des critères de la recherche suivi de la liste des résultats. Les colonnes suivantes sont présentes : structure, description et statut. L'écran d'édition d'une catégorie est séparé en deux onglets. Le premier contient les informations sur la catégorie (Structure, Description, Status) ainsi que deux champs non éditables : «Dernière mise à jour par» et «Dernière mise à jour le». Le second onglet contient la liste des logiciels de la catégorie. Il est possible d'ajouter et supprimer des logiciels dans la catégorie. L'écran de visualisation d'une catégorie contient toutes les informations sur la catégorie ainsi que la liste des logiciels de la catégorie. Une icône en forme de loupe dans la liste des logiciels permet d'aller directement consulter la fiche du logiciel. Il est possible d'exporter ces informations dans un fichier Excel. Ce dernier contiendra les mêmes informations que l'écran de visualisation d'une catégorie. VIII. Gestion des licences Cet écran permet d'effectuer des recherches sur les licences enregistrées sur le portail Koaly EXP. On peut choisir d'exporter le résultat sous la forme d'un fichier Excel. Les critères de recherche sont au nombre de quatre : Structure : Choisir ici une structure. Seules les licences affiliées à cette structure seront affichées. Nom : Indiquer ici tout ou partie du nom de la licence. Numéro de licence : Indiquer ici tout ou partie d'un numéro de licence. Date d'expiration : Choisir ici un critère de date d'expiration au choix parmi «Tous», «Expiré», «Dans les.. prochains mois» (préciser le nombre de mois), «dont la date d'expiration est entre et...» (préciser la fourchette de date) Attributions : Choisir ici un état d'attribution des licences entre «Toutes attribuées», «Disponibles» et «Dépassées». Le tableau de résultats (accessible après avoir cliqué sur «sélectionner») contient la liste des licences répondant aux critères choisis. Il comporte les colonnes suivantes : 1. Actions : Cette colonne contient, selon les droits de l'opérateur, les icônes permettant de visualiser, modifier, copier et supprimer une licence. 2. Structure : Le nom de la structure d'affiliation de la licence. 3. Nom : Le nom de la licence. 4. Numéro de licence : Le numéro de la licence. 5. Date d'expiration : La date d'expiration de la licence. 6. Nombre : Le nombre de postes autorisés dans la licence. 7. Équipements : La somme des attributions sur les équipements utilisant la licence. Page: 9 / 19
Les 2 icônes de la première ligne de la première colonne permettent d'effectuer des opérations sur la liste de résultats. La première permet de sélectionner/désélectionner tous les résultats actuellement affichés (ne sélectionne pas les éléments des autres pages). La seconde permet d'afficher des champs de filtres sur les colonnes. Les colonnes filtrables sont : structure, nom et numéro de licence. À la suite de la liste de résultats se trouve la navigation par page, le cas échéant. Cela permet de consulter la totalité des résultats. Il est possible d'aller à une page précise, d'aller à la toute première page, la toute dernière, la page précédente et la suivante. Le bouton «Supprimer» permet de supprimer plusieurs licences précédemment sélectionnées. Une demande de confirmation apparait avant l'exécution de la suppression. Le bouton «export Excel» permet d'exporter le résultat sous la forme d'un fichier au format Excel. Le fichier ainsi généré contient l'ensemble des critères de la recherche suivi de la liste des résultats. Les colonnes suivantes sont présentes : structure, nom, numéro de licence, nombre, équipements, date d'expiration, remarques, dernière mise à jour par et dernière mise à jour le. IX. Édition d'une licence Dans cet écran, il est possible de créer et modifier une licence. Voici la liste des champs disponibles dans le premier onglet «Détails» : Structure (obligatoire) : Choisir ici la structure d'affiliation de la licence. Il n'est pas possible de modifier la structure d'une licence associée à un ou plusieurs logiciels ou bien à un ou plusieurs équipements. Le cas échéant cocher la case «Licence mutualisée». Nom (obligatoire) : Renseigner ici le nom de la licence. La limite de caractères est fixée à 50. Numéro de licence : Renseigner ici, le cas échéant, le numéro de la licence. La limite de caractères est fixée à 50. Nombre : Renseigner ici le nombre d'installations autorisées par la licence. Cocher «Illimité» le cas échéant. Date d'expiration : Renseigner ici la date d'expiration de la licence. Cocher «N'expire jamais» le cas échéant. Remarques : Renseigner ici les remarques sur la licence. La limite de caractères est fixée à 255. Dernière mise à jour par : Ce champ n'est pas éditable. Il indique le nom du dernier opérateur à avoir modifié la licence. Dernière mise à jour le : Ce champ n'est pas éditable. Il indique la date de la dernière modification de la licence. Page: 10 / 19
Le deuxième onglet permet de gérer les équipements associés à la licence. Il est nécessaire que l'opérateur ait accès en lecture aux équipements pour pouvoir accéder à l'onglet. Une liste présente les équipements disposant du logiciel. Elle contient les colonnes suivantes : Structure, Environnement, Nom, Type, Nombre d'attributions. En dessous de la liste se trouvent les boutons «Supprimer» et «Ajouter». Pour retirer l association d un ou plusieurs équipements, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton «Supprimer». Cela ne détruit pas l'équipement, mais uniquement le lien entre la licence et l'équipement. Le bouton «Ajouter» ouvre une fenêtre permettant de sélectionner un équipement. Il faut au préalable sélectionner une structure et un environnement. Sélectionner les équipements et cliquer sur «Ajouter». Pour fermer la fenêtre sans modifier les informations, cliquer sur «Annuler». Le champ «Nombre d'attributions» permet d'indiquer le nombre d'attributions de la licence sur l'équipement en question. La valeur ne peut être négative ni nulle. Le troisième onglet permet de gérer les logiciels associés à la licence. Une liste présente les logiciels déjà associés à la licence. Elle contient les colonnes suivantes : Structure, Nom, Version, Catégorie, Fournisseur. En dessous de la liste se trouvent les boutons «Supprimer» et «Ajouter». Pour supprimer l association d un ou plusieurs logiciels, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton «Supprimer». Cela ne détruit pas le logiciel, mais uniquement le lien entre le logiciel et la licence. Le bouton «Ajouter» ouvre une fenêtre permettant de sélectionner un logiciel. Il faut au préalable sélectionner une structure. Il est possible de filtrer les logiciels en fonction de leur nature de correctifs ou non ainsi que de leur fournisseur. Pour fermer la fenêtre sans modifier les informations, cliquer sur «Annuler». X. Visualisation d'une licence Cet écran permet de visualiser une fiche d'une licence et toutes ses informations. On y retrouve toutes les informations sur 3 onglets. L'onglet «Détails» affiche les informations suivantes : Structure, Nom, Numéro de licence, Nombre, Date d'expiration, Remarques, Dernière mise à jour par et Dernière mise à jour le. Le troisième onglet contient les informations sur les équipements associés à la licence. Une icône en forme de loupe permet d'accéder à la fiche de l'équipement directement depuis la fiche de la licence. Il est nécessaire que l'opérateur dispose des droits de lecture sur les fournisseurs pour accéder à cet onglet. Le quatrième onglet contient les informations sur les logiciels associés. Une icône en forme de loupe permet d'accéder à la fiche du logiciel directement depuis la fiche de la licence. Il est possible d'exporter sous la forme d'un fichier Excel les informations d'un logiciel. Le fichier généré contient toutes les informations de l'onglet «Détails» auxquelles s'ajoutent les listes des équipements et des logiciels associés. XI. Import des licences Page: 11 / 19
Cet écran permet d'importer massivement des licences dans Koaly. L'application gère uniquement l'import de fichiers csv (Comma-Separated-Values). Trois champs permettent d'améliorer la qualité de l'import : Jeux de caractères (obligatoire) : Sélectionner ici le jeu de caractères, ou encodage, du fichier à importer. L'option «Auto» convient dans la majorité des cas. Séparateur (obligatoire) : Sélectionner ici le séparateur utilisé dans le fichier csv, au choix, la virgule, le point virgule et la tabulation. Structure (obligatoire) : Sélectionner ici la structure d'affiliation des licences à importer. Une fois les trois options précédentes sélectionnées, le bouton «Upload» permet de sélectionner le fichier à importer. Cela lance automatiquement l'import. Il est impératif d'avoir renseigné les trois champs précédents avant de cliquer sur le bouton «Upload». À la suite de l'import du fichier (l'opération peut prendre du temps en fonction de la taille du fichier), une liste temporaire reprenant la totalité des entrées détectées est affichée à l'écran. Un message apparait également indiquant l'encodage utilisé pour lire le fichier ainsi que la présence éventuelle d'erreurs dans la phase d'interprétation des données. La liste des licences reprend les principales informations sur les licences. Certaines informations sont obligatoires (structure, nom) et leur absence empêche l'import de la licence concernée. La liste contient les colonnes suivantes : 1. Actions : Les icônes de modification et de suppression sont disponibles pour améliorer l'interprétation de l'import. 2. Structure : Le nom de la structure d'affiliation de la licence. Ce champ est obligatoire. 3. Nom : Le nom de la licence. Ce champ est obligatoire. 4. Numéro de licence : Le numéro de la licence. 5. Nombre : Le nombre de postes dans la licence. 6. Date d'expiration : La date d'expiration de la licence. 7. Remarques : Les remarques de la licence. 8. Statut : Le statut de la licence. OK indique que la licence ne contient pas d'erreur et peut être importée. L'opérateur peut supprimer une licence de la liste d'import. Un message de confirmation apparait. La licence est supprimée de la liste après confirmation. Attention cette opération n'est pas réversible. Il n'est pas possible d'ajouter à la main une nouvelle licence à la liste d'import. L'opérateur peut modifier les données d'une licence en cliquant sur l'icône associée. Il dispose alors, à la suite du tableau récapitulatif, du détail de la licence. Voici les informations dont il dispose : Structure (obligatoire) : La structure correspond à la structure présélectionnée au début de l'opération. Elle n'est pas modifiable. Nom (obligatoire) : Le nom de la licence. La limite de caractères est fixée à 50. Page: 12 / 19
Numéro de licence : Le numéro de la licence. La limite de caractères est fixée à 50. Nombre : Le nombre d'attributions maximum de la licence. Cocher «Illimité» le cas échéant. Date d'expiration : La date d'expiration de la licence. Cocher «N'expire jamais» le cas échéant. Remarques : Les remarques de la licence. La limite de caractères est fixée à 255. Lors de cette phase, un message récapitulatif des erreurs liées à la licence en cours de modification apparait en haut de l'écran. Les modifications sont sauvegardées lorsque l'opérateur change de licence (en cliquant dans la liste). Lorsque la liste ne contient plus d'erreur, le bouton «Importer» situé en bas de la page est disponible. C'est à ce moment-là que les licences sont sauvegardées dans la base de données. Un message de confirmation apparait avec le nombre de licences importées. XII. Notifications Afin de répondre à la problématique des entreprises vis-à-vis du maintien d'un support et de licences pour ses logiciels, le portail Koaly EXP propose une solution de notifications automatiques permettant de prévenir une ou plusieurs personnes de l'arrivée à terme d'une licence ou d'un support d'un logiciel. L'écran de recherche permet de retrouver les notifications qui ont été programmées. La sélection s'effectue sur la structure. La liste des résultats affiche la structure, la description et le statut des notifications existantes. Depuis cette liste il est également possible de visualiser, modifier, copier, supprimer et lancer une notification en fonction des droits de l'opérateur. L'édition d'une notification s'effectue dans un popup. Les informations à renseigner sont séparées en trois catégories : Le planning. Il faut configurer la planification de la notification en choisissant d'activer ou non la notification automatique, l'heure et les jours d'exécution. Les informations de notification, incluant la structure de travail, une description (pour retrouver la notification dans la liste) une liste de destinataires (séparer les adresses emails par des virgules), la langue du mail généré ainsi que la possibilité d'inclure les exports Excel correspondants. La sélection des données. Il s'agit de choisir quelles informations doivent être vérifiées et faire l'objet d'une notification. Il est possible de prendre en compte les logiciels non maintenus (sans contrat de support), les logiciels qui ne sont plus maintenus (contrat arrivé à terme), les logiciels dont le contrat va bientôt arriver à terme, les logiciels sur black liste, les licences expirées, les licences qui vont bientôt expirer et les licences dont le nombre d'installations dépasse le nombre maximal autorisé. Une fois la notification planifiée, le système va vérifier de lui même, aux moments définis lors de la création Page: 13 / 19
de la notification si différents éléments correspondent aux critères et, si tel est le cas, envoyer un email aux destinataires paramétrés. Il est possible de visualiser les logiciels et les licences qui sont potentiellement remontés par une notification en cliquant sur la loupe pour visualiser les détails depuis la liste des notifications. Page: 14 / 19
FAQ I. Généralités A. Puis je utiliser l'export au format Excel des logiciels et des licences pour les archiver? Oui. Attention toute fois, certains éléments ne sont pas repris dans ces exports, à savoir les liens entre les logiciels, les licences et les équipements. B. Quels sont les droits nécessaires au niveau des profils opérateurs pour pouvoir accéder aux logiciels et aux licences? Trois droits opérateurs gèrent ces éléments. Le droit de gérer les logiciels, le droit d'importer et le droit de gérer les notifications. Les licences utilisent les mêmes droits. Un opérateur pouvant éditer les logiciels peut éditer les licences. II. Logiciels A. Quel est l'intérêt d'utiliser les catégories? Les catégories de logiciels ont pour objectif de simplifier la maintenance et les recherches de logiciels. En classant dans une catégorie les logiciels, il devient plus simple d'identifier l'usage et les éventuels doublons de fonctionnalités des logiciels. B. Puis je associer un logiciel à un équipement n'ayant pas la même structure? Non, cela n'est pas possible. La gestion des logiciels, comme des équipements, se veut cloisonnée entre les structures afin de simplifier l'identification des éléments. Un logiciel devra être créé pour chaque structure dans lequel il est présent. C. Pourquoi je ne peux pas modifier la structure d'un logiciel? Page: 15 / 19
L'édition de la structure d'un logiciel devient impossible dès lors que ce dernier est lié à un équipement ou à une licence. Cela est dû à l'impossibilité de lier un logiciel à un équipement ou à une licence d'une autre structure. Il suffit de supprimer les liens entre le logiciel et les équipements et les licences afin de pouvoir, à nouveau, éditer la structure. D. Puis je associer un contrat de maintenance à un logiciel dont les fournisseurs sont différents? Non, cela n'est pas possible. Le fournisseur du contrat de maintenance doit être le fournisseur du logiciel. Dans le cas d'un logiciel libre maintenu par la communauté il est préférable de ne pas indiquer de contrat de support ou bien de créer un contrat de maintenance où le fournisseur est l'éditeur du logiciel libre. E. Je n'ai pas accès à l'onglet des équipements dans la fiche de mon logiciel, pourquoi? L'accès à l'onglet «Équipements» depuis la fiche d'un logiciel (en édition ou en visualisation) est soumis au droit du profil donnant accès aux équipements. Il est nécessaire d'avoir accès en lecture aux équipements pour accéder à cet onglet. F. Sur quels systèmes d'exploitation puis-je inventorier automatiquement mes logiciels? L'inventaire automatique des logiciels fonctionne sur tous les systèmes Linux disposant soit de rpm soit de dpkg. Il fonctionne également sur tous les systèmes BSD disposant de pkg_info et tous les systèmes Windows via WINRM. Une version utilisant WMI est également disponible, mais elle ne remonte que les logiciels installés via Windows Installer. G. Le logiciel remonté n'a pas le bon nom, pourquoi? Il est possible de modifier le nom et la version d'un logiciel, même si ce dernier a été créé par l'inventaire automatique. En effet le moteur détecte le changement et continue d'associer le logiciel présent sur l'équipement au logiciel dans la base de données. Cela permet de donner un nom plus simple que celui remonté. Il est cependant possible de restaurer le nom du logiciel par celui de la remontée automatique en cliquant, dans l'édition, sur le bouton «Restaurer nom et version». H. Je souhaite fusionner un logiciel, mais le bouton n'est pas disponible, pourquoi? Page: 16 / 19
Le bouton «Fusionner» n'apparait que lorsque le logiciel a été sauvegardé une première fois et que ce dernier ne correspond pas à un logiciel remonté automatiquement. Le logiciel cible (dans la liste de sélection) peut quant à lui être un logiciel créé manuellement ou automatiquement. Cette restriction est nécessaire pour assurer une unicité sur les logiciels remontés automatiquement. III. Licences A. Puis je associer plusieurs licences à un même logiciel? Oui, c'est possible. Cela est utile dans le cas où, pour un logiciel donné, différentes licences sont utilisées (multipostes, différents numéros de licence, etc.) B. À quoi correspond le «nombre» d'une licence? Il s'agit du nombre d'installations autorisées par la licence. Certaines licences sont mono-postes (une seule installation autorisée), d'autres sont multipostes (pour un même numéro de licence, plusieurs équipements peuvent en disposer) et d'autres encore ne sont pas liées au nombre d'installations (une licence globale par exemple). Cette information est par la suite utilisée pour permettre aux opérateurs de détecter d'éventuels problèmes de dimensionnement (manque de licences par exemple). C. Pourquoi je ne peux pas modifier la structure d'une licence? L'édition de la structure d'une licence devient impossible dès lors que cette dernière est liée à un équipement ou à un logiciel. Cela est dû à l'impossibilité de lier une licence à un équipement ou à un logiciel d'une autre structure. Il suffit de supprimer les liens entre la licence et les équipements et les logiciels afin de pouvoir, à nouveau, éditer la structure. De même si la licence est associée à un élément d'une autre structure que la sienne, il est impossible de décocher la case «licence mutualisée». Il faut au préalable supprimer les liens vers les équipements et logiciels de structure différente. D. Je n'ai pas accès à l'onglet des équipements dans la fiche de ma licence, pourquoi? L'accès à l'onglet «Équipements» depuis la fiche d'une licence (en édition ou en visualisation) est soumis au droit du profil donnant accès aux équipements. Il est nécessaire d'avoir accès en lecture aux équipements pour accéder à cet onglet. Page: 17 / 19
IV. Notifications A. À quoi servent les notifications? Le système de notification est un outil à la disposition des opérateurs souhaitant être avertis par email lorsqu'une situation d'un logiciel ou d'une licence devient potentiellement anormale. Cela couvre par exemple les logiciels n'ayant plus de support (contrat arrivé à terme) ou bien encore un nombre d'attributions de licences supérieur au nombre maximal autorisé. B. À qui devraient être envoyées les notifications? Les notifications devraient être envoyées aux personnes en charge de l'infrastructure de la structure concernée. Dans certains cas, il peut être utile d'envoyer automatiquement un mail au client s'il est responsable de la situation (par exemple, une licence qui va expirer). C. Je veux connaitre les logiciels et/ou les licences qui ont causé l'envoi de la notification, comment faire? Pour avoir la liste des logiciels et des licences concernés par la notification, il suffit d'activer l'export Excel dans la configuration de la notification. Un fichier Excel identique à l'export obtenu suite à une recherche sera joint au mail envoyé. Attention aux informations contenues dans ce fichier. Le Portail Koaly ne distingue pas les envois en fonction des destinataires (les fichiers ne sont pas allégés comme depuis un export à partir de l'interface dédiée aux contacts). D. Comment choisir la périodicité de la notification? La configuration du planning s'effectue lors de l'édition de la notification. Le nombre maximum, pour une notification, est d une par jour. Il est cependant possible de ne sélectionner que certains jours de la semaine. Il est également possible de désactiver la notification tout en conservant sa configuration dans la base. E. Je n'ai pas reçu d'email de ma notification à l'heure prévue, est-ce normal? Seules les personnes dans la liste des destinataires recevront un email. De même, si aucun logiciel ni aucune licence ne remplissent les contraintes définies dans la notification, aucun message n'est envoyé. Enfin, vérifier que le portail Koaly EXP est bien configuré au niveau de l'envoi des emails et que le moteur en charge de cette opération soit bien joignable. Page: 18 / 19
F. Je souhaite connaitre les logiciels et licences qui seront remontés par la notification, comment faire? En cliquant sur l icône en forme de loupe, l'opérateur peut visualiser la liste des logiciels et des licences remontés si la notification était envoyée à ce moment. Cela permet de s'assurer du bon paramétrage sans avoir à envoyer d'email. Fin du document Page: 19 / 19