UCL Université catholique de Louvain Administration des services techniques Louvain-La-Neuve, le 13 octobre 2003 D3.004 6022.CD DI cb Traité par C. DECHENTINNES E-mail : Dechentinnes@adst.ucl.ac.be Tél. direct : 010/47.89.43 Téléfax : 010/47.31.03 INTRODUCTION AU SYSTEME CIFM/ARCHIBUS Sommaire 1. Définitions 1.1. qu'est-ce que CIFM? 1.2. qu'est-ce qu'archibus? 2. Objectifs du CIFM 2.1. gestion regroupée des données immobilières et techniques 2.2. outil d'aide aux responsables 2.3. trait d'union entre responsables et services 3. Structure d'archibus 3.1. bases de données 3.2. modules fonctionnels : 3.2.1. Gestion des plans 3.2.2 Gestion de l espace 3.2.3. Gestion de la maintenance 3.2.4. Gestion du câblage 3.2.5. Module de consultation des données 3.2.6. Modules futurs - gestion de la sécurité - gestion des travaux 3.3. catégories d'utilisateurs 4. Documentation = = = = = = = = = = = = = = = Avenue Georges Lemaître, 2 parking 13 - B-1348 Louvain-la-Neuve - Téléphone (32 10) 47 89 20- Fax (32 10) 47 31 03
1. Définitions 1.1. Qu est-ce que le CIFM? 1.2. Qu et-ce qu Archibus? CIFM = «Computer Integrated Facilities Management», que l on peut traduire par «gestion des installations intégrée à l aide de l ordinateur» ; Les «installations» sont à prendre au sens large ; elles comprennent toutes les composantes matérielles des biens immobiliers de l Université : bâtiments, abords, locaux, équipements techniques, parachèvements, réseaux La cellule CIFM de L ADST est responsable de l installation et du fonctionnement du système de gestion intégrée que l Université a décidé de mettre en place dans le cadre du plan 2000-2005 de l Administration centrale ; elle collabore étroitement avec les bureaux de dessin des services MATL, SIWO et PROG. Archibus est le logiciel, d origine américaine, choisi pour la réalisation du CIFM ; au départ du logiciel standard, les consultants DBAssociates l adaptent en fonction des besoins spécifiques de l UCL, et l implantent dans les services concernés, par modules successifs. 2. Objectifs du CIFM 2.1. Regroupement des données : Partant du constat qu au sein de l Université un grand nombre de données relatives à la gestion des installations sont disséminées entre de nombreux responsables appartenant à des cellules ou des services différents, il a été jugé nécessaire de regrouper un maximum de données dans une base de données commune, tenue à jour et aisément consultable. 2.2. Outils d aide aux responsables : En offrant aux gestionnaires un accès rapide à des données fiables, en mettant à leur disposition une structure de stockage de leurs données spécifiques et des procédures de mise à jour, CIFM se veut une aide à différents niveaux dans le travail de chacun, que ce soit dans la gestion quotidienne d interventions, de projets ou de travaux, ou dans l élaboration de statistiques, de rapports, d historiques destinés aux managers. 2.3. Trait d'union entre responsables et services.. Le rassemblement, la tenue à jour et l'utilisation des données partagées nécessitent la mise en place de collaborations qui évitent à chacun de travailler "dans son coin" ; ce nécessaire échange crée des traits d'union entre les responsables et les services, permet de clarifier les limites de responsabilités et d'harmoniser les procédures. 2
3. Structure d Archibus 3.1. Deux bases de données. Archibus repose sur 2 bases de données :. une base de données graphiques qui comprend les plans informatisés en AUTOCAD : au départ, seuls les plans d architecture ont été informatisés ; des plans techniques sont introduits au fur et à mesure de la réalisation des projets d aménagement des bâtiments ;. une base de données alphanumériques relationnelles sous ORACLE qui comprend plusieurs tables et sous-tables selon la nature des données ( table des locaux, table des équipements, table des employés, etc ) ;. en mettant en relation ces 2 bases, Archibus permet de consulter la base de données alphanumériques et d'en visualiser le résultat sur plan, ou vice-versa ;. des liens informatiques peuvent être créés entre les 2 bases, permettant notamment de réactualiser automatiquement la surface d'un local dont les dimensions sont modifiées, ou de localiser précisément sur plan certains équipements ;. certaines tables sont mises à jour par introduction directe des données modifiées dans Archibus, notamment les tables des locaux et des équipements ; d'autres le sont par un import périodique de données tenues à jour dans d'autres logiciels : c'est le cas de la table des employés tenue à jour par le Service du personnel dans SAP, ou de la table des prises du réseau du câblage structuré tenue par le SRI dans un logiciel spécialisé.. 3.2. Plusieurs modules fonctionnels. Archibus est constitué de plusieurs modules, concernant chacun un domaine de compétence particulier; selon le métier de chaque utilisateur, l'accès lui est donné par le navigateur Archibus vers l'un ou plusieurs de ces modules. A ce jour, les modules suivants sont opérationnels : 3.2.1 Module de gestion des plans : Exclusivement à l'usage des dessinateurs, il leur permet de gérer les plans dans 3 répertoires distincts : - le répertoire des plans «as-built» comprend les plans les plus à jour, reflétant la disposition des locaux la plus exacte connue ; c est de ce répertoire que sont dorénavant extraits les miniplans, consultables sur la toile UCL sans devoir passer par Archibus ; - le répertoire des plans de projets contient des plans de projet d aménagements en cours d étude ; une fois les travaux d aménagement réalisés, ces plans sont «versés» dans le répertoire «as-built» ; - le répertoire des plans archivés contient les plans «anciens» (à ce jour, ce répertoire est quasi-vide puisque l informatisation des plans entamée en 2000 s est faite sur base de la disposition récente des lieux et non celle de l époque de la construction). 3
3.2.2 Module de gestion de l espace : - Ce module permet de gérer les données de base relatives aux locaux : n d identification, localisation (site/bâtiment/étage), attribution (faculté/département/unité), affectation (catégorie/type), calcul de surface ; leur mise à jour est du ressort du service de programmation (PROG) ; leur consultation est nécessairement ouverte à tous les utilisateurs. - D autre données spécifiques aux locaux peuvent être introduites via ce module dans des tables de caractéristiques de locaux, comme une date de rénovation, le type de revêtement de sol, leur unité de nettoyage, etc 3.2.3 Module de gestion de la maintenance : Principalement à l usage des responsables de l exploitation des services MATL et SIWO, ce module permet de créer, faire le suivi et clôturer des bons de travaux : - soit en maintenance corrective, suite à des demandes provenant des occupants des locaux (dépannages, ) - soit en maintenance préventive pour les entretiens périodiques des équipements techniques. Il leur permet aussi de dresser des historiques par bâtiment, par type d intervention,... 3.2.4 Module de gestion du câblage : - Ce module comprend pour le câblage téléphonique et le câblage structuré les connexions depuis chaque prise téléphonique ou informatique vers les répartiteurs et autres équipements en amont ; il renseigne la localisation et l état (libre/occupé/concédé) de chaque prise. - Les données de téléphonie de LLN, gérées par MATL sont tenues à jour directement dans Archibus. - Les données de téléphonie de Bruxelles, gérées par SIWO, et celles du câblage structuré pour les 2 sites, gérées par SRI, sont rafraîchies par un import périodique (hebdomadaire) à partir d autres fichiers-sources. 3.2.5 Module de consultation : Chacun des modules précédents comprend un nombre important de rapports prédéfinis et d outils de requête dans les bases de données, qui sont destinés aux utilisateurs spécialisés de chaque module : pour permettre à tout gestionnaire d avoir accès aux données principales sans devoir fouiller à travers les différents modules et sans risquer de détériorer les données enregistrées, un module spécialement destiné à la consultation regroupe les rapports et requêtes susceptibles d être utiles à la plupart des gestionnaires. Ce module de consultation présente un navigateur simplifié et ne requiert qu une formation rapide : si votre fonction n implique pas d avoir à introduire ou mettre à jour vous-même des données dans Archibus, un login générique vous donnera accès à ce module uniquement. 4
3.2.6 Modules futurs : Deux modules sont à l'étude pour être mis en œuvre dans les prochains mois - le module de gestion de la sécurité comprendra 2 sous-modules distincts : le sous-module "Safety" concernera la gestion des locaux à risque (identification des risques, des locaux concernés, définition des procédures d'accès et de travail), ainsi que la gestion des équipements de sécurité (prévention et lutte contre l'incendie, ) ; le service SERP sera responsable des données de ce sous-module, qui alimentent aussi le module de gestion de la maintenance (prévention des risques lors des interventions de maintenance) ; les cellules de dessin/signalisation en réaliseront le complément graphique vers des plans de sécurité et d intervention ; le sous-module "Security" comprendra la gestion des équipements anti-intrusion : cylindres et clés, lecteurs de badges, détecteurs : il s agit ici de la gestion passive des équipements, et non de la gestion active des alarmes, qui est assurée par d autres systèmes. - le module de gestion des travaux rassemblera des données complémentaires utiles aux gestionnaires chargés des chantiers de grand entretien, de rénovation et d'aménagements : il doit encore faire l objet d une analyse approfondie. 3.3. Différentes catégories d'utilisateurs. En fonction de leurs responsabilités dans le traitement des informations contenues dans Archibus, les utilisateurs seront inscrits dans l une ou l autre des catégories suivantes auxquelles correspondent des droits différents : - utilisateurs en consultation (ou "viewers") : ont le droit de consulter à l'écran et d'imprimer des plans, des tables, des rapports préétablis et les résultats de leurs requêtes dans la base de données, mais pas de dessiner des plans ni de les modifier ni de créer ou supprimer des données ; c'est le cas de la majorité des gestionnaires ; leur PC doit être équipé d'archibus et d'un visualisateur de plans Voloview (mais pas d'autocad) - utilisateurs spécialisés : en plus des droits des "viewers", ils ont celui de créer, modifier ou supprimer certaines données ; c'est le cas notamment de certains gestionnaires de la maintenance pour la création et le suivi des bons de travail ; leur PC doit être équipé d'archibus et de Voloview. - dessinateurs : ont le droit de créer, modifier, archiver, copier les plans, et d y insérer des objets (équipements) ; ils ont accès à la base de données relationnelles pour mettre à jour les données spatiales et créer les liens nécessaires entre les plans et les données ; ils sont aussi responsables de publier les miniplans sur la toile UCL ; leur PC doit être équipé d'archibus et d'autocad ; comme ils ont accès à tous les modules et disposent de droits d édition plus étendus, ils assurent le rôle d utilisateurs de référence pour tenter de résoudre les problèmes ou demandes des autres utilisateurs ; 5
-l'administrateur-système : il assure le fonctionnement du système, les backup, l'import de données, les diagnostics de panne et l'attribution des droits aux autres utilisateurs, le tout en relation avec les services informatiques internes et les consultants ; il remplit aussi la fonction de personne de contact exclusive avec les consultants pour les opérations de maintenance préventive ou curative du logiciel et les problèmes non résolus au niveau des utilisateurs. 4.Documentation et formation : Lors de l'installation de chaque module, un document (sous forme de présentation POWERPOINT) a été élaboré comme support de formation : ces différents documents sont accessibles (et imprimables) à partir du bouton "TOOLS" de la barre des menus d'archibus ; le premier, intitulé "concepts de base", est indispensable avant de se lancer dans un module particulier. En complément, pour éclairer au cours d une session de travail la compréhension des termes et abréviations utilisées dans les rapports et tables d Archibus, un glossaire directement consultable à l écran est incorporé dans le navigateur du module de consultation : les principales notions utiles y sont brièvement commentées par ordre alphabétique. =================================================================== Christian DECHENTINNES Chef de projet 6