Smart PDF Service Votre nouveau Service d émission des factures PDF
C o n t e n u d u d o c u m e n t 1. Pourquoi un nouveau service? 2. Qui est Generix, références? 3. Comment cela marche 4. Les 10 principales fonctions de la solution 5. Les + de la nouvelle solutions 6. Les bénéfices utilisateurs 7. La démarche pour envoyer votre facture 8. Quelques copies d écran de votre portail 9. Prochaines étapes 10. Quand migrer 11. Conditions tarifaires d utilisation 2
Pourquoi un nouveau Service? Le prestataire B-process, arrête le support de sa plate-forme BillManager le 31/12/2017 Cela entraine la suppression du service B- process «PDF Intelligent» que vous utilisez actuellement pour l envoi des factures PDF Carrefour a annoncé à ses fournisseurs le lancement d un projet de migration de sa solution de dématérialisation des factures fournisseurs vers la plate-forme de GENERIX 3
G E N E R I X a c c o m p a g n e l a m i g r a t i o n GENERIX reprend les 3 modes d acquisitions des factures : EDI, PDF et portail de saisie Propose une offre de migration aux fournisseurs de CARREFOUR pour ces 3 modes Smart PDF Service est le service d émission de facture PDF vers vos clients GENERIX établi un reporting hebdomadaire vers Carrefour sur le suivi du déploiement Le service permet l émission de factures au format PDF signé avec extraction d un fichier de données XML conformément aux attentes de CARREFOUR de standards GS1 A l occasion de cette migration, nous intégrons les flux factures XML au portail facture fournisseur de Carrefour : 1. Modernisation de votre interface d utilisation 2. Nouvelles fonctions à valeur ajoutée 3. Amélioration votre productivité et la gestion de votre poste client (DSO) 4
Q u i e s t G e n e r i x? Société française, cotée en bourse à Paris Crée en 1990, leader de l intégration et de la collaboration inter-entreprises : EDI, demat facture, portail B2B, Dans le domaine de la facture électronique Certifiée par la D.G.I. dès 1996 Opérateur SaaS depuis 2000 Service PDF certifié GS1 depuis 2006 62 M de CA 5 000 clients 1 800 clients en démat facture 500 collaborateurs 39 Pays couverts 400 000 factures traitées par jour 5
Generix assure la conformité réglementaire Notre plate-forme a été certifiée conforme à la réglementation à plus de 10 reprises FORET- LIMAGNE Cabinet Conseils Generix est membre des organisations de standardisation de la facture et d archivage à valeur probante 6 Nous sommes signataire de la charte d interopérabilité GS1 depuis 2013
P a r m i l e s 1 8 0 0 c l i e n t s d e G E N E R I X 50 grands groupes de distribution Des centaines de fournisseurs de toutes tailles 7
Comment marche Smart PDF Service C e r t i f i c a t i o n G S 1 Création d une facture dans l ERP émetteur Transfert sécurisé vers GENERIX ou upload PDF sur portail Versement au coffre fort Sélection de l imprimante virtuelle GENERIX Extraction des données, formation d un fichier XML Transmission au client final (PDF signé + fichier XML) Impression de la facture dans un fichier PDF Signature électronique du PDF avec certificat RGS** Portail de suivi avec statut de réception et accès archive
A r c h i t e c t u r e U p l o a d f a c t u r e G e s t i o n d e s u t i l i s a t e u r s T a b l e a u x d e b o r d C h a r g e m e n t C o r r e c t i o n s S u i v i, r e c h e r c h e C o n s u l t a t i o n a r c h i v e I m p r i m a n t e V i r t u e l l e I n t é g r a t i o n S I F i c h i e r X M L + I m a g e P D F F a c t u r e P D F A P I H T T P S Portail facture Carrefour Environnements production E-Invoice Managed Service Carrefour France T e m p l a t e e x t r a c t i o n F o r m a t i o n f i c h i e r X M L G S 1 C o f f r e f o r t n u m é r i q u e 9 E x t r a c t e u r P D F S i g n a t u r e P D F R G S 2 * *
1 0 p r i n c i p a l e s f o n c t i o n s d u s e r v i c e 1. Personnalisation de votre compte, gestion des utilisateurs et des rôles 2. Visualisation des tableaux de bord graphiques 3. Upload des factures PDF 4. Visualisation et correction avant transmission selon les référentiels du client 5. Gestion des pièces jointes 6. Consultation des factures : filtres de recherche, accès au PDF signé, vision des actions réalisés par le destinataire, suivi des statuts de facture 7. Accès au coffre fort via l interface du portail 8. Téléchargement facture multi-format : PDF, XML 9. Gestion du calendrier des paiements 10. Accès à la FAQ et à l espace de partage documentaire 10
L e s p l u s d e l a n o u v e l l e s o l u t i o n 1. Ergonomie améliorée 2. Indicateurs graphiques d activité 3. Validation et correction en ligne 4. Suivi du statut d intégration Carrefour 5. Calendrier pour visualiser vos prochains paiements 6. FAQ et de partage de documents 11
6 p r i n c i p a u x b é n é f i c e s 1 : Solution multi-clients Solution unique pour facturer tous vos clients GENERIX adhère à la charte d interopérabilité 4 : Gains de productivité Routage automatique des factures Suppression des traitements manuels 2 : Respect de la réglementation Facture signée avec dispositif RGS2** (ANSSI) Service certifié GS1 avec archivage 10 ans 5 : Optimisation du poste client Suivi, traçabilité, alertes, calendrier paiement Suivi des statuts d intégration dans le SI du client 3 : Simplification de la facture électronique Facturer vos clients sans effort à partir d un PDF Format selon attente du client : EDI, XML, PDF, 6 : Solution économique Réduction des traitements manuels Plus de 2 x moins chère qu une facture papier
V o t r e p a g e d e l o g i n G e s t i o n s é c u r i s é e d e l i d e n t i f i c a t i o n 13
P a g e d a c c u e i l e t K P I D e s c o m p t e u r s d a c t i v i t é F A Q, F i l R S S I n f o r m a t i o n s c l i e n t s V o t r e c o n s o m m a t i o n p o u r s u i v r e v o t r e p a c k 14 V o t r e a c t i v i t é p a r c l i e n t C a r r e f o u r, C a s i n o, A u c h a n,
G e s t i o n d e s u t i l i s a t e u r s C o n f i g u r e r v o s u t i l i s a t e u r s V o s n o t i f i c a t i o n s 15 G é r e r v o t r e i d e n t i t é
A d m i n i s t r a t i o n d e s r é f é r e n t i e l s V o s r é f é r e n t i e l s F a c t u r é à F a c t u r é p a r T a r i f s P r o d u i t s C o n d i t i o n p a i e m e n t 16 L e s p r o d u i t s v e n d u s, a j o u t e r - en
T a b l e d e s u i v i d e f a c t u r e s R e c h e r c h e r a p i d e A c t i o n s V i s u a l i s e r I m p r i m e r T é l é c h a r g e r G é r e r d e s p i è c e s j o i n t e s V o s t r i s m u l t i - c r i t è r e s J u s q u à 5 0 i n d e x S t a t u t s d e d é m a t é r i a l i s a t i o n e t a r c h i v a g e L e s s t a t u t s m é t i e r s : f a c t u r é, v a l i d é, s e l o n i n t é g r a t i o n d a n s l a c h a i n e C a r r e f o u r 17
C a l e n d r i e r d e p a i e m e n t G e s t i o n d e s é c h é a n c e s M o n t a n t à p a y e r 18
Q u a n d m i g r e r? En mars, CARREFOUR et GENERIX ont travaillé sur la spécification de la nouvelle solution de portail fournisseur En avril, la solution sera finalisée et testée pour répondre aux attentes de Carrefour En mai, les premiers fournisseurs pilotes migreront sur le portail A partir de mai, vous êtes invités à basculer sur votre nouveau portail de facturation 19
P o u r v o u s a c c o m p a g n e r GMI Connectivity filiale à 100 % de GENERIX, spécialisée sur les PME/TPE vous accompagne Gwenaëlle et Ismaël sont chargés du déploiement Carrefour facture PDF Ils vont vous contacter pour préparer votre migration Après signature du contrat, il vous adresseront vos identifiants Un guide utilisateur sera téléchargeable Une formation Webinar vous sera proposée Une hotline est disponible 20
L e s c o n d i t i o n s f i n a n c i è r e s 1) Des frais de mise en service : 470 HT de mise en service pour un template PDF vers Carrefour = Ouverture du service, maquettage PDF de vos factures, tests d extraction, recette, formation 2) Un coût par émission de facture, selon le pack retenu ci-dessous NB : La mise en place d un nouveau template PDF : 200 HT, cf un nouveau client Le prix comprend l utilisation du portail, la création de l original fiscal et l archivage 10 ans. Cocher votre choix Choisissez parmi les pack annuel proposés Prix HT du pack Prix au-delà des factures incluses dans le pack r Pack 100 : Jusque 100 factures par an comprises dans le pack 65 0,57 r Pack 250 : Jusque 250 factures par an comprises dans le pack 90 0,32 r Pack 500 : Jusque 500 factures par an comprises dans le pack 165 0,29 r Pack 1 000 : Jusque 1 000 factures par an comprises dans le pack 275 0,24 21 r Pack 1 500 : Jusque 1 500 factures par an comprises dans le pack 375 0,19
C o n d i t i o n s d e f a c t u r a t i o n, c o n t r a t Les frais de mise en service sont facturés à la signature du contrat Le pack que vous avez sélectionné est facturé par année à échoir le 1 er janvier. La première année il est facturé au prorata temporise dès la signature du bon de commande En cas de dépassement du volume maximum prévu dans votre pack, les factures traitées en supplément sont facturés selon le tarif unitaire indiqué. Le montant du dépassement est facturé au 1 er janvier de l année suivante, en même temps que la facturation du pack pour l année à venir Vous pouvez demander à changer de pack en vous adressant à nos services par mail avant le 1 er décembre de l année en cours Dans le cas où vous ne consommez pas le nombre de facture prévue dans le pack, aucun remboursement ou report n est proposé. Vous suivez votre consommation grâce au tableau de bord sur le portail Le contrat a une durée de 12 mois (+ année en cours la 1 ière année). Il est tacitement reconductible par période de 12 mois. 22
P o u r n o u s j o i n d r e Gwenaëlle MENARD & Ismaël BERRY Téléphone : 03 86 53 69 28 Mail : demat_carrefour@generixgroup.com Web : www.generixgroup.com/carrefourdemat @GenerixGroupFR generixgroup.com