5. Cas concrets d utilisation de MémoElectre Plus en CDI 1 er scénario : j'ai reçu de mon libraire des ouvrages ou cédéroms multimédias et souhaite les mettre rapidement en service. Je vais rechercher les notices de ces documents et les récupérer au format de BCDI. a. Les différents scénarios de recherche Trois situations peuvent se présenter : la plus courante : la recherche en mode ISBN/EAN les ouvrages que j ai en ma possession sont par exemple sur un même sujet, même auteur, même éditeur, dans ce cas je lance une recherche en mode rapide ou avancée j ai besoin de faire plusieurs recherches successives sur des sujets ou critères différents 1) La recherche en mode ISBN/EAN Vous voulez rechercher par ISBN une liste de notices et les télécharger en une seule fois. Vous cliquez sur l onglet «Recherche par ISBN/EAN». Vous pouvez saisir un ou plusieurs ISBN à la suite séparés par un espace (dans la limite de 19 ISBN*) *la zone étant limitée à 256 caractères). OU Vous pouvez avoir préalablement saisi en colonnes une liste d ISBN dans un fichier texte (type notepad, wordpad) que vous pouvez récupérer par le bouton «Parcourir» dans MémoElectrePlus et effectuer la recherche. 50
La liste des résultats s'affiche. Vous pouvez décider de sélectionner : - toutes les notices en cliquant sur le lien "Sélectionner toutes les notices" ; - ou de cocher les notices que vous souhaitez sélectionner en cochant les notices ; - ou de visualiser une notice particulière dans son format le plus complet et choisir de la sélectionner en cochant "Sélectionner cette notice". Dans l exemple ci-contre, vous cochez les notices à sélectionner à partir de la liste abrégée des résultats de recherche. 51
2) La recherche thématique en mode rapide ou avancée Vous cliquez sur l onglet de recherche rapide : dans notre exemple, vous recherchez des notices sur Harry Potter. Les résultats de la recherche s affichent, vous pouvez sélectionner les notices qui vous intéressent puis les exporter en suivant la procédure de récupération des notices expliquée ci-dessous. 52
3) Effectuer plusieurs recherches successives sur des thèmes différents Vous venez de faire une recherche sur l auteur «Tolkien», la liste des résultats s affiche. Vous sélectionnez intéressent. les notices qui vous Vous décidez de faire une nouvelle recherche, dans ce cas vous devez sauvegarder vos notices précédemment sélectionnées dans un panier (voir 2 e scénario «Préparer un panier de notices»), avant de lancer la nouvelle recherche. Vous pouvez également décider de récupérer directement dans votre base les notices sélectionnées en cliquant sur l'icône de téléchargement puis ensuite, lancer une nouvelle recherche. 53
b. La procédure de récupération des notices MémoElectre dans votre base documentaire Vous visualisez une notice dans son format complet et vous constatez que l option «Sélectionner cette notice» est cochée. Vous pouvez revenir à la liste abrégée des résultats en cliquant sur le bouton «Liste». 54
L'écran de récupération s'ouvre. Il vous suffit de cocher l'option "Notices marquées" ; vous n'allez récupérer que les notices sélectionnées (appelées aussi notices «marquées»). Vous validez en cliquant sur le bouton «Sauver». 55
Une fenêtre Windows s ouvre vous indiquant que le nombre de notices sélectionnées va être décompté de votre forfait d exportation de notices. Rappel : un abonnement annuel comprend un forfait de 1000 notices récupérables. Vous cliquez sur OK pour récupérer les notices. 56
Une fenêtre Windows s ouvre nous indiquant que le fichier «NoticesBCDI.mmn) a été téléchargé. Vous choisissez de cliquer soit : - sur «Ouvrir»: l utilitaire Gestmmn va être lancé (cf. écran suivant) - sur «Enregistrer» : vous pourrez alors enregistrer votre fichier dans un répertoire (ex : BCDI\TEMP ou BCDI3\TEMP) Nous vous conseillons d archiver tous vos fichiers récupérés sur MémoElectre Plus dans un répertoire de votre choix. Pour les enregistrer, renommez le fichier afin de conserver un historique de vos récupérations en cas de problèmes. 57
Vous avez cliqué sur «Ouvrir».; l'utilitaire GestMmn se lance affichant le contenu de ce fichier.mmn ; les étapes suivantes de traitement du fichier sont indiquées dans la documentation sur GestMmn. http://produits-net.crdppoitiers.cndp.fr/gestmmn/gestmmn. htm Rappel : L'utilitaire GESTMMN est nécessaire pour tous les envois de données documentaires (tels que les MéMoFiches, MémoDocNet) diffusés par le CRDP de Poitou- Charentes. Il permet de traiter un fichier.mmn et d obtenir ce fichier au format BCDI 2 et/ou BCDI 3. 58
2 ème scénario : je souhaite préparer un panier de notices pour mes prochaines acquisitions a. Créer et gérer un panier simple de notices Vous avez effectué une recherche (ex : Catalogage) et vous sélectionnez les quatre notices qui vous intéressent. Vous cliquez sur l icône Panier 59
Une fenêtre apparaît. Vous cliquez sur «Créer un nouveau panier». Remarque : une liste de paniers déjà constitués sont affichés. 60
Vous donnez un nom à ce panier («Catalogage» dans notre exemple). Vous cliquez sur Sauver pour valider la création du panier «catalogage». 61
Vous précisez que ce sont les notices marquées qui vous intéressent. Nota : la fenêtre des paniers existants liste désormais le panier que vous avez créé. Vous remarquez que les paniers Bon de commande n apparaissent pas dans cette liste. Vous ajoutez les notices en cliquant sur le bouton «Ajouter». 62
Vous pouvez visualiser le contenu de votre panier.. 63
Vous visualisez le contenu de votre panier nommé «Catalogage» au format de visualisation «LISTE». Il vous est possible de le visualiser dans un format plus complet ; il vous suffit de cliquer sur l onglet «LISTE DETAILLEE». Vous pouvez avec la barre de menu : - - - - - Imprimer le contenu du panier ; adresser cette liste bibliographique par courrier électronique ; le récupérer pour insertion dans votre base documentaire ; connaître et modifier ses caractéristiques ; le supprimer totalement ou partiellement. Si vous désirez ajouter de nouvelles notices au panier existant, lancez une nouvelle recherche en cliquant sur les onglets de recherche rapide, avancée ou ISBN/EAN. Après avoir sélectionné de nouvelles notices, cliquez sur l icône Panier comme précédemment afin de récupérer le panier désiré pour y ajouter les notices marquées lors de la dernière recherche. 64
b. La gestion des paniers dans «MON MEMOELECTRE PLUS». Vous pouvez à tout moment afficher la liste de vos paniers en cliquant sur «MON MEMOELECTRE PLUS» puis sur l icône panier. Dans cet écran s affiche la liste des paniers qui ont le statut : - paniers de notices - paniers commande Vous pouvez à partir de cet écran : Visualiser le contenu du panier ou bon de commande qui vous intéresse ; Modifier le panier ou le bon de commande ; Enregistrer le panier ou le bon de commande dans un répertoire de votre disque dur ; Supprimer le panier ou le bon de commande. 65
Lorsque le contenu de votre panier s affiche, il est possible : de l exporter pour insérer les notices dans BCDI ; de le copier dans un autre panier. Vous pouvez transformer ce panier en «Panier Commande» en spécifiant le fournisseur (voir 4 e scénario - a. Comment entrer un nouveau fournisseur dans votre base). 66
3 ème scénario : j'ai fait un panier sur un sujet sur MémoElectre Plus pour un collègue. Je souhaite lui adresser les résultats de ma recherche par courrier électronique Vous décidez d adresser la liste des références bibliographiques de votre panier par courrier électronique à un ou plusieurs destinataires. Vous cliquez sur l icône enveloppe Une fenêtre s ouvre. Vous diffusez votre travail par e-mail en entrant simplement l adresse de vos destinataires (1 à 5 adresses séparées par des «;»). 67
4 ème scénario : j'ai fait un panier de notices correspondant à mes prochaines acquisitions. Je souhaite établir un bon de commande pour l'adresser à mon libraire puis récupérer les notices Le service MémoElectre Plus vous permet d avoir à votre disposition un véritable service de gestion de commandes et notamment d édition de vos bons de commandes à destination de vos fournisseurs de documents. Le scénario proposé vous permet de créer un fournisseur (par exemple, votre librairie habituelle) puis de créer un panier de notices et de transformer ce panier en bon de commande. a. Comment saisir un nouveau fournisseur dans votre base Vous cliquez sur le bouton MON MEMOELECTRE PLUS Puis sur l onglet fournisseur. Vous choisissez de créer une fiche : fournisseur commun à plusieurs documentalistes ; fournisseur personnel. 68
Vous obtenez une nouvelle fiche dans laquelle vous entrez toutes les caractéristiques du fournisseur. Sauvegarder votre fiche fournisseur en cliquant sur le bouton «Sauver».. 69
b. Comment créer un panier personnel ou commun pour démarrer une commande Vous devez d abord effectuer une recherche de documents et sélectionner un certain nombre de fiches qui vous intéressent. Vous cliquez sur l icône panier puis dans la fenêtre qui apparaît, vous choisissez un nouveau panier. Cette fenêtre vous permet de créer un panier personnel ou commun (très utile si vous travaillez à deux ou plus dans votre CDI). Vous lui donnez un nom. Vous choisissez un de vos fournisseurs (ou vous décidez de créer un nouveau fournisseur). Vous cliquez sur Sauver pour enregistrer votre fiche. 70
Vous visualisez votre panier. MémoElectre Plus vous propose de transformer votre panier en Panier Commande. Il vous suffit de cliquer sur «Transformer en Panier Commande». 71
Le coût total de votre panier commande est indiqué. Il suffit de cliquer sur «Etablir un bon de commande» pour l éditer.. 72
Il ne vous reste qu à contrôler les informations et d en ajouter de nouvelles (par exemple, un numéro de bon de commande, votre numéro de client) et d enregistrer votre bon de commande en cliquant sur le bouton «Sauver». 73
Une fois votre bon de commande créé, vous pouvez grâce aux icônes de la barre de menus : - l envoyer par e-mail à votre fournisseur ; - - le modifier ; retransformer le bon de commande en panier ; - l archiver ; - ou l exporter vers votre base documentaire (vous récupérez les notices de votre bon de commande). 74
Vous pouvez également imprimer ce bon de commande en cliquant sur MémoElectre Plus vous demande si vous désirez voir apparaître sur votre bon de commande les codes-barres des ouvrages. Vous cochez l option et vous imprimez 75
Vous obtenez un bon de commande prêt à envoyer à votre fournisseur avec les codes-barres des ouvrages. Il est recommandé de l imprimer pour l intendance. 76
c. Comment transformer un panier existant en panier commande. Après avoir cliqué sur le bouton MON MEMOELECTRE PLUS, vous cliquez sur l icône panier. Et.la liste des paniers personnels ou communs s affiche. Vous pouvez : - les modifier ; - prendre connaissance de leur contenu et de leur statut et si un fournisseur a été lié à ce panier ; - les supprimer. Vous constatez que les paniers ont deux statuts : - le statut panier qui représente un panier qui contient une liste de notices, associé ou non à un fournisseur ; - le statut panier commande qui représente un panier de notices qui a été transformé en bon de commande. Vous cliquez par exemple sur le panier personnel nommé «catalogage» pour le modifier. 77
Vous choisissez un fournisseur (issu de notre base de fournisseurs) et vous sauvez ce panier. Il vous suffit de suivre la procédure pour transformer ce panier en panier de commande. Vous constaterez que votre panier «Catalogage» a changé de statut, il est passé au statut «Panier de commande». 78
5 ème scénario : je souhaite être averti automatiquement des nouvelles notices disponibles sur MémoElectre Plus sur un thème d actualité par exemple. a. Comment effectuer une recherche et l enregistrer dans MémoElectre Plus Vous lancez une recherche sur un thème pour lequel vous désirez être informé(e) des nouvelles notices disponibles, l orientation par exemple. 79
Vous obtenez la liste des résultats de la recherche. Pour prendre connaissance des recherches que vous avez effectuées dans MémoElectre Plus il suffit de cliquer sur le bouton. 80
A partir du tableau «Recherche en cours» vous pouvez décider : - de les relancer en cliquant sur l une des recherches dans la colonne «Type» ; - de prendre connaissance des résultats d une recherche particulière en cliquant sur un résultat de la colonne «Notices» ; - de les sauvegarder ; - de les effacer. Vous décidez de sauvegarder la recherche sur l orientation. Vous cliquez sur la disquette «Sauvegarder». 81
b. Comment programmer une veille documentaire sur les nouveautés Vous pouvez désormais transformer cette recherche sauvegardée : - en recherche préférée : Le résultat à jour de votre recherche s affichera sur l écran d accueil à chaque connexion à MémoElectre Plus ; - en veille documentaire sur les nouveautés. Dans ce cas précis, il vous suffit de cocher «Alerte». 82
Pensez à donner un nom significatif afin de retrouver plus facilement votre recherche mise en veille. Choisissez une fréquence de mise à jour. Indiquez si cette veille doit être adressée à des destinataires via votre courrier électronique. Nota : dans le cadre de votre abonnement annuel, vous pouvez créer 3 alertes. 83