Note de cadrage I. Cadre général A. Définition du projet Nous avons créé l entreprise KACIR spécialisée dans le consulting. Notre client Subway France se situe derrière en termes de chiffre d affaires et il nous demande de donner l envie aux clients de venir manger chez eux. Le projet a pour but de promouvoir l entreprise Subway à travers la France. B. Objectif du projet Nous avons pour objectif d améliorer de 20 à 30 % les recettes de l entreprise. On souhaite doubler les points de ventes pour atteindre le chiffre de 800 franchises fin 2014. II. Périmètre du projet A. Limites du projet Les consommateurs sont des personnes voulant manger le midi, le soir, ce sont des clients recherchant la restauration rapide de qualité et «diététique» qui attendent une qualité de produit. Le projet se limite dans le temps tout d abord, on souhaite atteindre les objectifs pour la fin d année 2014. On a préféré se concentrer sur Subway France car à l échelle internationale Subway possède un plus grand nombre de points de vente que «le top of mind», Mc Donalds (39000 contre 32000) alors qu en France, le nombre de franchises est de 400 environ alors que Mc Donalds en compte 1200. Il faut aussi admettre qu étudier uniquement Subway France et «délaisser» l international nous permettra d être plus efficace et se concentrer sur l augmentation des ventes en France où il nous aurait fallu davantage de temps pour trouver des solutions outre le territoire français. «Action & Communication» Page 1
B. Les opportunités et risques du projet Le projet offre des opportunités sur le point de vue humain, en effet chacun des membres du groupe pourra laisser libre court à son imagination et apporter des idées concrètes ainsi que ses compétences afin de satisfaire l avancée du projet. Concernant les risques du projet, ceux-ci peuvent intervenir lors des choix importants ou de la prise de positions par un membre du groupe incohérente avec les autres membres. Chacun des membres doit respecter le planning des tâches à exécuter sous peine de ralentir l avancement du projet. Au niveau des risques technologiques, le groupe pourrait être pénalisé en cas d absence des documents nécessaires lors des réunions de travail. Par exemple, si une personne est compétente dans l élaboration d un point précis et qu elle est absente, le groupe sera dans le risque de voir le projet ralentir. III. Budget du projet A. Les coûts humains Le groupe est composé de 5 personnes qui vont consacrer (4 heures * 8 séances * 5 personnes) 160 heures de travail encadrées par le chef de projet sénior et à raison de 2 heures par personne et par semaine en supplément, soit 120 heures (2 heures * 12 semaines * 5 personnes). Au total, on estime le nombre d heures total à 280 heures. B. Les coûts informatiques Les coûts informatiques pour notre projet sont nos ordinateurs personnels utilisés ainsi que les différentes connexions internet auxquelles nous avons eu accès. Une clé USB nous a été fournie pour le stockage des données par le chef de projet sénior. C. Les coûts de déploiement Les coûts de déploiement seront détaillés dans le plan marketing. Nous tablons sur un coût correspondant à 3% du chiffre d affaires de notre client dans la région géographique choisie pour effectuer l action marketing. «Action & Communication» Page 2
D. Les coûts de fonctionnement prévisibles Chaque personne utilise sa connexion internet personnelle afin de communiquer avec les autres membres du groupe. Les factures des fournisseurs internet seront prises en charge par l entreprise KACIR. Les coûts de déplacement concernent tous les déplacements de chaque collaborateur liés au projet KACIR, du déplacement pour les réunions de travail à la restitution au siège social du client. IV. Organisation du projet A. Les intervenants et les différents rôles Les différents intervenants du projet sont : Leclet Dominique, le client et le chef de projet sénior : Madame Leclet tout d abord en tant que client nous éclairci sur sa demande et ses attentes. Du point de vue de chef de projet Sénior, elle suit l avancée du projet en fixant des objectifs et donnant des appréciations sur le travail déjà effectué. Durand Cyril, le chef de projet : Encadre et motive l équipe, il apporte globalement son aide à chacun et réparti les tâches à faire au sein de l équipe. Pouyez Raphaël, le chargé de communication : Il veille à la mise en place de la communication autour du projet mais aussi à l intérieur de l équipe. Il est également chargé de réaliser la charte graphique et de mettre en place le plan de communication via le journal de bord. Legault Kévin, le responsable du journal de bord du projet : Il est chargé, avec l étroite collaboration du chargé de communication, d appliquer le plan de communication à l aide du journal de bord. Il y répertorie les différents documents qui ont pu être créés tout au long du projet. «Action & Communication» Page 3
Moreel Asma, la chargée de documentation : Elle prend en charge la documentation du projet en veillant à ce que la charte graphique soit correctement appliquée à tous les documents de l entreprise. Sa présence féminine est indispensable à la cohésion du groupe. Jabri Ismail, l assistant pour le groupe : il est chargé d assister les différents membres du groupe, tout comme en relisant les documents, en apportant des idées et son aide à chacun pour permettre une meilleure avancée du projet. B. La démarche retenue Description du déroulement des 5 étapes : ETAPE 1 : LE LANCEMENT: Lors de cette première étape, nous avons attribué les rôles aux différents membres que compose l équipe. Les rôles se sont répartis naturellement après avoir fait un bilan des compétences de chacun. S en est suivi la réalisation de la charte graphique, qui sera obligatoirement appliquée pour les documents futurs et au journal de bord. Celle-ci a fait l objet d une réflexion synthétique des idées de chaque membre du groupe et reflète l image de l entreprise. Afin de permettre un suivi de l avancée du projet, nous avons créé un journal de bord qui relaye l information entre notre groupe de travail et notre chef de projet sénior. Cela facilite la communication. Ensuite nous avons reçu la demande du client. Cette demande, pour résumer, est d augmenter les parts de marché de l entreprise Subway en France. A partir de ce moment, nous avons rédigé la réponse à la demande du client qui définit le périmètre du projet, notamment les ressources nécessaires et la demande du client. «Action & Communication» Page 4
ETAPE 2 : LE CADRAGE : Cette étape comprend l élaboration du plan de communication et le cadre du projet. Premièrement, le plan de communication reflète la marche à suivre pour relayer et diffuser l information nécessaire à la conduite du projet. Ce plan nous permettra de déterminer les actions à mener et choisir la cible. Le plan de communication est utile après avoir défini sa stratégie, pour l articuler avec les outils, le calendrier, les ressources et le budget correspondants. Quant au cadre du projet, il synthétise et explicite les différentes étapes du projet. Il est la suite logique de la phase de préparation et de questionnement. La note de cadrage permet de répondre à deux questions : «pourquoi et comment va-t-on réaliser le projet?». Il récapitule les attentes du client. On y retrouve le déroulement des 5 étapes du projet, les ressources humaines et matérielles nécessaires au projet. La note de cadrage contient toutes les informations qui sont nécessaires au chef de projet pour prendre en main le projet. ETAPE 3 : LA PLANIFICATION Cette étape permet d élaborer le planning qui permet de visualiser les tâches à réaliser dans le temps. Le chef de projet s en sert comme support afin de répartir les tâches aux différents membres de l équipe et de s assurer que le projet sera livré en temps et en heure. Chaque membre peut y avoir accès et le consulter quand bon lui semble afin de suivre les tâches qu il lui reste à accomplir. Le planning permet d adapter les tâches dans le temps en cas de retard ou imprévu. Le planning peut prendre la forme d un diagramme PERT ou GANTT réalisé à l aide d un logiciel spécialisé. ETAPE 4 : LE PILOTAGE Cette étape a pour objectif de réaliser les tableaux de bord, de tenir régulièrement le journal de bord et élaborer les comptes rendus de réunions. Tout d abord, le tableau de bord permet de contrôler l avancement du projet en comparant le réalisé avec le prévisionnel. Ce contrôle est fait de manière régulière par le chef de projet et l enseignant référant. Selon l avancement du projet, ces deux acteurs prennent des décisions (exemple : la révision du planning) afin de viser la réussite du projet. La tenue régulière du journal de bord permet d y insérer les différents documents comme les tableaux de bord ou comptes rendus de réunion qui permettent d informer l ensemble de l équipe et le chef de projet sénior sur l avancement du projet. Grâce à cette tenue régulière du «Action & Communication» Page 5
journal de bord, le chef de projet sénior laisse son avis à travers un commentaire et apporte ainsi une aide au groupe afin de l orienter dans la bonne direction. En dehors des séances de TD, il est nécessaire pour l équipe de se rencontrer dans le but de mettre en commun les tâches effectuées par chaque membre et d avancer dans le travail à effectuer. A la fin de chaque séance s en suivait l élaboration du compte-rendu de réunion. Ce dernier permet de décrire les attentes de la réunion, les décisions prises et le travail effectué par chacun. ETAPE 5 : CLOTURE : A la dernière étape du projet, il nous est demandé de réaliser 4 activités dont la réalisation de documents associés à la création du produit, au bilan de projet, à la soutenance du projet et l archivage du projet. Les documents associés à la création du produit seront demandés par l enseignant avant la fin du projet et sera sous forme particulière avec un format donné par l enseignant qui les notera à l aide d une grille d évaluation. Le document bilan projet expose la gestion du projet, il est rédigé par le chef de projet et le reste de son équipe. Il est constitué des éléments fondamentaux de l analyse du projet. La réalisation des documents associés à la soutenance du projet permettra de préparer l oral et d avoir un support pour exposer le projet. La soutenance donnera l occasion au chef de projet sénior d apprécier la cohérence et la qualité du projet par une notation. L archivage du projet peut prendre la forme d un support numérique (CD ou DVD) qui devra être fourni au chef de projet senior le jour de la soutenance. Ce support contiendra toute la documentation réalisée au cours du projet comme la charte graphique, la réponse à la demande, mais aussi le journal de bord. «Action & Communication» Page 6
C. Les actions à mener et les livrables Actions liées à la gestion du projet LANCEMENT CADRAGE PLANIFICATION PILOTAGE Livrables Nommer un chef de projet et répartition des rôles Charte graphique Installation du blog Réponse à la demande Note de cadrage Planning Tableau de bord Comptes rendus de réunions Bilan de séances Actions liées à la réalisation du produit PILOTAGE Livrables Plan marketing Création des actions de publicités D. Les objectifs de communication Plan de communication placé en annexe E. La gestion documentaire La responsabilité : Asma Moreel, la responsable de la documentation. La localisation : La documentation est stockée sur la clé USB fournie par le chef de projet sénior La Codification : Chaque document sera enregistré sous la forme suivante : KACIR-«numéro du document» «Titre du document» Exemple : KACIR-01 Charte graphique «Action & Communication» Page 7
V. Calendrier du projet Voici les dates clés du projet : Création de l équipe : le 02/04/13 Réponse à la demande : le 30/04/13 Note de cadrage : le 28/05/13 Réalisation du plan marketing : le 12/06/13 Restitution du projet au client : le 18/06/13 «Action & Communication» Page 8
VI. Annexes A. La charte graphique Charte graphique du projet KACIR Caractéristiques globales de la charte Police : Cambria Puce utilisée : celle-ci Contenu des documents Entête de document : Police utilisée : Cambria 10 pts. A gauche : Nom du groupe de travail A droite : Nom de l école Corps du document : Formats des titres : Titre du document : Cambria, 18 pts, noir, gras, souligné Titre 1 : Cambria, 14 pts, bleu, gras Titre 2 : Cambria, 12 pts, vert, gras Titre 3 : Cambria, 11 pts, orange, gras Titre 4 : Cambria, 10 pts, noir, gras «Action & Communication» Page 9
Numérotation : Titre 1 : I. Titre 2 : A. Titre 3 : 1. Titre 4 : a. Pied de page du document : Pied de page utilisé : «Alphabet». Police utilisée : Cambria, 10 pts. A gauche : Rappel du slogan «Communication & Action» A droite : Numéro de page. «Action & Communication» Page 10
B. Le plan de communication AXE Communication opérationnelle Communication promotionnelle De Equipe projet vers Equipe Projet Equipe projet vers Client Pourquoi Quoi Pour faire un état des lieux de l avancement des travaux et de maintenir une cohésion dans le travail d équipe Note de cadrage effectuée Etude des coûts à effectuer Plan d action des prochaines étapes à effectuer Pour informer de la mise en place du conseil et expliquer son mode de fonctionnement La réponse à la demande Qui Chef de projet : Cyril Durand Le chargé de communication : Raphael Pouyez Comment Pendant les réunions de travail Par les réseaux sociaux Blog WordPress Documents (Plan Marketing) Quand Où Combien de temps À la fin de chaque réunion de travail À chaque validation d étape Sur les réseaux sociaux Sur les clés USB Pendant toute la durée du projet Présentation PowerPoint À la présentation du conseil au client, fin de projet Sur le blog Sur le support de présentation (ppt) À la restitution finale du projet «Action & Communication» Page 11