Rapport d amélioration sur les instances à distance de la FEUQ

Rapport d amélioration sur les instances à distance de la FEUQ Dans le cadre de la CAI-1413 Fédération étudiante universitaire du Québec

La Fédération étudiante universitaire du Québec (FEUQ) est une organisation qui regroupe 13 associations étudiantes comptant plus de 125 000 étudiants de tous les cycles d études et de toutes les régions du Québec. Établie depuis 1989, elle a pour principal mandat de défendre les droits et intérêts des étudiants auprès des gouvernements et des intervenants du domaine de l éducation. Depuis maintenant plus de vingt ans, elle s est employée à défendre une éducation humaniste comme choix de société. Elle s attarde particulièrement à défendre ses membres avant, pendant et après leur passage à l université en revendiquant, en particulier, une éducation accessible et de qualité. Fédération étudiante universitaire du Québec 15, rue Marie-Anne Ouest 2 e étage Montréal (Québec) H2W 1B6 Téléphone : (514) 396-3380 Télécopieur : (514) 396-7140 Analyse, rédaction et mise en page Simon Amiot, Secrétaire général Tous droits réservés FEUQ 2013

Table des matières 1. Introduction... 1 2. Les critiques... 2 3. Les améliorations matérielles... 4 4. Caractéristiques des plateformes... 5 5. Présentation des possibilités... 6 6. Conclusion... 9 Appel de mémoires Politique de gestion des instances i

1. Introduction Au cours d un mandat régulier, les instances de la FEUQ sont sollicitées à de nombreux moments afin de prendre des décisions cruciales sur l avancement des dossiers. Toutefois, il n est pas toujours possible d attendre la tenue d un des congrès réguliers de la Fédération. Il peut arriver que l urgence exige qu une décision soit prise dans un court délai de temps, obligeant la convocation d un congrès général spécial. Il devient alors possible de rassembler autour d une table, via des outils de communication, toutes les associations membres de la FEUQ, qu elles soient situées à Rouyn-Noranda, Chicoutimi ou Montréal. Toutefois, pour les associations qui n ont pas la chance de se présenter en personne au bureau de la FEUQ, ces outils de communication peuvent causer certaines problématiques techniques telles qu une moins bonne qualité de son ou une instabilité de la plateforme utilisée. Conséquemment, il peut être plus difficile pour ces associations, généralement situées à l extérieur de Montréal, de suivre convenablement les débats. Afin d améliorer, voire résoudre ce problème, la Commission des affaires institutionnelles a été mandatée dans l objectif d analyser les différentes plateformes et les outils technologiques qui pourraient être utilisés afin d assurer une meilleure communication lors d instances à distance. La Fédération utilisait autrefois une pieuvre afin d effectuer des congrès téléphoniques via un système de téléconférence, ce qui engendrait des coûts faramineux. Toutefois, depuis 2011, la FEUQ utilise le système Web Skype, réduisant plus que considérablement les frais d utilisation. Ce rapport est divisé en quatre sections : la première partie définit quelles sont les critiques et les problématiques actuelles; la seconde décrit le processus d amélioration du matériel; la troisième traite des caractéristiques possibles des outils de communication (plateforme à utiliser); et finalement, la quatrième présente les différentes options possibles, avec leurs avantages, désavantages ainsi que les coûts liés à chacune de ces options. Cette synthèse devrait permettre d effectuer un choix judicieux lors du Congrès de novembre (CAO-16113) qui se déroulera à Montréal les 16 et 17 novembre 2013. 1

2. Les critiques Tout d abord, il faut bien comprendre les problèmes liés aux outils de communication utilisés si l on veut pouvoir les améliorer. Les principales critiques formulées quant au CGS sont les suivantes. Les critiques qui peuvent être résolues par une amélioration matérielle sont identifiées par (M), celles dont le problème réside dans la plateforme par (P). L instabilité de la connexion internet (M et P) : Lorsque plusieurs personnes sont connectées en même temps sur Skype, il peut être difficile pour l hébergeur de la conférence de maintenir une stabilité de sa connexion internet. De plus, l utilisation d une connexion internet de base par un des utilisateurs peut causer certaines problématiques pour cet utilisateur. Dans les deux cas, l instabilité rend difficile le suivi des interventions puisque le son devient intermittent (il y a des coupures). La qualité variable du son (M et P) : Le micro utilisé actuellement est de basse qualité, ce qui peut causer certaines coupures et fritures dans le son. De plus, il demande une proximité de l interlocuteur afin de bien capter le son, sans compter qu il capte également la plupart des sons ambiants. L utilisation d un micro filaire (M) : Le micro doit actuellement être déplacé d une personne à l autre entre chaque intervention. Le premier problème causé est un ralentissement de la fluidité des instances (déplacement du micro entre chacune des interventions). Le second est davantage d ordre logistique : le fil n est pas suffisamment long afin de couvrir l espace d un bout à l autre de la salle de conférence. Finalement, le fil peut lui-même s accrocher dans différents éléments présents sur la table (hautparleurs, verre d eau, cartable de notes, etc.) et ralentir les droits de parole. La complexité des votes (P) : Présentement, il est complexe d effectuer des votes secrets pour des situations telles que des élections. De plus, lors de l appel nominal des votes, il peut être plus difficile pour une des associations à distance de suivre l état du vote. Ce second aspect n est pas un problème majeur, mais pourrait tout de même être amélioré. L absence de visuel sur la conférence (M et P) : Cet aspect se divise en deux volets : l absence de visuel sur la conférence elle-même ainsi que l absence de support visuel (sur le document). Dans le premier cas, cela rend plus difficile le suivi des différentes interventions se déroulant dans la salle. Il est possible de le faire sur la plateforme actuelle, toutefois, cela nécessiterait l achat d une webcam si l on veut conserver l accès à l ordinateur. Pour le second volet, lorsqu il y a l envoi ou la présentation de documents, cela peut être plus difficile à expliquer pour le présentateur et plus complexe à suivre pour les personnes à distance, considérant l absence de support visuel, sans compter le problème évident de diffusion du matériel confidentiel. 2

Les difficultés de gestion des tours de paroles (P) : La plateforme actuelle demande un suivi sur Skype du Preasidium pour la prise des tours de parole des gens présents à distance, sans compter qu il devient difficile pour une personne présente par téléphone de mentionner son désir de prendre un tour de parole sans couper l intervention d une autre personne. 3

3. Les améliorations matérielles Afin de répondre aux différentes critiques, il y a plusieurs options. Tout d abord, si l on veut avoir un impact rapide et simple sur les instances à distance, il faut procéder à l achat de matériel physique adéquat et de qualité. Présentement, en vertu des critiques formulées envers la situation actuelle, il y a certains changements qui peuvent être apportés afin de résoudre les problématiques. L instabilité de la connexion internet : Il s agit d une des premières améliorations qui fut apportée afin d améliorer les instances à distance. Il fut établi rapidement que la présence trop nombreuse de participants via Skype ne pouvait être supportée via Wi-Fi. La Fédération a donc fait l achat d un câble Ethernet d une longueur de 100 pieds afin de connecter à la source l ordinateur hébergeant la conférence téléphonique. À première vue, cet achat de matériel semble avoir résolu le problème de l instabilité de la connexion internet du côté de la FEUQ. La connexion internet des utilisateurs peut également avoir un impact dans le niveau de stabilité. La qualité variable du son et l utilisation d un micro filaire : Considérant que le micro actuel est filaire et d une faible qualité, l achat d un micro d une meilleure qualité peut apporter une meilleure ambiance et améliorer significativement les instances à distance. En ce sens, l exécutif a procédé à l achat d un micro Chat 160. Il s agit d un micro de centre de table de haute qualité qui permettra ainsi de faciliter l intégration des discussions dans la salle aux discussions sur la plateforme internet. L absence de visuel sur la conférence : Il pourrait être possible de faire l achat d une caméra qui diffuserait les images de la rencontre. Toutefois, il y a certains questionnements à faire avant de procéder à l achat d un tel équipement. Premièrement, est-ce réellement nécessaire au bon suivi des discussions? Ensuite, serait-il possible de procéder à la présentation des documents via un autre outil de communication directement? Finalement, est-ce que cela pourrait augmenter considérablement la quantité de données à envoyer, causant un ralentissement ou une instabilité de la connexion internet? 4

4. Caractéristiques des plateformes De ce côté, l essentiel du travail qui peut être apporté réside dans les outils, soient connexes, ou dans le choix de la plateforme lui-même. Basés entre autres sur la liste des critiques établies antérieurement dans ce rapport, voici quels sont les besoins : Accès à un système de VoIP : C est le principal critère. La plateforme se doit permettre la tenue de conférence via internet. Accès à un système d appel téléphonique : Il peut être utile pour une plateforme d offrir l accès à un système d appel téléphonique afin d ajouter quelqu un qui ne pourrait pas participer via internet. Toutefois, il est clair que cette option rend toutes autres options qui permettent le support visuel inutile pour l utilisateur. Accès à un système de chat : Le système de chat permet de faciliter les communications entre les interactions, entre autres afin de demander des questions simples, des précisions ou même une intervention, sans avoir à parler. Nécessite l installation d un logiciel : Selon si la plateforme est accessible en ligne ou nécessite l installation d un logiciel, cela peut ajouter un facteur de simplicité et d accessibilité pour les utilisateurs. Il peut être plus utile et simple que la plateforme soit disponible simplement via un lien URL. Partage d écran : Quoique peu utile, cette option peut être intéressante afin de rendre les instances téléphoniques plus fluides. Il n y a toutefois pas nécessairement beaucoup de choses à montrer. Partage de documents : Comme le partage d écran, cela peut être intéressant dans le cas de présentation d un document sans avoir à l envoyer à l utilisateur. Simplicité d utilisation : Le niveau de complexité d utilisation de la plateforme peut influencer le choix considérant la portée de l utilisation. L objectif est d avoir un outil simple d utilisation pour n importe quel représentant d association, sans avoir à fournir un manuel d explication. Système de modération / animation : Avoir un système de modération / d animation pour le président d assemblée peut aider à améliorer les instances téléphoniques en facilitant les interactions. Stabilité : C est une des principales critiques formulées sur les instances téléphoniques : la plateforme elle-même se doit d être stable et d être capable d accueillir un nombre de personnes sans subir des lenteurs. Il y a une grande partie de cette caractéristique qui n est pas uniquement liée à la plateforme. 5

5. Présentation des possibilités Nom de la plateforme : Google doc Site internet : http://www.gmail.com Description : Cette fonction d édition de documents peut être ajoutée facilement et gratuitement à n importe quelle interface. Google doc est simple d utilisation, mais peut comporter certaines problématiques avec les mises en page des documents. Cette fonction pourrait être utile pour que les participants puissent visualiser les propositions lors des instances. Il s agit d une option qui n est pas bien différente à ce que l on a déjà, sauf pour le support visuel. La plateforme offre accès à un système de chat. Coût : Gratuit Nom de la plateforme : Ventrilo Site internet : http://www.ventrilo.com/ Description : Ventrilo est une plateforme simple et très utilisée au cours des dernières années dans le monde du jeu vidéo. La plateforme consiste simplement à se connecter sur un serveur stable (qu il faut payer mensuellement) pouvant contenir un nombre maximal de personnes. On y retrouve ensuite des commandes de base rendant possible la discussion audio (ouvrir et fermer le micro en appuyant sur une touche). Il s agit d une plateforme un peu plus complexe en ce qui concerne la connexion pour un néophyte (il faut ajouter le serveur à une liste avec certaines informations), mais il demeure globalement simple, accessible et suffisamment sécurisé pour les besoins de la FEUQ. Le logiciel doit être installé sur un ordinateur pour pouvoir fonctionner (pas d accès direct en ligne). Il n y a toutefois pas accès à un système de chat. Coût : Pour les besoins de la FEUQ, un serveur tourne autour de 5 $ par mois (environ 60 $ par année) Nom de la plateforme : Vyew Site internet: http://vyew.com/s/ Description : Cette option permet plusieurs applications intéressantes. Par exemple, il est possible d ajouter des documents et les voir en simultané. C est une fonction relativement intuitive et qui permet de contrôler les accès. Le logiciel est toutefois un peu lent. La plateforme est disponible en ligne, par l envoi d un lien URL et est offert gratuitement pour moins de 10 utilisateurs. Il permet de faire la révision de documents relativement simplement. Il peut être possible d ajouter des personnes par téléphone. L accès à la section de «conférence» est un peu compliqué. Offre accès à un système de chat. Coût : Gratuit pour moins de 10 utilisateurs Nom de la plateforme : GotoMeeting Site internet: http://www.gotomeeting.fr/ Description : Il s agit d une plateforme beaucoup plus professionnelle mise en place par les compagnies. Il peut être possible, par exemple, de préparer des réunions à l avance 6

et de tenir des réunions, autant avec des personnes présentes par internet que par téléphone. L invitation s envoie alors par courriel à tous les invités avec les informations d accès pertinentes. Il faut installer un logiciel afin de participer à la conférence. Toutefois, le logiciel s installe simplement lors d une tentative de connexion en ligne. La plateforme offre plusieurs options de présentation telles que le partage d écran, l utilisation de la webcam et le contrôle de la personne qui parle par le modérateur. Le site internet offre également un centre d administration permettant la gestion des différents utilisateurs et des groupes pour les invitations aux réunions. Offre accès à un système de chat. Coût : 49 $ par mois Nom de la plateforme : Webex Site internet : http://www.webex.fr/ Description : Cette plateforme ressemble à Gotomeeting, mais un peu plus simple d utilisation. C est une plateforme conçue pour les compagnies. La plateforme offre notamment l accès à un tableau blanc ainsi que le partage d écran. Nécessite l installation d un logiciel qui, comme pour Gotomeeting, s installe automatiquement lors de la connexion. Offre accès à un système de chat. Coût : entre 21 à 43 $ par mois Nom de la plateforme : Skype Site internet : http://www.skype.com/fr/ Description : Il s agit de la plateforme actuellement utilisée. L avantage de Skype est qu il s agit d un logiciel à l utilisation très répandue et qu il est très connu. Cette plateforme est tout de même simple d utilisation et permet aisément les discussions. Il en va toutefois de la responsabilité de la personne de mettre son micro sur silence et de l ouvrir. Il est possible, pour un faible coût, d avoir accès à des appels téléphoniques. Offre accès à un système de chat. Coût : La plateforme internet est gratuite, toutefois les frais d appel varient entre 30 à 50 $ par année, selon l utilisation. Nom de la plateforme : Adobe Connect Site internet : Description : Il s agit d une plateforme de Netmeeting, où les participants sont invités en accédant à un lien internet. Ils peuvent ensuite entrer dans la salle de conférence virtuelle une fois que l animateur les a acceptés. Jusqu à 25 participants peuvent être connectés en même temps. Il s agit d une plateforme relativement simple, mais qui demande une certaine adaptation. Il est possible d avoir du visuel (à l aide de caméras Web) et de partager des documents en simultané. Les conférences peuvent aussi être enregistrées. Il s agit d une option payante, dont les couts peuvent être assez élevés. Offre accès à un système de chat. Coût : Nom de la plateforme : Bigbluebutton Site internet : http://bigbluebutton.org/ 7

Description : Plateforme de webconférence à code ouvert (open source) nécessitant d être hébergé par un serveur. Elle permet le partage de document, l accès à un tableau blanc et la vidéoconférence si nécessaire. La plateforme offre également un système de chat simple, et de gestion des microphones des différents utilisateurs. La plateforme est disponible en ligne, ce qui permet une connexion simple, sans avoir à télécharger de logiciel particulier pour les utilisateurs. En ce qui concerne le serveur, il pourrait être possible pour l AEP de l héberger directement à partir de ses propres serveurs. Offre accès à un système de chat. La plateforme ne peut toutefois pas supporter les appels téléphoniques. Tableau résumé : Nom de la plateforme Système de chat Installation d un logiciel VoIP Appel téléphonique Partage de documents Stabilité Modération Google doc Oui En ligne Non Non Oui Stable Oui Ventrilo Non Oui Oui Non Non Très stable Oui View Oui En ligne Oui Oui Oui Lent Oui Gotomeeting Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Webex Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Skype Oui Oui Oui Oui Non Oui Non Adobe Connect Oui En ligne Oui Oui Oui Oui Bigbluebutton Oui En ligne Oui Non Oui Oui Oui À la lumière de ces informations, l exécutif suggère de rester sur la même plateforme, mais de procéder aux améliorations matérielles mentionnées plus haut. Il s agit clairement de la situation la plus simple. Toutefois, dans la situation où il devrait y avoir un changement, le second choix de l exécutif serait clairement la plateforme Bigbluebutton qui permet, à un coût nul, l accès à une plateforme de webconférence en ligne directement. De plus, cette seconde plateforme offre l accès à un partage de documents avec présentation et est simple d utilisation pour tous. Elle répondrait ainsi à plusieurs critiques. 8

6. Conclusion En conclusion, la situation des instances à distance en est certes une qui n est pas parfaite, mais il y a plusieurs options possibles de disponibles afin de l améliorer significativement, particulièrement en ce qui concerne le matériel à utiliser. Il apparait important, à l avenir, d avoir accès à un matériel adéquat lors de rencontre à distance. En ce qui concerne la plateforme la plus appropriée à utiliser, il en va évidemment du choix des gens en place, l important étant bien sûr de favoriser un accès simple et professionnel pour tous, si possible à faible coût. 9