Français / English SYNDIC Contract avec Agence Benoist syndic Mme DALL ERTA Service Level Agreement -English Service Level Agreement -Françaiss CS 8201- CONTRAT DE SYNDIC 2007 1
CONTRAT DE DELEGATION D ACTIVITE ADMINISTRATIVE D ASSOCIATION SYNDICALE LIBRE ENTRE LES SOUSSIGNÉS : 1. L ASSOCIATION SYNDICALE LIBRE L Association Syndicale Libre du Domaine du Golf de Roquebrune Sis Domaine du Golf - 83520 ROQUEBRUNE SUR ARGENS Représenté par son Président Monsieur Gerrit van SCHOUWENBURG Spécialement mandaté à cet effet par l'assemblée générale du Ci-après dénommé l A.S.L. ET 2. LE GESTIONNAIRE La Société SARL AGENCE BENOIST (S2F), représentée par Madame Virginie DALL ERTA Domicilié Immeuble Le SUFFREN 16 Rue Pierre Curie BP 63, 8312O SAINTE MAXIME D'UNE PART Titulaire de la carte professionnelle n G 245, délivrée par la préfecture de TOULON portant la mention «gestion immobilière», Assurée en responsabilité civile professionnelle par la compagnie d assurance AGF D'AUTRE PART IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT : 3. FONCTIONS L association syndicale libre donne mandat au cabinet ci-dessus, qui l accepte, les fonctions de délégation d activité administrative cidessous indiquée, dans le cadre des statuts et du cahier des charges de l Association Syndicale Libre. 4. DURÉE Le présent contrat est conclu pour une durée de 15 mois Il commencera le 21 Mars 2008 pour se terminer le 21 Juin 2009 au plus tard 5. PRESTATIONS ET REMUNERATIONS Le Gestionnaire réalisera les prestations définies ci-dessous qui donneront lieu aux rémunérations indiquées ci-après : 5.1 PRESTATIONS CS 8201- CONTRAT DE SYNDIC 2007 2
PRESTATIONS non à l A.S.L. V = Vacation ADMINISTRATION ET GESTION DE LA COPROPRIETE EN CONFORMITE AVEC LE REGLEMENT DE COPROPRIETE ENTRETIEN ET MAINTENANCE : Visites du Domaine dans les conditions définies au contrat (nombre et modalités) soit : 12 visites / an Tous les 1 er Lundi de chaque mois en présence du Gardien et de tout membres du Bureau présent Autres visites : V Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l échéance dans le cadre du budget prévisionnel Appels d offre, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d une pluralité de devis ou de l établissement d un devis descriptif soumis à l évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l article 45 du décret n 67-223 du 17 mars 1967 Gestion des travaux d entretien et de maintenance Réception du Président du Bureau ou des Membres du bureau et des sous comité à leur demande Mise à disposition et communication au Bureau de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion de l A.S.L (hors frais de tirages, affranchissements et acheminements) Recueil des avis écrits des membres du Bureau lorsque sa consultation est obligatoire Réunions officielles du Bureau dans les conditions définies au contrat (nombre et modalités) Soit : 4 par an. Un P.V de la réunion sera fait et envoyé à tous les membres sous 1 semaine. Sera jointe une liste des décisions prises en réunion et une liste des actions à entreprendre. BUREAU et SOUS COMITES OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES : V V v v Réunion officielle des Sous comité dans les conditions définies au contrat (nombre et modalités) Soit : 1 par an et par sous comité. Un P.V de la réunion sera fait et envoyé à tous les membres sous 1 semaine v non CG 8202- CONTRAT DE GESTIONNAIRE 2008 3
ARCHIVES DE L Association Syndicale Libre : à l A.S.L V = Vacation Détention, conservation des archives «non dormantes» selon la recommandation n 20 de la CRC Gestion des archives dormantes R Délivrance de copies V Transmission des archives au Gestionnaire successeur Elaboration et transmission au Président du bordereau récapitulatif des archives transmises au Gestionnaire successeur DIVERS : Requête en désignation d un mandataire commun V (usufruit, indivision) Publication des modifications des statuts et du cahier v des charges Actions en justice V Actes d acquisition de parties communes V Location de parties communes F Requête en désignation d un administrateur provisoire V Travaux urgents % Gestion des urgences V Représentation de l A.S.L. aux expertises judiciaires V RECOUVREMENT DES CHARGES IMPAYÉES : Relance F Mise en demeure F Remise du dossier à l huissier, l avocat F Injonction de payer F Prise d hypothèque F Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat MUTATION DE LOTS : Établissement de l état daté F Opposition, privilège immobilier spécial F Délivrance des copies des diagnostics réalisés sur les F parties communes Communication des informations nécessaires à F l établissement de diagnostics Actualisation de l état daté F non CG 8202- CONTRAT DE GESTIONNAIRE 2008 4
PRESTATIONS non TRAVAUX HORS BUDGET VOTES EN AG : Y compris l amélioration, la reconstruction, les travaux urgents, ceux imposés par voie réglementaire ou par V = Vacation injonction judiciaire à l A.S.L Suivi administratif et comptable comprenant : Obtention des autorisations d urbanisme : permis de construire, déclaration de travaux, etc. Appels d offres, étude des devis et mise en concurrence pour les travaux hors budget Recensement et mise en concurrence des prestataires : maître d œuvre, coordonnateur SPS, DO, contrôle technique etc. Négociation et passation des marchés des prestataires Déclaration d ouverture de chantier (et obligations éventuelles dues au coordonnateur SPS) Organisation des interactions entre prestataires intellectuels pendant les études techniques : CCTP, assurances, sécurité, etc. Réception des ouvrages, signature des PV, levée des réserves Obtention sans réserve des dossiers de fin de chantier : DIUO etc. Vérification des factures Règlement et répartition des factures Approbation du compte travaux et compte-rendu de la délégation du choix des prestataires Suivi financier comprenant : Assistance aux travaux et aux missions des V prestataires Emprunt, financement par subventions : ANH, F ADEME, etc. Mandataire commun en cas de subventions publiques F Appel de fonds sur travaux (ou autres hors budget) (hors frais de tirages, d affranchissements et d acheminements) COMPTABILITE GENERALE DE L ASSOCIATION SYNDICALE LIBRE % F Compte bancaire séparé ou le cas échéant compte du cabinet en cas de dispense (possibilité de prix différenciés selon le choix de la copropriété) Compte de prévoyance : Placement des fonds, affectation des intérêts, garantie financière apportée par le syndic Constitution de provisions spéciales : Placement des fonds, affectation des intérêts Etablissement du compte de gestion générale et des annexes conformément au décret n 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes de l A.S.L Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur % % 5 CG 8202- CONTRAT DE GESTIONNAIRE 2008
PRESTATIONS Établissement du budget prévisionnel en collaboration avec le BUREAU En cas de changement de Gestionnaire, reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvé et/ou non réparti Remise, au Gestionnaire successeur, de l état financier, de la totalité des fonds, de l état des comptes des Colotis et des comptes de l Association Etablissement et mise à jour de la liste des s Tenue des comptes des s Appel des provisions sur budget prévisionnel (hors frais de tirages, d affranchissements et d acheminements) Imputations des consommations individuelles d eau lorsque les compteurs d eau sont déjà installés lors de la désignation du Gestionnaire Gestion des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs Indication de la TVA (à la demande d un ou plusieurs s) Vérification et paiement des factures Attestation de TVA 5,5% COMPTE PROPRIÉTAIRE : COMPTE FOURNISSEURS FACTURES : non à l A.S.L. V = Vacation V V F ASSEMBLÉE GENERALE ANNUELLE Élaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions 6 semaines avant (hors frais de tirages, d affranchissements et d acheminements) Préparation nécessitant recherches et études et analyses (ex : cession parties communes, travaux hors budget ) TENUE DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : Modalités : du Lundi au Vendredi hors jours fériés Durée : 2 heures forfait Entre : 9 heures à 12 heures Et : 14 heures 30 à 18 heures 00 Au-delà : à la vacation Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs Tenue du registre des procès verbaux Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le Gestionnaire est élu secrétaire Envoi et notification du procès-verbal (hors frais de tirages, d affranchissements et d acheminements) Mise à disposition de tous les s des différentes pièces comptables et justificatives V Imprimé réservé exclusivement aux adhérents de la Fédération Nationale de l'immobilier CG 8202- CONTRAT DE GESTIONNAIRE 2008 6
PRESTATIONS non à l A.S.L. V = Vacation Présence du Gestionnaire ou de son représentant suivant les horaires définis dans le contrat. Présence exceptionnelle d un collaborateur v Assemblée générale supplémentaire V Modalités : du Lundi au Vendredi hors jours fériés Durée : 1 heure incluse dans le forfait Entre : 9 heures à 12 heures Et : 14 heures 30 à 18 heures 00 Au-delà : à la vacation Établissement de l ordre du jour REUNION DU BUREAU PRÉCÉDANT L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE OBJET DE LA RÉUNION : Présence du Gestionnaire ou de son représentant suivant les horaires définis dans le contrat Présence exceptionnelle d un collaborateur V Rédaction du compte rendu de la réunion et envoi (hors frais de tirage, affranchissement et acheminement) REUNION SUPPLÉMENTAIRE DU BUREAU OU SOUS COMITES : Nombre : V et modalités Présence exceptionnelle d un collaborateur V Souscription des polices d assurance au nom de l Association Déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes Déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties privatives Règlement des indemnités aux bénéficiaires ASSURANCES F GESTION DU PERSONNEL Recherche et entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas compris) Établissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants Paiement du salaire et de toute indemnité, prime dus au salarié Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux V F CG 8202- CONTRAT DE GESTIONNAIRE 2008 7
PRESTATIONS Attestations et déclarations obligatoires non à l A.S.L. V = Vacation Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts V maladie et maternité Mise en place du DUERSST et mise à jour V Gestion de la formation du personnel du syndicat V Gestion de la prévoyance le cas échéant V Préparation du dossier de retraite V Inspection du travail V Contrôle URSSAF V Licenciement V Contentieux social V PRESTATIONS 5.2 RÉMUNÉRATIONS non à l A.S.L. V = Vacation 5.2.1 RÉMUNÉRATION FORFAITAIRE ANNUELLE Trésorerie déposée sur un compte séparé ouvert au nom de l association, le d honoraires du Gestionnaire est fixé à : HT 10.000,00 TVA (1) 1.960,00 TTC (2) 11.960,00 paiement : Au trimestre à échoir 5.2.2 RÉMUNÉRATION A LA VACATION POUR LES PRESTATIONS VARIABLES NON INCLUSES DANS LE FORFAIT ANNUEL CG 8202- CONTRAT DE GESTIONNAIRE 2008 8
La vacation couvre le temps passé pour la prestation ainsi que la durée du trajet (départ /retour au cabinet) PENDANT LES HEURES OUVRABLES SOIT Le Lundi de 9 heures 00 à 12 heures 00 Et de 14heures 30 à 18 heures 00 Le Mardi de 9 heures 00 à 12 heures 00 Et de 14heures 30 à 18 heures 00 Le Mercredi de 9 heures 00 à 12 heures 00 Et de 14heures 30 à 18 heures 00 Le Jeudi de 9 heures 00 à 12 heures 00 Et de 14heures 30 à 18 heures 00 Le Vendredi de 9 heures 00 à 12 heures 00 Et de 14heures 30 à 18 heures 00 HT TVA (1) TTC (2) Gestionnaire ou remplacant 46,00 9,02 55,02 Collaborateur 36,00 7,06 43,06 Assistante 30,00 4,80 34,80 EN DEHORS DES HEURES OUVRABLES HT TVA (1) TTC (2) Syndic ou Principal 58,00 11,37 69,37 Collaborateur 48,00 7,68 55,68 Assistante 40,00 7,84 47,84 Majoration au delà de 20H00 de 50% du barème ci-dessus et de 100% au delà de 24H00. (1) TVA au taux en vigueur. (2) Variable en fonction du taux de TVA au jour de la. 5.2.3 RÉMUNÉRATION AU FORFAIT POUR LES PRESTATIONS VARIABLES NON INCLUSES DANS LE FORFAIT ANNUEL HT TVA (1) TTC (2) Contentieux - relance 7,60 1,48 9,08 - mise en demeure 15,00 2,94 17,94 - remise du dossier à l huissier, l avocat 157,00 30,77 187,77 - injonction de payer 57,00 11,17 68,17 - prise d hypothèque 132,00 25,87 157,87 Etablissement de l état daté 200,00 39,20 239,20 Opposition article 20 65,00 12,74 77,74 Actualisation de l état daté 30,00 5,88 35,88 Gestion des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs (par an et par lot) 3,00 0,59 3,59 Appel de fonds sur travaux (par appel et par lot) 1,00 0,20 1,20 Location de parties communes 1 mois de loyer Gestion des archives dormantes Au réel Mandataire commun en cas de subventions publiques 180,00 35,28 215,28 Délivrance des copies des diagnostics réalisés sur les parties 15,00 2,94 17,94 communes Communication des informations nécessaires à l établissement des diagnostics 55,00 10,78 65,78 Emprunt, financement par subventions : ANH, etc. 130,00 25,48 155,48 Mandataire commun en cas de subventions publiques 130,00 25,48 155,48 Déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties privatives. 20,00 3,92 23,92 9
5.2.4 RÉMUNÉRATION AU POURCENTAGE POUR LES PRESTATIONS VARIABLES NON INCLUSES DANS LE FORFAIT ANNUEL 5.2.4.1 - TRAVAUX Le syndic aura droit, sur le montant des travaux TTC à une rémunération fixée à : 5.000,00 à 15.000,00 soit 3% H.T. 15.001,00 à 200.000,00 soit 2% H.T. Au delà de 200.000,00 1,50% H.T. 5.2.4.2 - GESTION DES OPERATIONS FINANCIERES Constitution de provisions spéciales Compte de prévoyance : Placement des fonds, affectation des intérêts, garantie financière apportée par le syndic Le Gestionnaire aura droit à une rémunération annuelle fixée à 1 % du montant des fonds placés. 5.2.5 FRAIS PARTICULIERS HT TVA (1) TTC (2) Location de salle chez le Gestionnaire 40,00 7,84 47,84 Tirages des documents (à l unité) SELON DETAIL JOINT Frais d affranchissements, d acheminements, de Facturation location de salle extérieure et de publication pour recherche d employé de l Association au coût réel Il est précisé que les honoraires et le remboursement des frais concernant l Association seront répartis entre les s en fonction des textes en vigueur et du cahier des charges et des statuts. 5.2.6 RÉVISION (1) TVA au taux en vigueur. (2) Variable en fonction du taux de TVA au jour de la. Les honoraires de gestion feront l objet d une augmentation annuelle en fonction de l augmentation de l indice INSEE du coût de la construction 6. ENGAGEMENT DU GESTIONNAIRE- ETHIQUE Le Gestionnaire ne peut percevoir directement ou indirectement de rémunérations autres que celles prévues au présent contrat, comme il ne peut faire bénéficier de rémunérations ou de contrats des tiers avec lesquels le cabinet, lui même, ses employés auraient des intérêts, à moins d y avoir été expressément autorisé par l assemblée générale. Le Gestionnaire, adhérent de la FNAIM, s oblige plus particulièrement au respect du Code d Éthique et de Déontologie établi par la Fédération Nationale de l Immobilier. 7. COMPTE DE TRÉSORERIE COMPTE DE PRÉVOYANCE 7.1 COMPTE DE TRÉSORERIE - Les fonds de L ASSOCIATION SYNDICALE LIBRE sont versés sur un compte ouvert au nom de l A.S.L., les éventuels produits financiers et charges financières lui seront affectés. 10
7.3 COMPTE DE PREVOYANCE Si l Association Syndicale Libre décide d ouvrir un compte spécial destiné à recevoir toutes sommes correspondant aux provisions spéciales et réserves pour travaux futurs et à toutes indemnités pouvant revenir à l Association (sont exclus les fonds affectés à la gestion, budget annuel, appels de fonds pour travaux décidés en assemblée générale, fonds de roulement, avance de trésorerie.), ce compte sera générateur d intérêts revenant à l Association selon les modalités fixées par l assemblée générale. Pour la gestion de ce compte, le Gestionnaire percevra des honoraires comme mentionnés au 5.2.4.2 8. ELECTION DE DOMICILE Les parties font élection de domicile : l Association Syndicale Libre : à l adresse du Président ; le Gestionnaire : en ses bureaux. En cas de litige, la juridiction du lieu de situation de l immeuble sera seule compétente. Fait au cabinet du Gestionnaire en deux exemplaires dont l'un a été remis au signataire représentant l Association, qui le reconnaît, et dont l'autre est conservé par le Gestionnaire et le restera dans tous les cas par dérogation aux dispositions de l article 2004 du Code civil. A, le Mots nuls Lignes nulles LE GESTIONNAIRE Mention manuscrite «Lu et approuvé» POUR L A.S.L Mention manuscrite «Lu et approuvé» 11
SERVICE LEVEL AGREEMENT ENT entre: ASL DOMAINE DU GOLF et [SYNDIC] 1. AGM Les convocations doivent être envoyées 6 semaines avant A ces convocations doit être jointe une liste de tous les débiteurs et créditeurs de l ASL Le PV doit être envoyé sous 2 semaines après que la réunion ait eu lieu Appel de fonds doit être envoyé sous 4 semaines après que la réunion ait eu lieu 2. Réunions de bureau Il y aura au moins 4 réunions officielles par an Un PV de la réunion sera fait et envoyé à tous les membres sous 1 semaine A ce PV sera jointe une liste des décisions prises en réunion Au PV sera annexée une liste mise à jour des actions à entreprendre 3. Réunions des sous-comités Au moins une réunion par an avec chaque sous-comité pour discuter stratégie et plan à long terme PV de chaque réunion sous 1 semaine 4. Visites Le syndic visite le Domaine chaque 1er Lundi de chaque mois avec le gardien et tout membre du bureau présent 1 PV est envoyé à tous les membres du bureau sous 1 semaine Au PV sera annexée une liste mise à jour des actions à entreprendre 5. Harmonie Extérieur intervention dans le 24 heures après constat par le gardien ou membre du Bureau 6. Personnel Deux fois par an, évaluation officielle de chaque employé PV écrit 1 copie du PV sera envoyée au président et à l employé 7. Travaux Tous travaux votés à l AG doivent être réalisés dans l année de l AG Aucun travaux ne sera payé sans l approbation du membre du sous(comité) responsable Compte-rendu financier des dépenses 8. Finances Budget courant et dépenses votées en AG doivent être strictement séparés A chaque réunion du Bureau 1 état financier sera envoyé au préalable à tous les membres Pénalités: Ce SLA vient en complément du contrat official entre les parties. Le Syndic a une obligation d adhérer à ce SLA au mieux de ses possibilités et de manière sensée. L ASL est obligée d informer le Syndic par écrit ou par e-mail si le Syndic devait transgresser ce SLA. Contrairement à l article.. de l accord officiel cité ci-dessus, l ASL peut renoncer à cet accord après 5 notifications, sans pénalité ou plus d obligations. 12
SERVICE LEVEL AGREEMENT ENT between: ASL DOMAINE DU GOLF and SYNDIC 9. AGM convocations must be sent 6 weeks ahead included in the convocations must be a listing of all the debtors and creditors to the ASL the Proces-Verbal (PV) must be sent within 2 weeks after the meeting has been held Appel des fonds to be sent within 1 months after the meeting has been held 10. Meetings Bureau there will be at least 4 official meetings per year a PV of the meeting will be made and sent to all members within 1 week included in the PV will be a list of decisions taken at the meeting as annex to the PV will be an updated listing of actions 11. Meetings sub-committees at least one meeting a year with each sub-committee to discuss strategy and long-term plan PV of each meeting within 1 week 12. Visits the syndic visits the Domaine every 1 st Monday of each month together with the gardien and any of the members of the bureau present a PV is sent to all members of the bureau within 1 week attached to the PV will be a updated list of all the actions 13. Harmonie Extérieur intervention within 24 hours after notification by gardien of Committee member. 14. Personnel twice per year an official evaluation with each employee a written PV a copy of the PV is sent to the president and the employee 15. Works all work voted at the AGM must be commissioned in the year of the AGM no work will be paid for without the approval of the (sub)committee member who is responsible financial overview of expenditures 16. Financial operating budget and expenses of items voted at the AGM must be kept strictly separated at each meeting of the Bureau a financial statement will be sent to the members in advance Penalties: This SLA is in addition to the formal contract between the parties. Lombard has an obligation to adhere to this SLA to the best of its ability and within reason. The ASL is obliged to notify the Syndic in writing or by e-mail should the Syndic transgress on this SLA. Contrary to article.. of the above mentioned formal agreement, the ASL can renounce this agreement after 5 such notifications, without penalty or further obligations. 13