LA DEMANDE D INTERVENTION PAS A PAS

LA DEMANDE D INTERVENTION PAS A PAS

Table des Matières Préambule.....3 1. Création de la Demande.......4 1.1 Accès au portail des demandes.........4 1.2 Création d une demande........5 1.3 Gestion de la redondance......... 7 2. Suivi des Demandes.... 8 2.1 Consultation des demandes..........8 2.2 Suivi par email.........10 2.3 Supervision par le demandeur.........11 2

Préambule SamFM permet aux occupants d effectuer des demandes d intervention et d en connaître l avancement, depuis la prise en charge par les services techniques jusqu à la clôture des interventions. Grâce à un masque de saisie simple et explicite - basé sur une présentation Internet intuitive l utilisateur navigue rapidement à travers le processus de création et peut envoyer, en quelques clics, une demande : Inutile de se localiser et de s identifier car le code d accès le fait à votre place. Différents thèmes d intervention sont identifiés pour vous simplifier la saisie. Des demandes types sont proposées, et un espace commentaire permet de compléter la demande. Les demandes redondantes sont détectées automatiquement. Plus précises et complètes, les demandes sont transmises immédiatement aux intervenants techniques pour une réactivité optimale. 3

Création de la Demande 1.1 Accès au portail des demandes En se connectant à SamFM, saisissez votre identifiant et votre mot de passe. Lors de la connexion au logiciel, le module «Demande d intervention» sera à votre disposition. Il vous suffira de sélectionner celui-ci pour effectuer une demande. 4

Création de la Demande 1.2 Création d une demande Le demandeur est alors identifié et localisé automatiquement par son code d accès. Il suffira de choisir le thème de la demande parmi ceux à votre disposition (technique, déménagement, second œuvre ). En sélectionnant, le thème «Technique», une liste de domaines (corps de métier) associés à ce thème apparait (Plomberie, climatisation, sécurité incendie), ce qui permet de dispatcher automatiquement la demande à l équipe de travaux adéquate. 5

Création de la Demande Après avoir sélectionné le domaine approprié, un menu déroulant apparait proposant une liste d anomalies types en relation avec le domaine précédemment renseigné. Il suffit alors de choisir le type d anomalie que vous avez rencontré. En complément de l étape précédente, vous pouvez renseigner des informations complémentaires afin que l équipe de travaux ait un maximum de détails pour intervenir rapidement. Vous pouvez par exemple indiquer la localisation de votre anomalie si celle-ci est différente de votre bureau et la description de l anomalie si cela peut aider les intervenants. 6

Création de la Demande 1.3 Gestion de la redondance En cas d une demande redondante, si une autre demande d intervention à la même anomalie et à la même localisation, le logiciel vous proposera si vous souhaiter créer une nouvelle demande identique ou relancer la demande précédente. 7

Suivi des Demandes 2.1 Consultation des demandes Vous pouvez visualiser l ensemble des demandes d intervention qui ont été passées par ce module, en sélectionnant l onglet «Liste des interventions». La première colonne permet de suivre l état d avancement des demandes d interventions. Interventions actives en retard Interventions actives Interventions terminées Interventions en cours de validation Interventions annulées Interventions archivées 8

Suivi des Demandes Une fois la demande émise, le demandeur pourra accéder aux informations relatives à sa requête en double-cliquant sur la ligne souhaitée. Il pourra ainsi visualiser l état d avancement de votre sa demande (la prise en compte par les services techniques, l historique des échanges, le compte rendu d intervention.). Par cette manipulation, il aura la possibilité de relancer une demande restée sans suite. 9

Suivi des Demandes 2.2 Option Alertes et Communication 2.2.1 A la prise en compte de la demande Lors de la prise en compte de la demande par l équipe de travaux, un email sera envoyé directement par le logiciel au demandeur associé à cette demande. Il pourra par exemple avoir le format suivant : Bonjour, La demande n [CODE DE L OPERATION] concernant l'intitulé: [LIBELLE OPERATION], a bien été prise en compte par l'équipe [NOM DE L EQUIPE DE TRAVUX] le [DATE DE PRISE EN COMPTE] à [HEURE DE PRISE EN COMPTE]. Nous nous efforcerons d'intervenir dans les meilleurs délais. Cordialement. [NOM DE L EQUIPE DE TRAVAUX] 2.2.2 Clôture de la demande A la clôture de la demande d intervention, vous recevrez un email afin de vous prévenir de la clôture de celleci, par exemple sous le format : Bonjour, La demande n [CODE DE L OPERATION] é été clôturé le [DATE DE FIN] à [HEURE DE FIN]. Merci de bien vouloir valider la clôture dans SamFM (http://www.samfm.net/samfmgenerali) en vous connectant avec votre code d'accès. Néanmoins, sans nouvelle de votre part sous 48 heures, la demande sera alors définitivement clôturée. Cordialement. [NOM DE L EQUIPE DE TRAVAUX] 1 0

Suivi des Demandes 2.3 Supervision par le demandeur Lors de la réception de l email de clôture de la demande, vous avez la possibilité de valider ou refuser cette clôture de demande en vous connectant au logiciel. Vous pourrez y rechercher votre demande à l aide du filtre «Demandes à superviser» et sélectionner l intervention. Vous pourrez alors sélectionner «Superviser» si vous validez la clôture ou, si vous considérer que celle-ci n est pas finie vous pouvez la «Refuser» en indiquant le motif de ce refus. 11