GUIDE D'UTILISATION DE L'EXTRANET EMPLOI Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 1
AVANT PROPOS Dans le but de faciliter la gestion des déclarations de création et de vacance d emploi, le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Haute Garonne met à disposition des collectivités affiliées et non affiliées, un nouvel outil : l'extranet emploi. Cet outil va vous permettre de : visualiser et consulter toutes les déclarations réalisées par votre collectivité ; modifier une déclaration en cas d erreur de saisie (avant validation du CDG) ; saisir une déclaration sur deux cadres d emplois différents ; saisir toutes les nominations afférentes à ces déclarations ; distinguer les déclarations pourvues de celles encore en cours. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 2
SOMMAIRE I Accès à l'application extranet emploi p. 4 II Saisir une déclaration de création ou de vacance d emploi p 7 III Saisir une nomination p 12 IV Comment retrouver une déclaration enregistrée avant la mise en œuvre de l extranet emploi? p 16 Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 3
I ACCÈS A L EXTRANET EMPLOI Pour accèder à l extranet emploi, connectez vous sur le site internet du cdg31, puis cliquez sur la rubrique. Saisissez votre code d accès puis cliquez sur me connecter. Une fois sur la partie privée du site, cliquez sur la Rubrique Puis deux possibilités, Soit vous cliquez directement sur le bouton (1) Soit vous cliquez sur Extranet emploi DVE/DCE et nomination (2).. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 4
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Page de présentation de l extranet emploi. Nom de la collectivité connectée Retour vers le site du CDG31 D V E D C E N O M I N A T I O N s Trois aides vous sont proposées : Une aide technique pour manipuler l outil. Un guide métier. Des infos bulles s affichent lorsque vous positionnez votre souris sur les différents champs. Enfin, certains champs disposent du bouton loupe qui vous permet de réaliser une recherche (sur un numéro de déclaration, une date de validation ). D autres peuvent être triés via le bouton. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 6
II Saisir une nouvelle déclaration de création ou de vacance d emploi La partie supérieure de l écran contient toutes les déclarations de création et de vacance réalisées par votre collectivité. Pour saisir une nouvelle déclaration, cliquez sur le bouton. Pour modifier une déclaration déjà saisie, cliquez sur le bouton. Attention : Seules les déclarations à l état de saisie sont modifiables. Si vous constatez une erreur de saisie alors que la déclaration est à l état de validée, vous devez prendre contact avec le service emploi du Centre de Gestion. Pour visualiser une déclaration sans pouvoir la modifier, cliquez sur. Pour supprimer une déclaration, cliquez sur. Attention : Seules les déclarations à l état de saisie peuvent être supprimées. Si la déclaration que vous souhaitez supprimer a été validée par le CDG, vous devez prendre contact avec le service emploi du Centre de Gestion. Pour rafraîchir l affichage, cliquez sur. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 7
Formulaire de saisie d une déclaration 1 2 3 4 1 Coordonnées de la personne qui réalise la DVE/DCE. Ces champs sont à remplir à la première connexion. Ensuite, ils s afficheront par défaut. Un rappel statutaire. Remarque : Les champs de couleur bleue sont des champs obligatoires. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 8
2 Ces deux champs sont pré remplis et non modifiables. Motif DVE / DCE : le motif de la vacance doit être obligatoirement renseigné. Il ne concerne pas le motif du recrutement mais la raison de la vacance du poste. Service recruteur : Par exemple : RH, Finances, Techniques, Affaires scolaires, Communication Fonction : Quel(s) métier(s)? Quelles tâches sont accomplies en général? à renseigner PRECISEMENT (cf Art 41 de la loi nº 84 53 "les vacances d'emploi [...] comportent une description du poste à pourvoir") Ex : directeur général des services, chargé d'études, cuisinier, agent d'entretien des locaux... Cas particulier des emplois fonctionnels En effet dans le cas d un emploi fonctionnel, n oubliez pas qu il est nécessaire de réaliser deux déclarations, une pour le grade et une pour le détachement sur l emploi fonctionnel. Cas particulier : pour les agents détachés de la Fonction Publique d'etat, seule la DVE sur l'emploi fonctionnel est demandée. Si vous cochez détachement sur emploi fonctionnel, un nouveau champ s affiche, il s agit du numéro de DVE rattachée. Le champ N DVE rattachée est à remplir uniquement si la déclaration sur le grade a déjà fait l objet d un enregistrement auprès du Centre de Gestion. 3 Nouveau! Cet outil vous permet dans une même déclaration de sélectionner deux cadres d emploi différents (de la même filière ou non, de la même catégorie ou non). Ainsi vous n êtes plus obligé de réaliser plusieurs déclarations pour un même poste. Le champ catégorie s alimente automatiquement. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 9
Le niveau d information minimal demandé est le cadre d emploi. Par défaut, les champs nombre de postes, horaire hebdomadaire et type de temps de travail sont pré remplis mais modifiables. Rappel : Si plusieurs postes sont concernés dans une même déclaration, le grade ainsi que la durée hebdomadaire, doivent impérativement être identiques pour tous les postes. 4 Si vous cochez, cela signifie que vous devez rédiger une offre d emploi détaillée sur le formulaire en ligne du CDG (voir rubrique en partie privée). Le descriptif du poste est un champ facultatif. Les champs Famille et Métier CNFPT sont également facultatifs. Si vous ne les remplissez pas, le service emploi du CDG s en chargera au moment de la validation de votre déclaration à partir des informations que vous aurez fournies. Ces données sont nécessaires au CDG et à son Observatoire de l Emploi Territorial afin d analyser et mesurer les besoins des collectivités en matière d emploi. La saisie de votre déclaration est à présent terminée vous n avez plus qu à valider votre saisie par le bouton. A ce stade la déclaration est déjà enregistrée mais vous avez la possibilité de l imprimer et de la sauvegarder ou revenir à la liste des déclarations. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 10
Votre déclaration apparaît ensuite dans le tableau à l état de Saisie. Une fois que le service emploi aura validé votre déclaration, vous recevrez à l adresse mail que vous avez indiquée l accusé réception. Votre déclaration apparaîtra alors à l état Validée. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 11
II Saisir une nomination Lorsque vous sélectionnez une ligne dans la partie supérieure de l écran, les nominations associées à cette déclaration apparaîtront dans la partie inférieure. Si vous souhaitez saisir une nomination, cliquez sur le bouton. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 12
Formulaire de saisie d une nouvelle nomination 1 2 3 4 Attention : Vous ne pouvez saisir une nomination uniquement sur les déclarations à l état de «Validée», sinon le message suivant s affichera. De même, pour une déclaration pourvue c est à dire pour laquelle le nombre de nominations saisies est égal au nombre de postes déclarés, vous ne pouvez plus enregistrer de nominations. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 13
Lorsque vous souhaitez enregistrer une nouvelle nomination, un certain nombre de champs sont pré remplis avec les informations contenues dans la déclaration. 1 Exemple : type de déclaration, numéro, date d enregistrement, filière, cadre d emploi... Pour saisir la date de nomination, cliquez sur le bouton, un calendrier facilitera votre saisie. Mise en garde : Le contrôle de légalité préconise un délai de 8 semaines entre la date d enregistrement de votre déclaration et la date de nomination de l agent. Si tel n est pas le cas, l outil vous présentera un message d alerte. 2 Les champs ci dessous concernant les coordonnées personnelles de l agent. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 14
Les informations concernant la filière, le cadre d emploi, la durée hebdomadaire sont reprises de la déclaration et donc non modifiables. Dans l exemple présenté ici, vous n avez plus que le grade à sélectionner. 3 4 Enfin, il vous reste à saisir le statut de l agent et son mode de recrutement. Les listes déroulantes des modes de recrutement s adaptent selon le statut que vous avez sélectionné. Si votre agent est déjà employé dans une autre collectivité, le champ nom de l autre collectivité apparaît. Le formulaire se termine par la Famille et le Métier CNFPT. Ces champs sont pré remplis par les informations recueillies dans la déclaration (et saisis soit par la collectivité, soit par le service emploi du CDG) mais modifiables. Vous avez la possibilité de modifier les informations saisies lors de votre connexion. Une fois déconnecté de l extranet plus aucune modification des nominations n est possible. En cas d erreur, vous devrez prendre contact avec le service emploi du CDG. Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 15
IV Comment retrouver une déclaration enregistrée avant la mise en œuvre de l extranet emploi pour saisir les nominations correspondantes? La mise en œuvre de cet outil régional a imposé au CDG31 de modifier son système de numérotation des déclarations. Toutes les déclarations enregistrées auprès du CDG31 depuis le 14 mars 2012 c est à dire toutes les déclarations sans durée de validité ont été intégrées dans ce nouvel outil. Vous pouvez donc saisir toutes les nominations afférentes à ces déclarations. A Pour retrouver une déclaration que vous avez enregistrée entre le 14 mars 2014 et le 31 décembre 2014 : Modifiez votre numéro de la façon suivante : 1 Ajouter 31 (=numéro de département) 2 Puis 14 (année d enregistrement de votre déclaration) 3 et enfin les quatres derniers chiffres de l ancienne numérotation Exemple : Si vous recherchez la déclaration anciennement enregistrée sous le n 49830, vous la trouverez à présent sous le n 31149830. B Pour retrouver une déclaration que vous avez enregistrée depuis le 1er janvier 2013 : Un tableau de correspondance est à votre disposition dans la rubrique, puis dans la partie Documentation à télécharger, cliquez sur : Vous recherchez un numéro d'une DVE/DCE enregistrée depuis le 01/01/2013 pour saisir votre nomination? Enfin, pour ne pas commettre d erreur, lorsque vous visualisez une déclaration, l ancien numéro de votre déclaration a été sauvegardé dans le champ Descriptif du poste. Exemple : Centre de gestion de la FPT de la Haute-Garonne Extranet emploi Novembre 2015 - page 16