Microsoft OFFICE 2016 Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote 2016 Maîtrisez les fonctions avancées de la suite Microsoft
Table des matières Word 2016 i Documents et modèles Modifier un document PDF dans Word.......................... 7 Créer un modèle.......................................... 9 Modifier un modèle de document............................. 12 Changer le modèle associé à un document...................... 12 i Contenus spécifiques Rechercher le texte possédant certaines mises en valeur........... 14 Remplacer une mise en valeur par une autre..................... 15 Insérer un texte fictif..................................... 16 Créer une insertion automatique............................. 18 Utiliser une insertion automatique............................ 20 Insérer un champ........................................ 22 Afficher/masquer les codes des champs........................ 23 Mettre à jour un champ................................... 23 i Styles Créer un style.......................................... 24 Sélectionner les textes possédant le même style................. 28 Gérer les styles......................................... 29 Importer des styles...................................... 34 i En-têtes et pieds de page Créer un en-tête ou un pied de page personnalisé................. 38 Gérer les en-têtes et les pieds de page........................ 43 i Plans Créer un plan en utilisant les styles prédéfinis................... 47 Numéroter les titres..................................... 48 Exploiter le plan d un document.............................. 50 Utiliser le volet de navigation................................ 52 i Tables et index Construire une table des matières............................ 56 Mettre à jour une table des matières.......................... 61 Créer un index.......................................... 62 Editions ENI - Toute reproduction interdite 1
Table des matières Mettre à jour une table d index...............................71 i Mailing Les étapes de conception d un mailing..........................72 Créer un mailing..........................................72 Créer une liste de données..................................79 Gérer les enregistrements d une liste de données.................81 Limiter l exécution d un mailing à certains enregistrements..........86 Excel 2016 i Modèles de classeur Créer un modèle de classeur personnalisé.......................89 i Zones nommées Nommer des plages de cellules...............................91 Gérer les noms de cellules..................................93 Sélectionner une plage de cellules en utilisant son nom..............95 i Calculs Créer une formule conditionnelle simple......................... 96 Créer une formule conditionnelle imbriquée.......................98 Combiner l'opérateur OU ou ET dans une formule conditionnelle....... 100 Calculer la somme d'une plage répondant à un critère (SOMME.SI)..................................101 Utiliser des zones nommées dans une formule...................102 Consolider des données...................................103 i Mises en forme conditionnelles Appliquer une mise en forme conditionnelle prédéfinie..............106 Créer une règle de mise en forme conditionnelle..................110 Formater des cellules en fonction de leur contenu................115 Supprimer toutes les règles de mise en forme conditionnelle.........117 Gérer les règles de mise en forme conditionnelle................. 117 2
Table des matières i Tri et filtre des données Trier les données selon une couleur de cellule, de police ou selon un jeu d icônes................................... 119 Trier les données d un tableau selon plusieurs critères............ 120 Activer le filtrage automatique.............................. 123 Filtrer selon certaines valeurs de la colonne.................... 124 Filtrer selon un critère personnalisé.......................... 127 Filtrer selon plusieurs critères.............................. 128 Utiliser des filtres spécifiques aux types de données.............. 129 Effacer un filtre........................................ 131 i Tableaux de données Créer un tableau de données............................... 132 Ajouter une ligne/une colonne à un tableau de données............. 133 Afficher une ligne de total dans un tableau de données............. 133 Créer une colonne calculée dans un tableau de données............ 135 Convertir un tableau de données en plage de cellules.............. 136 Supprimer un tableau et ses données......................... 137 Filtrer un tableau de données au moyen de segments............. 137 i Tableaux croisés dynamiques Choisir un tableau croisé dynamique recommandé................ 140 Créer un tableau croisé dynamique........................... 142 Gérer les champs d un tableau croisé dynamique................. 146 Modifier la fonction de synthèse ou le calcul personnalisé d'un champ.......................... 150 Utiliser les champs de totaux et de sous-totaux................. 154 Filtrer un tableau croisé dynamique.......................... 157 Filtrer les dates de façon interactive (filtre chronologique).......... 163 Recalculer un tableau croisé dynamique....................... 165 Supprimer un tableau croisé dynamique....................... 165 Editions ENI - Toute reproduction interdite 3
Table des matières PowerPoint 2016 i Présentation Créer un album photo..................................... 167 Créer une présentation à partir d un fichier Plan................. 171 Enregistrer une présentation sous forme de modèle...............172 i Multimédia Insérer une vidéo accessible depuis un site Internet...............174 Découper un clip audio ou vidéo..............................175 Ajouter/supprimer des signets.............................. 177 i Animations Créer une trajectoire personnalisée...........................179 Déclencher l'animation d une vidéo sur un signet..................181 Modifier la couleur ou masquer un objet après son animation.........181 Personnaliser l effet d animation sur un objet contenant du texte.....182 Personnaliser l effet d animation sur un objet audio ou vidéo.........183 i Diaporama Masquer des diapositives pour le diaporama..................... 186 Paramétrer le diaporama..................................186 Créer, projeter et imprimer des diaporamas personnalisés..........189 Découvrir le mode Présentateur.............................191 Diffuser un diaporama sur des postes distants..................194 Outlook 2016 i Message Utiliser l'affichage Conversation..............................197 Utiliser la recherche instantanée............................199 Archiver des messages...................................205 Ouvrir un fichier de données Outlook (.pst)......................206 4
Table des matières i Messagerie : configuration Gérer la messagerie en votre absence........................ 208 Créer une ou plusieurs signatures........................... 213 Signer automatiquement les messages....................... 215 Choisir comment être prévenu de l arrivée de nouveaux messages.... 216 Gérer les messages à l aide de l Assistant Gestion des messages.... 216 Utiliser les Actions rapides pour automatiser les tâches répétitives... 220 OneNote 2016 i Interface Lancer OneNote 2016................................... 229 Découvrir l écran de travail................................ 229 Gérer la fenêtre OneNote................................. 231 Quitter OneNote....................................... 232 i Bloc-notes Créer un bloc-notes..................................... 233 Ouvrir un bloc-notes..................................... 238 Activer un bloc-notes ouvert............................... 240 Fermer un bloc-notes.................................... 241 Modifier les propriétés d un bloc-notes........................ 241 Partager des blocs-notes stockés sur OneDrive................. 242 Créer et gérer les sections d un bloc-notes.................... 248 Copier/déplacer une section................................ 248 Créer et gérer les pages.................................. 249 Les modèles de page..................................... 251 Modifier l aspect d une page............................... 254 Utiliser la corbeille...................................... 254 i Notes Insérer une nouvelle note.................................. 257 Créer une note rapide.................................... 257 Afficher les notes rapides................................. 258 Sélectionner des notes................................... 258 Supprimer une note..................................... 259 Ajouter des espaces entre les notes......................... 259 Editions ENI - Toute reproduction interdite 5
Table des matières Déplacer/copier une note..................................260 Utiliser les indicateurs de notes.............................260 Rechercher des notes marquées par un indicateur................263 Rechercher des notes....................................265 Créer une note liée à une page d un fichier......................266 Utiliser les notes liées....................................267 Insérer un fichier en tant que note........................... 268 Afficher les modifications..................................268 Insérer l icône d un fichier dans une note.......................270 Insérer un enregistrement audio ou vidéo.......................271 Insérer un tableau.......................................272 Intégration i Échanges entre applications Copier des données Excel dans Word..........................275 Insérer une feuille de calcul Excel dans Word.................... 276 Exporter une présentation vers Microsoft Word..................277 Index.................................................279 6
Interface Interface Office 2016 - Fonctions avancées Lancer OneNote 2016 i Dans Windows 10, cliquez sur le bouton de la barre des tâches située en bas de l'écran puis sur l'option Toutes les applications. i Cliquez sur l'option OneNote 2016. m Il est possible que l'icône de OneNote ait été ajoutée ("épinglée") à la barre des tâches du Bureau. Dans ce cas, un clic sur l'icône permet de lancer l'application. Découvrir l écran de travail Il se peut que lors du premier lancement, une fenêtre d'accueil affiche les nouveautés de OneNote : Editions ENI - Toute reproduction interdite 229
Office 2016 - Fonctions avancées OneNote 2016 i Naviguez à l'aide des boutons et. Une fois toutes les informations revues, cliquez sur le lien Commencer à utiliser OneNote. Découvrons les principaux éléments de la fenêtre OneNote. La barre de titre (a) : le titre de la page (ici, il s agit de la page d accueil de OneNote) suivi du nom de l application OneNote. À droite, vous visualisez le bouton Aide permettant d'afficher la fenêtre d'aide en ligne de OneNote et le bouton permettant de choisir la façon dont le ruban doit s'afficher. Suivent les boutons Réduire, Niveau inférieur ou Agrandir qui permettent de réduire ou de restaurer la taille de la fenêtre. L outil Fermer ferme la fenêtre OneNote. La barre d outils Accès rapide (b) contient les outils les plus fréquemment utilisés. De nouveaux outils peuvent être ajoutés à cette barre. 230
Interface Le ruban (d), comme dans toutes les applications Microsoft Office, comporte la majorité des commandes de l application. Ces commandes sont regroupées par tâches, chacune de ces tâches étant représentée par un onglet (c). L onglet Fichier donne accès aux fonctionnalités de base de l application (créer un nouveau bloc-notes, ouvrir, imprimer, exporter...) mais aussi à d autres fonctionnalités comme celle permettant de partager un bloc-notes ou encore de paramétrer l application OneNote. L'onglet de la liste Mon blocs-notes (e) permet d afficher la liste des blocs-notes ouverts. Cette liste permet également d'ajouter un bloc-notes, d'ouvrir d'autres blocs-notes ou encore d'afficher les Notes rapides ; un clic sur le bouton permet d'épingler le volet des blocs-notes sur le côté gauche de la fenêtre, permettant d'afficher les blocs-notes ouverts en permanence et ainsi de passer de l'un à l'autre facilement. Un clic sur le bouton détache le volet des blocs-notes du côté gauche de la fenêtre. La Barre d onglets des sections (f) du bloc-notes actif. Chacun des blocs-notes peut être divisé en plusieurs sections dans lesquelles vous créez vos pages de notes. La Page des notes (g) de la section active contient le texte et les éléments de vos notes. Le Volet des pages de la section active (h) recense les pages et sous-pages contenues dans la section active. Ce volet vous permet de réorganiser les pages existantes (déplacer, copier, convertir en page ou sous-page et d en créer des nouvelles). Pour modifier la taille de ce volet, faites glisser sa bordure gauche dans la direction souhaitée. Gérer la fenêtre OneNote i i Pour afficher la page de notes en plein écran, cliquez sur le bouton Page entière situé dans le coin supérieur droit de la page ou appuyez sur la touche Y ; de nouveau un clic sur le bouton ou Y permet d afficher la fenêtre en Mode Normal. Pour réduire la fenêtre des notes et l ancrer à droite du bureau, cliquez sur l outil Ancrer au bureau i situé dans l onglet Affichage ou CA D ; un clic sur le bouton permet d'afficher la fenêtre en Mode Normal. Si la fenêtre OneNote doit toujours être au premier plan, cliquez sur le bouton Toujours visible de l onglet Affichage. Pour désactiver cette option, cliquez à nouveau sur ce même bouton. Editions ENI - Toute reproduction interdite 231
Office 2016 - Fonctions avancées OneNote 2016 Cette action empêche les autres fenêtres de se superposer à celle de OneNote. Il est préférable de l activer uniquement lorsque la fenêtre OneNote est ancrée au bureau car si elle est en plein écran, elle vous empêchera d accéder aux autres applications. m Vous pouvez également changer de mode d'affichage à l'aide des boutons situés dans le groupe Affichages de l'onglet Affichage. Quitter OneNote Le bouton Fermer de la fenêtre OneNote ferme la fenêtre mais l application OneNote est toujours ouverte, ce qui vous permet de créer des notes rapides tout en continuant à travailler sur d autres applications. i Pour quitter l application OneNote, cliquez sur le bouton situé à droite dans la barre des tâches, faites un clic droit sur l'icône puis cliquez sur l'option Fermer. m Une fois cette option choisie, si la fenêtre OneNote est affichée, cliquez sur le bouton Fermer de la fenêtre. Pour créer ensuite des notes rapides, il vous faudra relancer OneNote. 232
Bloc-notes Bloc-notes Office 2016 - Fonctions avancées Créer un bloc-notes La création de différents blocs-notes vous permet de partitionner les notes dans différentes catégories et ainsi de les retrouver plus facilement ou de choisir le blocnotes que vous souhaitez partager. Pour partager un bloc-notes, celui-ci doit être créé sur un réseau ou sur le Web. Sur votre ordinateur i Cliquez sur l onglet Fichier, sur l option Nouveau puis sur Ce PC dans le volet central. i Saisissez ensuite le nom du bloc-notes dans la zone de saisie Nom du bloc-notes. Par défaut, le nouveau bloc-notes est enregistré dans le dossier Blocs-notes OneNote de votre dossier Mes documents (C:\Users\nom_utilisateur\Documents\Blocs-notes OneNote). Si cet emplacement ne vous convient pas, vous pouvez modifier le dossier d'enregistrement. i Si besoin, cliquez sur le lien Créer dans un dossier différent, choisissez un autre dossier d'enregistrement puis cliquez sur le bouton Créer ; si vous souhaitez que d'autres personnes puissent accéder à votre bloc-notes, choisissez un emplacement accessible par le ou les utilisateurs concernés (dossier partagé de votre poste, réseau). Editions ENI - Toute reproduction interdite 233
Office 2016 - Fonctions avancées OneNote 2016 i Cliquez sur le bouton Créer un bloc-notes. Le bloc-notes s affiche à l écran. Automatiquement, une nouvelle section et une nouvelle page sont créées. Sur OneDrive Cette procédure consiste à enregistrer votre bloc-notes sur votre espace de stockage en ligne OneDrive afin d accéder à vos notes où que vous soyez ou de les partager avec d autres utilisateurs. Pour utiliser ce service, vous devez posséder un compte Microsoft (compte utilisé avec MSN, Hotmail, Outlook.com, Windows Phone, Xbox LIVE ). i i Cliquez sur l onglet Fichier, sur l option Nouveau puis sur OneDrive dans le volet central. Si vous êtes connecté à OneNote à l aide d un compte Microsoft, vous visualisez votre nom de compte en dessous de OneDrive. Si ce n est pas votre cas, seul le libellé OneDrive est visible. Si vous n êtes pas connecté à l aide d un compte Microsoft, cliquez sur le bouton Se connecter. 234