Utilisation du système Web-Conférence Adobe Connect comme hôte Sommaire 1 Comment utiliser Adobe Connect... 2 2 Première connexion... 3 3 Création d une salle de réunion... 4 3.1 Détail de la page de création de réunion (image ci- dessous)... 4 3.2 Sélectionner des participants (image ci- dessous)... 5 3.3 Invitation aux participants... 7 3.4 Résumé de la réunion... 7 4 Déroulement de la réunion pour le rôle d HÔTE... 8 4.1 Activation WebCam Micro et Son... 9 4.2 Gérer les utilisateurs, en début ou lors de la réunion... 10 5 Diffuser un document... 11 6 Les 3 types de salle virtuelle... 12 7 Eléments annexes... 15 Didacticiel simple pour une utilisation rapide d Adobe Connect. Ce document résume le manuel d Utilisation d Adobe Acrobet Connect Pro 7, Pdf de 251 pages disponible à l adresse suivante : http://help.adobe.com/fr_fr/acrobatconnectpro/7.0/wsd0bd87ab-ab74-4fb8-a146-fd77131f74b1.html 1
1 Comment utiliser Adobe Connect Adresse URL : https://connect.espe- lnf.fr Connexion : Votre login et mot de passe (ESPE). Seulement en connexion filaire (Wifi a éviter!) Dispositif obligatoire : Ordinateur, Webcam, un Casque et/ou un Micro Rappel : Plusieurs réunions peuvent se dérouler en mêmes temps, dans la limite de 8 réunions. Pour ce faire, la procédure suivante est IMPERATIVE : Ø Programmer la réunion. Prévenir : Administrateur COMUE/ESPE Villeneuve d Ascq - michael.bisiaux@espe-lnf.fr o Donner les renseignements suivants : Titre de la réunion Date de la réunion Heure de début et durée de la réunion (prévoir 30 min de plus) Nombre de participants VOUS inclus. o Si participants extérieurs à l ESPE ou la ComUE, faire parvenir les renseignements suivants : Nom et prénom Adresse mail Ø Réunion hebdomadaire, contacter l administrateur pour définir un Hôte attitré à une salle virtuelle Les réunions non programmées seront immédiatement interrompues et supprimées par l administrateurs 2
2 Première connexion Détail de votre page d accueil (image ci-dessous) Présentation de votre planning de réunion, par semaine, tous les mois ou activité. L item Mes réunions dresse un récapitulatif détaillé de vos anciennes et prochaines réunions (nom, adresse URL, date et durée. Vous avez la possibilité d accéder aux salles de réunion en cliquant dessus. Les items à côté de nouveau : Ø Réunion : Programmer une nouvelle réunion Ø Contenu : Voir les réunions enregistrées 3
3 Création d une salle de réunion 3.1 Détail de la page de création de réunion (image ci-dessous) Informations sur la réunion : Ø Nom : Donner un nom à votre réunion Ø URL personnalisée : Vous avez la possibilité de personnaliser l URL de la réunion. Dans le cas où vous ne le feriez pas, une adresse URL automatique sera générée par le serveur. Cette adresse sera le point d entrée des contacts extérieurs. Conseil : Il ne faut pas que ce soit trop long. Votre personnalisation viendra s ajouter au corps de l adresse (https://connect.espe-lnf.fr/ ) Ø Résumé : Facultatif, mais utile si vous prévenez vos extérieurs par mail. Ø Heure de début : Date et heure de la réunion. Ø Durée : Estimer au mieux la durée de votre réunion. Ø Sélectionner un modèle : Ne pas toucher Ø Accès : Il faut comprendre Accès des extérieurs. Pour cela 3 possibilités s offre à vous. 4
Seuls les utilisateurs enregistrés sont admis à la réunion (accès des invités est bloqué) Accès par login et mot de passe. Dans le cas d une réunion avec des enseignants de l ESPE ou de la ComUE, il n est pas nécessaire d enregistrer manuellement les participants (connexion avec l annuaire LDAP de la ComUE). Dans les cas de réunion hebdomadaire, avec toujours les mêmes participants extérieurs, l administrateur les enregistrera et fera parvenir aux participants, login et mot de passe. Seuls les utilisateurs enregistrés et les visiteurs acceptés sont admis à la réunion Accès aux participants (login et mot de passe) et aux visiteurs par acceptation de l Hôte. Le visiteur non enregistré (mais convié à la réunion par l Hôte via l adresse URL de la salle) doit être accepté pour participer à la réunion. Toute personne disposant de l adresse URL de la réunion peut y assister Les participants n ont pas de login et mot de passe et ne doivent pas être autorisés par l hôte pour accéder à la réunion. Seule l adresse URL de la salle suffit. Conseil : NE PAS UTILISER Paramètres de conférences audio : NE PAS TOUCHER 3.2 Sélectionner des participants (image ci-dessous) 5
Deux cadres : Utilisateurs et groupes disponibles et participants actuels à réunions... 1. Utilisateurs et groupes disponibles : ü Rechercher un participant dans le LDAP (personnel ESPE / ComUE). ü Vous n avez pas la permission de créer des participants. Pour la création de participants extérieurs, veuillez me communiquer la liste avec les informations suivantes : nom, prénom et adresse mail. Une fois ces informations en ma possession je me charge de les entrer dans le l annuaire LDAP, à vous ensuite de les sélectionner pour votre réunion. 2. Participants actuels à réunions. ü Liste des participants à votre réunion (En mode Participant par défaut) ü En sélectionnant un participant vous avez la possibilité de modifier son rôle o Hôte o Présentateur o Participant o Refuser HÔTE : Celui qui gère la réunion. Il a accès à toutes les fonctionnalités. Il peut modifier le rôle des personnes de la réunion. Il autorise ou non des personnes à rejoindre la réunion et clôture à la réunion (Fermeture de la salle virtuelle). Il gère le rôle participant en leur donnant des droits (micro, webcam, etc.) Présentateur : Il a accès au module de WebCan, Micro et Partager Participant : Il a le droit de suivre!! Pas d interaction avec l environnement (Très rarement utilisé) 6
3.3 Invitation aux participants Je vous conseil de cocher Envoyer des invitations. Une invitation sera envoyée aux participants sélectionnés. Dans le cas contraire, vous devrez le faire vous-même!!! Sans l adresse URL de la salle de réunion, IMPOSSIBLE de participer à la réunion. 3.4 Résumé de la réunion Entrer dans la salle : Début de la réunion 7
4 Déroulement de la réunion pour le rôle d HÔTE Présentation de la Salle virtuelle : La salle est composée de modules (chiffre en rouge sur image) 1. WebCam 2. Liste des participants et rôles 3. Conversation (écrite) 4. Partager (mon écran document tableau blanc) 8
4.1 Activation WebCam Micro et Son Son Actif : Vert Réglage micro (clic sur micro pour l activer passe au vert) Réglage WebCam (clic sur l icône pour activer la webcam puis sur votre image débuter le partage ) 4.2 Etat connexion Clic sur l icône pour le mettre hors service ATTENTION AU MICRO : Le déconnecter si vous désirez discuter avec un collègue dans votre bureau! Message à lancer lors de la réunion 9
SI PROBLEME ALORS CONFIGURATION MANUELLE 1. Réunion PUIS Assistant Configuration Audio 2. Suivre la procédure 4.2 Gérer les utilisateurs, en début ou lors de la réunion L hôte de la réunion doit accepter les invités lors des demandes d accès Clic droit sur le participant, des items pour le changer de rôle. Pour donner des droit au Participants 10
5 Diffuser un document ü Partager votre écran Trois possibilités : Conseil : Ne partager que Tout le bureau. Cette fonction vous permet de diffuser ce que vous faites de votre bureau. Eviter Application et Fenêtres trop restrictif ü Partager un document Partager un document : Lorsque vous partager un document de votre ordinateur Parcourir votre ordinateur, ce dernier est importé sur le serveur Adobe Connect. ü Vous avez la possibilité de le récupérer Un document déjà sur le serveur ü Format : Documents : Ppt et Pptx - Images : Jpg - Vidéos : SWF et FLV - Musique : Mp3) 11
ü Partager le tableau blanc Le tableau blanc vous permet de faire des schémas, dessins, etc. A tout moment, vous pouvez arrêter le partage du document en cours Pas de coupure de la réunion mais seulement des documents. Reste la voix et la vidéo 6 Les 3 types de salle virtuelle Première type de présentation partager (premier visuel de la salle virtuelle). Pourquoi partager car vous avez la possibilité de diffuser des documents. Deux autres présentations : 12
ü Type Discussion Avec : Le module WebCan en grand Toujours les participants Un module conversation (tout le monde) Un module Notes de discussion (perso) Un module Sondage 13
ü Type Collaboration Avec : Le module tableau blanc au niveau central Toujours les module WebCam et Participant Les module Conversation tout le monde (écrite) et Notes (perso) Et un module Fichier 14
7 Eléments annexes ITEM Réunion : Permet d accéder à certaines sous Item - - - Assistant config audio (important) Enregistrer la réunion Arrêter la réunion pour l ensemble des participants - Eviter le plein écran! ITEM Module Permet de rétablir un module si ce dernier a été supprimé de la salle virtuelle. 15