LIGUES : La gestion des affiliations et des licences Ce document contient les informations nécessaires pour procéder à l ouverture de la saison. Un grand nombre de fonctionnalités sont disponibles dans l extranet, n hésitez pas à parcourir tous les menus. 1/ Connexion à l extranet Connectez-vous sur : extranet.escrime-ffe.fr Vous accédez à une page vous demandant votre identifiant et votre mot de passe (transmis par la FFE) Si des problèmes d affichage apparaissent faites remonter l information via la hotline 03 10 16 90 34 / hotline@escrime-ffe.fr Si ce message s affiche contacter la FFE à l adresse mail : licences@escrime-ffe.fr A votre 1ère connexion, pour des raisons de sécurité, le système vous demandera de changer votre mot de passe (Ne le perdez pas!!) 1-23/08/2017
Vous accédez alors au service des affiliations et des licences N.B : plusieurs accès différents vous ont été transmis à savoir : Le président avec un identifiant de type lxxp (il a tous les droits par défaut dont ceux pour l affiliation/licences et celui de conférer des droits supplémentaires aux 4 autres comptes de la ligue) lxxp: l = ligue ; XX = N club ; p = président (Exemple : l99p) Le secrétaire avec un identifiant de type lxxs lxxs: l = ligue ; XX = N club ; s = secrétaire (Exemple : l99s) Le trésorier avec un identifiant de type lxxt lxxt: l = ligue ; XX = N club ; t = trésorier (Exemple : l99t) Le cadre technique avec un identifiant du type lxxcts lxxcts: l = ligue ; XX = N club ; cts = cadre technique (Exemple : l99cts). Cliquer ici pour renouveler le mot de passe de l utilisateur 2/ Saisie des données administratives de la ligue (menu rubrique «gestion» puis sous-rubrique «gestion des ligues») Rappel : à la première connexion, le système affichera une page avec des demandes de saisies obligatoires sur des données administratives et financières Cliquer sur l onglet «gestion»puis sur «gestion des ligues» puis sur l icône en bout de ligne Cliquer ici pour renseigner les données administratives de votre ligue Saisir les différents tarifs des licences et affiliations (participation à la vie de la ligue). Modifier les champs nécessaires de vos données administratives et financières (RIB, RIP ou RICE). 2-23/08/2017
3/ Ouvrir le compte d un club L ouverture du compte d un club lui permettra d accéder au service Cliquer sur : l onglet «gestion» puis «gestion des clubs» Vous accédez à la liste des clubs de votre ligue affiliés les saisons précédentes (Attention choisir grâce au filtre en haut à droite la saison précédente à savoir (N-1)). Si le club n est pas dans la liste, il faut le créer : Télécharger document demande d affiliation pour les nouveaux clubs (sur http ://www.escrime-ffe.fr/ Dans l onglet «Vie du club» Cliquez sur «Créer/Gérer un club» «licence et affiliation» ; Dans les pièces jointes en bas de page, télécharger «demande_affiliation_nouveau_club.doc») Attention bien choisir la saison précédente par ce filtre Dans la liste, cliquer sur l icône «Renouveler» en bout de ligne pour intégrer le club à la liste de la saison en cours Renouveler tous les clubs actifs pour la saison à venir avant de passer à l étape suivante Cliquez ici pour renouveler Ensuite, changez le filtre en haut à droite pour la saison en cours. 3-23/08/2017
Dans la liste des clubs actifs pour la saison en cours, cliquer sur l icône vous permettra de modifier certaines données si nécessaire. Cocher la case «Ouvert» en bas de page puis cliquer sur «Enregistrer». Cette action permet aux clubs de procéder à leur affiliation en ligne. 4/ Créer un nouveau club Le président du nouveau club doit vous faire parvenir la demande d affiliation pour un nouveau club, accompagné des statuts et de la déclaration en préfecture. Cette demande figure à la rubrique «Licences et affiliations» du site web de la FFE (cf 3/). Faites parapher ce document par le président de ligue et envoyez le tout à la FFE service licences. Le club sera créé dans les meilleurs délais et vous pourrez le trouver dans la liste de clubs actifs pour la saison en cours. 5/ Modifier une affiliation Cliquer sur l onglet «gestion» puis sur «gestion des clubs» Accès à la liste des clubs Cliquer sur le nom du club pour accéder aux données de l affiliation Cliquer ensuite sur «Modifier» en bas de la page Ou dans la liste des clubs cliquer sur l icône pour modifier les informations du club. Modifier le ou les champs concernés. (Attention certaines modifications ne sont pas possibles, par exemple nom du club, réservé à la FFE). 6/ Modifier un mot de passe d un club Cliquer sur : «Gestion» et «Gestion des utilisateurs» Accès à la liste des clubs Cliquer sur l icône Le système demande de confirmer Le système génère le mot de passe (affichage et envoi par mail) Communiquer le mot de passe provisoire au club. 4-23/08/2017
7/ Commander des licences indépendantes Cliquer sur l onglet «gestion» puis sur «Panier de commande» Renouveler les licences des personnes dans la liste à gauche de l écran Créer de nouvelles licences avec le bouton «Nouvelle licence» Accueillir une personne qui vient d un autre club avec le bouton «Changement de club» Dans tous les cas n oubliez pas de cliquer sur «Ajouter au panier» Une fois que vous avez terminé, cliquez sur «Valider la commande» Vous passez à la page «Paiement des commandes en cours» Payez votre commande en cliquant sur l icône. 8/ Modifier le mode de paiement d un club Cliquer sur l onglet «gestion» puis sur «gestion des clubs» Accès à la liste des clubs Cliquer sur en bout de ligne pour accéder aux données de l affiliation du club Le changement du mode de paiement du club est fait par la ligue, deux cas possibles : Passage du chèque/carte bancaire vers le prélèvement automatique : - si le club est à jour dans le paiement de ses commandes, le changement est possible immédiatement - si le club n est pas à jour dans le paiement de ses commandes, la ligue effectue le changement Lors de la prochaine chaîne de prélèvement, le système ajoutera les sommes dues. Passage du prélèvement automatique vers le paiement par chèque/carte bancaire : - si le club est à jour dans le paiement de ses commandes, le changement est possible immédiatement - si le club n est pas à jour dans le paiement de ses commandes, le système prend en compte le changement de paiement et bloque les commandes du club. Le club doit payer la somme due par chèque à la ligue. Alors la ligue débloque le club. - La ligue valide la modification - Si la ligue a donné l autorisation de prélèvement à la FFE, un prélèvement s opérera sur la période comptable suivante (mois suivant) sinon une facture sera émise à la ligue. 5-23/08/2017
9/ Gérer les arbitres de ma ligue et leur niveau de diplôme. En passant la souris sur la rubrique «Arbitres», deux fonctionnalités apparaissent : o saisie des diplômes (pour saisir les arbitres et leur niveau). o statistiques (pour voir un tableau statistique récapitulatif). En cliquant sur saisie, on accède à un cadre ou on doit saisir soit le N de licence ou les premières lettres du nom, le système fait des propositions de licenciés. Choisir un individu. Le système affiche alors les renseignements sur le licencié et vous devez saisir le niveau de diplôme à partir du menu déroulant. Enregistrer. Pour en saisir un nouveau, faire la même opération en saisissant soit le numéro de licence ou le nom. 10/ Consulter l état des commandes faites par les clubs. Cliquer sur l onglet «Gestion» puis sur «Gestion des commandes». La liste des commandes des clubs apparaît. Pour chaque commande, les renseignements sont donnés pour l état de l expédition, des prélèvements (club, ligue). En cliquant sur la date ou le numéro de commande, on obtient le détail. CAS LIGUE REFUSANT PRELEVEMENT AUTO FFE : Cliquez en haut à droite afin de générer la facture à acquitter à la FFE Cliquez sur le numéro de commande pour avoir le détail Action à réaliser par la ligue 6-23/08/2017
11/ payer les commandes des clubs à la FFE afin qu elles soient validées (uniquement pour les ligues n ayant pas transmis leur autorisation de prélèvement à la FFE) Cliquer sur «générer la facture pour la FFE» Action à réaliser par la ligue La liste des commandes des clubs apparaît Pour chaque commande les renseignements sont donnés sur le montant FFE à reverser et le montant ligue conservé. Joindre une impression au règlement par chèque ou virement bancaire. 12/ Renouveler le mot de passe d un licencié (accès individuel) Cliquer sur l onglet «Gestion» puis sur «Gestion des utilisateurs». Rechercher l individu par son identifiant. Si vous ne connaissez pas l identifiant : il figure sur la licence que vous pouvez télécharger en ligne (Voir image ci-contre). Cliquer sur l icône pour réinitialiser le mot de passe. Une fenêtre de confirmation s ouvre, cliquer sur «Ok» (Voir image ci-dessous) Le mot de passe est affiché et envoyé par e-mail à l adresse indiquée à l écran (Voir image ci-dessous). 7-23/08/2017
13 / Hotline La hotline est le service d aide mis en place. Pour les problèmes techniques : HOTLINE Mafédé : du lundi au vendredi de 8h à 18h au 03 10 16 90 34 / hotline@escrime-ffe.fr Une seconde aide est possible via la personne en charge de la gestion des licences et des compétitions à la FFE sur les aspects administratifs et réglementaires : Paul Jalat : e-mail à utiliser en priorité : licences@escrime-ffe.fr / 01 43 62 20 52 (lundi vendredi 9h30-12h00 / 14h00-17h00) 8-23/08/2017