Mode d'emploi détaillé

Mode d'emploi détaillé Sommaire Accéder au site de la liste les_vpah Contacter le propriétaire Envoyer des messages Lire les archives Rechercher dans les archives Gérer ses préférences Partager des fichiers (.pdf,.rtf,.txt...) Accéder au site de la liste les_vpah Si vous êtes déjà abonné à cette liste, vous possédez un mot de passe de listes que vous avez reçu dans un premier message vous annonçant votre abonnement. Vous aviez également la possibilité de modifier immédiatement ce mot de passe en cliquant sur un lien affiché dans ce message. 1. Dans ce cas, allez à l'aide de votre navigateur à http://sympa.archi.fr/wws/info/les_vpah 2. Authentifiez-vous via la méthode classique : entrez l'adresse e-mail avec laquelle vous êtes abonné comme identifiant. 3. et votre mot de passe de listes dans le champ 'Mot de passe'. 4. Cliquez sur Login. Votre adresse ainsi que votre statut apparaîtront dans le coin supérieur gauche de l'écran. Avertissement : Il se peut que votre mail d'inscription soit générique, du type 1/29

'patrimoine@mairie.vvvv.fr', en ce cas vérifiez bien que vous êtes titulaire de ce mail et seul titulaire; sinon, tous les messages seront partagés avec d'autres personnes, notamment votre mot de passe. Vous pouvez à tout moment changer votre adresse e-mail et votre mot de passe (consulter la rubrique gérer ses préférences) Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe de listes: 1. cliquez sur 'Mot de passe perdu?'. 2. Vous devrez ensuite indiquer votre adresse e-mail. 3. Cliquez sur 'Envoyez moi mon mot de passe'. Celui-ci vous sera envoyé à cette adresse. Contacter le propriétaire Si vous souhaitez contacter les propriétaires d'une mailing-liste : 1. Afficher la liste qui vous intéresse. 2. Sur la gauche de l'écran, cliquer sur 'Contacter le propriétaire'. Un nouvel écran de votre client messagerie s'ouvrira avec comme destinataire nomdelaliste-request@archi.fr. 3. Rédiger votre courriel et expédier le. 2/29

Envoyer des messages Lorsque vous êtes abonné à une liste, vous recevez les messages que chacun des abonnés envoie directement dans votre boîte aux lettres électronique. Vous pouvez répondre à ces messages ou en envoyer de nouveaux. Envoyer un message à l'aide d'un client de messagerie Pour envoyer un nouveau message, rien de plus simple : à l'aide de votre client de messagerie ou d'un webmail, envoyez votre message à l'adresse de la liste : les_vpah@)archi.fr. Attention : vous devez bien évidemment envoyer le message à partir de l'adresse avec laquelle vous êtes abonné à la liste, sans quoi il se peut qu'il ne soit pas accepté. Envoyer un message depuis l'environnement de listes Une autre solution consiste à vous connecter sur l'environnement de listes. Aller sur la page d'information de la liste à laquelle vous souhaitez envoyer un message (ex. : http://sympa.archi.fr/wws/info/les_vpah et cliquer sur le lien 'Poster' dans le menu de gauche : Cliquer sur 'Poster'. Le formulaire de courriel s'ouvre. Remplir la case 'Objet'. 3. Rédiger le message. 1. 2. 3/29

4. Cliquer sur 'Envoyer le message'. 5. Le message est adressé à tous les membres de la liste ou au modérateur suivant les règles définies par le propriétaire de la liste Cette façon de faire n'est pas très souple : à partir de l'environnement de liste, il est impossible de modifier ou d'ajouter des destinataires, d'ajouter une pièce jointe ou encore de mettre en forme les messages envoyés. Répondre à un message Pour répondre à un message envoyé sur une liste, procédez comme pour n'importe quel message qui vous aurait été envoyé en privé. Attention néanmoins : certaines listes sont configurées pour que chaque réponse soit adressée par défaut à la liste, c'est-à-dire à l'ensemble des abonnés. Si vous souhaitez répondre seulement à l'auteur du message initial, assurez-vous que le destinataire de votre message est bien celui que vous souhaitez. Vous pouvez également répondre à un message directement dans l'environnement de la liste. Pour cela, cliquez sur le bouton 'Répondre' situé en haut à droite du message. Avertissement : faites bien attention lors du choix de votre destinataire (l'auteur du message ou la liste, c'est-à-dire l'ensemble des abonnés), car vous ne pourrez pas le modifier ensuite. Rappel : à partir de l'environnement de listes, il est impossible de modifier ou d'ajouter des destinataires, d'ajouter une pièce jointe ou encore de mettre en forme les messages envoyés. Il est donc préférable d'utiliser votre client de messagerie ou un webmail 4/29

Lire les archives Pour lire les messages d'une liste, vous avez trois possibilités : lire les messages que vous recevez dans votre boîte de réception ; lire les archives de la liste en ligne (via l'interface web du serveur de listes) ; télécharger les archives de messages de la liste. Pour télécharger les archives de messages de la liste, il vous suffit d'envoyer un mail à sympa(@)archi.fr avec dans le corps du message la commande suivante : get les_vpah log.anneemois (exemple : get archireseau-dif log.200812). Vous recevrez une compilation de tous les messages envoyés au cours du mois choisi. Cette compilation est envoyée en texte brut et contient des balises HTML à la place du formatage d'origine ; elle comprend également des en-têtes détaillés pour chaque message. Pour lire les archives d'une liste en ligne, procédez comme suit : 1. Allez sur la page d'accueil de la liste http://sympa.archi.fr/wws/info/les_vpah et authentifiez-vous. 2. Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien 'Archive'. 3. Vous voyez apparaître les archives du mois en cours. 5/29

Présentation des messages S'il n'y a eu aucun message pendant le mois en cours, les messages qui s'affichent sont ceux du dernier mois où des messages ont circulé. S'il y a eu beaucoup de messages au cours du mois, ceux-ci sont répartis sur plusieurs pages et seuls les messages les plus récents sont affichés. Pour passer d'une page à une autre, cliquez sur les flèches ou sur les mots encadrant le numéro de la page courante : Les flèches de gauche permettent d'afficher des messages plus anciens. Les flèches de droite permettent d'afficher des messages plus récents. La page en cours de consultation est indiquée par rapport à l'ensemble des page du mois (ici 13ème sur16) Suivi de conversation et suivi chronologique Par défaut, les messages sont présentés sous forme de fil de discussion (ici appelé 'Discussions') : ils sont regroupés suivant leur objet. Ainsi, toutes les réponses à un message donné sont présentées juste en dessous de ce message et sont référencées 'Re:' pour une meilleure lisibilité : En bas de la page du message ouvert pour consultation sera rappelée cette référence «de parenté» liant l'ensemble des messages concernés : Attention : deux messages peuvent très bien avoir le même objet mais n'être pas du tout apparentés ; néanmoins, ils seront triés comme si ils appartenaient au même fil de discussion et un rappel du lien sera indiqué en bas du texte du message consulté : 6/29

Pour afficher les messages suivant l'ordre chronologique, cliquez sur le lien 'chronologique'. Attention : ce choix d'affichage n'est valable que si vous restez au sein d'un même mois. Si vous allez consulter les messages d'un autre mois, l'affichage par défaut 'Discussions' revient. Naviguer dans les messages Pour lire un message, cliquez sur son objet. Vous pouvez ensuite naviguer dans l'historique des messages échangés sur la liste en cliquant sur les flèches encadrant les mots 'Chronologique' et 'Discussions' : En utilisant les flèches qui encadrent le mot 'Chronologique', vous lisez les messages suivant leur ordre chronologique. En utilisant les flèches qui encadrent le mot 'Discussions', vous lisez les messages sous forme de fil de discussion (c'est-à-dire qu'ils sont regroupés en fonction de leur objet). Les flèches de gauche permettent d'aller vers des messages plus anciens. Les flèches de droite permettent d'aller vers des messages plus récents. Les messages appartenant au même fil de discussion que le message affiché sont signalés au bas du message : la rubrique 'Follow-ups' regroupe les différentes réponses au message affiché, tandis que la rubrique 'References' regroupe tous les messages qui ont précédé. Cliquez sur l'objet de ces messages pour aller les consulter. 7/29

Pour revenir à l'index des messages, cliquez sur 'Chronologique' ou sur 'Discussion' suivant que vous souhaitez afficher un index sous forme de suivi chronologique ou sous forme de fil de discussion. Si les messages se répartissent sur plusieurs pages en raison de leur grand nombre, vous arrivez sur la page d'index contenant le message que vous venez de lire et non sur la page contenant les messages les plus récents. Pour aller consulter les archives d'un autre mois, cliquez sur son numéro dans le calendrier situé en haut à droite de votre écran. Seul les numéros des mois où des messages ont été envoyés sont cliquables. Contenu des messages : liens et pièces jointes Généralement, les liens contenus dans les messages sont cliquables : il vous suffit de cliquer dessus pour aller visiter la ressource en question. Attention : en cliquant sur un lien contenu dans un message, vous quittez l'environnement de listes. Si vous ne souhaitez pas quitter l'environnement de listes, ouvrez le lien dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet. Le fait de quitter l'environnement de listes n'implique pas automatiquement votre déconnexion : celle-ci dépend de l'option 'Expiration de la connexion', modifiable sur la page consacrée aux préférences de l'abonné : Lorsqu'un message contient une pièce jointe, celle-ci est affichée au bas du message. Pour la télécharger, il vous suffit de cliquer sur son nom. 8/29

Rechercher dans les archives d'une liste Si vous souhaitez retrouver un message particulier ou si vous cherchez des informations sur un sujet, vous pouvez effectuer une recherche dans les archives de la liste. Pour cela, deux possibilités s'offrent à vous : effectuer une recherche simple ; effectuer une recherche avec le mode 'Recherche avancée'. 1) Effectuer une recherche simple Avant toute chose, sachez que la recherche avancée est bien plus pertinente que la recherche simple et répondra mieux à vos besoins si vous ne savez pas précisément ce que vous recherchez. Pour effectuer une recherche simple, procédez comme suit : 1. Allez à l'index des messages du mois dans la rubrique 'archives» de votre liste, dans lesquelles vous souhaitez rechercher. Pour cela, utilisez le calendrier situé en haut à droite de votre écran. La recherche s'effectuera dans les archives du mois choisi et du mois précédent où des messages ont circulé. Si vous ne savez pas quand le message que vous recherchez a été envoyé, utilisez le mode de recherche avancée. 2. Entrez des mots clés dans le champ de recherche situé en haut à gauche de votre écran. Attention : le moteur de recherche traitera votre saisie comme une phrase. Si vous souhaitez chercher plusieurs mots non consécutifs, passez par le mode de recherche avancée. 3. Cliquez sur le bouton 'Recherche'. Les messages correspondant à la recherche s'affichent. Pour en savoir plus, consultez la section 'Résultat des recherches'. 9/29

2) Effectuer une recherche avec le mode 'Recherche avancée' Le mode 'Recherche avancée' étant beaucoup plus puissant et plus souple que le mode de recherche simple, il est en définitive infiniment plus intéressant à utiliser. Pour effectuer une recherche avancée, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le lien 'Recherche avancée' situé sous le champ de recherche. Vous voyez apparaître une page semblable à celle-ci : 2. Entrez des mots clés dans le champ de recherche. 3. Choisissez vos options de recherche. Astuce : dans la liste 'Étendue de la recherche', pour sélectionner tous les mois pour lesquels des archives sont disponibles, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche SHIFT (ou 'MAJ') enfoncée et cliquez sur le dernier mois de la liste. Bien qu'il ne soit pas marqué dans la liste, le mois en cours sera bien sûr traité également. 4. Cliquez sur le bouton 'Rechercher'. Les messages correspondant à la recherche s'affichent. Pour en savoir plus, consultez le paragraphe ci-dessous 3) Résultat des recherches Par défaut, les messages affichés sur la page de résultat sont triés du plus récent au plus ancien et chaque page permet d'afficher jusqu'à dix résultats. En mode 'Recherche avancée', vous pouvez adapter ce réglage à votre convenance jusqu'à cinquante résultats par page. Lorsqu'il y a beaucoup de résultats, ceux-ci sont parfois affichés sur plusieurs pages. Si vous ne trouvez pas le message que vous recherchez, assurez-vous qu'il n'y a pas d'autres pages de résultats avant d'abandonner la recherche. Lorsque vous avez spécifié une plage de recherche très étendue, une première recherche est parfois effectuée sur une partie des messages. Dans ce cas, un bouton 'Continuer la recherche' apparaît en bas de la page des résultats. 10/29

Cliquez dessus pour rechercher dans le reste des messages de la plage spécifiée. En fonction du nombre de messages, vous devrez parfois effectuer cette action plusieurs fois d'affilée. Pour chaque message, les informations affichées sur la page de résultats sont les suivantes : objet du message ; date d'envoi ; expéditeur ; quelques lignes de contexte où l'expression recherchée a été trouvée. Pour consulter l'un des messages correspondant à la recherche, il vous suffit de cliquer sur son objet. Attention : avec Internet Explorer, si vous allez consulter un message à partir de la page de résultats, vous ne pourrez utiliser le bouton 'Précédent' de votre navigateur pour revenir à cette page. Nous vous conseillons d'utiliser de préférence un navigateur moderne. Si vous ne pouvez utiliser un autre navigateur qu'internet Explorer, nous vous conseillons d'ouvrir les messages dans une nouvelle fenêtre (clic droit sur les liens et 'Ouvrir dans une nouvelle fenêtre') afin de préserver les résultats de votre recherche. 11/29

Gérer ses préférences Pour une plus grande souplesse dans votre utilisation des listes, il vous est possible de définir certaines préférences personnelles. Ces préférences se décomposent en deux volets : vos options d'abonné, qui sont à choisir liste par liste ; vos préférences générales, valables pour tout l'environnement de listes sympa.archi.fr. Modifier ses options d'abonné Les options d'abonné sont relatives à chaque liste et peuvent donc différer d'une liste à l'autre. Pour modifier vos options d'abonné, procédez comme suit : 1. Allez sur la page d'accueil de la liste pour laquelle vous souhaitez modifier vos options d'abonné : http://sympa.archi.fr/wws/info/les_vpah et authentifiez-vous. 2. Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien 'Options d'abonné'. 3. Choisissez un mode de réception des messages (ces options sont exclusives, vous ne pouvez donc pas en sélectionner deux différentes) : Compilation au format MIME : au lieu de recevoir régulièrement les messages de la liste, vous en recevrez périodiquement une compilation. Cette compilation regroupe un ensemble de messages de la liste au sein d'un message au format MIME multipart/digest. La périodicité d'envoi des compilations est définie par le gestionnaire de la liste. 12/29

Réception au format Html : ce mode permet de ne recevoir que la version HTML (text/html) des messages postés aux deux formats (texte et HTML). Normal : ce mode est le mode de réception par défaut ; il permet d'annuler les autres modes d'abonnement. Interrompre la réception des messages : ce mode permet de ne plus recevoir les messages de la liste tout en y restant abonné. Cela évite par exemple de devoir se désabonner d'une liste pendant une période d'absence puis de se réabonner lorsque l'on revient. Pour ne pas recevoir ses propres messages : ce mode permet de ne pas recevoir une copie de ses propres messages. Résumé des messages : comme pour le mode digest, vous recevrez périodiquement une compilation, excepté qu'il s'agit cette fois uniquement d'un index des messages. Si vous souhaitez les lire dans leur entier, vous devrez aller consulter les archives de la liste en ligne. Réception au format texte uniquement : ce mode permet de ne recevoir que la version texte (text/plain) des messages postés aux deux formats (texte et HTML). Attachements stockés sur le serveur : ce mode permet de ne pas recevoir les documents attachés. Ceux-ci sont remplacés dans le message par une URL pointant vers l'interface web. 4. Choisissez une option de visibilité : Référencé dans la liste : vous serez visible dans la liste des abonnés (si l'accès à celle-ci est autorisé). Non visible : vous ne serez plus visible dans la liste des abonnés. Votre adresse e-mail sera néanmoins visible dans les archives des messages si vous en avez envoyé. 5. Cliquez sur le bouton 'Mise à jour'. Modifier ses préférences générales Les préférences générales sont relatives à l'ensemble de vos abonnements et à la manière dont se présente votre interface de listes sympa.archi.fr. Pour modifier vos préférences, procédez comme suit : 1. Allez sur la page d'accueil de http://sympa.archi.fr/wws/info/les_vpah et authentifiez-vous. 2. Dans le menu en haut à droite, cliquez sur le lien 'Vos préférences'. 13/29

3. Modifiez vos préférences. 4. Cliquez sur 'Valider' pour chaque option que vous modifiez. Vous pouvez modifier : votre nom ; si vous vous abonnez à une liste depuis l'interface web du serveur de listes, le champ 'Nom' sera automatiquement renseigné dans la liste des abonnés ; la langue de l'interface de listes Sympa (le choix de la langue est disponible sur toutes les pages de l'interface de listes. Votre choix sera conservé même si vous modifiez la langue de l'interface sans passer par la page 'Préférences' ; la durée de vie du cookie stocké sur votre ordinateur par Sympa ('Expiration de la connexion'). Par défaut, la session expire au bout de 30 minutes ; si vous utilisez les listes de manière intensive, nous vous conseillons de choisir une durée plus longue ; Un cookie est un petit fichier qu'un serveur http enregistre, le plus souvent temporairement, sur votre disque dur, pour vous identifier sur son service. Il contient quelques informations de référence vous concernant : nom, adresse e-mail, date de dernière connexion, etc. l'adresse e-mail avec laquelle vous êtes abonné aux listes (si vous êtes abonné aux listes avec plusieurs adresses, l'adresse remplacée sera celle avec laquelle vous êtes authentifié) ; 14/29

Attention : ceci modifiera vos abonnements à l'ensemble des listes. Si vous ne souhaitez changer d'adresse e-mail que pour une seule liste, il vaut mieux vous désabonner de cette liste et vous y réabonner avec l'adresse idoine. votre mot de passe de listes. La section 'Vos autres adresses e-mail' équivaut à un changement d'adresse e-mail. 15/29

Partager des fichiers (.pdf,.rtf,.txt,...) Certaines listes disposent d'un espace de stockage partagé où les abonnés peuvent télécharger des documents ou en publier : cet espace est représenté par la section 'Documents partagés'. Affichage des documents dans l'espace de stockage partagé Pour accéder à la section 'Documents partagés' d'une liste, procédez comme suit : 1. Allez sur la page d'accueil de la liste :http://sympa.archi.fr/wws/info/les_vpah et authentifiez-vous. 2. Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien 'Documents partagés '. 3. Vous arrivez sur une page semblable à celle-ci : La rubrique 'Documents partagés' peut contenir trois types de ressources : des dossiers, des fichiers et des signets. 16/29

Les dossiers sont précédés d'une icône jaune. Pour descendre dans un dossier, cliquez sur son nom. Pour remonter d'un niveau, cliquez sur l'icone "Dossier parent' situé dans le coins supérieur gauche : Les fichiers sont précédés d'icônes propres à chaque type de fichier. Vous pouvez en télécharger et en publier : Les signets sont signalés par une icône représentant une flèche rouge. Il s'agit de raccourcis permettant d'aller d'un simple clic à un site web particulier. Si vous cliquez sur l'intitulé d'un signet, le site lié s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Le propriétaire de la liste ou les auteurs de documents peuvent choisir de restreindre les droits d'accès à certains fichiers/dossiers. Il est possible de restreindre les droits en lecture ou en écriture : Lorsqu'un dossier est interdit en écriture, vous ne pouvez rien y publier ou y créer : les champs et les boutons permettant de le faire ne sont pas affichés. Lorsqu'un dossier est interdit en lecture, vous ne pouvez pas y descendre (vous obtiendrez un message d'erreur). Vous pouvez repérer un dossier interdit en lecture au fait qu'il est inscrit 'Inconnu' en face du nom du dossier dans la colonne 'Auteur'. Lorsqu'un fichier est interdit en écriture, il est impossible de l'éditer et de le supprimer : vous pouvez l'observer par le fait que rien n'est écrit en face du nom du fichier dans les colonnes 'Éditer' et 'Supprimer'. 17/29

Lorsqu'un fichier est interdit en lecture, il n'est tout simplement pas affiché. Quand vous regardez l'espace de stockage partagé d'une liste, il peut donc très bien y avoir une quantité de fichiers dont vous ne soupçonnez même pas l'existence! Les dossiers sont triés séparément des fichiers et des signets et sont affichés avant. Par défaut, le tri s'effectue sur la colonne 'Document'. Il s'agit d'un tri ascendant. Attention : le tri alphabétique distingue les majuscules et les minuscules, c'est-à-dire que tous les documents dont le nom commence par une majuscule apparaissent tout d'abord, triés en ordre alphabétique, puis tous les documents dont le nom commence par une minuscule, triés en ordre alphabétique. Il en va de même pour les dossiers. Vous pouvez trier les documents et les dossiers suivant d'autres critères que le nom du document/dossier : un tri en fonction de l'auteur, de la taille et de la date de dernière mise à jour est également disponible. Pour trier les documents selon le critère de votre choix, cliquez sur la petite flèche située à côté du nom de la colonne correspondante. Télécharger des documents à partir de l'espace de stockage partagé Pour télécharger un document à partir d'une liste, procédez comme suit : 1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste qui vous intéresse. 2. Placez-vous dans le dossier contenant le fichier que vous souhaitez télécharger. Cliquez sur le nom du fichier qui vous intéresse pour l'enregistrer sur votre disque dur. 18/29

Attention : les fichiers disponibles dans des formats susceptibles de s'ouvrir dans un navigateur le feront. Pour télécharger ce type de fichiers, faites plutôt un clic droit sur leur nom et choisissez 'Enregistrer la cible sous...', 'Enregistrer le lien sous...' ou encore 'Télécharger le lien sur le disque' en fonction de votre navigateur. Ceci peut concerner entre autres les fichiers aux formats.htm/html,.pdf,.png,.txt,.swf, etc. (ce comportement varie d'un navigateur à un autre). Publier des documents dans l'espace de stockage partagé A) Créer un dossier sur une liste Pour créer un dossier sur une liste, procédez comme suit : 1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste les_vpah. 2. Placez-vous dans le dossier 'DOSSIERS LOCAUX' où vous pouvez créer votre dossier. 3. Entrez le nom du dossier dans le champ de texte associé à l'intitulé 'Créer un sous dossier dans DOSSIERS LOCAUX'. 4. Cliquez sur le bouton 'Créer'. 19/29

B) Publier un fichier sur une liste Pour publier un fichier sur une liste, procédez comme suit : 1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste de la liste les_vpah. 2. Placez-vous dans le dossier où vous souhaitez publier votre fichier (par ex. COUTANCES. Créez un nouveau dossier si besoin est. 3. Cliquez sur le bouton 'Parcourir' situé sous le texte 'Télécharger un fichier' et allez chercher le fichier que vous souhaitez publier (par ex. 'Saison_2009-TCPC.pdf'); lorsque vous l'avez trouvé, cliquez sur le bouton 'Ouvrir'. Le chemin de votre fichier apparaît alors dans le champ de texte associé au bouton 'Parcourir'. 4. Cliquez sur le bouton 'Publier'. Attention : les propriétaires de listes peuvent définir des quotas, c'est-à-dire une taille maximale à ne pas dépasser pour l'espace de stockage partagé. Si vous essayez de publier ou de créer un document trop gros par rapport à l'espace restant, vous recevrez un message d'erreur Pour que les listes ne soient pas surchargées, essayez de supprimer au fur et à mesure les fichiers inutiles. Une bonne organisation de la liste vous permettra de gérer l'espace de stockage partagé plus facilement. Pour économiser de l'espace, vous pouvez également publier vos fichiers dans des formats compressés. C) Publier un signet sur une liste Pour publier un signet sur une liste, procédez comme suit : 1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste qui vous intéresse. 2. Placez-vous dans le dossier où vous souhaitez publier votre signet. Créez un nouveau dossier si besoin est. 3. Dans le champ 'Intitulé', saisissez un nom descriptif (par ex. 'Pays de Coutances' pour le site web vers lequel va pointer le raccourci. 4. Dans le champ 'URL', saisissez ou collez l'url du site (par ex. : http://www.pays-decoutances.com/specific/formats/format.jsp?id=8). 5. Cliquez sur le bouton 'Ajouter'. 20/29

D) Créer un fichier sur une liste Pour créer un fichier sur une liste, procédez comme suit : 1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste les_vpah. 2. Placez-vous dans le dossier où vous souhaitez publier votre fichier (par ex. 'COUTANCES'). Créez un nouveau dossier si besoin est. 3. Entrez un nom de fichier (par ex. 'Rapports_pedagogiques')dans le champ associé à l'intitulé 'Créer un nouveau fichier'. 4. Cliquez sur le bouton 'Créer'. Vous arrivez sur une page semblable à celle-ci : 21/29

Entrez ou collez le texte que vous souhaitez mettre dans votre fichier dans la zone de texte 'Édition du fichier /nomdufichier' puis cliquez sur le bouton 'Publier'. Important : les seuls fichiers qui peuvent être créés en ligne sur les listes sont des fichiers en texte brut. Vous ne pourrez en aucun cas créer de document Office (.DOC,.XLS,.PPT, etc.),.pdf, image, etc. Vous pouvez également remplacer le fichier.. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section 'Éditer ou supprimer des documents dans l'espace de stockage partagé'. Attention : immédiatement après la création ou l'édition d'un fichier en ligne, il y a souvent un temps de latence pendant lequel il est impossible d'intervenir sur le fichier (pour l'éditer, le supprimer ou même le lire tout simplement). Patientez un moment avant de pouvoir intervenir à nouveau sur le fichier. Éditer ou supprimer des documents dans l'espace de stockage partagé En plus de publier des documents ou d'en télécharger, vous pouvez intervenir sur les fichiers et dossiers qui sont déjà en ligne : en modifiant les droits d'accès (lecture et écriture) ; en les éditant ; en les supprimant. A) Modifier les droits d'accès Il est possible de modifier les droits d'accès en lecture et/ou en écriture à des dossiers ou fichiers. Ceci présente de multiples intérêts : Interdire un dossier en écriture permet d'éviter la prolifération de fichiers publiés par des personnes non autorisées. Pour garder un contrôle sur la liste, il est parfois plus prudent d'interdire en écriture la racine de l'espace de stockage partagé. Il est aussi possible d'avoir un dossier autorisé en écriture et de le verrouiller à une date ou une heure donnée, par exemple pour contrôler la remise de travaux par des étudiants. Interdire un fichier en écriture garantit que personne ne pourra le modifier. C'est par exemple l'option à retenir pour les enseignants qui souhaitent communiquer des documents à leurs étudiants, tels que des sujets d'examen. Interdire un dossier en lecture permet d'y stocker plusieurs documents confidentiels sans devoir modifier les droits de consultation de chaque fichier individuellement. Interdire un fichier en lecture permet de garantir sa confidentialité. Par exemple, un 22/29

enseignant peut demander à ses étudiants de déposer leurs «copies» d'examen sur une liste et de restreindre l'accès en lecture à leurs fichiers afin que les autres étudiants ne puissent pas les regarder. Vous ne pouvez modifier les droits d'accès que pour les documents que vous avez vous-même publiés ou créés sur les listes (exception : les propriétaires des listes peuvent modifier les droits d'accès pour l'ensemble des documents publiés sur les listes ; ceci ne concerne pas les modérateurs). Pour modifier les droits d'accès à un document, cliquez sur la mention 'accès' située en face du nom du document dans la colonne 'Accès'. Vous arrivez sur une page semblable à celle-ci : 23/29

Choisissez l'option de votre choix dans les listes déroulantes 'Droit de consultation' et 'Droits d'écriture'. Même si ce n'est mentionné dans aucune des options, sachez que le propriétaire du document (c'est-à-dire le plus souvent la personne qui a publié le document) conserve quoi qu'il arrive les droits de lecture et d'écriture sur son document (à moins évidemment que le propriétaire de la liste ne modifie le propriétaire du document). Vous pouvez également modifier le propriétaire du document, par exemple pour autoriser une autre personne à l'éditer sur la liste ou pour indiquer l'auteur «réel» du document si ce dernier a été publié par quelqu'un d'autre. B) Éditer des dossiers, des fichiers ou des signets Pour éditer un document, cliquez sur la mention 'Éditer' située en face du nom du document dans la colonne 'Éditer'. En fonction du type de document édité, vous avez plus ou moins de possibilités : 24/29

Si le document est un dossier, vous ne pouvez que le décrire ou le renommer. La description d'un document est visible en haut à gauche lorsqu'on l'édite. La description des dossiers est également visible à cet endroit lorsque l'on se trouve dans le dossier. Si le document est un signet, vous pouvez en plus modifier l'url spécifiée. 25/29

Si le document est un fichier, vous pouvez également remplacer le fichier existant par un fichier de votre choix. Pour cela, cliquez sur le bouton 'Parcourir' situé sous le texte 'Remplacer le fichier nomdufichier par votre fichier' et allez chercher le fichier que vous souhaitez publier ; lorsque vous l'avez trouvé, cliquez sur le bouton 'Ouvrir'. Le chemin de votre fichier apparaît alors dans le champ de texte associé au bouton 'Parcourir'. Cliquez sur le bouton 'Publier'. Une image : ou un document : ou un diaporama : Quel que soit le nom du fichier de remplacement, le fichier publié sur la liste conservera son nom d'origine. Si vous souhaitez que le remplacement du fichier soit suivi d'un changement de nom, vous devrez renommer le fichier publié sur la liste. 26/29

Enfin, si le document est un fichier en texte brut, vous pouvez modifier son contenu en ligne : entrez ou collez le texte que vous souhaitez mettre dans votre fichier dans la zone de texte 'Éditer le fichier /nomdufichier' puis cliquez sur le bouton 'Publier'. Le clic sur un bouton associé à un champ de texte ne valide que les modifications spécifiées dans ce champ. Pour effectuer plusieurs modifications, vous devrez cliquer à chaque fois sur le bouton correspondant. Certains boutons ont pour effet de vous ramener immédiatement sur la page du dossier où se trouve le fichier, tandis que d'autres effectuent une mise à jour du fichier mais ne vous font pas changer de page. Pour revenir à la page du dossier sans faire aucune modification, cliquez sur le bouton 'Dossier parent'. 27/29

Attention : immédiatement après la création ou l'édition d'un fichier en ligne, il y a souvent un temps de latence pendant lequel il est impossible d'intervenir sur le fichier (pour l'éditer, le supprimer ou même le lire tout simplement). Patientez un moment avant de pouvoir intervenir à nouveau sur le fichier. C) Supprimer des dossiers, des fichiers ou des signets Pour supprimer un document quel qu'il soit, cliquez sur la mention 'Supprimer' située en face du nom du document dans la colonne 'Supprimer'. Un message de confirmation s'affiche afin de vous laisser le temps de la réflexion : une fois le document supprimé, vous ne pourrez en aucun cas le récupérer. Si la mention 'Supprimer' n'apparaît pas en face du nom du document, cela signifie que vous ne possédez pas les droits en écriture sur le document en question. Il est impossible de supprimer un dossier qui n'est pas vide : avant de supprimer un dossier, vous devez tout d'abord le vider entièrement. Quelques conseils pour l'organisation de l'espace de stockage partagé Si vous faites partie des personnes amenées à organiser la liste et à créer des dossiers et des fichiers, soyez prévoyant : pensez que la liste est peut-être amenée à se développer de manière importante et qu'elle va peut-être être utilisée pendant plusieurs années. 28/29

Voici quelques suggestions pour qu'une liste ne se développe pas de manière anarchique : Si la liste doit contenir les mêmes types de ressources à intervalles réguliers, choisissez une organisation par mois ou par année (ou autre en fonction de vos besoins). Exemple : si la liste est destinée à recueillir les travaux d'étudiants, ceux-ci assisteront aux mêmes cours et effectueront les mêmes travaux d'une année sur l'autre. Le mieux est donc de créer en racine de l'espace de stockage partagé un dossier par année universitaire : ceci permettra aux étudiants de consulter les travaux et les cours de l'année précédente (à charge pour les enseignants de restreindre l'accès51 à certaines ressources). On peut ensuite imaginer des sous-dossiers par cours ou par enseignant au sein de chaque dossier d'année. S'il s'agit d'une liste collaborative pour les membres d'un même service, privilégiez une organisation par projet. Si la liste est une liste destinée à échanger des informations, choisissez une organisation par sujet. Vous pouvez également également choisir de mettre en place une organisation par personne, par équipe, etc., voire combiner les différentes solutions énoncées précédemment! Afin d'éviter tout problème, choisissez avec soin les noms des fichiers et dossiers que vous publiez sur les listes : donnez-leur des noms explicites mais pas trop longs et évitez les espaces, accents, tirets et caractères spéciaux. Exemples de nommage de fichiers, utilisant les différents tirets (- ou _) et les majuscules : 29/29