Manuel de transmission des rapports des établissements de paiement

Rapports réglementaires Manuel de transmission des rapports des établissements de paiement Version 1.1 Ne pas communiquer ou reproduire sans autorisation de la Bourse de Luxembourg Référence : ManuUtil_EFile_Transmission_ReportingEDP_FR.doc

1 Introduction -------------------------------------------------- 3 2 Envoi manuel via e-file ------------------------------------ 4 2.1 Accès et pré-requis ---------------------------------------------------------------- 4 2.2 Créer une structure d envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe) ----------- 4 2.2.1 Création d un dossier ------------------------------------------------------------------------ 5 2.2.2 Création d une procédure ------------------------------------------------------------------- 6 2.2.3 Création d une enveloppe ------------------------------------------------------------------- 7 3 Envoi automatique via le service déposant ------------ 9 3.1 Vérifier la version du Service déposant --------------------------------------- 9 3.2 Arborescence du Service Déposant------------------------------------------- 10 3.3 Déclenchement des envois ----------------------------------------------------- 10 3.4 Effectuer les envois ------------------------------------------------------------- 10 3.5 Premiers résultats et interprétation ----------------------------------------- 11 4 Suivi d un rapport ----------------------------------------- 12 4.1 Suivi et recherche des rapports transmis ----------------------------------- 12

1 Introduction Dans le cadre de sa circulaire 11/511, la Commission de Surveillance du Secteur Financier demande l envoi de rapports pour tous les établissements de paiement, sous forme de «tableaux dûment remplis par les déclarants <qui> doivent être transmis à la CSSF dans le format.xls (MS Excel 2003) ou xlsx (MS Excel 2007).» Vous trouverez les spécifications de la CSSF directement sur leur site internet : http://www.cssf.lu/reporting-legal/reporting-periodique/etablissementspaiement/instructions/, de même que la circulaire : http://www.cssf.lu/fileadmin/files/lois_reglements/circulaires/hors_blanchiment_ter rorisme/cssf11_511.pdf La Bourse de Luxembourg met à votre disposition différents outils pour la transmission de ces rapports : - envoi manuel d un fichier Excel via www.e-file.lu - envoi automatique d un fichier Excel via le service déposant

2 Envoi manuel via e-file La transmission manuelle s effectue depuis la plateforme www.e-file.lu. L établissement de paiement est responsable de la génération de son propre fichier XLS ou XLSX, correctement formaté et nommé comme attendu par la CSSF. E-file sert uniquement de canal d envoi. 2.1 Accès et pré-requis Les utilisateurs doivent au préalable disposer d un login mot de passe personnel pour se connecter à ce service sous www.e-file.lu. Si vous disposez déjà d un login, aller directement sur www.e-file.lu. Renseignez vos login et mot de passe et pressez Valider. (attention : les mots de passe accès aux portails www.bourse.lu et www.e-file.lu peuvent être différents). Pour toute création d utilisateur, nous vous invitons à contacter votre administrateur e- file. Il possède en effet un accès d administration permettant de créer de nouveaux utilisateurs et modifier les mot de passe. Il lui faudra alors ajouter à votre paramétrage le groupe "Reporting des sociétés émettrices" avec un profil Responsable Attention : Il est impératif que le module de cryptage soit correctement installé et paramétré sur votre poste. Vous trouverez notre procédure d installation en suivant ce lien : https://www.e-file.lu/docs/fr/installation_nouveau_poste_e-file.pdf 2.2 Créer une structure d envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe) Une fois connecté à www.e-file.lu, la page d accueil apparaît. Dans un premier temps, il faut sélectionner le contexte dans la liste de choix située en haut à droite de la page d accueil. Choisir «Reporting EDP» pour se placer dans le contexte de transmission des procédures relatives à la circulaire CSSF 11/511. Attention, la liste de choix contient uniquement les contextes auxquels vous êtes personnellement autorisé par votre administrateur.

Dès lors, il convient de suivre les règles suivantes : Règle 1 : Choisir les bons types de dossier, procédure et document en fonction du type de fichier à transmettre, Règle 2 : Respecter la convention de nommage du fichier en se reportant aux instructions des autorités, Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension, Règle 4 : Attacher uniquement des rapports à transmettre en clair, i.e. le fichier ne doit pas avoir été crypté au préalable par un autre système. 2.2.1 Création d un dossier Cliquer sur le bouton «Nouveau Dossier» (ou effectuer une recherche de dossier existant, selon votre besoin). Renseigner au moins les zones en gras et cliquer sur le bouton «Créer». Le type de dossier est toujours Reporting réglementaire. Vous accédez alors à la fiche Dossier.

2.2.2 Création d une procédure ATTENTION : En ce qui concerne la circulaire 11/511, la CSSF et la BCL n utilisent pas le même protocole pour crypter les données. Sous e-file, cela se traduit par des procédures différentes. Il vous faudra donc créer deux procédures pour faire deux envois distincts : un à destination de la CSSF et un pour la BCL. Pour créer une nouvelle procédure, cliquer sur le bouton «Nouvelle procédure». Vous avez le choix entre les 2 types de procédures : Banque Centrale de Luxembourg «Reporting EDP et EME» et Luxembourg (CSSF) «Reporting EDP et EME» Renseigner les zones en gras et cliquer sur le bouton Créer. Vous accédez alors à la fiche Procédure. Cette dernière est dans un état Créée, dans l attente de l ajout d une enveloppe qui contiendra votre document à envoyer.

2.2.3 Création d une enveloppe Sélectionner l'onglet «Enveloppes & documents». Cliquer sur le bouton «Nouvelle enveloppe». Renseigner l objet et le texte de votre message puis cliquer sur le bouton «Attacher un document». Aller chercher votre fichier en utilisant la fonction «Browse», sélectionner le type de document correspondant à votre fichier et saisir une date du document si un astérisque (*) apparait. Par défaut la case «Crypté» est cochée, et doit le rester. Cliquer sur le bouton «Envoyer» pour lancer la transmission.

Si les noms des fichiers et leurs extensions sont corrects, le module de cryptage va alors se déclencher et vous inviter à saisir le mot de passe de votre keystore en vue d envoyer le fichier de manière cryptée. Ce message valide le bon envoi du fichier :

3 Envoi automatique via le service déposant La Bourse de Luxembourg met à votre disposition un service d envoi automatique appelé le Service déposant. Vous avez donc la possibilité d automatiser complètement l envoi de ce reporting en commandant simplement le dépôt de votre fichier XLS (ou XLSX) dans un répertoire particulier du Service déposant. Dans le contexte de la circulaire 11/511, le service déposant prend en charge la création des différentes procédures vers la BCL et la CSSF. 3.1 Vérifier la version du Service déposant Afin de prendre en charge l envoi de ce reporting, la version de votre service déposant doit être supérieure au 05/08/2011. Vous pouvez vérifier sa version en consultant le fichier RELEASE_README.txt à la racine de ce dernier : la version en cours est la date située juste après la ligne «****************** EVOLUTIONS EFFECTUEES ***********************». Pour toute version inférieure, nous vous invitons à mettre à jour votre service en suivant la procédure : https://www.e-file.lu/docs/fr/manuutil_efile_maj_sd_v1.3_fr.pdf Il vous faudra alors activer ce nouveau reporting en adaptant la ligne suivante dans votre fichier *.properties: reportingedp.state=up puis lancer une réinstallation (commande install.bat) du service, pour prendre en compte cette modification. Enfin, si le service déposant n est pas encore installé de votre coté, ou pour toute question, nous vous invitons à nous contacter directement pour obtenir plus d assistance. Helpdesk Fundsquare Tel : +352 28 370 211 Email : helpdesk@fundsquare.net

3.2 Arborescence du Service Déposant Physiquement, le Service Déposant se présente comme une arborescence traditionnelle de répertoires. Les fichiers relatifs à la circulaire CSSF 11/511 sont à déposer dans le répertoire intitulé «EDP» (cf. copie d écran ci-dessus). 3.3 Déclenchement des envois Chaque répertoire est scanné par le Service Déposant à fréquence régulière. Cette fréquence est propre à chaque répertoire et est définie à la mise en place de la solution avec le coordinateur projet de votre société (fichier de configuration). Pour faciliter la configuration, la Bourse de Luxembourg a déterminé une fréquence standard qui est mise en place par défaut (30 minutes). Si le coordinateur a donné d autres instructions, les fréquences peuvent donc varier. 3.4 Effectuer les envois Comme expliqué plus haut, la transmission automatique s effectue simplement en déposant les fichiers directement dans un répertoire. Il faut cependant appliquer les quatre règles suivantes :

Règle 1 : Choisir le bon répertoire en fonction du ou des documents à transmettre, Règle 2 : Respecter la convention de nommage des fichiers à transmettre en se reportant aux instructions de la circulaire, Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension, Règle 4 : Déposer les fichiers à transmettre en clair dans le répertoire choisi, i.e. le fichier ne doit pas avoir été crypté au préalable par un autre système. Avant envoi, le Service Déposant effectue les tests suivants : - il vérifie le nommage des fichiers, - il vérifie l extension du fichier. Les fichiers de type incorrect sont ignorés sans générer d erreur. 3.5 Premiers résultats et interprétation Une fois que le Service Déposant a pris en compte les rapports déposés dans les différents répertoires, il dépose à son tour des fichiers résultats dans le répertoire origine. Trois types de fichiers résultats sont possibles: Extension.TRT : indique que le Service Déposant a scanné le répertoire et démarré le processus d envoi vers e-file. Extension.ACQ : indique que l envoi vers e-file est effectif. Extension.ERR : indique que l envoi n a pas pu être effectué : il convient dans un premier temps de vérifier que les 4 règles citées précédemment ont bien été appliquées. Remarque concernant le fichier avec extension.trt Le fichier résultat avec l extension.trt est le fichier origine renommé. Il est ainsi possible de retrouver facilement votre fichier d origine si le besoin se présente, en le renommant. Si le fichier origine est nomdufichierorigine.xls Où nomdufichierorigine : le nom du fichier d origine à transmettre Alors le fichier résultat.trt sera nomdufichierorigine.xls_timestamp.trt Avec Timestamp = un compteur numérique servant de référence temporelle Remarques concernant les fichiers avec extension.err Les fichiers résultat avec l extension.err sont les fichiers erreur éditables avec un simple éditeur de texte. Ils contiennent des messages techniques qui aident à diagnostiquer le problème.

4 Suivi d un rapport Le suivi des envois s effectue depuis la plateforme www.e-file.lu. Cette partie du document donne ainsi un aperçu rapide des moyens à votre disposition pour suivre vos envois. Pour savoir comment accéder à e-file, reportez-vous au paragraphe 2.1 de ce document. 4.1 Suivi et recherche des rapports transmis Une fois connecté à www.e-file.lu, la page d accueil apparaît. Pour rechercher vos envois de rapport EDP, il faut dans un premier temps sélectionner le contexte «Reporting EDP» dans la liste de choix située en haut à droite de la page d accueil. Utiliser ensuite le lien Utiliser la recherche de dossiers et procédures sous Recherche avancée. La page de recherche avancée s affiche.

Saisir vos critères et faire Valider pour lancer la recherche. La liste des résultats s affiche en listant les dossiers et procédures relatifs aux critères saisis. En cliquant sur les liens présents dans la liste des procédures, la fiche procédure s affiche, vous permettant à tout moment de visualiser vos envois passés. Etat des procédures : L état de la procédure donne l indication d avancement de la transmission. Si Etat = Créée, la procédure est créée mais l enveloppe n est pas encore transmise. Si Etat = Démarrée, la transmission est bien initialisée dans e-file, en attente de confirmation de l autorité. Si Etat = Clôturée, la transmission est finalisée.