DES GENS. DES PROCESSUS. DE L INFORMATION. BROCHURE 2016
POURQUOI THEREFORE MC? À la vitesse à laquelle évolue le monde des affaires de nos jours, il est essentiel de pouvoir gérer l information et les documents de manière efficace. La possibilité de stocker, de consulter, d analyser et de récupérer les données instantanément procure un véritable avantage concurrentiel. Alors, améliorez la sécurité de vos données et augmentez la confiance de vos employés et de vos clients en leur offrant un regain d efficacité et de réactivité. SIMPLIFIEZ VOS PROCESSUS GRÂCE À THEREFORE MC Processus administratifs et opérationnels numériques Recherche d information rapide Aperçu des processus et des tâches Production de rapports sur les principaux processus opérationnels Contrôle automatique des versions et suivi des changements Mobilité et accès flexible à l information Sécurité de l information accrue et paix d esprit Therefore MC est un système de gestion de l information convenant aux entreprises de toutes sortes. Il permet de stocker, d échanger et de traiter les documents papier et électroniques, y compris les courriels, les fichiers d impression différée, les images et même les vidéos, de façon sécuritaire et conviviale. L interface intuitive, les flux de documents flexibles, les options de signature électronique, l intégration facile et le puissant moteur de recherche sauront plaire tant aux utilisateurs finaux qu aux administrateurs. Therefore MC permet de saisir, d organiser et de consulter tout le contenu et les renseignements essentiels de votre entreprise. De plus, la solution offre des fonctions d analytique vous donnant encore plus de contrôle sur vos processus opérationnels! 2
RECHERCHE Therefore MC permet de trouver de l information en quelques secondes, peu importe le format, au moyen d une recherche par mots clés, par catégories ou plein texte. Le moteur de ROC reconnaît même le texte dans les images, ce qui vous aide à trouver vos documents rapidement et facilement. CONSULTATION Les documents peuvent être consultés dans Therefore MC Viewer même si l application native n est pas installée. Ce visualisateur peut également jouer des vidéos. ENREGISTREMENT De série, Therefore MC est offert avec un connecteur Microsoft MD Office facilitant l enregistrement de documents en format Word, Excel ou PowerPoint directement dans le système au moyen de la touche dédiée. Les autres types de documents peuvent être enregistrés dans Therefore MC de plusieurs manières, notamment par simple glisser-déposer. TRAITEMENT Therefore MC Workflow peut être configuré de façon à améliorer l efficacité des processus, à réduire les retards et à accroître la visibilité et la transparence d un nombre infini de processus. Validez des contrats, approuvez des factures et recevez des alertes lorsqu un fichier est prêt. Il est également possible de superviser, d analyser et d optimiser les processus à l aide du module d analytique et de l intégration avec Microsoft Power BI. Il est facile de trier les documents et d y ajouter des notes, des commentaires, des signatures et des timbres dans l interface simple et conviviale de Therefore MC. Soyez avisé lorsqu un nouveau document est ajouté, que des changements sont apportés ou que des tâches sont en retard. 3
THEREFORE MC ASSURE LA SÉCURITÉ DE L INFORMATION SIGNATURE ÉLECTRONIQUE Les documents sont enregistrés dans Therefore MC en format original et automatiquement signés par le système dès leur réception. Cette signature fournit de l information sur le document et son contenu, ce qui en garantit l authenticité. Il est aussi possible d ajouter une signature électronique personnelle aux documents exportés et aux fichiers PDF. Vous pouvez même envoyer des documents et des contrats pour qu ils soient signés à l externe grâce à l intégration de Therefore MC à des solutions de gestion de transactions numériques telles que DocuSign MD. CONFORMITÉ JURIDIQUE Therefore MC stocke les documents en toute sécurité et les prépare à la suppression à la fin de leur période de conservation légale. De plus, la fonction d exportation permet d exporter des documents vers d autres types de supports, au besoin. DISPOSITIFS DE STOCKAGE Therefore MC prend en charge les fichiers originaux et les copies sauvegardées sur un support sécurisé (NAS, RAID, NetApp SnapLock, etc.). GESTION AUTORISATIONS ET SÉCURITÉ Therefore MC facilite l importation d utilisateurs à partir d Active Directory ou de LDAP et l attribution de droits d accès selon les groupes, les données indexées ou même les documents individuels. Solution Designer facilite la gestion centralisée du système. En effet, vous pouvez rapidement ajouter des utilisateurs, créer des flux de documents par glisser-déposer dans l interface graphique, définir les droits d accès et même ajouter des serveurs. Simple et intuitive, la gestion individuelle du système s apprend rapidement et ne nécessite aucune personnalisation. ADAPTABILITÉ Therefore MC est totalement extensible : pour passer d une licence à utilisateur unique à un déploiement à l échelle de l entreprise, il suffit de mettre la licence à jour et de configurer des utilisateurs supplémentaires. Vous pouvez donc avoir l esprit tranquille puisque votre solution évoluera au même rythme que votre entreprise. 4
IMPORTATION ET INDEXATION AUTOMATIQUE Que vous traitiez de l information électronique ou papier, Therefore MC vous fournit les outils dont vous avez besoin pour l indexer et l enregistrer. Les profils d indexation permettent l extraction automatique du contenu d un document et son enregistrement en tant que données d indexation. Les données peuvent être extraites de modèles ou de documents Office, de courriels, de PDF, d images et de fichiers XML. Capture Client facilite l importation et l indexation de documents papier, et Therefore MC prend en charge la ROC et la lecture de codes à barres, et s intègre à des solutions de numérisation avancée telles que Kofax. Vous pouvez importer vos documents électroniques et les indexer automatiquement, ce qui en assure le traitement en toute tranquillité. Il est également possible d utiliser votre structure Microsoft MD Windows existante pour indexer et importer vos documents dans Therefore MC. Les documents de dossiers surveillés peuvent être importés à l aide du connecteur de contenu, et les grands lots de fichiers électroniques peuvent être importés et indexés au moyen du chargeur de documents. Une fois vos documents importés, vous pouvez les intégrer aux flux de documents et aux dossiers de Therefore MC et en gérer le cycle de vie selon les politiques de conservation. GESTION DE PROJETS Dans Therefore MC, les documents associés à un dossier, à un groupe d archives ou à un projet peuvent être gérés collectivement en toute simplicité. En effet, la solution comprend un gestionnaire de dossiers qui fournit un aperçu de tous les documents se rapportant à sujet, vous indique quels documents sont manquants et vous laisse même lancer les flux de documents du dossier. Therefore MC est si polyvalent et convivial qu il ne faut que quelques minutes pour créer un dossier, peu importe le secteur ou le type de document. 5
THEREFORE MC : LIBERTÉ ET PRODUCTIVITÉ ACCRUES La gestion de l information a notamment pour avantage de permettre la consultation de documents commerciaux en dehors du bureau sans pour autant compromettre la sécurité. Grâce à Therefore MC, vous aurez un accès mobile à vos documents, à vos dossiers et à vos flux de documents. THEREFORE MC ANYWHERE Pas de connexion Internet? Aucun problème! Therefore MC Anywhere vous laisse modifier vos documents hors ligne, puis les synchronise avec le serveur une fois la connexion rétablie. THEREFORE MC WEB ACCESS Therefore MC Web Access vous donne accès au système de gestion de l information Therefore MC à partir d un navigateur Web. Sont pris en charge tous les navigateurs les plus courants, notamment Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari et Opera. Ainsi, ce module vous permet de chercher, de consulter et de modifier vos documents, puis de traiter les tâches. Il s agit d un excellent outil pour les employés qui travaillent de la maison ou en dehors du bureau. APPLICATION MOBILE THEREFORE MC L application mobile Therefore MC est un excellent complément au système Therefore MC puisqu elle vous donne accès en tout temps aux flux de documents, aux dossiers et aux documents. Depuis l application, vous pouvez lancer des flux de documents, consulter et modifier des documents et des dossiers, enregistrer et modifier des fichiers compatibles, et prendre des photos et les envoyer à Therefore MC. Les rapports et les données en temps réel générés par le système peuvent aussi être consultés dans l application mobile ou dans Microsoft Power BI, directement intégré à Therefore MC. L application est compatible avec les appareils Android MD, Windows MD et ios. De plus, l application peut être combinée à Canon CaptureOnTouch pour numériser des documents au moyen d un numériseur portatif et d une tablette. Voilà qui devrait accroître l efficacité des employés sur la route ou des vendeurs qui souhaitent pouvoir enregistrer les contrats signés directement dans le système pendant leurs déplacements. 6
ACCÈS CLIENTS Le portail Therefore MC est un excellent moyen de fournir à vos clients un accès sécurisé à leurs propres documents. Grâce à lui, les administrateurs peuvent autoriser les clients à accéder à leurs documents en lecture seule, assurant ainsi un niveau de sécurité élevé et une grande souplesse d utilisation. Le portail peut être intégré à un site Web et facilement adapté aux couleurs de votre entreprise par la simple modification de son apparence ou l ajout d un logo. De plus, les administrateurs peuvent créer des formulaires entièrement personnalisés dans Therefore MC Solution Designer, puis les héberger sur un site Web. Les clients peuvent alors soumettre des données qui sont automatiquement enregistrées dans Therefore MC, fonction fort utile pour les sondages auprès des clients, l intégration des nouveaux employés, et plus encore! 7
Édition Personal Édition Workgroup Édition Essentials Édition Enterprise Serveur / base de données / stockage Windows MD Server 32/64 bits* Prise en charge de plusieurs serveurs Microsoft MD SQL Server Oracle IBM MD DB2 MD * DCS, NAS, SAN. RAID local et NetApp MD SnapLock Clients Therefore MC Navigator, Viewer et Case Manager* Accès Web (navigateur Web et visualisateur)* Gadget (Web et local)* Application mobile (tablette et téléphone)* Portail Therefore MC (accès externe illimité en mode lecture seule) Outils de productivité Fonctions d analytique Therefore MC Workflow Concepteur de flux de documents à interface utilisateur graphique Tâches Therefore MC Sécurité et autorisations Utilisateurs et groupes locaux Windows MD Active Directory MD Utilisateurs internes Therefore MC Prise en charge de LDAP et de SAMBA Gestion des documents Gestion du cycle de vie de l information Piste de vérification Intégration des documents numérisés En option Therefore MC Capture Client (codes à barres/roc) En option Application Therefore MC pour appareil multifonction En option En option En option En option Kofax MD Capture MD et VRS En option En option En option ecopy MD ShareScan MD En option En option En option Prise en charge des pilotes ISIS, TWAIN et Kofax MD Formats de numérisation (TIFF, PDF et PDF/A) Importation de documents électroniques Impression PDF Therefore MC Chargeur de documents Therefore MC Connecteur de contenu Therefore MC En option En option En option Archivage des courriels Microsoft MD Outlook MD Surveillance de la boîte aux lettres En option En option En option Intégration aux applications de tiers Intégration aux bases de données externes Microsoft MD Office Windows MD Explorer Microsoft MD SharePoint MD * ecopy MD PDF Pro Office Plugiciels de fournisseurs tiers En option Objectif Lune MD PlanetPress MD En option En option En option En option uniflow Capture En option En option En option En option Licences d utilisation Nommées En option En option En option Simultanées En option En option En option Lecture seule En option WWW.CANON.CA * Pour en savoir plus, communiquez avec votre fournisseur de services autorisé de Canon. Canon est une marque déposée de Canon Inc. au Canada et peut aussi être une marque déposée ou une marque de commerce dans d autres pays. Therefore est une marque déposée de Therefore Corporation. Tous les autres noms de produits et de marques de commerce mentionnés dans le présent document appartiennent à leur détenteur respectif. Certaines restrictions s appliquent. Voir le manuel d installation de Therefore MC 2016 pour en savoir plus. Les caractéristiques et la disponibilité des produits peuvent être modifiées sans préavis. Canon n est pas responsable des erreurs typographiques.