LA SAISIE PAR JOURNAL & Sélectionner le mode «saisie par journal» : Sélectionnez ici la saisie par journal & Choisissez ensuite le journal dans lequel vous désirez saisir : Sélectionnez parmi la liste votre journal Le logiciel vous indique alors le solde par mois pour le journal sélectionné ECRAN 2 1
& Saisissez vos lignes d écritures : Journal précédemment sélectionné Date de référence Solde du journal Validez enfin les écritures saisies en cliquant ici Cliquez ici pour appeler un schéma de saisie Le principe de saisie proprement dite est strictement identique à la saisie par lot : le logiciel va se positionner automatiquement sur les zones à renseigner. & Confirmez la mise à jour des écritures & Le logiciel vous positionnera de nouveau sur l écran de sélection du journal (écran 2). Vous pouvez alors saisir dans un autre journal ou choisir de quitter cet écran en cliquant sur «Annuler». 2
LA SAISIE DES REGLEMENTS & Sélectionnez la saisie des règlements : Cliquez ici pour lancer la saisie des règlements & Le logiciel vous proposera alors l écran de sélection suivant : Sélectionnez ici le Tiers sur lequel vous désirez saisir un règlement Sélectionnez votre devise de règlement Enfin, validez en cliquant ici ainsi que votre journal de règlement 3
& Le logiciel vous proposera ensuite de sélectionner parmi la liste les écritures sur lesquelles on désire saisir un règlement : Cochez l écriture dont on souhaite saisir le règlement Cliquez enfin ici pour valider la sélection Le logiciel incrémentera automatiquement un code lettrage ECRAN 6 & Validez ensuite l écriture du règlement. Par défaut, le logiciel proposera pour contrepartie le compte associé au journal précédemment sélectionné et reprendra le montant de l écriture à la date du jour. Saisissez ici la date d opération Modifiez éventuellement le compte de contrepartie Puis validez l écriture en cliquant ici Dans certains cas, il sera nécessaire de cliquer ici pour ajouter une ligne à l écriture de règlement. Renseignez alors zone par zone cette ligne d écriture & Vous reviendrez sur l écran de sélection (écran 6). Confirmer la comptabilisation du règlement en cliquant sur «OK». 4
L ENREGISTREMENT DES LOTS & Si vous décidez de saisir par lot et de les laisser en attente, vous pouvez enregistrer l ensemble de ces lots en une opération. Cela évite de retourner sur chaque lot et de lancer l enregistrement un par un : Cliquez ici pour lancer l enregistrement des lots & Sélectionnez ensuite les lots que vous souhaitez enregistrer : Borne inférieure de sélection Borne supérieure (on a choisi ici d enregistrer l ensemble des lots en attente ECRAN 9 Validez enfin l enregistrement des lots en cliquant ici. 5
LA FONCTION LETTRAGE Rappel : En saisie des règlements, le logiciel apposera automatiquement un code lettrage. Il n est donc pas nécessaire de lettrer de nouveau. 1/ Le lettrage manuel & Lancez la fonction de lettrage manuel Cliquez ici pour lettrer manuellement ECRAN 10 & Lettrez ensuite les écritures : Cochez les écritures à lettrer Le logiciel proposera un code lettrage Validez enfin le lettrage en cliquant ici ECRAN 11 6
& Il est bien entendu possible de lettrer manuellement plusieurs écritures : cochez l ensemble des écritures à lettrer. 2/ Le lettrage automatique & Contrairement au lettrage automatique, le logiciel lettrera automatiquement les écritures comprises dans les bornes de sélection en fonction du critère de lettrage choisi : Lancez le lettrage automatique à partir d ici & Renseignez ensuite les critères de sélection : Borne inférieure de sélection des comptes sur lesquels on souhaite opérer un lettrage automatique Borne supérieure Sélectionnez votre référence de lettrage Confirmez le lettrage automatique en cliquant sur «OK» Si les critères de lettrage ne vous satisfont pas, vous pouvez sélectionner ici une autre référence de lettrage 7
3/ Le délettrage & Lancer la fonction de délettrage Lancez la fonction délettrage à partir de ce menu & Le logiciel vous proposera alors l écran de sélection suivant : Sélectionnez ici le compte sur lequel on souhaite délettrer Choisissez éventuellement une devise ECRAN 15 Sélectionnez éventuelleme nt votre critère de tri des écritures Validez enfin la sélection en cliquant ici & Le logiciel affichera ensuite la liste des écritures lettrées sur le compte sélectionné. 8
Validez le délettrage en cliquant ici Il vous suffit de décocher les écritures lettrées pour les délettrer 4/ Le lettrage partiel & Le lettrage partiel permet de lier deux écritures sans qu elles ne disposent du statut «Lettrées». Cela permet notamment de lier un acompte payé sur une facture. Cliquez ici pour lettrer partiellement plusieurs écritures 9
& Renseignez ensuite l écran de sélection (décrit ci-dessus en écran 15) & Puis procédez au lettrage partiel : Cochez les écritures que vous souhaitez lettrer partiellement Confirmez le lettrage partiel en cliquant ici Le logiciel vous proposera un code lettrage & Le logiciel vous repositionnera sur l écran de sélection. Si vous souhaitez quitter cet écran, cliquez sur «Annulez». Si vous désirez en revanche effectuer un autre lettrage partiel, recommencez la sélection (- écran 15). 5/ Le délettrage partiel : & Il existe deux suivis possibles à l issue d un lettrage partiel : le délettrage partiel le lettrage manuel & le délettrage partiel permet de lier deux écritures ; par exemple un acompte saisi sur une facture. Il est donc tout à fait possible de délettrer partiellement ces écritures : elles récupéreront leur statut initial de «Non lettrées». 10
Cliquez ici pour lancer un délettrage partiel & Renseignez l écran de sélection décrit ci-dessus (écran 15), & Délettrer partiellement : Décochez cette colonne pour délettrer partiellement Validez le délettrage partiel en cliquant ici N oubliez pas de décocher également la contrepartie 11
& Il est possible de lettrer manuellement une écriture lettrée partiellement. L étape du délettrage partiel n est donc pas obligatoire. En effet, imaginons que nous ayons lettré partiellement un acompte correspondant à une facture, et qu aujourd hui nous décidions de régler le solde de cette facture. On peut décider de lettrer directement et manuellement cette même écriture, sans passer par le délettrage partiel. Lancer la fonction de lettrage manuel décrite en écrans 10 et 11 Procédez ensuite au lettrage manuel : L écriture lettrée partiellement est parfaitement lettrable manuellement Validez ici L écriture disparaît alors du menu «délettrage partiel» 12
LA GESTION DES ECRITURES TEMPORAIRES 1/ L épuration des écritures temporaires & Ce menu permet d épurer les écritures disposant du statut «Epurable». Il est donc préférable de s assurer des différentes écritures disposant de ce statut. Lancer ici l épuration de ces écritures & Validez ensuite l épuration : Cliquez ici pour confirmer l épuration ECRAN 23 13
2/ L épuration générale des écritures temporaires & Contrairement à l épuration, l épuration générale supprimera l ensemble des écritures temporaires, et ce quel que soit leur statut : Cliquez ici pour lancer l épuration générale & Validez ensuite l épuration générale (décrit précédemment en écran 23). 3/ L enregistrement des lots d écritures temporaires & Le principe d enregistrement des lots d écritures temporaires est strictement identique à celui des écritures définitives. Cliquez ici pour lancer l enregistrement des lots d écritures temporaires & Renseignez l écran de sélection explicité ci-dessus (écran 9) puis validez l enregistrement. 14
LA BALANCE GENERALE & Le logiciel offre diverses possibilités d exploitation de la balance générale : L édition La consultation à l écran & L édition de la balance générale : Cliquez ici pour accéder au menu d édition de la balance générale Renseignez ensuite l écran de sélection : Sélectionnez ici le type de balance que vous souhaitez éditer Renseignez ici la période du traitement Borne supérieure Date de fin de sélection d édition Cochez ces cases pour imprimer également les comptes soldés, non mouvementés, auxiliaires ou encore collectifs Validez la sélection Choisissez le type d écritures que vous souhaitez éditer Borne inférieure de la tranche de comptes que l on désire traiter 15
Validez ensuite l impression Cliquez ici pour lancer l impression ECRAN 28 & La consultation de la balance interactive : La balance interactive permet de consulter à l écran la balance générale, mais surtout de remonter jusqu à l origine du solde. Cliquez ici pour accéder à la balance interactive 16
Renseignez l écran de sélection : Sélectionnez ici et ici la tranche de comptes Enfin, validez la sélection Date de début de sélection Date de fin de sélection Choisissez ici votre critère de tri Sélectionnez ici le type d écritures que vous voulez traiter Vous pouvez choisir d afficher également les comptes auxiliaires ou non mouvementés Le logiciel affichera alors à l écran une balance reprenant vos critères de sélection précédemment définis. Il ne vous reste plus qu à rechercher votre information : Vous pouvez éventuellement revoir vos critères de sélection Validez ensuite votre choix Utilisez les barres de défilement verticales et horizontales pour vous déplacer dans le tableau Cliquez ici pour obtenir un détail des soldes, un total par classe ou un graphique 17
Imaginons que l on souhaite consulter le compte 601100 : Cliquez ici pour visualiser les débits du compte 601100 Le logiciel fera alors apparaître les différentes écritures saisies sur ce compte : Positionnez-vous ici par exemple pour affiner davantage votre recherche Cliquez ici pour obtenir la contrepartie des écritures 18
Le logiciel vous mène alors jusqu à la contrepartie des écritures du compte sélectionné : vous pouvez ainsi remonter à partir du solde d un compte jusqu aux écritures & La balance N/N-1 Il est possible d obtenir un comparatif N/N-1 au travers de la balance générale : Cliquer ici pour lancer le comparatif 19
Renseignez ensuite L écran de sélection : Borne inférieure de sélection des comptes Borne supérieure Renseignez ici vos dates de sélection pour l année N et ici pour l année N-1 Choisissez votre critère de cumul Validez enfin la sélection Cochez les cases correspondantes si vous désirez faire apparaître les comptes soldés et mouvementés et/ou les comptes généraux seulement. Validez alors l impression (écran 28 décrit précédemment) 20
LE GRAND LIVRE L édition du grand livre Cliquez ici pour accéder au grand livre & Renseignez alors l écran de sélection : Sélectionnez votre critèredetri Vous pouvez choisir d éditer également les comptes auxiliaires Cochez les cases correspondantes en fonction de vos besoins & Confirmez l impression (écran 28) Borne de sélection inférieure des comptes Validez enfin votre sélection Borne de sélection supérieure Renseignez également la date de début et de fin 21
LES JOURNAUX L édition du journal standard Cliquez ici pour lancer l édition d un journal standard & Renseignez ensuite l écran de sélection : Bornes de sélection inférieures du journal, des comptes et de la date Cochez ici pour éditer également les données analytiques Bornes supérieures Bornes de sélection des centres si l on désire éditer l analytique ici pour faire un regroupement analytique Validez enfin la sélection en cliquant ici et enfin ici pour faire une totalisation mensuelle 22
& Il est également possible d éditer un journal en colonnes et un journal centralisateur. L écran de sélection est légèrement différent mais le principe est strictement identique (on renseigne les bornes de sélection et on coche les options que l on souhaite utiliser). 23
L EDITION DES A NOUVEAUX Cliquez ici pour lancer l impression des A nouveaux & Validez ensuite l impression : Les A nouveaux étant uniques, il suffit de valider le tri proposé en cliquant ici. 24
LA CONSULTATION DE COMPTES ET DE JOURNAUX 1/La consultation des comptes Accédez au menu en cliquant ici & Renseignez ensuite l écran de sélection Saisissez le compte que vous souhaitez consulter Choisissez votre critère de tri Renseignez ici la période Sélectionnez éventuellement une devise Cochez les options que vous souhaitez utiliser Enfin, cliquez ici pour afficher les écritures 25
& Exploitez l écran : Ecritures passées sur le compte en fonction des bornes de sélection ECRAN 44 Sélections opérées ci-dessus : Fournisseur Florin du 1/9/97 au 31/8/99 Tri par date d opération Affichage des écritures définitives, lettrées et non lettrées. Il n est possible d avoir accès aux options «Lettrées» et «Non lettrées» que si le compte en question est déclaré lettrable (Idem pour les comptes déclarés rapprochables) ATTENTION : Les soldes seront différents en fonction des sélections! & Les actions possibles : Cliquez ici pour davantage de renseignements concernant le solde, pour obtenir un graphique ou encore observer l encours 26
& Il est également possible d imprimer un grand livre général sur le compte. Il suffit de cliquer sur le bouton «Imprimer» et valider ensuite l impression. 2/ La consultation des journaux : Le logiciel propose deux types de consultation des journaux : La consultation simplifiée La consultation expert Cliquez ici pour accéder à l écran de sélection du journal L écran de sélection du journal est strictement identique à l écran utilisé pour sélectionner un compte (écran décrit précédemment en écran 44). 27
L EXPLOITATION DES ECRITURES TEMPORAIRES Dans ce menu, il est possible d éditer un grand livre, une balance générale ainsi qu une balance analytique pour les écritures temporaires. Par défaut, le logiciel proposera une édition des écritures temporaires et définitives. Il est parfaitement possible d éditer uniquement les écritures temporaires. 1/ L édition du grand livre : Cliquez ici pour accéder à l écran de sélection du grand livre & Renseignez l écran de sélection : Choisissez ici votre critère de tri Bornez sur la date Cochez les cases pour activer les options N oubliez pas de cocher cette case pour imprimer uniquement les écritures temporaires Validez la sélection en cliquant ici 28
& Lancez ensuite l impression. 2/ Les autres éditions : Les autres éditions sont obtenues par la même procédure : on accède au menu désiré, on renseigne l écran de sélection puis on valide l impression. 3/ La recherche Multicritère : La recherche multicritère permet de retrouver aisément une opération comptable. Cliquez ici pour accéder à la recherche Multicritère & Sélectionnez ensuite votre index de recherche : Choisissez ici le critère le plus adapté à votre recherche 29
& Imaginons que l on recherche une écriture d un montant de 5000 F à la date du 15/04/99 : on va donc retenir l index de recherche Montant/Date d opération. Saisissez ici le montant de l opération que l on souhaite retrouver Cochez cette case pour obtenir une rupture en édition par montant et ici la date de l opération Validez la sélection en cliquant ici et/ou par date d opération & Le logiciel vous proposera alors l ensemble des écritures temporaires respectant les critères de tri. 30