SAP BOBI Prise en main BI LaunchPAD V1.0 DIAL Juillet 2015
2 Sommaire I. Introduction 3 I. Accéder au portail pour consulter les documents 4 1. Onglet Accueil 4 2. Onglet Documents 5 3. Lister le contenu d un dossier 6 4. Ouvrir un document 7 5. Actualiser un document 8 6. Naviguer dans un document 8 7. Se déconnecter du portail 9 II. Partager et diffuser ponctuellement un document 10 1. Partager un document avec la boîte de réception 10 2. Exporter un document 11 3. Partager des documents bureautiques 12 III. Organiser les dossiers personnels et partagés 13 1. Créer des dossiers 13 2. Editer les propriétés d un dossier 13 3. Copier/Coller un dossier 14 4. Supprimer un dossier 15 IV. Organiser les documents personnels et partagés 16 1. Editer les propriétés d un document 16 2. Copier/Coller un document 17 3. Créer un raccourci dans «Mes favoris» 18 V. Rechercher un document sur le portail 19 VI. Paramétrer sa page d accueil 20
3 I. Introduction Suite aux consignes nationales, une nouvelle version de l outil Business Object vient d être installée. Son ergonomie a été améliorée et de nouvelles fonctionnalités sur la conception de documents ont été apportées. Dans cette documentation, vous trouverez une aide pour utiliser les différentes fonctionnalités de ce produit.
4 II. Accéder au portail pour consulter les documents La connexion se fait via le portail ARENA : http://intranet.ac-limoges.fr/arena/ 1. Onglet Accueil : Par défaut, l onglet «Accueil» regroupant vos documents, messages et alertes s ouvrent : - Le bloc «Mes applications» permet d accéder aux applications autorisées - L onglet «documents» permet d accéder aux documents disponibles La personnalisation de la zone de lancement présenté plus loin vous permettra d adapter cette présentation à vos besoins.
5 2. Onglet Documents : L onglet documents permet d accéder aux documents existants : - «Mes documents» regroupent les favoris, les messages, les alertes et catégories personnelles - «Dossiers» contient tous les dossiers et documents partagés - «Catégories» est une manière alternative d accéder aux documents - «Rechercher» donne accès au champ de recherche également disponible en haut à droite «Mes documents» contient «Mes favoris», endroit où - sont stockés vos documents pour un usage personnel, - le dossier «~Webintelligence» contient tous les documents enregistrés automatiquement par le système - vous pouvez gérer tous types de dossiers et de documents Dans «Mes documents», on a aussi «Boite de réception» : c est l endroit où la messagerie interne de BO enregistre les documents qui ont été envoyés sur votre compte utilisateur
6 Les «dossiers publics» contiennent tous les sous-dossiers et documents en fonction des droits des utilisateurs 3. Lister le contenu d un dossier Pour voir la liste des documents situés dans un dossier, il faut cliquer sur le dossier :
7 4. Ouvrir un document Pour ouvrir un document, vous devez faire : - Un double clic ou clic droit sur «Afficher» pour une consultation - Un clic droit sur «Modifier» pour effectuer des modifications Le document s affiche dans un nouvel onglet.
8 5. Actualiser un document Pour récupérer les données, il faut cliquer sur le bouton Celui-ci se trouve dans la barre : 6. Naviguer dans un document Vous pouvez faire afficher une barre d état en bas du document pour faciliter la navigation par un clic droit sur WebIntelligence barre d état
9 Une barre s affichera en bas du document : Cette dernière permet de : - Changer de page - Changer de rapport - Changer le zoom Vous pouvez utiliser ces flèches situées en bas à droite de votre écran pour naviguer à l intérieur du document 7. Se déconnecter La déconnection peut se faire par : - La fermeture du navigateur, - L inactivité de 20 minutes de l utilisateur : le document est alors sauvegardé dans le dossier personnel «~WebIntelligence», - Une déconnexion volontaire par le bouton «Se déconnecter». Il est préférable de procéder de façon car cela libère les ressources utilisées par le serveur, qui peuvent être utilisés par d autres personnes.
10 III. Partager et diffuser ponctuellement un document 1. Partager un document par la boîte de réception - Envoyer Pour partager un document via la messagerie interne de BO, il faut cliquer sur : - Envoyer à l utilisateur - Sélectionner les destinataires - Sélectionner les options - Cliquer sur envoyer Le document envoyé sera réceptionné dans la «Boîte de réception» du destinataire.
11 2. Exporter un document Vous pouvez exporter un document au format EXCEL, PDF et CSV avec le menu ci-dessous : 3. Partager des documents bureautiques Attention, les opérations indiquées dans ce paragraphe, sont valables pour les dossiers personnels. Pour les dossiers partagés, les opérations sont possibles en fonction des droits qui vont été attribués. Pour partager un nouveau document, il faut : - Cliquer sur «Nouveau» - Cliquer sur «Document local», une nouvelle fenêtre s affiche
12 - Cliquer sur «Parcourir» pour choisir le document à télécharger - Cliquer sur «Ajouter»
13 III. Organiser les dossiers personnels et partagés Attention, les opérations indiquées dans ce paragraphe, sont valables pour les dossiers personnels. Pour les dossiers partagés, les opérations sont possibles en fonction des droits qui vont été attribués. 1. Créer des dossiers - Faire un clic droit sur le dossier parent - Cliquer sur «Nouveau», puis sur «Dossier», l écran suivant s affiche - Saisir le nom et cliquer sur OK 2. Editer les propriétés d un dossier - Faire un clic droit sur le dossier - Cliquer sur «Propriétés» Une nouvelle fenêtre s affiche :
14 Vous pouvez : - modifier le nom du dossier, - modifier ou/et rajouter une description ou des mots clés Il faut cliquer sur «Enregistrer et fermer» ou «Enregistrer» pour que vos modifications soient prises en compte. 3. Copier/coller un dossier Pour copier/coller un dossier, vous devez : Faire un clic droit sur le dossier à copier Sélectionner sur «Organiser», puis «Copier» - Faire un clic droit sur le dossier parent concerné - Puis sélectionner sur «Organiser», puis «Coller»
15 4. Supprimer un dossier Attention, la suppression de dossier entraine la suppression de tous les documents qu il contient. - Faire un clic droit sur le dossier concerné - Sélectionner sur «Organiser», puis «supprimer» - Cliquer sur «OK» pour confirmer la suppression
16 IV. Organiser les documents personnels et partagés Attention, les opérations indiquées dans ce paragraphe, sont valables pour les dossiers personnels. Pour les dossiers partagés, les opérations sont possibles en fonction des droits qui vont été attribués. 1. Editer les propriétés d un document - Cliquer sur le document concerné - Cliquer sur «propriétés» Une nouvelle fenêtre s affiche :
17 Vous pouvez : - modifier le titre du document, - modifier ou/et rajouter une description ou des mots clés Il faut cliquer sur «Enregistrer et fermer» ou «Enregistrer» pour que vos modifications soient prises en compte. 2. Copier/coller un document - Faire un clic droit sur le document - Sélectionner «Organiser» - Sélectionner «Copier» - Faire un clic sur le dossier parent concerné - Sélectionner «Organiser» - Sélectionner «Coller»
18 3. Créer un raccourci dans «Mes favoris» - Faire un clic droit sur le document - Sélectionner «Organiser» - Sélectionner «Créer un raccourci dans Mes Favoris»
19 V. Rechercher un document sur le portail Le portail dispose d une fonction de recherche des documents par le titre, description et mots clés. Pour effectuer une recherche, il faut saisir le texte dans une des deux zones de recherche et cliquer sur la
20 VI. Paramétrer sa page d accueil Pour paramétrer sa page d accueil, il faut : - Cliquer sur «Préférence» «Général» - Décocher «Utiliser les paramètres par défaut» - Modifier le paramétrage en fonction l affichage souhaité - Cliquer sur «Enregistrer» ou «Enregistrer et fermer»